会议组织要严密 组织严密是会议得以顺利进行的保证。组织严密是指整个会议系统能形成一个灵活畅通、操纵自如的整体。其主要包含有三方面的内容：一是政策落实，即会议目标的提出和各项会议内容必须符合党和国家的各项方针政策，符合本组织整体管理目标。在会议活动中，不能出现违背党和国家的方针政策，违背组织管理目标的做法，以免对社会、对本组织产生负效应。二是人员落实，即与会议活动有关的每一项组织工作、每一个工作环节都要有专门的人员来做，责任到人，并要求明确。三是时间落实，即对会议的每一项组织工作开始和完成的时间都做出明确规定，并在完成过程中定期检查监督。
会议服务要周到 会议的服务工作也是会务的主要工作之一。作为会议组织者对会议期间与会人员可能遇到的情况都要尽量考虑周全，不要怕麻烦。在会议所提供的常规服务以外，对一些有特别需要的与会人员，在政策和实际条件允许的情况下，也应尽可能满足，以保证与会人员能以良好的精神和身体状态，参加会议的各项活动。对难以解决或一时难以解决的困难，要耐心向有关人员解释清楚。对一些全国性的会议，尤其要注意交通、就餐、住宿、医疗、娱乐、参观等方面细节性的服务，尽量使与会者有宾至如归的感觉。
会议安全要确保 这是会务工作的一项基本要求。确保会议活动的安全包括两个方面的内容：一是保证会议各种文件、资料的安全，一些有特别保密要求的文件，要制定出相应的保密纪律，不能出现丢失和随意扩散的情况；二是人身安全，特别是在有较高级别的领导人员参加的会议，就更需要有特别的安全保卫措施。除此之外，在会议期间，如何保证与会人员在饮食卫生、医疗保健、外出交通和个人贵重物品的安全，防止出现意外，也是需要会议组织人员认真考虑，严格防范的，切不可存在一丝一毫的侥幸心理。
会议时效要提高 会务工作的时效性非常强，它要求参与组织和服务于会议的工作人员在一定的时间内必须完成一定的任务，否则就会影响整个会议的进程，严重的还会造成恶劣的影响。因此，会前应该准备的工作，必须按时、保质保量地完成，会间的各项服务工作也要讲究效率，确保会议质量。会议的善后工作虽然在会议结束以后进行，但并不意味着可以无限拖延。如果效率不高，时间过长，也会影响到会议精神的传达、贯彻和落实，同样会影响会议的效果。
原载于2003年第9期《中国行政管理》
工欲善其事必先利其器
古人曰：“工欲善其事，必先利其器。”（《论语·卫灵公》）利用现代化手段，提高办公效率和质量，是当代行政机关工作的必然选择。利用现代化办公手段，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、储存和使用信息，可以有效实现科学管理和科学决策，目前我们倡导的电子政府、电子政务都是利用现代化手段办公的延伸与扩展。
高效率是国家公务员工作的基本原则。所谓高效率，就是在合理的限度内，用最少的投入（时间、人力、物力、财力）完成尽可能多的工作，创造最多的财富，极大地实现自身的价值。简单说来有两条：一是准确，二是迅速。“准确”是对其工作质量而言，即要求准确地提供实际数据及大量的有关资料（包括起草的各类文件）。“迅速”是对其所花费时间和完成的工作量而言，即要求完成工作的时间尽可能短，完成合乎质量的工作数量尽可能多。迅速和准确是一个统一体，既要做到准确又要做到迅速，这就是高效率。在当前的信息社会，要实现办公高效率，就必须改革传统的手工办公方式，引进现代化的办公方法和先进的办公设备，实现办公自动化。
在传统的办公方式下，常常出现这样的情况：关键时刻不能尽快找到需要的信息，公文流转速度太慢、保密性不强，必须天天开会才能协调好各方面关系，等等。要解决这些问题，就必须积极运用现代办公自动化技术，转变办公观念，改进办公模式，提高办公效率。随着科学技术的突飞猛进，知识经济时代的到来，以计算机和通信技术为手段的现代办公自动化技术也日新月异：新的尖端办公自动化设备将不断涌现；办公自动化系统的开放性、通用性和集成度越来越高；人-机界面将更加友好，即人性化、简易化、高效化；以知识管理为核心、突出领导决策智能是新一代办公自动化系统的发展目标。
利用现代化手段办公有以下三个方面作用：一是提高办公效率的需要。传统的纸张文件，改用电子文件的形式存储和传递、加工和处理，可以实现全程无纸化和自动化。二是可以更好地满足信息经济的需要。面对全球化的网络经济热潮，办公室继续用人工抄写的手工劳动来处理潮水般涌来的信息流，已远远不能适应现代社会的需要，必须走办公自动化的道路。三是管理和决策的需要。社会化大生产要求降低成本，提高管理水平，讲究经济效益，扩大管理范围，增强竞争力，所有这一切，都需要现代化的办公手段和信息数据处理技术。
目前，我国大多数国家行政机关应用的办公自动化系统里，都可以利用现代化手段以全新的方式协助各级领导及工作人员实现收文、发文、待办事宜、文档管理、政务信息、简报采编、会议管理、领导讲话管理、领导日程安排、督办查办、远程信息上报、远程公文上报、公用信息和电子邮件的自动化办公支持。例如，收文管理主要完成收文的登记、处室拟办、领导审核、承办单位办理、归档和查询公文等。工作人员只需经常查看并办理待办事宜即可进行日常办公。国务院办公厅确定以Notes R5作为政府系统中的信息传输平台，推行以“三网一库”为模式的现代政府办公系统架构，从中央到省、市、自治区和各大部委，一直覆盖到地区、县和乡镇进行信息协作和政务资源共享。随着以信息技术和计算机技术为基础的办公自动化的飞速发展，随着政府事务处理的不断信息化、规范化和网络化，必将最终从根本上转变政府机关的工作职能，提高政府机关工作效率。
与办公自动化密切相关的一个概念是电子政务系统，它要求各级政府机构的政务处理电子化，包括内部核心政务电子化、信息公布与发布电子化、信息传递与交换电子化、公众服务电子化等。电子政务的实施可转变政府部门的工作模式，提高办公效率，加强监督功能，反腐倡廉，它在实现各级政府间的信息传递，改变政府在公众心目中的形象等方面有着不可估量的作用。针对政府所辖的不同行业机构，电子政务系统也各有特色，有社会保险电子政务系统、电子医务系统、电子税务系统、电子邮务系统，等等。专家认为，电子政务的根本意义在于通过电子化，直接与人民群众沟通，收集群众意见，传达政府信息，从而高效率、低耗费地实现“为人民服务”。电子政务应用不同于一般的办公自动化系统，它们的主要区别在于应用定位不同，电子政务侧重于政府内部部门之间（如某部委的各局间）跨部门（如教育与卫生）以及政府部门与企业或个人模式的应用。
原载于2003年第10期《中国行政管理》
