第18章 实用文秘英语(1)

本章学习重点：

掌握电话处理过程中常用英语对话词句及对话方式

掌握日常事务处理中各项工作的英语表达方式

掌握会务管理过程中一些常用英语的使用

主题词：电话处理日常事务处理会务管理

第一节 电话

一、接听电话

1·常用词句

Hello！AAA Company· Can I help you？您好，这里是AAA公司。我能为您做些什么？

Good morning，AAA Industries·May I help you？早上好，这里是AAA公司。我能为您做些什么？

Hello！Pepsi Group，This is Luo xi· What can I do for you？您好，这里是百事集团，我是罗茜。我能为您做些什么？

Who shall I say is calling？请问您是哪一位？

Can I have your name，please？请问您怎么称呼？

Hold on，please· Ill see if hes free in· 请等一会儿，我去看看他现在是否有空。

Just a moment，please· Hell be here right away· 请稍候，他马上就来。

Ill put you through to the president· 我把电话接给总裁。

Its ringing for you· 您的电话已经接通了。

Extension 3218，please· 请给我接分机3218。

Connect me with the Accounting Department，please· 请给我接会计部。

Hello！May I speak to Mr· Smith？喂，我想找史密斯先生谈话。

Yes，Smith Speaking· 是的，我就是史密斯。

Hello！Mr· Johnsons secretary of Kent calling· 您好，我是肯特公司约翰逊先生的秘书。

2·范例

S：Good afternoon· This is Sarah Hays，Mr· Luos secretary·

K：Good morning，Ms· Hays· Is Mr· Luo in？

S：May I ask whos calling？

K：This is Werner Kennedy，Mr· Peters secretary of Extell· Ms· White wants to speak to Mr· Luo·

S：What is it about？

K：Its somewhat confidential，Im afraid·

S：OK· Just a moment，Ill check to see if Mr· Luos free·

K：Thank you·

译文：

S：下午好。我是罗先生的秘书莎拉·海斯。

K：海斯女士，下午好。罗先生在吗？

S：请问您是哪一位？

K：我是爱克斯特尔公司彼得先生的秘书沃纳·肯尼迪。怀特女士有话要和罗先生说。

S：是有关什么的呢？

K：这件事恐怕是机密的。

S：那好，请稍等一下，我看一下罗先生是否有空。

K：谢谢。

二、通话人不在或没空的情形

1·常用词句

Im sorry Mr· Peng is out right now· 很遗憾，彭先生现在不在。

Im afraid hes away on business at present· 恐怕他现在外出办事去了。

Im terribly sorry Mr· Brents in conference at the moment· 太遗憾了，布伦特先生现在在开会。

Im so sorry Ms· Mary is with a client right now· 很遗憾，玛丽女士正在和客户洽谈呢。

Im sorry to tell you that Mr· Kramer has completely snowed under these days· 非常遗憾地告诉您，克雷默先生这几天一直都很忙。

He is on the other line at the moment· 他正在接听电话。

Please dont hang up(ring off)· Mr· Smith is on another line now· 请别挂断电话，史密斯先生正在接另一个电话。

Can you tell me when hell be back？请问他何时回来？

Ive been trying to get her all day· What time do you think shell be free？我整天都在找她，请问她什么时候有空？

(10)Im afraid he wont be back until this Saturday· 恐怕他本周六才能回来。

I think hell be available at 5：00· 我想他5：00就有空了。

May I take a message？/Would you like to leave a message？有什么需要转告的吗？

Can I ask her to call you back？需要我告诉她回您的电话吗？

Where can he contact you？他该怎么与您联系？

What number is your calling from，please？请问您的号码是多少？

Would you like him to ring you back later？需要他给您回电话吗？

Can you tell me what its about，please？请问您有什么事吗？

I have something urgent to tell Mr· Peng personally· 我有一些急事要亲自告诉彭先生。

May I put you through to Mr· Green？Hes the vice president· 我可以把电话转给格林先生吗？他是副总裁。

Would you tell him to give me a ring(to call me back later) when hes back？请你转告他，他回来后给我打个电话好吗？

Would you mind calling back around 4 oclock？可否麻烦你在四点左右再打来一次呢？

May I transfer you to someone else in our department who can deal with the matter？我们部门还有人能处理这件事，可以把电话转过去吗？

2·范例

实例

J：Id like to speak to Mr· Johnson· Is he there？

S：Im sorry， sir，but hes just stepped out· Would you like to leave a message？

J：Never mind· Ill call him again later· Just tell him there was a call from Mr· Jack· What time would you suggest that I call him again·

S：Well， he usually gets back at about 1 oclock，But it would be better if I have him call you· What is your telephone number？

J：Im at Room 1306 of the Sunny Hotel· I dont know the number offhand， but you can look it up easily， cant you？

S：Yes，of course， Mr· Jack· Ill have Mr· Johnson get in touch with you as soon as he comes back·

