所谓简报，就是要把最丰富的内容用简洁的语言表达出来。1981年中共中央办公厅、国务院办公厅《关于整顿内部简报的通知》要求篇幅最长不要超过2000字。
2.反应迅速
简报有强烈的时限性。简报就是要把情况迅速地及时地反映出来。如果简报不能做到迅速反映，那么再简洁、再重要的简报也会因事过境迁而失去作用。
3.形式特殊
简报有固定的版头，在这一点上，它近似公文。但又与公文截然不同：标题没有发文机关，没有文种名称，只有内容摘要。从标题到正文，简报又和新闻报刊十分相似，可以说，简报就是机关内部消息。它既可以仅仅刊载一篇文章，也可以同时刊载多篇文章。它既可以送给上级，也可同时发送给平级、下级机关，行文关系非常灵活。
4.内容丰富新鲜
简报的内容包罗万象，可以反映工作部署和进展情况，可以交流经验和工作方法，可以报告工作中存在的问题，可以传达上级机关的部署和意见，可以表扬先进，批评后进等等。总之，凡是值得参考借鉴的事实动态都可以作为简报的内容加以反映。另外，在内容上，简报要有新意，要反映新情况、新问题、新事物、新经验，能给人以启发借鉴。一般化的东西，陈旧的东西是没有意义的。
5.有一定的秘密性
从性质上讲，简报都有不同程度的秘密性。一定内容的简报只供一定范围参阅。简报的编写工作，大多数是由机要部门或带有机要性质的人员来完成的。简报一般都有秘密标志，一种是在刊头标明密级或注明“内部刊物，注意保存”，一种是在末页注明发送范围。
6.简报与报纸的区别
它们之间的区别是：（1）出版周期不同。报纸需定期出版，或日报或周报；简报则可以不定期出版，时效性不如报纸那样严格。（2）规模不同。一般来说，报纸的规模较大，包罗万象，版面多，内容更丰富；简报的规模小，内容全都是与工作有关的情况，用十六开纸张印刷装订成册，版面较少。（3）阅读对象不同。报纸公开发行，人人皆可阅读，范围很广；简报是内部发行，只是供有关人员阅读，范围较小。内容也不相同，报纸，天南地北的新闻样样可登，追求知识性、趣味性，而简报则主要刊登与本系统、本单位工作有关的情况，追求严谨性、实用性。
7.简报与正式文件的区别
简报与正式文件虽有某些相似，但实质是不同的。现在简报一般不算正式公文，不具有法定效力和行政约束力。上级的简报对下级没有指令作用，不能用来发号施令、部署工作；下级上送的简报，不能代替请示报告，不必由主管领导签发和盖公章。简报只起知照作用，不论对于上级、下级、平级或不相隶属机关的简报，均可不予回应。
二、简报的作用
在机关应用文种中，据有关方面统计，上海市办公厅1985年收到上下左右的文件中，属于国务院规定的正式公文占31.4%，各类简报占56.9%，其他刊物资料占11.7%；发出的文件中，各类公文占39%，简报和资料占61%。这一事实，说明了简报在机关工作中使用的频繁及其重要作用。具体地说，简报的作用如下：
1.上情下达的作用
通过简报，报道本机关决策部门的工作方针、指导性意见，转发上级机关和有关单位的文件、材料，可以使所属单位超越工作条件的局限性，掌握更多的信息，从而及时改进工作。
2.下情上达的作用
通过简报向上级机关反映情况，汇报工作，让上级领导机关和领导人及时了解、掌握本单位的学习、工作、生产等情况和问题，这不但有利于密切上下级之间的关系，以便取得上级机关对本单位工作的指导和帮助，同时还能为上级机关制订政策、措施、改进工作提供参考和依据。
3.交流信息、沟通情况的作用
对内，简报可以交换与本单位有关的各种情况。对外，简报可以与上级、同级、下级等有关单位进行交换，以促进了解，互通有无，借鉴利用。简报还可以给新闻单位送阅，方便记者从中发现有新闻价值的材料，写成新闻报道，从而使本单位的情况通过大众传媒扩大影响。
三、简报的种类
从内容上看，简报可分为三类：动态简报、工作简报、会议简报。
1.动态简报
动态简报，是反映单位动态，为有关部门和有关同志研究问题、决定方针政策和具体措施提供依据的参考材料。动态简报常见的有思想动态简报和业务动态简报。
（1）思想动态简报。即反映各种思想动向，包括新思想的苗头。对社会、组织、家庭、工资、福利等问题的认识与看法，对党和国家各种方针政策的反映与理解等，如《“中间职工”的六种心态》。
（2）业务动态简报。主要是反映与本部门有关的业务动向。如《本周体育赛事》、《今日股市行情》、《部分机电产品市场行情》等。
2.工作简报
用以反映各行业工作的过程、方法、经验问题等状况的简报，大体包括这样几个方面：
（1）反映对党的方针、政策，上级的指示、决定、通知等的贯彻执行情况。如《市郊及各县饮食公司积极行为，贯彻饮食卫生现场会精神的情况》。
