陪同客人乘车时要注意座位次序。小轿车的座位次序通常为“右为上、左为下；后为上、前为下”，即小轿车的后排右位为上座，安排坐客人；后排左位为次座，安排坐主办方领导人；接待人员坐在司机旁的座位。接待人员受领导委托单独陪车时，应坐在客人的左侧。
上车时，接待人员应打开右侧车门，请客人从右门上车，自己从左侧门上车，避免从客人座前穿过。遇到客人上车后坐到了左侧，应尊重其意愿和选择，不必请客人挪动座位。但如果是重要的外宾，车前挂有双方国旗时，则应严格做到主左客右。车到达时，自己先下，为客人打开车门，请其下车。
饮食安排
1.安排好饮食要注意的几个问题
（1）饮食卫生。饮食安排，卫生第一。只有清洁卫生的饮食才能使来宾吃得好、吃得满意。因此，要按照有关食品卫生的要求和规定，采取有效措施，实施严格管理，确保饮食安全，从而保证活动的顺利进行和圆满结束。
（2）规格适中。活动中的饮食一定要根据既定的饮食标准来安排。饮食标准应当由组织的领导机构确定，并贯彻勤俭节约的原则，反对大吃大喝和铺张浪费。
（3）照顾特殊。来宾中如有不同饮食习惯的少数民族或其他有特殊需要的人员，要予以特别照顾，尽可能满足他们的需要。
2.安排饮食工作的程序
（1）制订饮食工作的方案。持续时间较长的大型活动，要事先依据活动整体要求制订一套详细的饮食工作方案，主要内容包括以下几个方面。
（1）就餐标准。就餐标准要分解到早、中、晚三餐的具体支出。
（2）就餐时间。就餐时间一般要同活动的作息时间综合考虑。
（3）就餐地点。如果人数较多，要多安排几个就餐地点。
（4）就餐形式。即采取个人分食制还是同桌合餐制。
（5）就餐人员组合方式。即就餐时是自由组合还是按编组的方式组合。
（6）就餐凭证。
（7）保证饮食安全的具体措施。
（2）预定餐厅。餐厅的选择要考虑以下几点。
（1）餐厅的卫生条件是否达到规定的标准。
（2）饭菜品种和质量能否满足要求。
（3）餐厅大小是否能够容纳全部就餐人员。
（4）餐厅与活动场地和来宾驻地的距离是否适当。
（5）价格是否合理。
（3）印制和发放就餐凭证。就餐凭证一般采取两种办法，一种是印制专门的就餐券，在来宾报到时和文件一起发放，以后每次就餐，由工作人员收取；另一种是凭代表证进入餐厅。
（4）统计就餐人数。准确统计就餐人数是安排好就餐的重要前提。人数不准确，偏多则造成浪费，偏少则会影响部分来宾的就餐。统计人数的方法一是根据签到，二是分组统计，然后汇总。
（5）制订菜谱。组织活动的工作部门要十分重视菜谱的制订。要在经费预算的框架内，尽可能与有关餐厅商定一份科学、合理的菜谱，并尽可能满足少数民族代表以及一些有特殊饮食习惯的代表的需求。
（6）餐前检查。就餐之前，要对饭菜质量、份数、卫生状况等进行必要的检查，以便发现问题，及时纠正或者调整。
（7）餐后反馈。来宾就餐后，要注意听取他们对饭菜质量以及餐厅服务态度的意见，以便及时改进服务。
住宿安排
1.安排住宿要注意的问题
（1）住地相对集中。住地相对集中，一是有助于活动期间的信息沟通和事务联系，从而有利于加强对活动的领导与管理，二是有助于来宾之间进行非正式的沟通和交流。
（2）距离活动场地较近。来宾住地要尽量靠近会场，这样可以节省时间和交通费用。
（3）设施齐全、确保安全。来宾住宿的宾馆或招待所除应具备基本的生活设施外，必须具备良好的消防和保安等设施和人员配备，确保安全。
（4）合理分配、照顾特殊。房间的分配有时是一个比较敏感的问题，比如召开一次代表大会，如果各代表团所住的宾馆条件相差太大，会产生一些误会。有些学术活动，出席者的身份高低不等，安排住房时，有必要作适当的区别。有时，一些来宾自费出席，对房间有特别的要求，应当尽可能予以满足。
（5）规格适中，勤俭节省。在活动费用中，住宿费用往往占很大比例，因此，要根据活动的实际需要来确定所住宾馆的规格，不要盲目追求高规格，动辄租住豪华宾馆。
2.住宿安排工作的程序
（1）制订住宿安排工作方案。大型活动的住宿安排需要事先制订方案，内容一般要包括所住宾馆的地点、规格、费用、房间分配原则等。
（2）统计住宿人数。根据通知的回执统计来宾的大致人数，并据此预算预订的房间数量后统计实际报到的人数，这才是最后落实房间和床位的依据。