J：Thank you， Bye-bye·

译文：

J：我想请约翰逊先生听电话，他在吗？

S：对不起，他刚出去。您要不留个话？

J：没关系，我回头再打来。请转告他有位杰克先生打过电话来，你认为我什么时候打来比较方便呢？

S：唔，他通常一点钟左右会回来的，但是最好由我请他回电话给您。请问您的电话号码是什么？

J：我住在阳光酒店1306房间。我手边没有它的电话号码，但是你很容易查到的，对吗？

S：当然可以，杰克先生。只要约翰逊先生一回来，我请他立刻与您联系。

J：谢谢你，再见。

实例

S：AAA Corp· May I help you？

J：Id Like to speak to Mr· Brent，please·

S：Who Shall I say is calling，please？

J：This is Mr· Smith from the IM Company·

S：Im sorry，Mr· Smith，but Mr· Brent is not in at the moment·

J：When will he come in， do you know？

S：I suppose he wont be in until 12：00·

J：May I leave a message？

S：Certainly·

J：Please ask him to give me a call as soon as he returns， He has my number·

S：Very well，Mr· Smith，Ill do that·

J：Thank you· Bye-Bye·

译文：

S：这是AAA公司。您有什么事？

J：我想和布伦特先生通话。

S：可以告诉我您是哪位吗？

J：我是IM公司的史密斯先生。

S：对不起，史密斯先生，布伦特先生此刻不在。

J：他什么时候回来，你知道吗？

S：我估计他要到十二点才回来。

J：我可以留个口信吗？

S：当然可以。

J：他一回来就请他给我回电话，他知道我的电话号码。

S：可以，史密斯先生，我一定转告。

J：谢谢你。再见。

打电话的技巧

1·说明身份

(1)在电话上说明自己是谁时，姓名前不加Mr·/Ms·/Miss·/Mrs·等称谓，而是让对方从声音上辨别自己的性别。

(2)在说明自己是谁时，一般不用I am…或My name is…，而用This is…或省略形式来表示。如：

①This is Thomas Conine，Ms· Mao Dis secretary· 我是毛迪女士的秘书托马斯·康妮。

②Apple International· John Smith speaking· 这里是苹果国际公司。我是约翰·史密斯。

③Good morning· Sarah Green here· 上午好，我是莎拉·格林。

2·号码读法

(1)在念电话号码时，中间应有所停顿，这比一口气把所有数字都念完的效果好。如：82360152应在念完8236后，稍微停顿一下再念0152。

(2)电话号码中的数字0既可念成［u］，即字母o的读音，也可念成[ziru]，即单词zero的读音。

(3)两个相同的数字在一起时，既可分别读出这两个数字，又可以在数字的前面加double。如：63220312既可念成six-three-two-two-zero-three-one-two，也可念成six-three-double two-zero-three-one-two。

(4)三个相同的数字在一起时，既可分别读出这三个数字，又可以在数字的前面加triple。如：22209156既可念成two-two-two-zero-nine-one-five-six也可念成triple two-zero-nine-one-five-six。

(5)接电话时，可以首先报出自己的电话号码，以便对方核实。如：

Good morning· 8236-0152·上午好，这里是82360152。

(6)打电话时，可以首先核实一下对方的电话号码。如：

Hello· Is that 6322-0312，please？您好，请问您是63220312吗？

三、时间读法

日期的读法，英美之间有一定的区别，如10月2日，英国人读作the second of October或October the Second，而美国人一般读作October Second·

时刻很少用a quarter past ten，seven to six，half past four之类的表达，多数情况下直接按顺序读出小时、分钟即可。如：

10：15读作ten fifteen。

5：53读作five fiftythree。

4：30读作four thirty。

11：00读作eleven oclock。

第二节 日常事务处理

一、处理信函

1·常用词句

Am I right in handling these letters， Mr· Kent？肯特先生，我处理这些信件的方式对吗？

As secretary here， you will assist me in my daily routine，including dealing with correspondence· 作为秘书，你要协助我应付日常事务，包括处理信函。

Mr· Black，Id appreciate it if you would look over these letters before you leaving today· 布莱克先生，请您在今天走之前过目这些信件。

Please send an e-mail to Mrs· Williams and telling her that she will be invited to my office about payment for goods at 10：00 a· m· this Tuesday· 请给威廉姆斯夫人发封电子邮件，说本周二上午10点我邀请她到我办公室商谈货物付款事宜。

2·范例

实例

K：Well，Miss Luo· I have a letter I would like you to prepare· Could you take care of it now？

S：Yes，Mr· Kent· Would you like it typed or handwritten？

K：Type it please· Its a business letter·

S：I see· Shall I type it on our company stationery in the usual business letter format？

K：Yes，it would be best· But dont forget to polish it a bit and make the ideas more concise and clearer before typing·

S：Yes，Ill see to it·

K：All right· Any other questions？