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第23章 忠告十 要做时间的舵手(3)

成功的人与失败的人属于两种类型。前者很主动,后者一般比较被动。积极主动的人计划好一个项目,说做就做,而被动的人计划好一个项目,却打算拖延一段时间再做,或者他总是在最后关头发现“为什么不该去做”的“好”理由。主动型的人想做就做,因而获得自信、安全感、独立自主以及更多的收入。被动型的人往往过度小心,不肯冒风险。这样一来,他们就只能捡到别人挑选完后剩余的东西。被动型的人永远度日如年。

只有养成及时行动的好习惯,才有可能在职海中搏击成功。

凡是应该做的事拖延而不立刻去做,而想留待将来再做的人总是弱者。凡是有力量、有能耐的人,都是那些能够在对一件事情充满兴趣、充满热忱的时候,就立刻迎头去做的人。

当你对一件事情充满兴趣、热情浓厚的时候去做,与你在兴趣、热诚消失之后去做,其难易、苦乐简直无法比较。因为当你充满兴趣、热诚浓厚时,做事是一种喜悦;而当兴趣、热诚消失时,做事是一种痛苦。

拖延往往会生出一些悲惨的结局。恺撒因为接到报告之后,没有立刻展读,遂至一到议会就丧失了生命。拉尔上校正在玩纸牌,忽然有人递来一个报告说,华盛顿的军队已经进展到德拉瓦尔了。但他只是将来件塞入衣袋中,等到牌局完毕,他才展开那报告,待到他立刻调集部下,出发应战,时间已经太迟了。结果是全军被俘,而自己也因此战死,仅仅是几分钟的延迟,就使他丧失了尊荣、自由与生命!习惯中最为有害的,莫过于拖延,而造成悲剧。

要想成为成功的时间管理者,就应该竭力避免拖延的习惯,就像避免罪恶的引诱一样。假使对于某一件事,你发觉自己有了拖延的倾向,你应该急跳起来,不管那事怎样困难,立刻动手做去。不要畏难,不要偷安。这样久而久之,你自能克服那拖延的陋习。要想成功地管理时间,就应该将“拖延”当作你最可怕的敌人,因为它要盗去你的时间、品格、能力、机会与自由,而使你成为它的奴隶。

要医治拖延的习惯,唯一的方法就是在事务当前立刻动手去做。多拖延一分就足以使事情难做一分。“要做,立刻去做!”这是人们成功的格言。

案例

三星公司:沙漏计时器

韩国三星公司是一个有着60年悠久历史的特大型集团,它集电子、机械化工、金融及贸易服务为一体,可以说是世界着名的跨国公司之一。三星公司有20多万名员工,分布在全世界68个国家和地区。1994年,在美国一家杂志上的“世界500家大企业”中,三星集团排名第14位,1997年,三星的营业额达到961亿美元。

与三星集团电子高科技领域的新产品研制开发能力同样闻名于世的是其严格的会议成本控制。会议作为一种必要的工作方式,对于统一认识,集中大家意见,推动集体决策,具有不可替代的积极作用。但,如果会议开得过滥,结果就会有悖于会议的初衷。国际知名管理学家彼得·德鲁克指出,一个企业的经理用超过25%的时间开会,是一种“病态组织的表现”。

因为会议同样会耗费时间和人力,所以也应该计算成本。三星集团每次开会都用与会人员花费在会议期间的时间价值与会议后勤工作等实际经费开支之和来计算会议成本。

在三星公司,与会人员以正常工作水平在相同的时间内所创造的价值总和就是与会人员的时间价值,它由以下三个部分构成:

1.与会者的工资及其从企业获取的其他收入。

2.因开会而少创造的,除工资和其他收入之外的劳动价值。与会者在劳动时间内所创造的价值往往可分为两部分:一是为个人创造的价值,二是为社会创造的价值。

3.因出席会议而引起的一些经常性工作的停顿,相关的管理工作削弱,以及耽误一些重要而紧急的事项,错过一些重要的企业发展的机会和间接地给第二者带来的损失。

此外,会议还需要名目繁多的后勤工作开支,其大致有文件费、资料费、会议用品费、交通费、伙食补贴、出差补贴、住宿费、会场租用费。

由于与会人员的岗位、职务和智力水平不同,因此,他们在单位时间的客观价值标准也不同。这一价值标准也很难一个人一个人地准确确定。但是,每个会议人员单位时间的客观价值可以与其工资水平相联系起来进行考察。在一般情况下,领导者与参加会议人员的工资水平与其时间价值是相当的。这样就可以用会议人员的工资水平作为其时间价值来计算会议成本的基本参数。

