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第23章 获得做事的能力(7)

在上班时间利用电话联系工作,应该尽量在对方上班十分钟后,和下班十分钟之前,这时对方可以认真听你讲话,不会有匆忙之感。电话机旁应常备纸或电话记录本,以备不时之需。

给同学、同事、朋友家里打电话应该在早晨八点钟以后,晚上十点钟以前,太早或太晚都不适宜,除非有重要的事情要告知或商量。

(五)控制情绪

当你心情不好,打电话要注意语气和声调。因为情绪不佳,说话的语调往往会生硬、呆板,而对方又不知道你的心事,容易引起误会。

有时事情很急,希望能用最简单的语言,最快的速度解决问题,这时,也往往容易忽视证据与声调的控制,结果往往会适得其反。要把事情办妥,必须注意语调从容,叙述清楚,交待明确,切不可开口就呛人,让人一听就冒火。

(六)切忌无礼

打电话时,除了语言,其他一些细节也要重视,如当你粗心拨错电话号码的时候,如果已经接通,不能"咔嚓"一声把电话挂了,因为你拨错了号码,给对方带来了麻烦。正确的做法应该向对方道歉,然后挂断电话。

又如当电话接通,你要找的人不在时,也不宜"咔嚓"一声把电话挂了,以免受话人得知有人来过电话,又不知道是谁的,造成悬念和不安。礼貌的做法应把自己的单位、姓名、电话号码告诉接电话的人,请他转告你要找的人。

是非得失到最后才能评定

现代社会飞速变化的知识与经济要求决策者必须善于把握机会,着眼于明天,果断抉择。把握机会,适时、果断、准确地进行决策,就能够在激烈的商战中立于不败之地;反之,失时、犹豫、偏颇的决策,则会被飞速发展的时代所淘汰。

现代社会知识、信息瞬息万变,环境和市场也在不断发生着变化。成功的决策者,必须善于在变化的世界中有效地把握机会。因为在知识、技术飞速发展,充满了竞争的时代,机会是稍纵即逝的。决策稍一失误,即可能损失惨重,甚至为此落后于对手和时代。

IBM的失误与微软的崛起。美国IBM公司曾是计算机行业中。叱咤风云、不可一世的霸主。但是,自80年代初以来,它的决策层没有意识到在计算机业发展到20世纪末,软件比硬件值得重视,其忽视软件市场,"捍卫硬件市场"的决策,使IBM失去了进一步发展的大好机会,并造成重大损失。1992年,IBM亏损50亿美元,股价也不断下跌。

与此相反,IBM的竞争对手美国微软企业集团的总裁比尔·盖茨,却很好地把握这一发展的机会,做出一系列正确决策,并取得巨大收益。微软在20世纪80年代初很快推出MS-DOS操作系统,这个系统一问世即被定为一切个人电脑的通用标准,世界上使用的微电脑当中,十之八九使用的都是微软的操作系统。

当IBM发现自己失误后,1987年提出与微软共同开发DOS/2新操作系统软件,但微软公司又捷足先登,立刻抢先推出了比MS-DOS更优越的MDOS操作系统,并畅销世界各地。微软的崛起和发展,归功于其总裁比尔·盖茨善于把握机会,做出的科学决策。同时,也与IBM决策失误坐失良机密不可分。

学会在明天生存,中国有句古语"人无远虑,必有近忧",这是告诫我们,要有点超前意识,事情也要超前一点做,才更可能取得成功。

面向未来,学会在明天生存,也是科学决策的必然要求。科学决策必须体现一定的预见性和超前性,因此决策者也必须能够统筹考虑今天和明天,时针的指针虽指在今天,但决策者必须为明天的生存和发展而谋划、决策。

