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第2章 商务交际礼仪(1)

点头礼

点头礼适用于路遇熟人,在会场、剧院、歌厅、舞厅等不宜与人交谈之处,在同一场合碰上已多次见面者,遇上多人又无法一一问候之时。行礼的做法是:头部向下轻轻一点,同时面带笑容,不宜反复点头不止,点头的幅度也不必过大。

举手礼

行举手礼的场合与行点头礼场合大致相似,它最适合向距离较远的熟人打招呼。其做法是右臂向前方伸直,右手掌心向着对方,其他四指并齐,与拇指分开,轻轻向左右摆动一两下,不要将手上下摆动,也不要在手摆动时用手背朝向对方。

脱帽礼

戴着帽子的人,在进入他人居所,路遇熟人,与人交谈握手或行其他会面礼时,以及进入娱乐场所,升挂国旗,演奏国歌等一些情况下,应自觉主动地摘下自己的帽子,并置于适当之处,这就是所谓的脱帽礼。女士在社交场合可以不脱帽。

注目礼

具体做法是:起身立正,抬头挺胸,双手自然下垂或贴放于身体两侧,笑容庄重严肃,双目正视行礼对象,或随之缓缓移动。一般在升国旗、游行检阅、剪彩揭幕、开业挂牌等情况下,使用注目礼。

拱手礼

在中国的古代,中国人曾创造了自己独特的“握手”方式,只不过不是两个人的两手相握,而是自己手握自己的手,即拱手作揖。中国人创造的抱拳拱手的动作与西方人握手动作的原始含义基本上是一致的,所不同的是,抱拳拱手还有同对方“保持距离”的意义。这一形式在社会意义上具有封闭性的内涵。

这种礼节是不分尊卑的相见礼节,拱手礼又名长揖。在我国已有2000多年的历史。现在在很多场合已由握手礼替代。目前,在团拜、祝贺、向寿星祝寿、乔迁之喜时经常使用,拱手礼的基本要领是:右手半握拳,然后用左手在胸前扶住右手,在双目注视对方的同时相拱的手向着对方方向轻轻摇动。为向对方表示尊敬,可将双拳向上抬,达到与眉同高。

特别要注意:在拱手礼使用时,一定是用左手扶护右手。自古以来,人类普遍都习惯于用右手持握包括凶器在内的器具,用右手打击他人等。用左手抱住右手,意味着施礼者愿在受礼者面前扑息自己的锋芒,向受礼者表示友好。一般在肩高附近或肩高处做轻微作揖状两三次。

林语堂在《生活的艺术》一书中曾推崇中国的拱手礼,认为拱手礼优于握手礼的地方有二:一是从医学卫生的角度讲,拱手礼不致发生接触传染,有益于人体健康;二是从心理感受的角度,拱手的力度、时间的长短,完全取决于自己,不会感受对方的压力。

鞠躬礼

《林肯传》中有这样一件事:一天,林肯总统与一位南方的绅士乘坐马车外出,途遇一老年黑人深深地向他鞠躬。林肯点头微笑并也摘帽还礼。同行的绅士问道:“为什么你要向‘黑鬼’摘帽?”林肯回答说:“因为我不愿意在礼貌上不如任何人。”可见林肯深受美国人民的热爱是有其原因的。1982年美国举行民意测验,要求人们在美国历届的40位总统中挑选一位“最佳总统”时,名列前茅的就是林肯。