（3）分析来宾的情况。预订和分配房间之前，还要仔细分析来宾的基本情况，如来宾的性别、年龄、职务、职称、专业以及生活习惯、相互关系等。一般情况下，应当适当照顾女性、年长者和职务较高者。如果安排两人一间房间，专业相同或相近的与会者同住一间，有利于他们之间进行交流。来宾如果带随行工作人员，可将他们安排在一起或相邻房间，这样可便于他们开展工作。
（4）预订宾馆和房间。预订宾馆和房间除了注意上面提出的几点要求外，还要考虑以下几点。
（1）宾馆的房间数量能否容纳住宿人数；如果来宾需要在宾馆内会见客人，还需为其预立大小适中的会客厅。
（2）房间的布局是否集中。
（3）房间内的生活设施是否齐全并且完好。
（4）价格是否合理。
（5）分发房间钥匙。这项事务一般在来宾报到时会同宾馆工作人员一起做。
作息时间安排
作息时间是活动举行期间全体人员生活和工作必须共同遵守的具体时间安排。
1.安排作息时间要注意的事项
（1）服从性活动的整体需要。
（2）根据当时和当地的日出和El落的时间适当调整作息时间。
（3）劳逸结合，充分安排休息时间。
（4）作息时间表应在来宾报到时分发，如有变化应及时通知。
2.作息时间的构成
（1）就餐时间，包括每天早、中、晚三餐的时间。
（2）每天上午、下午活动的开始、结束和休息时间。
（3）辅助活动的时间，如晚上的娱乐活动时间安排。
3.作息时间表的内容与格式
（1）标题。
（2）活动举行时间。
（3）正文。一般以时间为线索，写明就餐、活动、休息以及辅助活动的具体时间。
（4）说明或备注。如有特殊的时间安排，可以专门列出说明项或备注，具体说明。
（5）制订者。
（6）制订日期。制订日期一般写领导批准日期。
文艺招待的组织
文艺招待的形式多样，如观看文艺演出、电影等。具体组织工作如下。
1.选定节目和影片
选定节目和影片首先要注意以下几点。
（1）配合宣传活动的主题。活动都有其特定的主题，选定节目时最好选能体现活动主题的，如纪检监察工作会议可选择反腐倡廉题材的节目和影片，教育工作会议可选择反映教育改革题材的节目和影片。
（2）照顾来宾的兴趣。文艺招待在某种意义上说是对与会来宾的慰劳，因此应适当照顾他们的兴趣和要求。
（3）避免因节目中涉及的政治内容、宗教信仰、风俗习惯等问题引起来宾不愉快。
（4）涉外活动尽可能选择能够体现主办国民族特色的节目，也可适当安排客方国家的节目，以体现对对方的尊重和友好。
2.安排好时间
观看文艺演出或电影应安排在休会期间，如晚上或休息天，不要影响活动的进行。
3.安排车辆接送
组织观看文艺演出或电影应当集体行动，因此要事先统计好人数，安排好车辆，来回接送。
4.专场演出的入席与退席
专场演出即专为欢迎双边会议活动的客人而安排的文艺演出。演出前，安排普通观众先入席。主宾在开幕前由主人陪同入场。演出进行中观众不得随意退场。演出结束后，观众应待主宾退场后方可离去。如果主宾向演员献花篮并合影，观众应在主宾与演员合影完毕离去后方能退出剧场。
参观游览的组织
参观浏览的具体组织工作如下。
1.项目的选定
参观游览的项目选定要考虑以下几点。
（1）与活动的目标及主题相适应。
（2）来宾的兴趣、擅长和要求。要尽可能地安排来宾感兴趣的项目。如果来宾兴趣不大或者毫无兴趣，组织参观游览就显得毫无意义。
（3）考虑当地的实际条件和接待能力。
（4）内外有别，注意保密。涉及国家秘密的项目不宜组织外国客人参观游览。
2.安排落实
（1）项目确定之后，应及时与接待单位取得联系。如果对方无法接待，要及时更换项目。
（2）制订详细计划，安排参观游览的线路、具体日程和时间表，并明确告知来宾，让他们做好思想准备和物质准备。
（3）落实好车辆，安排好行程食宿。
（4）准备必要的资金和物品，如摄像机、摄影机、手提扩音机、团队标志、卫生急救药品等。
（5）人数较多时，事先编组并确定组长，明确责任。
3.陪同
陪同来宾参观游览的人员应当有相应的身份。每到一处，应有一定身份的领导人出面接待欢迎并作概况介绍。如果是游览，应配备导游。陪同外宾参观游览应带上翻译，陪同人员不宜过多。
每参观游览一处，应由解说员或导游人员作具体解说和介绍。介绍情况时，数字、材料要确切，敏感的政治、宗教问题要避开，保密的内容不能介绍。
4.注意安全
参观游览，安全第一。参观施工现场和实验室，进入前要对来宾进行安全教育，佩戴好安全帽。参观完一处，开车前要严格清点人数，避免遗漏。
安排返离工作
