办文、办会、办事是国家行政机关公务员日常工作的三项基本任务。办文离不开公文，办会、办事也离不开公文，因为公文是各级行政机关工作运行最重要的载体和工具。但是，我遇到许多公务员，尤其是从院校刚刚毕业就踏进机关大门的莘莘学子，常常为写不出满意的公文而发愁，甚至因公文达不到领导要求而心情沮丧。怎样写好公文，就成为公务员格外关注的一个问题。笔者认为，无论做什么工作，要想达到预期目的，必须按照严格的科学方法和程序去做。公文写作也不例外，公务员必须掌握正确的思维方式，才能写出符合要求的公文。
公文写作在思维方式上，同作家搞文艺创作、科学家写学术报告、记者采写新闻及私人文书写作活动有重大区别，一方多为个人“有感、有思而发”，一方则必须是“遵命行事”。换言之，公文不是为了记叙个人的见闻，也不是为了阐发个人的见解，而是秉承领导旨意，根据工作需要而撰制的。这里所指的领导，并非单纯指某个领导个体，而是包括集体领导在内的，如会议决定事项、上级来文贯彻等内容的领导行为。撰稿者的职责就是通过文字表述，充分体现领导的指示意图、思想意图。因为公文是“遵命文章”，所以写公文就必须首先领会领导意图，这是公文撰制的基础。
从领导者的角度讲：一些重要文件要亲自动手起草，不要一切由秘书代劳。即使是需交秘书人员或专业人员执笔起草的公文，领导者也应该认真研究，拿出一个起草该公文的基本意见来。时间和条件允许的话，领导者要与撰稿人员一起，就公文的目的要求、主旨以至具体的层次和观点，等等，进行讨论研究，做出明确交代。在实际工作中，领导者交代得越具体、越明确，公文撰稿人就越容易领会领导意图，越能保证提高公文的质量。反之，领导者交代得很简单、很随意，不提要求或确定基本内容，撰稿人员就很难下笔，即使勉强写下去，也往往与领导的意图相去甚远。
在相当多的情况下，由于各种原因，领导意图往往交代得不十分明确。在这种情况下，撰稿人要认真思索，反复琢磨，仔细整理，把领导的意图变成比较系统的思想、观点和意见。一般应做到这样四点：一是积极扩展领导意图。把领导简单、分散的意见，扩充为比较全面、系统的公文内容。二是善于挖掘领导意图。顺着领导的思想脉络，进行开掘研究，弄清楚领导要求写什么，为什么要写，要达到什么目的。三是努力完善领导意图。撰稿人要善于将领导不集中、不完整的意见，加以提炼概括，慎重、恰当地处理，合理地加以吸收、集中、补充或剔除。四是及时捕捉领导意图。文秘人员有经常接触领导的方便条件，要做一个“有心人”，了解领导的思维方式、工作特点，及时掌握领导的思想脉搏和工作意图。
公务员接受公文写作任务之后，有一个思维切入过程，也就是构思准备的过程。这是公文写作的关键程序，撰稿人一定要在构思上下功夫。这个功夫下得越深，文稿写起来就越顺利。在构思过程中，要掌握三个基本环节：首先，提炼确定公文主旨。要从党和国家的根本利益出发，从全局出发，从实际出发，采用科学的方法，提炼确定主旨，确保公文“一文一旨”的正确性、鲜明性、新颖性和一致性。其次，合理安排结构。主旨确定之后，就要考虑对公文的内容和形式做出合理的安排，即安排公文的“框架”结构。最好先拟个提纲，有了提纲，有助于写作时把握全局，避免丢三落四，前后重复，内容混乱。当然，不同文体的公文提纲也有粗细之分，一些大型的工作报告、总结报告、调查报告、法规文件等，由于篇幅较长，容量较大，就应写出比较详细的纲目提纲。一些小型的公文，比如工作计划、工作要点之类，提纲可以粗一些，有个大框架就行了。还有一些要求急、容量小的公文，如简报、信息、通知，等等，下笔之前有个腹稿就行。再是，精心选择材料。文稿动笔前，要围绕反映公文的主旨，充分占有材料，包括正面的和反面的、点上的和面上的、具体的和概括的、典型的和一般的、直接的和间接的、现实的和历史的材料。但是不能简单地占有材料，拥有了材料以后，还要对材料进行筛选、整理和加工。经过一番去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的加工整理后才能使用。需要注意的是，加工整理材料不能违背原意，断章取义，要尽量保持材料的本来面目。对一些重要的事实和数字，要加以核实再予加工整理，不能随意处置。
原载于2003年第7期《中国行政管理》
提高会议效率和质量
目前，国家行政机关工作的通病是会议效率低、质量差。造成这一问题的原因，除了主持人的技能和艺术外，会议的组织工作对于会议活动来讲有着特别的重要性，并有一些特别的工作原则，需要每一个公务员切实掌握好。
会议议题要明确 会议议题是提交会议讨论和拟决定的问题，属会议活动的基本要素之一。会议议题是和会议主办者和会议召集者的管理活动直接相关的问题。会议议题的确定反映了会议主办者和召集者的管理对象、管理幅度和单位时间内的工作重点，是会议活动在准备阶段的一项重点工作。在确定会议议题的过程中必须遵从以下三个原则：（1）必要性。（2）明确性。（3）规范性。必须召开的会议就开，可开可不开的会议一定不开，可用文件和电话等形式代替的会议也不开。
会议方案要周详 制定会议方案就是根据会议要解决的问题和会议目标，对计划召开的会议所做出的总体性规划。制定会议方案的工作，通常由承担会议前期准备工作的部门办理。会议方案属会议工作文书，一般仅涉及会议活动的一些最基本的内容，如会议因由、会议目的、会议方式、会议议程、会期、与会人员的身份特征、计划与会人数、会议预计总费用和开支办法等。制定会议方案应遵循如下两个原则：（1）合理原则，即会议主办者对会议方式、规模、会期、会议经费的数量和开支办法的确定必须合理、合法，合乎实际；（2）节俭原则，即在满足会议活动的基本需要的同时，尽可能减少会议投入，少花钱，多办事，杜绝各种铺张浪费。
会议准备要充分 会议活动是由多人（有的甚至是成千上万的人）共同参加的一种群体性活动。会议组织的所有工作都是直接和同时面对许多人的，若出现纰漏常常都是当场“曝光”，除了直接影响到会议的正常进行不说，还往往会产生难以挽回的影响。因此，任何会议无论规模大小，都要做好会前准备工作。会议材料的撰制是会议组织当中的一项重点工作。会前应将整个会议过程中所需要的有关文字材料，如会议开幕词、闭幕词、领导讲话、会议文件等，组建起草班子或指定起草人员起草的文稿，提交会议领导机构或负责人审阅、提交会议。
