（第一节）邀请
邀请的方式
在社会生活中，因为各种各样的实际需要，我们必须对一定的交往对象发出约请，请对方出席某项活动或是前来我方作客。这类性质的活动，被称之为邀请。
邀请实质上是一种双向的约定行为。当一方邀请另一方或多方人士前来自己的所在地或者其他某处约会以及出席某些活动时，他不能仅凭自己的一厢情愿行事，而必须取得被邀请方的同意。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀请认真对待，绝对不可以掉以轻心。
对邀请者而言，发出邀请，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份以及双方之间关系的现状。
在一般情况下，邀请有正式与非正式之分。正式的邀请，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀请，通常是以口头形式来表现的。相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀请，有请柬邀请、书信邀请、传真邀请、电报邀请、便条邀请等具体形式。非正式的邀请，也有当面邀请、托人邀请以及打电话邀请等不同的形式。它多适用于非正式的接触之中。前者可统称为书面邀请，后者则可统称为口头邀请。
在比较正规的人际往来之中，必须以正式的邀请作为邀请的主要形式。因此，有必要对它作出较为详尽的介绍。
在正式邀请的诸形式之中，档次最高最为常用的当属请柬邀请。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等，只有采用请柬邀请嘉宾，才会被人视为适宜的。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是购买印刷好的请柬，还是自行制作，在格式与行文上都应当遵守成规。
请柬正文的用纸，大都比较考究，它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，也可以同为红色，可采用其他颜色，但民间忌讳用黄色与黑色。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他颜色鲜艳的墨水，皆不宜采用。
目前，人们经常用的请柬基本上都是横式请柬。它的行文，是自左向右，自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下的，自右而左地竖写的。作为中国传统文化的一种形式，竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬。
在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。
正式邀请信如何发出
正式邀请信的发出需要经过如下几个阶段。
（1）首先将活动预告发出去。
（2）发送较详细的活动纲要，并附上登记表等文件。
（3）活动日期临近时，再次发送有关活动筹备情况的消息报导，如参加者人数、准备工作的进展等。
政府级国际会议的邀请信，通常由东道国发出。一般情况下，东道国将在邀请信中对手续规则等问题附上本国的提案，如代表团的组成、首席代表是否需要递交国书、如何接待列席人员、议事记录的制作方法、翻译工作、公开及非公开会议使用的语言、投票方式等。
在发送邀请信的同时，附送会议的拟定议题。在听取参加国意见之后，再决定最终议题。这是较正式的做法。
对邀请的答复
对邀请的答复务必从速。这样便于主人尽早清楚应邀前来参加的人数，以便更准确地为活动进行周密的筹划和安排。
对正式邀请，应该作出正式答复。若拒绝邀请，应告知对方自己拒绝的原因。拒绝的语言一定要明确，不可模棱两可。但要注意措辞委婉。
如何回请
在应邀参加婚礼、舞会、官方的盛大集会或者已付了钱的活动后，都没有“回请”的义务。而参加在私人家里举行的宴会，无论是午餐、鸡尾酒会或晚宴，则应回请。
只要情况允许，最好以同样的方式回请对方。如果无条件用同样的方式报答他们的盛情，就应该设法请他们吃饭或看戏，或以其他能使他们高兴的形式回请。
如果对方谢绝了第一次邀请，至少应该再请一次，最好是两次以上或者多次。请过多次后，如果还是请不动，也许就可以做罢了，或者等将来某个日子有适合他们参加的活动时再邀请。
（第二节）接待
一般性接待
