学习目标
实用文书是从属于文章学的一个写作分支，并在现实生活中被广大人民群众广泛使用的一种写作文体。它具有悠久的历史，并具有实用和通俗等鲜明的文体特点，本章主要介绍了实用文书的基本要素、写作思路、写作步骤与基本要求。通过学习，使学生对实用文书有一个大致而基本的了解，为学生全面地学习和掌握各种实用文体的写作打下良好的基础。
（第一节）实用文书的基本概念
【知识要点】
实用文书在我国有悠久的发展历史
实用文书是人们在日常工作与生活中用来务实和理事的各种文体的总称
实用文书具有实用性、真实性、广泛性和通俗性的特点
一、实用文书的起源与发展
实用文书在我国有着悠久的发展历史。据古籍古传所载，早在公元前2697年仓颉造字之后，就出现了在礼仪活动中广为使用的祝辞。当时，神农氏为了祝望秋收，在入秋之后便向“八神”作了一篇祝辞。祝曰：“土反其宅，水归其壑；昆虫毋作，草木归其泽。”这是最早只是传说的实用文书了。到殷商时期出现了甲骨文字之后，祝辞的写作便有了明确的记载：“至于商履，圣敬曰跻，玄牡告天，以万方罪己，即郊禋之词也；素车祷旱，以六责躬，则雩禜之文也。”到了周朝，祝辞的内容便有了大的发展，不仅用于祝告神灵，祝告先祖，而且还用以祝告行军作战等行为。春秋时期，卫太子蒯瞆从赵鞅讨伐郑胜时，临战前就曾向祖先作了一篇祝辞，希求战而“无绝筋，无伤骨，无面伤”。自此以后，随着社会的不断变革，祝辞不仅久用不衰，而且逐渐有了发展，不仅使用更加普遍，而且在内容和具体分类上也有较大变化。现在，根据内容划分，祝词可分祝寿、祝事、祝酒三大类。
再以凭证类的契约来看。这种实用文，早在商周时期就已经形成。随着商业的出现和发展，人们的交换活动日趋频繁。为了保证交换效果，交换者就把洽定的事项刻于竹、木简之上，以为凭证，称之为契券，亦即现在所称的契约。周朝的契券又分为两种：一种叫证券，上刻较多的文字，且竹、木简稍长，为买卖奴隶、牲畜所用；另一种叫剂券，上刻较少的文字，竹、木简也相对短些，为买卖农具、兵器所用。春秋以后，随着社会生活的不断发展，人的交换活动的日渐复杂，又相继出现了买契、卖契。这些契券，由官方经办的称为官契，因为要加盖红色官印，又叫红契；由保人经办的称为私契或白契。同时，又根据买卖物的不同，后来又出现了地契、物契、房契、奴契等。随着社会的发展与变革，便由契字逐渐衍生出与契约相近的并具有凭证和规定作用的许多实用文体，如条约、公约、协约、协定以及经济合同等。
所有这些都有力地表明，实用文书在我国有着悠久的历史，它伴随着社会的发展而发展，在长期的社会实践中已经造就了自己的发展历史：种类由少到多；形式日渐完善；内容日趋丰富；用者益加广泛；其在人们日常工作和生活中的作用和地位也越来越显着。
二、实用文书的基本概念
实用文书，顾名思义，就是应对实际需要，用于务实和理事的各种文章，是人们处理日常公私事务时所使用的各种文体的总称。它是随着社会实践的发展而逐步发展并不断完善起来的，是适应社会需要而产生的具有特殊格式的文章的总称，是机关、团体、企事业单位和人民群众在处理各项公务或日常事务中所使用的一种特殊文体，是国家、社会团体进行经营管理的一种工具，是个人从事社会活动不可缺少的一种书面语言形式。
三、实用文书的特点
实用文书作为一种在社会政治、经济等方面发挥着重要影响的写作文体，有着自己独特而鲜明的特点，具体表现在以下几个方面：
（一）实用性
实用文书的实用性主要表现在：实用文书不是供欣赏的文学艺术作品，而是一种书面工具，一种可以凭之务实理事的书面工具。即使某些写得极好的实用文书也可以用来品评赏鉴，但这不是主要的，况且也并非作者的本意。一句话，实用文书的这种“实用”是能够直接作用于受文者的行为并产生具体使用价值的实用。它与文学作品用以影响读者的精神和进行美学教育的作用是根本不同的。
（二）真实性
实用文书的真实性主要表现在：它所反映的内容都是实实在在的，或者说是“绝对”真实的。这种真实主要包括两个方面：一是写作实用文书的根据必须是真实的；二是文章所传达出的意见必须是真实的。总之，必须是有则有，无则无；是一就是一，是二就是二。实用文书的这种真实根本不同于文学作品的“真实”。文学作品反映的内容虽然也来自于实践，也是“真实”的，但那是由作者广泛选取之后又运用艺术手法“创造”出来的另一种“真实”，即“艺术真实”。这种“真实”和原原本本的事实相比，已经有所不同，或者相去甚远。
（三）广泛性