（2）反映工作中的经验、教训和问题。每项工作在进行中抓了什么关键，用了什么方法，走了什么弯路，遇到了什么困难，解决了哪些问题，有什么心得体会等，如《××厂实行职工行为的做法》、《消除隐患，做好防火工作》等。
（3）表扬和批评。单位的好人好事好风尚或坏人坏事坏倾向均可用简报予以反映，此外，某些长篇典型调查，也可以压缩成简报予以反映。
3.会议简报
会议简报，是反映会议情况的临时性刊物，一般由会议秘书处或主持单位编写。会议简报大致有会议开始时的“概况简报”，会议进行中的“专题简报”、“典型发言简报”和会议结束时的“成果简报”等。
上述三类简报，是一般性的归纳介绍，实际上各单位根据各自不同的工作特点，还编写了其他类型的简报。
四、简报的格式
简报有约定俗成的书写格式，犹如一张小报，由报头、报核、报尾三部分组成：
1.报头部分
（1）密级。有写“绝密”、“机密”、“秘密”等字样，有写“内部刊物，注意保存”、“供领导参阅”、“请交换”等字样。
（2）份号。与公文的份号相同，印多少份就有多少号，每份一号，以便保存、查找。
（3）简报名称。一般用红色大号字体。可标“××简报”、“××动态”、“××信息”、“××通讯”等等。简报名称应相对固定，不要随便改动，其字体可用印刷体，也可以用书写体，如果内容特殊，需要改变分发范围，可以在名称下加注“增刊”字样。
（4）期数。一般是一年一编号，标“第×期”，也可以在年序号下面再标出版以来的总期号，如标上“总第××期”。
（5）编发单位。一般应写全称，如“××县人民政府办公室编”。
（6）印发时间。标“××年×月×日”。
（7）目录。现行各类简报有的有目录，有的没有目录。
值得注意的是现行各类简报的格式，并非统一格式，一般地报头部分都会有上述七个内容，但排版比较多样，有横版，也有竖版。
2.报核部分
这是简报的主要部分，由若干篇文章组成。每篇都应有标题，正文结束后在右下角把供稿者标注出来，如供稿者即编者可不注，有时在正文之后还可写“编后语”。
（1）标题
它是一份简报内各篇文章的题目。简报的标题写法，十分灵活自由，与报纸上的新闻消息标题相类似。
（2）正文
简报的正文，其写法也十分灵活自由，没有一定的格式，总结现有简报，大致有如下几种写法：
（1）报道式。这种写法的简报文章跟消息的写法相似，全文由导语、主体、背景、结语等新闻要素所组成。
（2）分析式。通过对所要反映的材料进行分析归纳，综合比较，找出事物的矛盾所在和问题的症结，而后提出解决的办法及措施，如《挂账赤字问题应引起重视》首先以数字说明了挂账赤字问题的严重程度，然后逐次分析了挂账赤字的表现形式、主要原因和消极影响，最后提出了明确的、具体的解决办法和措施。
（3）总结式。简报的总结式写法也就是一般意义的总结写法。
（4）汇编式。汇编式写法，开头一段，一般都有一个总的说明性的概括或介绍，再按一定的逻辑，将要反映的问题分为若干个方面，层层展开采写。如《（国务院关于稳定市场物价的通知）和降低四类商品零售价格的反映》就是此类写法。
（5）转摘式。即直接引用有关材料。其形式可以完整地原原本本转抄，也可以根据需要摘录部分材料。
3.报尾部分
报核部分结束后用一横线隔开，在横线下，左端注明发送范围，一方面以此表明收文者，一方面作为机密程度的补充说明。在右端注明本期共印份数备查。
五、简报的编写
出简报有写和编两方面的工作，有的是自编自写，有的只编不写。编写简报应注意“新”、“精”、“快”、“实”四个字。“新”是指简报要反映新情况、新动向、新经验、新问题。“精”是指简报里的文章要简短。运用的材料要精要而能说明问题。“快”是指要迅速及时地编写印发简报，使之发挥应有的作用。“实”是指简报反映的情况要真实、准确、可靠。
编写简报还有一个晕要的工作，就是写编者按。编者按是反映办报机关意向的声音。对一些较重要的有普遍指导意义的简报文章，以及转发其他单位的简报文章，常常在文章前，专门写上一段文字，并在这段文字开头之处，写上“编者按”、“按语”、“按”、“编者的话”等字样。编者按从其内容和作用看，大体可分为四类：
1.说明性按语
针对所发文章的现实意义作简要的说明，文字比较简短。如：编者按：县人大代表组的这一考察报告，全而地介绍了山东省×县实行改革开放的好经验。考察组提出的五项建议符合我县的实际情况。现印发乡（镇）以上的领导同志参考，以推动我县改革开放的深入发展。
这段按语说明了三个问题：一是印发材料的来源；二是本材料的作用及印发目的；三是材料的印发对象。
2.揭示性按语
对于篇幅较大，特别是一些经验性材料，为了使读者便于抓住中心，编者常常摘其要点，在按语中提纲挈领地介绍材料内容。