遇客人来访，应该主动热情地迎接。要从座位上站起来，有礼貌地邀请客人进屋，然后问明客人来意和身份。根据客人的身份、来意，请客人到接待室交谈。如本人忙于其他工作无法脱身，则应安排其他同事接待客人。
应尽量让来访者把话说完，认真倾听他的叙述。对来访者的意见和观点不要轻率表态，应思考后再作答复。对一时不能作答的，要约定一个时间再联系。正在接待来访者时，有电话打来或有新的来访者，应尽量让秘书或别人处理，以免接待被中断。如果要结束接待，可以婉言提出借口，也可用起身的身体语言告诉对方就此结束谈话。
如果来访者需与领导或其他人员会谈，应将他请到适当的谈话场所并为他倒好茶水再离开，临走时应向客人致意。
陪客人走路时，一般要请客人走在自己右边。主陪人员应与客人并排走，不能落在后面。其他随同人员则应走在客人和主陪人员身后。遇到路口、走廊拐角处或楼梯口时，应该赶在客人左前方数步，要回头以手示意，有礼貌地说声“请这边走”。乘电梯时，如电梯有司机，要请客人先进；如无司机，应自己先进，然后让客人进；到达时要让客人先出。到达接待室或领导办公室门前时，要对客人说“这里就是”。如是领导办公室，要先敲门再进。如果门是向外开的，应请客人先进；如果门是向里开的，则自己先进去，拉住门，再请客人进。
到车站、机场去迎接客人时，应提前到达，恭候客人的到来，绝不能迟到让客人久等。客人看到有人提前来迎接，内心必定感到非常高兴；若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个美丽的城市”、“欢迎您来到我们公司”等，然后向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。
迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图、旅游图、名胜古迹介绍等材料送给客人。
将客人送到住处后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈。谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
接待方案的一般内容
1.接待方针
接待方针是接待工作的总原则和指导思想。接待方针应当根据活动实际情况和领导机构对接待工作的要求以及来宾的具体情况确定。
2.接待规格
接待规格实际上是来宾所受到的待遇，往往体现了主办者对来宾的重视和欢迎的程度。接待规格主要表现在以下方面。
（1）迎接、宴请、看望、陪同、送别来宾时，主办方出面人员的身份。具体可以分为三种情况：第一种是高规格，即主办方出面人员的身份高于来宾，以体现对对方的重视和尊重；第二种是对等规格，即主办方出面人员的身份与来宾大体相等；第三种是低规格，即主办方出面的人员的身份比来宾低。显然，到场的我方人士身份越高，尤其是到场的我方主要人士的身份越高，越说明我方尊重并重视对方，双方关系较为密切。
（2）活动过程中安排宴请、参观、访问、游览、娱乐活动的次数、规模和隆重程度。
（3）来宾的食宿标准。
接待规格要依据活动的目标、性质、接待方针并综合考虑来宾的身份、地位、影响等实际因素来确定。确定接待规格要适当。涉外接待的规格应严格按有关外事接待的规定执行。
3.接待内容
接待的内容包括接站、食宿安排、宴请、看望、翻译服务、观看文艺演出、参观游览、联欢娱乐、返离送别等。接待内容的安排应当服从于整个来宾的大局，并有利于来宾的休息、调整，同时也能够为活动创造轻松、和谐的气氛。
4.接待活动的时间安排
接待活动的时间安排应当同活动日程安排通盘考虑，并在活动日程表中反映出来，以便于来宾了解和掌握。
5.接待责任
接待责任是指各项接待工作的责任部门及人员的具体职责。接待责任必须细分并且落实到个人，必要时建立专门的工作小组。如大型会议活动可设置票务组，负责来宾返离时的票务联系。
6.接待经费
接待经费是整个活动经费的构成部分，主要是安排来宾食宿和交通的费用，有时也包含安排参观、游览、观看文艺演出等的支出，涉外活动还包括少量的礼品费。活动接待方案应当对接待经费的来源和支出作出具体说明。在任何情况下，接待来宾都是需要花钱的。来宾接待工作中的费用支出应该既有一定标准，又要反映出接待方对对方的重视。
确立接待方针的总体要求
确立接待方针的总体要求如下：
1.礼待来宾
在制订接待计划时，一定要自始至终地贯穿以礼待客的主旨。具体而言，不仅要充分尊重来宾的特殊风俗习惯，而且还要坚持“主随客便”的原则，即在我方条件允许的前提下，尽量照顾、体谅来宾，并且努力满足对方合乎情理的正当要求，真正令对方产生“宾至如归”之感。