鞠躬即弯身行礼,源于中国的商代,是一种古老而文明的对他人表示尊敬的郑重礼节。它既适用于庄严肃穆或喜庆欢乐的仪式,又适用于普通的社交和商务活动场合。鞠躬礼分为两种,一种是三鞠躬。敬礼之前,应脱帽或摘下围巾,身体肃立,目光平视,身体上部向前下弯约90度,然后恢复原样,如此连续3次。另一种是深鞠躬(15~90度),几乎适用于一切社交和商务活动场合,在初见的朋友之间、同志之间、宾主之间,下级对上级、晚辈对长辈,为了表达对对方的尊重,都可以行鞠躬礼。施鞠躬礼时,应立正站好,保持身体端正,面对受礼者,距离约两三步远,以腰部为轴,整个腰及肩部向前倾15~90度(具体的前倾幅度视行礼者对受礼者的尊敬程度而定),目光向下,同时问候“您好”“早上好”“欢迎光临”等,双手应在上体前倾时自然下垂平放于膝前或体侧,面带微笑,尔后恢复立正姿势,并双眼礼貌地注视对方。施鞠躬礼前,应先将帽子摘下再施礼。施礼时,目光不得斜视和环顾,不得嘻嘻哈哈,口里不得叼烟卷或吃东西,动作不能过快,要稳重、端庄,并带有对对方的崇敬感情。通常,受礼者应以与施礼者的上体前倾度大致相同的鞠躬还礼;但是,上级或长者还礼时,不必以鞠躬还礼,可以欠身点头或握手答礼。鞠躬礼在东亚国家流行甚广,尤其是朝鲜、韩国,特别是在日本盛行。

《现代周刊》调查了日本成年人鞠躬的次数。例如,某一个大制造厂业务部门的雇员,在一天里鞠躬竟达123次。在东京一家寺院里的僧侣说,平均每天他要鞠躬150次。长途列车上的列车员,每检查一张车票就要鞠一次躬,可见其每天鞠躬次数是何其多。而一家百货公司开电梯的姑娘,每人竟要鞠躬2500余次。《现代周刊》发现妇女比男子鞠躬的次数要多35%,在路上和邻近的街道上,当熟识的人走到20米以内时,就开始鞠躬。他们还计算妇女鞠躬所占的时间是14秒,比男子多05秒。

吻礼

吻礼是欧美各国人们在社交活动中的见面礼。这种礼节虽在国内所见不多,但在涉外商务活动中则可能遇到。

吻礼作为见面礼,包括亲吻、拥抱和吻手礼3种。

亲吻作为一种西方礼节,起源于古罗马。亲吻不同于接吻,因双方相互关系的不同,所以相互亲吻时“接触”的具体部位亦各不相同:长辈与晚辈亲吻时,长辈吻晚辈的额头;晚辈则吻长辈的下颌。平辈亲友、熟人之间行亲吻礼,只能相互轻吻一下或轻轻贴一下对方的面颊(亲脸)。“接吻”,即中国人所说的“亲嘴”,仅是夫妻或情侣之间的“专利”。在西方,亲吻虽比较流行,但即便是夫妻或情侣也不在大庭广众下接吻,有些国家还明令禁止人们在街头接吻。有的国家亲吻“仅限于同性之间使用”。

在欧美各国、中东和南美洲,亲友、熟人见面或告别常常使用拥抱礼或与亲吻并行。视场合和关系的不同,拥抱分为热情拥抱和礼节性拥抱(或轻轻搂一搂)。拥抱不但是人们日常交际的重要礼节,也是各国领导人在外交场合中的见面礼节。它和亲吻一样的是通过身体的某一部分的接触来表示尊敬和亲热。拥抱可以理解为缩短了距离的握手,或者是胸部的亲吻。拥抱的标准方式:两人相距20厘米相对而立,各自抬起右臂,将右手扶着对方的左后肩,左手扶着对方的右后腰,双方的头部及上身向左前方相互拥抱,礼节性的拥抱到此结束。但为了表达更为亲密的感情在向左侧拥抱之后,头部及上身向右前方拥抱,最后再次向左前方拥抱,才算完毕。男女之间则抱肩膀,与此同时亲面颊的方式是左右左交替。作为社交礼仪的拥抱,双方身体不宜贴得太紧,拥抱时间也较短,更不能用嘴去亲对方的面颊。西方人在商务往来中一般不使用拥抱礼。