实用文书的广泛性主要表现在两个方面：一是实用文书的行文主体即写作者，是极广泛的，一般是没有限制的；二是实用文书所传递的内容，是无所不包的，个人的、家庭的、单位的、国家的、政治的、经济的、文化的、教育的，可以说应有尽有，极其广泛。
（四）通俗性
实用文书的通俗性，主要表现在它所反映的内容，一般都是通俗易懂的，具有广泛的群众性。而且所使用的语言，也比较平实、质朴，决无艰涩之嫌。
四、实用文书的种类
一般来说，文章的分类是为准确认识、深入研究和具体把握文章的写作规律服务的。同样的道理，对于实用文书的分类，当然也就是为准确认识、深入研究和具体把握实用文书的写作规律服务的。
关于实用文书的分类问题，目前还没有为社会所公认的统一标准。其中，有按实用文书的写作主体分类的，有按实用文书的内容分类的，也有按实用文书的作用分类的。所有这些分类方法，虽然都有一定的道理，但同时都还有某些偏颇之处。由于本书的内容与篇幅所限，我们不计划对实用文书的分类这一理论问题做过多的探讨，而只选取了公务文书、求职文书、职场文书、事务文书、会务文书、礼仪文书、专用文书等一些常用的实用文书的写作规律进行论述，以期对高等院校的实用文书写作教学工作和社会大众的实用文书写作实践有所帮助。
（第二节）实用文书的基本要素
【知识要点】
实用文书有区别于其它文体的基本要素
实用文书有主题、材料、结构、语言和表达方式五个基本要素
一、实用文书的主题
实用文书的主题，就是实用文书直接表明的基本观点。通常包括对于事务和问题的意见、主张、办法、措施等，是文章所表达的中心思想，是作者的思想、观点、情感、见解在文章中的体现。
实用文书的主题是实用文书的灵魂，是实用文书的全部价值所在。换句话说，一篇实用文书如果没有主题，那就从根本上失去了存在的意义。当然，如果有主题，但却是错误的，也同样不会实现预想的实际效果，有时还会产生负效果。因此，评价一篇实用文书对社会的作用，首先要看它的主题正确与否。古人说写文章要“以意为宗”（萧统《文选序》）“以意为主”（范晔《狱中与诸甥侄书》）都是这个意思。
二、实用文书的材料
实用文书的材料，就是形成和表达实用文书主题的事实根据，一般包括人、物、事件、数字以及情况、问题、意见、时间、地点、方法、措施等。正是这些，构成了实用文书的具体内容。实用文书的材料，是实用文书写作的基础。如果没有了材料，那么，实用文书也就不复存在了。
实用文书的材料有如下的一些特点：
（一）真实性
实用文书说到底是务实理事之文。务实，指的就是要面对真实存在的实际事务实际问题，当然需要真实。如果不然，由虚假的材料提出的观点并用以理事，那就根本解决不了问题，产生不了好效果，有时甚至还会产生负效果。
（二）典型性
所谓典型性，就是代表性。实用文书的材料，应该是最能反映事物本质的材料，最能够表明主题的材料。否则，实用文书就不会有用场效果，就不会有力量。
（三）时空性
这主要是指实用文书的材料是具有时间和空间即场合地域的限制的。例如，要考察甲地当前的情况，那就必须以甲地当前的有关材料为依据，而不能以乙地的情况或甲地以往的情况为依据。
三、实用文书的结构
实用文书的结构，就是实用文书内部的组织构造。没有这种组织构造，实用文书就无其型。如果这样，实用文书同样不会存在。再者，实用文书虽有结构，但如果紊乱不堪，也就起不到有效表达主题的作用。实用文书的结构包括三个方面的内容：
（一）行款格式
这是实用文书的外部格式。一般的实用文书，其行款格式大致包括标题、称谓、正文、落款。其中，公务文书还包括秘密等级、紧急程度、发文字号、抄送等项。
（二）篇章结构
这是实用文书的内部组织结构，一般包括开头、结尾、层次、段落、过渡、照应。
1.开头。实用文书的开头方式有：说明式，即文章的开头先对关于主题或对象的有关情况作简要的说明，以便顺利地提起下文；引叙式，为了表达主题的需要，开头先引用有关现成的资料，以此作为提起下文的根据；颂问式，开头先写出表敬的问语或就主题的表达提出设问；概述式，开头先对表达的对象作简要的概括叙述；结论式，开头先写出情况的结论，然后才作具体说明或论述；目的式，开头直接写出写作本篇实用文书的目的。
2.结尾。实用文书的结尾方式有：说明式，在末尾对有关情况或问题进行必要的交待，以引起读者的注意；颂祝式，在末尾对对方表示敬颂或愿望；请求式，在末尾写上请求对方满足某种愿望的话；总结式，在末尾对所表达的主题进行简要的总结；呼应式，末尾写上与开头相对应的话语。
