计划是指：未来行动纲领的先期决策。计划的拟定大致上包括下列六个步骤：！确立目标；探寻完成目标的各种途径；选定最佳的途径；将最佳的途径转化为每周或每日的工作事项；编排每周或每日的行事次序并加以执行；定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性。这六个步骤所指出的是实际采取行动之前的一种思考模式。倘若你不做这一番的思考与盘算，则你势将沦为一位随波逐流迷失自我的人。不从事目标的制定与追求的人通常都是浑浑噩噩而难有所成的。对这种人的任何时间花费，你都可看作是浪费。现实中不知有多少做事缺乏计划的人，常常想到哪里就做到哪里，没有通盘考虑做事情的最佳途径和必须完成的时间定额。糊里糊涂浪费光阴，工作成效自然很低。
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，有一次向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你合理的顾问费。”李爱菲于是对他说：“写下你明天必须做的最重要的各项工作，并按重要性的次序加以编排，探寻完成各项工作的各种途径，选定最佳的途径并加以执行。明早当你走进办公室后，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。然后再重新检查你的办事次序，着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。定期检查各项工作的现实性以及完成各项工作的最佳途径的可行性。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，就是运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且若不借助于某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。这个建议的试验时间的长短，由你来定。试验后，请将你认为这个建议所值的金钱数额，用支票寄给我。”
几个星期后，史瓦寄了一张面额25000美元的支票给李爱菲，并附言她确已为他上了十分珍贵的一课。史瓦的朋友事后曾问及何以他为那么简单的观念付了那么大的代价。史瓦的答复是：“那些观念基本上不是简单的！”。他说经过李爱菲的指点后，他与他的部属才开始养成做事有计划先做重要事的习惯。伯利恒钢铁公司后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说很可能是由于李爱菲的那数句真言。
尽管有时你都能重视计划的拟定与执行，但仍有一些人却从来不做计划。究其原因：因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多作思考；不做计划也能获得实效；不了解做计划的好处；计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；不知如何做计划。作为一个现代人，要步上职业化的道路，成为一个高效的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？
（1）有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种做了再说或到桥头自然直的侥幸心理。如果在房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？
（2）万物是发展变化的，目标中拟定假设的客观环境也会发生变动，计划与事实常常会难以趋于一致，所以你必须定期审察你的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。
（3）若只是消极地应付工作，将处于受摆布的地位；做计划则是有意地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。这显然是做计划的意义所在。
（4）做计划的另一种好处是，计划足以缩短工作的执行时间并提高工作的效率。美国一位教授曾经针对某公司的两个工作性质相近似的工作组，就其计划时间、执行时间、以及所获的成效进行比较。结果发现：计划时间较长的那一组工作所需的执行时间较短，而计划时间较短的那一组工作所需的执行时间则较长；计划时间较长的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和，要少于计划时间较短的那一组工作所花费的计划时间与执行时间的总和；计划时间较长的那一组工作的成果，在效率上要高于计划时间较短的那一组工作的成果。