吻手礼是流行于欧美上流社会异性之间的一种最高层次的见面礼。行吻手礼时,男士行至女士面前距离约80厘米,首先立正欠身致敬,女士先将右手轻轻向左前方抬起约60度时,男士以右手或双手轻轻抬起女士的右手,同时俯身弯腰以自己微闭的嘴唇象征性地轻触一下女士的手背或手指,要稳重、自然、利索,不发出“吮”的声音,不留“痕迹”。行吻手礼仅限于室内,而且主要是男士向已婚女士表示的一种敬意。在法国、波兰等一些国家里,向已婚女士行吻手礼,是男士有教养的表现。因此,在涉外场合,如果外方男士向中方女士行吻手礼时,应礼貌地予以接受。

自我介绍

自我介绍是交际场合中常用的介绍方式,它在某种意义上说是打开人际交往大门的一把钥匙。在许多人交谈或聚会的场合,如果你要和一个不相识的人谈话,首先应该作自我介绍。

自我介绍时,可以介绍一下自己的姓名、身份、单位。如果对方也有与自己相识的愿望,并且非常热情,那么做自我介绍一方还可以进一步介绍自己的经历、专长、兴趣等。介绍自己要亲切有礼,态度谦虚,不能自我吹嘘。如果在单位担任领导职务,只介绍自己所在单位,不介绍职务。最简单的介绍可以这样说:“你好,我是王军,请多关照。”

有一种情况就是你和对方有一面之交,但由于时间久了或你在外形上有了变化等各种原因而没有认出你时,可以采用委婉的方法提示对方,如:“我想您是××先生,是吗?我是×××。”并告诉他你们曾在什么场合下见过面,但不可生硬地说:“你把我给忘了吧?”

一个含糊不清的自我介绍,会使人感到你不能把握自己,对方会对你有所保留,彼此沟通便有阻隔,所以介绍时一定要清晰地报出自己的姓名及身份,自我介绍只有运用恰当,才能收到较理想的效果。

他人介绍

有时你很想认识某一个人,可又不方便直接去自我介绍,于是可以找一个既认识自己又认识对方的人作介绍。尤其是想结交一个素不相识的朋友时,采用他人介绍是最好的方式。

他人介绍,是指在社交场合,由他人将你介绍给别人。由他人作介绍,自己处于当事人之中,如果你为身份高者或年长者等,听他人介绍后,应立即与对方握手,表示热情,欢迎,很高兴认识对方等意;如果你为身份低者或年龄轻者等,当将自己介绍给对方时,应根据对方的反应来作出相应的反应。如对方主动伸手与你握手,你要立即将手伸出与对方相握,对方愿意交谈,你应表示高兴交谈。

为他人作介绍

在各种社交场合,若自己和朋友们聚在一起,而朋友之间又互不认识,介绍他们互相认识是一种起码的礼貌。

为他人作介绍时,应对将要被介绍的双方的情况都比较了解,这是介绍的前提。在绝大多数的场合下,介绍人为他人作介绍都是深受欢迎的。但也有例外情况,即相遇的双方或一方因某种原因根本不愿认识,如果在这种情况下为他们作介绍,就使他们陷入不情愿之中而又不得不勉为其难,这也是失礼和不适于人际交往的原则。因此,介绍人应对双方是否有结识的愿望有确实的把握,若一时把握不准,可以先征求一下同行朋友的意见,比如说:“那边有我的一个老朋友,我得过去与他打下招呼。”这样,同行朋友如愿意结识他,就会跟在你身边,如果无意则会避开。另一方面,介绍人要机灵敏捷、善解人意,通过观察发现双方是否要求介绍,如双方有意相互结识并期待你作介绍,就应该义不容辞地为双方做好介绍工作。

在介绍两个人互相认识时,总的原则是把被介绍人介绍给所尊敬的人,即“五先五后”。

(一)将男士介绍给女士

在介绍过程中,先提到某个人的名字是对此人的尊敬。通常先把男士介绍给女士,并引导男士到女士面前作介绍。介绍中,女士的名字应先被提到。如:“张小姐,我给你介绍一下,这位是李先生。”