着眼于明天的决策。广东省湛江市白水泥公司在全省20多个市和外省市建立了纵横交错的销售网络,要求供货的电报、电话、信函接连不断,每年销售白水泥3万多吨,几乎垄断了广东、海南的白水泥市场,当人们沉浸在欣喜、得意之中时,该公司的经理却预感到危机和威胁随时都会来临,因为货源不在自己手里而在外省3家手里,由于市场竞争和运输不便,货源渠道随时都有切断的可能。着眼于企业明天的发展,该会司经理果断做出决策,投资1000万,自己生产白水泥。该公司兴建了具有现代水平的年产2.5万吨的白水泥工厂,又组建了跨省营销集团公司。目前,该公司的产品已开始走向国际市场,公司经理着眼于明天的果断决策,使该公司获得了"明天"的生存与发展。

四、应善待他人,因为你失意时会需要他们

巧妙给人提意见

说话不要有攻击性,不要有杀伤力,不夸己能,不扬人恶,自然能化敌为友。

人际交往的一个重要功能就是信息和思想的交流,所谓交流就是既有来也有往。所以当别人谈出了自己的看法时,你也不妨提出自己的意见,这样对方的谈话有了反馈,相互的交流才能够持续下去。

当然,提意见也要有正确的方法,要根据对方的心理以及谈话的环境和目的来巧妙地加以处理,具体来说包括如下几个方面:

一、不可抱着改变对方主意的心态和他争论,也不要试图去"赢"这场争吵,只要陈述自己的观点就可以了,但也不应让人感到你在说教。

二、强调共同之处。在争执中,应该充分强调双方同意的某些见解;如果过分强调分歧的意见,必然会使对方不服。

三、在你不同意对方的意见之前,必须要先了解对方的立场,以求没有误解对方的意思。不过在未澄清之前,切忌假定意见已有分歧。

四、有其他人在场时,不要提出使对方感到为难或难堪的意见。

五、保持愉快的态度,不要表露出愤怒、不耐烦的情绪。声音要保持温和、愉快,避免打断对方的讲话,不要用皱眉、摇头等动作。

六、在表达意见时,要具有选择性,如果在所有事情上都挑剔,人们很快就不愿再听你的。

七、多说赞美、感谢对方的话。

语言的尺度

一个常常看别人缺点的人,自己本身就不够好,因为他没有时间检讨他自己。

当你劝告别人时,若不顾及别人的自尊心,那么再好的言语都没有用的。

当对方的错误达到自己不能容忍的限度时,批评就作为一种有利的武器发挥它应有的作用了。无论是作为公司的上级、交往的朋友,还是长者和前辈,我们都会在许多场合使用批评这一独特的手段。但批评虽然是一剂能够帮助他人改正错误的良药,也不能够过量和过度使用,这就要求我们正确使用批评的方式。一般来说,正确地运用批评方式是很重要的。它通常包括下列几种方式:

一、触动式批评

措词比较尖锐,语调比较激烈。它适合于惰性心理、依赖性心理较为突出的年轻人。

二、提醒式批评

以暗示为手段,语言内容多为提醒、启示之类。适用于性情机敏、疑心较重的年轻人。

三、即席式批评

当时、当场、当事的批评。适用于不肯轻易认错的年轻人。

四、参照式批评

借助他人、他事的客观形象,运用对比方式烘托出批评内容。适用于经历浅薄、盲目自大、自我觉悟差、易于感化的年轻人。

五、发问式批评

以提问为内容,把要批评的事用提问的方式表示出来。适用于性格内向、善于思考、比较成熟的年轻人。

六、渐进式批评

有层次地逐步深入。适用于自尊心和荣誉感较强的年轻人。

七、商讨式批评

平心静气,商讨的口吻,较为缓和。适用于反应快、脾气躁、情绪易被语言激发的年轻人。

用表扬纠正一个人的错误

如果你面对他人顽固的错误而无能为力的话,那么现在我想告诉你,你应该怎样用表扬的方法去改正一个人的错误,而且能让对方感到很容易接受。

这种方法的关键在于要在批评某个人的错误的同时表扬他。下面就是一些具体的实例,前面的是错误的方法,后面是正确的方法。

错误的:小李,我的办公室从来没有像你这样糟糕的打字员,你打的东西我越看越头疼,现在把这封信重打一遍,错误的地方都改过来。

正确的:李小姐,你字打得很棒,错误很少,活干得干净利落。你的拼写也极其准确,只是在这封信中,我发现几处有点小毛病。错误虽不算大,但却改变了我要说的话的准确意思。

错误的:你怎么搞的!小朱,给我惹出这么大乱子。你的这些测量数据又都错了,我这里傻瓜、笨蛋已经够多的了,可没有比你更笨的了,你赶快给我重做,错的地方都给我改正过来,否则我就不客气了!

正确的:小朱,你在这么短的时间里把这么困难的工作完成到这种程度,真是了不起。我知道你的工作压力太大。但我还是有一样事情没弄明白,你是不是没有把测量精度再核对一遍。我似乎觉得有点不对,如果要是真错了话,那恐怕就要把整个事情搞糟。

错误的:你的历史成绩怎么这样低?你哑巴了吗?你是太懒呢,还是脑袋笨?你说话呀,到底是怎么回事?你究竟出了什么毛病?我看你还是快点给我赶上去!

正确的:小牛,你这次成绩册的分数不错!我真为你的学习成绩感到骄傲。只是历史课的分数低了点,但我知道你是能上去的。你的历史课绝不会比其他科目差。

如果你不能采取正确的方式改正一个人的错误,你就会生气,你就会自觉地采取挖苦、讽刺的方式,就会在你的话语中不自觉地出现诸如:愚蠢、懒惰、呆傻、白痴等字眼。你要懂得采用嘲笑的方式所产生的恶果,因为你得不到他真正的悔改,你只能得到他背后切齿的咒骂。

有的经理或者监工在批评下属的时候,常说一些不堪入耳的话,甚至有些高级的执行人员也常有骂人的时候。常言道:骂人没好话,什么话解恨就骂什么话。所以"×××"是经常能听到的最为普通的骂人话,如果这还不够刺激,就会骂出一些随口编造的极为下流难听的话。

说来说去,还是采用表扬的方法改正一个人的错误。这样做。你才不会毁坏一个人的尊严和自尊心,你也给他保留了脸面。善于运用这种方式是需要一段艰苦的学习、理解和忍耐过程的。

令自己人见人爱

与人相处之道,在于无限的容忍。能为别人设想的人,永远不寂寞。

俗话说,萝卜白菜各有所爱。但人们的看法和印象总还是有一些相似之处,例如,人们喜欢诚实的人,喜欢整洁的人,喜欢有礼貌的人,喜欢活泼的人,喜欢嘴甜的人,喜欢乐意照顾他人的人。如果你能够将自己身上的优点加以发扬,而将缺点加以克服,终有一天你就会惊喜地发现,你的朋友多了,而对你抱有好感的人也在不断增加。

一、从问话开始练习

害羞的人,有时连问路寻电话都会觉得不好意思。如时间不多了,你急急忙忙去赶一班飞机,可到了机场,机场里人还是很多,这时你说话--问人家,你主动去问才知道飞机迟飞二十分钟,这样你的问题就解决了。打电话向火车站询问火车什么时间到达终点?问某公司地点在哪里?你主动地向他们询问,他们一定会告诉你。而你的问题也就能得到解决,况且你又看不到他们的脸,没什么好紧张的。

二、从仪表开始培养

佛要金装,人要衣装。当你要出去应酬交友、求职面试、见一位陌生人、参加一个聚会的时候,你觉得这些人不太熟,相当害羞的话,这时你应注意修饰装扮得干净整洁一点,人家对你的印象、看法会好得多。