2.周详具体
制订接待计划时，要尽可能地周详具体。就是要求在制订接待计划时，一定要做到周到而详细，将可能遇到的情况、需要处理的问题等方方面面都充分地考虑到、照顾到。要力戒大而无当，对于接待过程中不容回避的细节之处要审慎对待，一丝不苟。
3.节俭务实
在制订接待计划时，必须坚持节俭务实的方针。要充分考虑到我国国情与本单位的经济实力，并严格执行上级有关规定，在接待经费的具体预算上要坚持少花钱、多办事的原则，不搞形式主义，反对铺张浪费，坚决压缩一切不必要的接待活动项目。
4.规模适度
在安排接待活动的具体内容时，既要使之不失隆重、热烈、欢快、祥和的气氛，又要在总体上控制活动规模，认真坚持规模适度的方针。在一般情况下，不允许因接待活动而搞“人海战术”，不允许停产、歇业或者停课，从而影响正常工作、学习与生活。
5.灵活机动
为接待工作而制订的具体计划，固然应当面面俱到、细致入微，但亦应事先为具体操作留下适度空间，以便使有关人员届时可以沉着应对，灵活处理。总而言之，接待计划应当详尽而不繁琐，细致而不呆板，面面俱到而又留有余地。
6.以我为主
在制订接待计划的整个过程中，一切大政方针均应由接待方做主。如有必要，接待方可就有关细节与对方进行沟通，并听取对方的建议或要求，但是在大是大非的问题上，一定要由接待方最终定夺。
7.先期制订
一般而言，作为接待工作的前奏，接待计划显然应当制订于具体接待工作开始之前，以便指导具体接待工作的进行。在接待工作的具体过程中，对接待计划进行局部调整、补充，可以使之更加符合实际，更加合理，但此举并不意味着接待计划可在具体的接待工作开始之后才整体出台或者出台时间越晚越好。
8.上级批准
接待计划的具体操作需要方方面面的配合，因此在计划制订后，即应报请上级有关部门或主管领导批准。凡属正式的接待计划，都必须向上级报告。在其未经上级正式批准之前，亦不得擅自执行。
9.通报对方
正式接待计划制订之后，我方应尽快向被接待对象通报需要对方了解、认同或者进行合作的内容。若对方对以上内容一无所知，不仅难以在接待过程中取得对方的理解与配合，而且也是对对方某种程度上的不信任、不尊重。
10.督促总结
凡正式的接待计划，不仅在其制订之时必须认真细致、规规矩矩，而且还须采取必要步骤或具体措施来管理督导计划的执行，以确保计划的落实。除此之外，在其执行完毕后，还应由专人负责收集材料，听取反映，以便总结经验，吸取教训，使今后所制订的接待计划更加完备。
除以上一系列的总体要求以外，在接待方针的基本内容里还包括一些具体要求。这些具体要求，主要规定了我方在制订接待计划时应当兼顾的某些侧重点，主要包括国家差异、民族差异、宗教差异、文化差异等。
接站
接站指接待人员在机场、码头、车站迎接来宾。接站是大型活动接待工作的第一道环节。
1.确定迎接规格
重要领导或外宾来访，要事先确定迎接的规格，主办方应当派有一定身份的人士前往机场、码头、车站迎接。接待人员要事先了解他们来宾的具体时间以及所乘的交通工具，并通知迎接人员提前到达迎接现场。
2.组织欢迎队伍
如举行重大活动，为表示对来宾的热烈欢迎，可在机场、车站、码头组织群众性的欢迎队伍。
3.竖立接待标志
来宾集中抵达时，在接站处要竖立醒目的接待标志，以便其辨识。接站现场较大、人员较杂时还要准备好手提式扩音机。个别接站时，接站人员可以手举欢迎标志，如上书“欢迎××X先生”的木牌。
4.掌握抵达情况
接待人员应随时掌握并统计抵达的名单和人数，特别要留意晚点抵达的来宾，避免漏接。
5.热情介绍
来宾到达时，迎接人员应迎上前去自我介绍并主动与其握手以示欢迎。如果领导人亲自前去迎接重要的来宾且双方是初次见面，可由接待人员或翻译人员进行介绍。介绍时要注意将被介绍人的姓名、职务、职称、学衔要说得十分准确、清楚。要有礼貌地用手示意，不能用手指指点点。
6.安排献花
对重要的来宾，如知名专家、劳动模范、重要奖项获得者等可安排献花。献花必须注意以下几点。
（1）所献之花必须是鲜花，花束要整齐、鲜艳。
（2）对外宾献花要尊重对方的风俗习惯，花的品种和颜色要根据不同的对象来选择，一般忌用菊花、杜鹃花、石竹花以及以黄色为主的花，因为黄色的花在许多国家和民族被视为不吉利的。
（3）一般安排少年儿童或女青年献花。如来宾夫妇同时到达，由女少年向男宾献花，男少年向女宾献花。少先队员献花时，应当先向对方敬礼。有时也可由主办方领导人亲自献花，以表示最诚挚的欢迎。
（4）献花一般安排在主客双方见面、介绍、握手之后。
7.陪车