因此，以没有时间作为不做计划的借口，这种借口是难以成立的，因为根据上述的道理可知，越不做计划的人将越无时间，更何况花时间做计划无异于投资时间以节省时间，这本来就是一种明智的举措。“磨刀不误砍柴工”。
美国某公司的董事长赖福林先生每天清晨6点之前准时来到办公室，先是默读15分钟经营管理学的书籍，然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中必须完成的重要工作以及所需采取的措施和必要的制度，接着就是重点考虑一周的工作。他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。大约在8点钟左右，他在餐厅与秘书共进咖啡时，就把这些考虑好的事情商量一番，然后做出决定，由秘书具体操办。赖福林的时间管理法，极大地提高了公司的工作效率，引起了美国各公司的高度重视和赞扬。一日之计在于昨天，也就是你每一天的行动都是在前一天晚上就已经计划好了。你要养成一个很好的习惯，每一天晚上睡觉之前，必须要习惯性地安排你第二天的工作。甚至有哪些可能会遇到障碍的也列到你的计划表上面。在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。
（1）制定计划。
所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。如果你想成为对社会有用的人，你就应在人生的时间卡上填上合适的内容，其依据是立足长远，全面规划，统筹安排。你可以问问自己：10年以后我能做出什么样的成就？15年、20年后又会怎样？是根据自己的理想和实际，订出一个长远时间计划的时候了！更不要朝三暮四，忽东忽西，一年一变。由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。你可以制定年度时间计划。
年度时间计划能够帮助你合理地安排一年的生活工作、学习，它犹如生命的发条，使你活着有目标。工作是由人体生物钟和环境因素造成的，它使一个人的体力、情绪和智力以月为周期发生着循环性的变化。你也许在一年即将结束，新的一年就要开始的时候，会有这样的习惯，抚今思昔，想想过去的一年哪些事给自己留下了经验教训；哪些事是成功的；哪些事浪费了自己的精力和时间，而又事倍功半。当然，你也应当有更好的习惯，在新年开始之际，在总结经验教训的基础上，拿笔写下一年的打算。最后，你再一条一条将这些打算标上预定实施的月份，这就是一张很好的年度时间计划表。
人的一生中事实上没几个一年，抓紧时间，有计划工作的人，可以在365天中干许许多多的事情，不爱惜时间，终日无所事事的人，虽然也发出“一年过得好快”的感叹，但当你问他一年的时间换来了什么时，他一脸茫然了，无言以对。
在执行时间管理计划时，不但要经常检查，而且要注意调节。因为计划毕竟是一种预测，很难与实际情况“严丝合缝”。所以，当发现计划与实践有较大的距离时，就要根据主客观条件，及时修正自己的原定计划。对计划进行检查和调节，可在以下几个时间进仃：
每日末检查当天时间管理计划执行情况。把没有完成的工作列人明日的计划的益处是，你在睡梦中就会“下意识”地拟订出明天的计划细节。你在晚上睡觉前把明天准备穿的衣服拿出来放好，就比事先没有想而在早晨起床时才想“今天我该穿什”要迅速得多。下意识具有你觉察不到的力量，在每日之末检查一天计划执行情况，并对第二天应该完成的工作有所准备，这将有助于你每日醒来时有一个良好的行动计划。
每周的最后一个工作日，花几分钟检查一下本周的主要活动，同计划成果进行比较，找出需要改进之处，拟订出下周的工作计划。
每月之末检查总结本月的计划执行情况，并拟订出下个月要达到的一些主要目标。
每季之末要对年度目标进行计划和安排。在每季之末，花些时间检查一下本季的成果，并同原来计划目标相比较，确定需要采取的补救措施或计划中需要改变的地方。
在年末的最后一周每天花几分钟检查一下本年中的主要事件，分析一下你的成功和失败，然后按季度列出下一年度的时间管理计划。
对时间管理计划经常进行检查和调整，是使时间使用更趋于合理的妙法。这样做，虽然会占用一些时间，但从长远看来，却能节约大量的时间。