(二)将年轻者介绍给年长者

在同性别的两人中,年轻者应该被介绍给年长者,以示对长者的敬意。

(三)将地位低者介绍给地位高者

在公务活动和商业性介绍中,不分男女老少,只凭社会地位的高低作为衡量的标准,遵从社会地位高者有了解对方的优先权的原则,在任何场合,都是将社会地位低者介绍给社会地位高者。

(四)将未婚的介绍给已婚的

在两个女性之间,通常将未婚的女性介绍给已婚女性,如果未婚女性明显年长,也可以将已婚的介绍给未婚的。

(五)将主人介绍给客人

通常将主人介绍给客人,使客人了解主人的身份、地位等,以便更好地沟通。

必要时,可以说明被介绍一方与自己的关系,以便新结识的朋友之间相互了解和信任。

名片使用礼仪

在商业交往领域,我们必须使用名片,并且还有一定的规矩。名片是让新结识的朋友记住你的姓名、地址及电话号码的一种有效办法,它也是保持日后联系的方法。若你的公司没有统一印制名片,可自己制作后,印上你的姓名、地址和电话号码,在别人赠给你名片时,以便互相交换。这也是一种非常有效的自我推销手段,一种“有事就打电话给我”的表达方式。这类名片制作也应该找专业设计师来设计。

(一)如何设计一张漂亮的商务名片

名片的设计可以体现出一个人的审美情趣、品位和个性,雅秀、俊逸、脱俗、活泼、平和、张扬等个性特征,都能透过方寸之间的字体、布局颜色、材料和内容等展现出来。你的名片不仅旨在向未来的客户介绍了你本人和你的公司,名片还代表着你的职位及职称,更代表你的形象。因此,一定要精心设计。

1.名片的质量、语言和印刷注意事项

名片印制中最关键的是印制质量。形状奇特的名片虽然能引人注目,但在很多钱包或名片夹里都装不下,因而不易保存。制作名片所用纸张的质量一定要好。这样,从名片夹里取出时,不致被撕破。名片的规格:“规格者尺寸也”,名片的尺寸是宽55厘米,长9厘米,国际上是宽6厘米,长10厘米。色彩一般以浅淡为好,宜用单色,浅白、浅黄、浅蓝等。名片上最好别出现与本人从事的职业无关的图案。不要印本人的照片。纸张质地可粗可细,颜色也可各异,只要字迹清楚而且符合你的形象及行业特征即可。双面名片对于经常出国做生意的人是很有帮助的。一面可以全用英文,另一面则使用所在国的文字。字样可铅印也可镌版印刷。有些人在信函中附上铅印的名片,镌版印刷的名片则在亲自出示时使用或只赠与贵客。名片上的字体可横排也可竖排。总之,以简洁、雅致、美观为要。

2.名片的基本内容

一张形象效果俱佳的名片应包括以下几项内容:

(1)公司标志,商标或公司的徽记。

(2)姓名、职务、公司名称。

(3)公司地址、电话号码、传真号码。

(4)若有必要,可印上其他办事处的地址。

(5)背面印上经营范围、项目等。

(6)家庭电话号码可有可无。

(7)在涉外交往中一定要用两种语言印制名片,一面用中文,另一面用当地语言。

(二)把握好出示名片的时机

1.当你与某人第一次见面时,一般都要赠送一张名片,这是十分得体的礼仪。交换名片通常标志着第一次或初次见面的结束。出示名片,表明你有与对方继续保持联络的意向。

2.展销会开始时,销售经理与客户之间互换名片则是一种传统,表示非正式的业务往来已经开始。

3.刚到办公室的来客也会向接待者出示名片,以便被介绍或引见给有关人员。等见到主人时,还应再递上一张名片。此时,商务名片实质起到了社交名片的作用,既表明了你的身份和你的到来,还显示了你有进行业务往来的意向。

4.在宾客较多的场合,一开始就接受名片可帮助你及早了解来客的身份。比如会议上来了许多代表,而你对他们的姓名职务都不太清楚,那么在会议开始前就应向他们索要名片,然后可用日本人的习惯,把它们摆放在桌上当座位图使用。

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