三星公司在召开会议时所花费的时间量的价值主要包括下面三个方面:

1.会议人员的工资及其从本企业取得的其他收入部分。这一价值的计算,将个人的平均小时工资与平均小时其他收入之和乘以其实际参加会议人员各个人的时间价值相加,即为参加会议人员的工资及其从企业取得的其他收入值。

2.因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值部分。在任何一个企业中,个人劳动产值总是大于其工资与其他收入之和。否侧,该企业就无法维持再生产,哪怕是简单再生产。一般来说,个人劳动产值应为其工资等收入的3倍以上。在这里取3倍,即因会议时间而减少的个人工资与其他收入之和以外的劳动产值应为上述1项的2倍。

3.因会议时间而引起的经常性管理工作停顿所造成的损失部分。这一部分是价值损失也是显而易见的,举个例子来说,领导者开会时,相关的管理工作就会被削弱,这样,相关问题就得不到及时解决,企业的内外人员也不能得到接见,还会耽误这些人的时间,等等。尤其是,开会还会贻误重大成功的机会。如果拖延了紧急、重大问题的处理,因会议时间而引起的经常性管理工作停顿所造成的损失以上述1、2项之和的2倍计算。

把上面三个方面加起来,就是会议所花费的时间量价值。因此,可以看出,三星公司是非常重视会议这个精神活动所付出的经济代价的,并且,三星注重以提高会议效率来抵消管理工作会议活动的人力与经济投入。

可见,三星集团的会议成本控制可谓到了极致。不仅如此,为了提高会议效率,减少会议成本,据说,三星集团在开会时还使用了一种“沙漏计时器”。沙漏计时器上方漏斗里装的沙全部漏到下方漏斗的时间是30分钟。在沙漏完的那一刻,必须得出结论并无条件地宣布散会。这与韩国起亚株式会社实行的“站立会议制”有异曲同工之妙。在起亚集团总部的会议室里没有沙发和椅子,只摆设了几个讲台形状的桌子。在这里开会,发言者如果说长话就会相应延长站立时间,除自己受累外,还会遭到其他与会者的白眼。

无论是三星集团的“沙漏计时器”,还是起亚株式会社的“站立会议制”,都强化了企业领导者和员工的会议成本观念、时间观念和效率观念,不仅减少了会议的有形和无形成本的支出,而且简化和减少了会议,提高了会议的质量。

就业忠告

三星公司使用沙漏计时器召开会议,说明其有着强烈的会议成本控制观念。他们把会议时间限制在30分钟内,有助于高度集中与会人员的注意力,并使发言人的发言尽可能简明扼要。三星公司的会议时间控制有着科学的理论依据:一般会议时间以1小时为宜,大型研讨会也不应超过2小时。这是因为人的脑力最佳状态只能保持在一定时间内,其产生疲劳感的临界点是1小时。开会时间延长或不能在预定时间内完成讨论,常常是有原因的,有的是当初没有设计好议程,有的是时间上没有控制好。如果会议已经接近结束时间,又没有多余的时间可以利用,至少应像三星集团那样,在沙漏快要结束的那一刻,将已达成的共识及有待商榷的部分,简明扼要地陈述出来,得出结论。

三星集团的沙漏计时器压缩的不仅是会议时间,节约的也不仅是一笔可观的会议后勤费用,重要的是减少了与会人员在开会时间因少创造价值和工作停顿造成的损失,而且提高了会议效率。三星集团会议的做法说明了时间管理的重要性,任何企业都应注重时间管理。

既然时间对我们来说是如此的重要,而我们的时间资本又是如此稀缺,我们就更应该好好地管理时间。但是对于一些初出茅庐的毕业生来说,面对从读书转到工作的环境,多数不懂如何有效地管理时间,以达到最大的工作效益。时间管理的精髓是,制定工作目标,分配工作次序,依计划行事。学习有效地用时间,而非“花”时间。因此,对于一个应聘者来说,学会进行有效的时间管理,提高自己的时间管理能力其实并不是一个困难的问题。

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