3.层次。所谓层次，是指对文章内容按性质所进行的分类及次序安排。实用文书的层次形式可以分一层式或多层式。一层式，即文章中只有一种性质的内容；多层式，即文章中有两种或两种性质以上的内容。实用文书层次的安排，常用的有五种方法：总分式、分总式、总分总式、递进式、并列式。总分式，即对各种性质的内容先进行总说，然后再逐一分说；分总式，就是逐一分说各种性质的内容，最后再进行总说；总分总式，就是先对各种性质的内容进行总说，然后再逐一分说，最后再进行一次总说；递进式，就是按一定的事理顺序即逻辑顺序安排各种性质内容的顺序；并列式，对性质上没有必然联系的各项内容的顺序，进行灵活的安排。
4.段落。所谓段落，是指表达一定内容的语言单位。其标志是首句从空两格写起。有时，一段的第一句话就是这一段内容的撮要。实用文书的段落的特点是：有时一篇就是一段。多数情况下，是一篇都有若干段。有的段落只有简单的一句话，而且仅是一个单句；有的段落有若干句。实用文书段落的划分从属于内容层次的划分和安排。
5.过渡。所谓过渡，是指从一个内容转换为另一个内容时，所采取的一种语言衔接手段。实用文书的过渡，通常是借助连结性词语。
6.照应。所谓照应，是指行文过程中，后与前的呼应。实用文书的照应有两种情况：一种是正文开头与标题的照应，另一种是结尾与开头的照应。正确地运用照应的手段，有利于形式结构的严谨统一。
（三）逻辑结构
所谓文章的逻辑结构，主要是指论事说理的层次。实用文书的逻辑结构与一般文章的逻辑结构基本相同。归纳起来看，实用文书的逻辑结构有三种：
1.演绎式逻辑结构。所谓演绎式逻辑结构，实际上是从一般推及个别的思维形式。
2.归纳式逻辑结构。所谓归纳式逻辑结构，实际上是从个别推及一般的思维形式。
3.演绎式逻辑结构与归纳式逻辑结构兼而使用的逻辑结构。这种兼用型的逻辑结构，常常用于以总分方式安排内容层次的实用文书。
四、实用文书的语言
语言是人类交际的工具。书面语言是构成文章的基本要素。由此可知，实用文书的语言就是构成实用文书的基本要素。换句话说，没有语言，就不会有实用文书的出现；而没有好的语言，当然也就不会有好的实用文书出现。
实用文书对语言的要求是准确、通俗、明白、生动、庄重。所谓准确，就是指一词一句，一个概念，一个推理，一个判断，都必须有具体事物，并且有确定的含义。因为，实用文书是务实理事之文，如果语言不准确，语出歧义、指事失实，推理判断有误，主题就得不到正确的表达，文章就达不到预想的效果。所谓通俗，就是指语言要大众化，容易明白，便于理解。从反面说，就是不使用生僻晦涩的字、词，不造欧化的句子，不造绕口的句子，竭力避免关系过于复杂的句子。因为，实用文书的对象主要是社会大众，如果不通俗易懂，就难以被人接受。人们不好接受，效果当然也就无从谈起。所谓明白，就是指语言要清晰，使读者能够明白其意，说什么，写什么，要清清楚楚，让人一看便知。从反面说，就是不绕弯子，不故弄玄虚，不模棱两可，不含糊其辞。所谓生动，就是要精炼，要新鲜，要活泼，要形象。所谓庄重，就是指语气要郑重、严肃，要合乎规范。从反面说，就是不随便，不油滑。因为，实用文书具有管理作用，可以作依凭，可以传信息，可以定规约，所有这些，都是郑重而严肃的事情，因而作为其表达媒介的语言，当然就需要庄重、严肃。否则，就会影响文章应有作用的发挥。当然，这是就实用文书语言的总的情况而言的，并不是无论哪一个具体文种，不管什么具体情况，一律都需如此。事实上，具体到每一个文种，都必然有其所侧重的方面。
五、实用文书的表达方式
所谓表达方式，一般是指与写作目的和文章主题相适应的语言表达手段。实用文书的表达手段，就是为实现写作目的和表现文章主题所采用的具体语言手段。这种语言手段，是构成实用文书不可或缺的必要因素。
实用文书的表达方式主要有以下几种：
（一）说明
所谓说明，就是解说或介绍事物性状、成因、功能、关系以及人物基本情况、行为特点的语言表达方式。在实用文书中，说明主要是事务性的，其次是知识性的。说明的主要对象是事，其次是物。说明这种表达方式在实用文书中的作用是解说写作目的及规范条款，介绍事物特征、基本情况以及发展变化等。
（二）叙述
所谓叙述，就是反映事物发展变化过程的表达方式。在实用文书中，叙述的作用主要是对事件的整体进行勾画，对事件的原委加以介绍，对事物的发展变化过程进行反映。
（三）议论
所谓议论，通常是指作者为表明自己的见解、主张、态度，通过事实材料和理论材料进行分析、评价和阐明时所使用的表达方式。议论的主要作用，集中到一点就是直接表达作者对事物的认识的一种证明。
（四）夹叙夹议
所谓夹叙夹议，就是以叙述为主，以议论为辅，从而将两者结合使用的一种方法。这种方式，最大的特点和作用是可以把叙述和论证有机地结合起来。