3.批示性按语
即对选用有典型意义和示范作用的材料时，编者提出简报内容的采用或借鉴的要求。这就使按语具有批示的性质。
4.评论性按语
对文章反映的问题加上必要的评论，或直抒己见，或剖析事理，或揭示事件所蕴含的意义。写作评论性按语，要求片言居要，寥寥数语击中要害，略加评点，还要求褒贬合度，爱憎分明，不可吞吞吐吐，模棱两可。
例文：
“中间职工”的六种心态
长期以来，企业干部习惯运用“抓两头，带中间”的传统方法。但在企业群体人员结构日趋年轻化的情况下，这种方法也有局限性。有的单位虽然抓了两头，却没有把“中间”带起来，失去了抓两头的本意。
目前，处于中间层次的职工有以下六种心态：
一、较多地关心工资、福利及衣食住行，对国家大事、企业前途、发展远景则考虑较少。
二、平平安安做人。“不超人前，不落人后”，人家怎样我也怎样，甘居中游随大流。
三、表现时冷时热。情绪高时表现尚好，稍不如意就闹情绪，发牢骚、讲怪话。有的甚至看破红尘，工作一直没劲头。
四、待人处事以“和为贵”。认为处处给人方便。对自己也方便，绕着矛盾走，“老好人”多。但在大是大非面前，他们有自己的观点，一般不轻易表露出来。
五、能完成各项任务，但不愿多干活，怕说闲话。不主动干重活、难活，不愿抢挑重担，特别是一些社会性义务很少主动参加。
六、能遵守法纪，但缺乏朝气。一般能遵守厂规厂纪，但朝气不足，时常表现出精神不振。
据了解，中间层职工虽然存在以上六种心态，不愿当“出头鸟”，但也不甘心落后，再加上中间层职工是职工中的大多数，因此，充分调动这一层次职工的积极性很有必要，对做好本单位工作关系极大。笔者认为，应研究这一层次职工的心理特征，针对中间职工的不同情况，采取不同的教育和疏导方法，使得中间层次大多数人向先进行列转化，而先进的更先进，后进的跟上来，促使整个职工队伍素质的提高。从这个意义上说，可称之为“抓中间，带后进，促先进”。
（第六节）大事记
一、大事记的含义
大事记是按照时间顺序用简述的方法记录本单位重大事件或活动的一种特殊的记事性文体。它既可以作为机关、单位回顾总结工作和查证历史的重要依据，也可以反映机关、单位的变迁、发展，成为珍贵的档案材料，还可以作为编撰年鉴地方志或个人简历的历史资料。大事记具有如下特点：
1.只记大事
大事记，顾名思义，就是对重大事件，重要活动的记载。大事是一个相对的概念。就一个具体单位来说，所谓大事，是指在一定时间、一定范围内有着重要意义和重大影响作用的事件。当然，一个基层单位的大事，也可能同时是本系统、本地区，甚至是国家大事。划分大事的标准和原则，可参考古人所言：“大事则书，变占则书。”这几类记事的原则，对今天写大事记仍有参考价值。具体来说，以下七项可作为大事记的选择内容：
（1）重大的社会活动，包括政治活动、社会变革对本单位的影响；本单位参与的重大社会活动；本地区的社会动态等。
（2）组织、人事变动，包括本单位的名称、隶属关系及机构体系的变革；办公地址的迁移；本地区、本单位主要领导人的任免、调动；本单位所属干部的奖惩和离、退休及逝世等。
（3）重大的科技、学术活动和创造发明，包括本单位及其下属的重大科技、学术活动；重要的发明创造项目发表的重要文章和著作。
（4）重大的涉外活动，包括出国考察、培训、学术交流，接待外宾、外籍专家、外商和对外贸易等。
（5）发生的重大案件和事件，包括本单位内部发生的火案、要案和重大事故；本地区、本单位之外发生的重大事件在本地区、本单位产生的影响；气象的重大变化，以及遭受严重的灾害与灾后处理。
（6）上下级之间重要的工作活动，包括上级的重要指示和下达的重要文件精神；上级领导人的亲临视察、检查及其提出的主要意见；本单位的重要工作活动，召开重要的会议和作出的重要决策。
（7）重要的信息反馈，包括生产、经营和各项工作的重要信息反馈等。
一个机关、单位每日总要出现各种各样的事情，但要做大事记的内容，必须经过认真的筛选，不能有闻必录，有事必载。只有涉及一个机关、部门、单位的主要工作情况，或者围绕一个方面的重大问题，才能选为大事来记载。
2.客观纪实
大事记是一种特殊的记事性文体，具有纪实性的特点。撰写大事记必须尊重事实，要反映事物的本来面目，既不可夸大与缩小，更不能杜撰。大事记是用简述的方法来记录的，它不求细致，只要求将主要事实、时间、地点、人物、事件写清楚。对所记的事，不作出任何评价。不褒不贬、不爱不憎，力求客观自然。因而，大事记是排斥描写、议论、抒情，叙述也是最简要的叙述。语言朴实、简洁、通俗易懂，形式要条文化，可写成提纲式，但不要文章化，无须起承转合。
3.以时系事