你一定要明白，制定计划的根本目的不是给你施加任何压力，而是给你一个有序的、有准备的工作安排。因此，不要为未完成预定的任务而懊恼，而是记住这些任务，并且尽快安排去进行！同时，工作计划还会给你带来自信和成就感：当一个人看到面前成堆的任务被狠狠地划去，象征着这些敌人被征服和消灭，那就象是军人看到自己肩膀上的金星在一颗颗增加一样，是何等地畅快淋漓！
（2）有组织地进行工作。
设定优先次序：
你如果总是贪得无厌地尽量把工作项目填在表上。虽然你可以做完很多卫作，但是其效果并不理想，因为你所做的多半是不那么重要的事情。又有些人总是由上而下，逐项按部前进，不太关注何者比较重要。你应当按照每天工作的重要程度重新对它们进行排列。你应当问自己：“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？接着我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后就行了。这样自然而然就按着重要性的顺序列出了自己的工一览表。其后对你所写出的每一项工作，根据以前的经验，注明你认为最合有效的方法。假如你竭尽心力，辛勤以赴，你可能完全担负起责任，而在一天终了时，将表上的各项工作一一完成。
以重要活动为中心准备时间：
有些活动是事件的关键，或者说是带战略意义的重要活动，因此进行工作时应以这样的重要活动为中心。例如，外出洽谈生意，同时又捎带着办其他事情，就必须分清主次。假如因为办其他事，没有考虑到车辆堵塞的因素，耽搁谈判时间，后果是无法挽回的。
为各项工作安排充分的时间：
为了提高你的工作效率，有时可以制定一些多少有些勉强、有些紧张的日程表。人在有压力的情况下工作，与没有压力截然不同。但是，如果自己所接受的任务必须完成，为了保证成功，必须倾注全部的努力去完成重要的任务，所以最好别在一天里塞进过多的工作。那么，从重新认识时间价值的角度来说，加快日程进度的做法是有积极意义的。
控制自己不去干日程表里没有的事：
你在工作中，有时一瞬间头脑中冒出一个新颖想法，或者突然想起要调查点什么。如果这些想法与目前手里所从事的工作有关联，那么可以将你想到的问题展开，继续做下去。但是如果它并不是此时此刻所需要的设想‘而是可能在今后更恰当的时间来做的事的话，就不要再想下去。而把它们先记在备忘录上，免得打扰你正从事的重要工作。
把有联系的工作归纳在一起：
把几件事连起来做是非常有趣的。例如，抽出一点时间，高效率地阅读必须过的一堆文件，分而治之；工作内容相似的事，如有关贷款的问题；可在同一地点完成的任务，如相邻的公司和银行；与同一个人有关的事情，如需要请示同一个领导几件事；将来访者都约在同一天上午的统一时间内，一个接一个地谈话，等等。这不仅加快了你的办公节奏，而且为你的工作注入了活力。等等。这就是提高办事效率、加快工作节奏的基础。
为必须做的工作留足时间：
如果你发现表上列出可能的重要工作过多，没时间把每一件做完，就是你安排重点的时刻了：把富于创造与想象的工作与较实际和实用的工作调换。开始的方法就是把不重要的项目先找出来，然后删掉。首先，把一些能分配给他人的工作交给别人去干。这些人不一定是你的下属，还可以包括那些工作速度比你快，或是可能比你更有捷径达到目的的人。其次，如果干，怎样用更少的时间干。必须使精神、体力上的能量处于最佳状态，以便进行创新性的工作，同时又节约时间。再次，挑出在这一天内必须做完，且一受打扰中断后就不太好办的工作。
删掉次要的工作：
首先，以你的直觉来审查这张日程表，即会删掉一部分次要的项目。其次，再大致判断一个完成较为重要的工作应花去的时间，如果时间上允许，就这样好了；如果不是这样，就必须在最主要的工作上做上记号，然后再以时间来衡量。如果时间充足，则可再选出次要工作中的对你较有价值的事情，直到你的时间排满为止。
使工作与自身特点相适应：
人人都有自己的生活和工作的习惯，不同的人精力充沛的时间不同，你应当把那些需要认真思考的创新性工作放在你认为精力最佳的时间内；人们处理同类事情所需的精力也是不同的，有的人爱思维敏捷的时候会见来访者，有些人却愿在这种状态下独处一室，动脑动手。所以，应当把最有利的时间留给你认为最有意义的工作。对于已经决定了的工作或不那么重要的工作，就不必占用这种宝贵的时间了。在精神上和体力上，你的脑力的工作，或者做一些事先已经安排好了只要动手的工作，不然就好好休息一下。