还有如果你心情不好,睡眠不足的时候,穿西装、打领带,别人一看到你衣着就觉得你够分量。等到你不害羞的时候,你自然就可以随便一些了。

三、从打招呼开始交往

跟陌生人微笑、打招呼是解决问题的有效方法。在街上的时候,一对年迈的夫妇,先生背部后仰、太太则弯着腰,两人走起路来十分吃力。从他们对面走过时和他们微笑着打招呼。他们俩人就说:"我们已经好久没有看到像你这么可爱的年轻人了。现在的年轻人看到我们,不但不打招呼,反而还瞪我们。"

很容易和老先生、老太太和小孩子打成一片,这并不是说和同辈不好相处,而是从这两种人开始,来克服自己害羞的习惯。

有时,你也可以面对路上的乞丐,微笑地给他1块钱,问他:今天的收成有多少?他一定很感激你的关怀,而你自己的害羞也从中克服了。

四、从赞美开始交谈

赞美别人有很多的方法,但是要具体。比如说,你今天作的头发很好看;这件衣服很适合你;你领带的颜色和你整套的衣服很协调等等。

此外,还要懂得如何接受别人的赞美。一般害羞的人,在接受别人的赞美时,都会说:"哪里?没有什么。"也许你是客气,可是别人会觉得不耐烦,会觉得你怎么那么不知趣。如果你很高兴地接受别人的赞美,说声:谢谢!即使别人赞美并不是好意,那也无妨,只要你抓住要点,对方会很高兴的。

五、从偶遇开始寻找

一个男孩子,不能老是关在家里,理由是不利于克服害羞的毛病。你一定要主动地走出家门,走向人群。因为与人接触,容易使你开口说话,增加你的交际能力。你家附近发生火灾,你应该走出去,主动帮助人家,对方自然就会跟你讲话,并与你交往。如果你帮不上忙,你站在旁边,你也可以找机会向人家询问,或者你很自信地站在那里,别人也会来问你出了什么事情。

人生充满了姻缘机会,也许你在踏出家门,走向人群的时候,在有意的偶遇中,遇到了你喜欢的人、你崇仰的人,在和他们真诚相处时,你已经前进了一步。

六、从借物开始锻炼胆量

借别人之口说话,比如两人在一起,批评第三者。而借物说话就是,你读了一本书、一本杂志,把最喜欢的部分讲给人家听,并暗示人家你想跟怎样的人说话。基本上,你喜欢看什么样的书,就会吸引什么样的人,所以你想吸引的人是喜欢心理学的,那么你读心理学;你想吸引喜欢文艺的人,就去读文艺书籍。

有一次在火车上读杂志《读者文摘》,旁边就有人问我,"你喜欢《读者文摘》呀!"我说,"我喜欢看里面的笑话。"他说他也喜欢笑话,他看过什么什么笑话。这样我们就开始聊了起来,彼此就沟通了,这就是借物说话,并锻炼了胆量。

有时候你跟别人在一起,可以用比较开放的话题问对方,最好不要问是或不是的问题,因为对方说了其中的一个,话题就不晓得要如何接下去了,你可以问"你的看法呢?"或者"你觉得……"

七、从闲聊开始引出话题

你可以准备一些你可以谈的话题,如一些名言、一些人物,你看过的电影、戏剧、听过的音乐会等等。有时两人在一起,一句话都不讲,会觉得很尴尬,你愈是不讲愈会觉得害羞,心跳愈快,就愈加笨拙。你从谈话中,可以了解到他对你的话题有没有兴趣,如果他对你的话题没兴趣,你可以坦诚地问他,你对什么问题有兴趣?他说:我喜欢看奥运转播。那你就问:你最喜欢看那一项?这时他也许会很兴奋地说喜欢足球,这话题就可以继续下去,即使你的眼睛注意他,他也会很高兴地与你谈话。但是有些人,你跟他谈喝茶的事,他会把话题转移到跟他太太有关的事情上,那么这时你就要利用他谈话的信息关心他的事,你们之间的谈话同样可以持续下去。

此外,与别人谈话时还需要懂得积极地倾听别人的讲话。倾听别人的讲话的重点,就是要能复述别人讲话的主要内容,你的眼睛要注视他,专心地听。

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