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第28章 不同的场合说不同的话(8)

2补偿

当客户提出的异议有事实依据时,您应该承认并欣然接受,强力否认事实是不明智的举动。建议您给客户一些补偿,让他取得心理的平衡。世界上没有一样十全十美的产品,当然要求产品的优点越多越好,但真正影响客户购买与否的关键点其实不多,补偿法能有效地弥补产品本身的弱点。

得罪顾客是推销人员的大忌。因为,每位顾客的背后都站着许许多多的你的潜在顾客,他们都在望着你对最前面的那位顾客的言谈举止,从而决定自己的进退。

打电话的注意事项

电话是现代化的通信工具,可以及时传递信息,沟通情况,交流感情。

许多人天天用电话,但是如何使用电话,其中含有许多礼仪。

在你给别人拨打电话的时候,为了显得有礼貌,避免引起对方的不快,要注意如下几点。

(1)注意语气、语调,内容简单明了

使用电话主要是利用言语来沟通,对方看不到你的姿态、动作和表情,只能透过你的言辞和语音来判断和理解。因此,就要求你注意语言使用的方式,特别是语调、语气与所表达的意思相协调。

使用电话,还应当注意说话简单明了,不可时间过长,以免占线时间太多,影响他人的通话。

打电话之前,先整理好资料,这样可以使你的谈话更加精炼,并且能给人以井然有序的印象。

如果你要同对方谈的内容很长,先问问对方方便不方便。如问:

“您现在忙不忙?”

“要五分钟才能讲完,您介意吗?”

对方回答是肯定的:“请讲。”

“我不忙。”

则可以让对方先稍等一会儿。

若对方回答:“对不起,刚好没有时间。”

应该另约一个时间打电话或以最快速度把要点说出并告诉他:“以后再详谈。”

(2)打电话时,对对方要有礼貌

开始先问好,说完以后要道谢。如果对方是你的长者,或是你的上级,通话结束后,应当待对方挂断以后,你再挂机。

如果是给不相识的人打电话,一般应先做自我介绍,说清打电话联系的意图。

如果你要找的人不在,也要有所表示,或者请对方帮助招呼一下,或者请对方转告,都应表示感谢。

如果你拨错了号码,应当主动向对方道歉。如果是对方拨错了号码,你也要有礼貌地说明,不要只说一句“打错了”,就挂上。

(3)有礼貌地回应过滤电话的人

你可能有多次无法直接和本人通话的经验,但不要觉得沮丧,每个人都曾有过这种经验。此时先向接电话的人解释你的来意,如果事情紧急也可告诉他。大部分的秘书或助理具有高度判断力来处理它,且会对你有很大帮助。因此,当别人在过滤你的电话时,尽量友善诚实地作答,不愿留话是不好的,也不要说:“没关系,我再打来。”就挂上电话。同样的也不应该询问答话者的姓名,“你是谁啊?”如果你真的想知道对方是谁,试着换一种热诚的方式:“我是李娟娟,我可以请教你的名字吗?”来表达。

(4)打电话时应全神贯注

接听电话时,你应该停下手上的其他事情。若是电话铃响起时你正在和别人谈话,你拿起听筒前,就应停下眼前的谈话,别手拎着话筒,继续未完的谈话,让电话那端的对方“旁听”。你应该让通话对方感觉到,你自始至终都在聚精会神地与他对话,而不是哼哼哈哈地应付他。

打电话时,请不要忙着喝水、呷咖啡或吃什么别的,以免对方听到你这边“动听”的吞咽或咀嚼声。最好也不要同时吸烟,因为你的“长吁短叹”会让对方搞不清是因为听了他的某句话,抑或是你的一口烟引起的。总之,一切令对方觉得你心不在焉的事情,都请不要去做。

当你接听电话时,请别让你左右的同事插进来跟你说话,也不要把一些并不紧急的文件拿在面前稀里哗啦地翻。否则,对方会揣摩着,你是否正不耐烦,把他的电话当成了干扰你正常工作的骚扰电话。

对你的客户来说,最糟糕的经历莫过于打电话到你的公司时,被你的同事当作陌生人对待。在与你的合作中,他或许已感受到自己在你工作中的重要地位;可和你同事接触后,他会以为你的公司根本没把他放在眼里,前面的好印象也随之大打折扣。

尤其是当你的电话机或工作岗位周围有临时工或新来的同事时,你更得注意“安全系数”。因为有些时候,你的客户听了这些未经关照的人接的电话,多半会被折磨得要去疗养几个星期,因为他从你的新同事那里听到的是“一问三不知”式的答复,或是连珠炮式的反问:

“您找穆勒先生啊?穆勒先生知道您是谁吗?噢,您是他最大的客户。您能再说一遍您的名字吗?不行,我不知道怎样才能找到穆勒先生。我也不清楚您讲的这笔业务。我只是个助理。要么您下周再打电话来吧,那时穆勒先生会在公司了,但请别在周一打来,好像他一整天都要开会的。星期二他会去参加交易会恐怕不行,我不能保证他一定给您回电话。我不知道他别的日程安排。要不,您在暑假过后再试试联系他吧。对了,您叫什么来着?”

(5)慢慢挂上话筒

谈话最后要让电话那端的人听到自己名字“再见,李小姐”后才挂断,不要在对方耳朵边摔听筒,好像用力把门摔在某人鼻子上一样。

打电话与面对面谈话有所不同

电话交谈与面谈不同。面谈的时候,对方就在眼前,有以下两个特征:

①可以利用言语以外的表达方式。

②彼此共处于同样的状况。

但是,电话中的应对,虽然也是彼此谈话往来,对方却不出现在自己面前。

所以,电话应对的特征是:

①只借助言语来传达意思。

②对方的情况看不见。

某公司有一个误拨的电话进来,接电话的人只说一句“不对”,就把电话挂了。紧接着,同样的人再度误拨电话过来,他粗里粗气地说:“不对啊!”咔嚓一声,又把电话挂掉。

这是因为对方不在眼前,才有的疏忽。如果对方在自己面前,绝对不会有这种不礼貌的行为。如果一开始就能客气地问对方说:“请问您打的电话号码,这里是……”应该就可以避免第二次的失误。避免电话中的应对疏忽,简单地说有下列几种方法。

(1)利用看不见对方的特点

想要挂断喋喋不休的电话时,可以说:“对不起,现在有一个长途电话进来。”有时说说谎也是应变之道。反正对方看不见这里的情况,这样的谎言是可以原谅的。

(2)考虑原则的应用

电话的应对中,原则上打电话与接电话的一方都要自报名称。但是,如果双方同时报自己的名字,就撞在一起了。

所以,接到电话时,都会先问:“请问是哪一位啊?”

这样便可以预防对方忘了说自己的名字。

(3)清楚又带有关心的应对

电话应对虽说要简明扼要,但若过于冷静,双方的意气就不能相投。所以,一边想象对方的情况,一边以热切的口吻来应对最好。

得体地应对不愿报姓名的打电话者

小可拿起电话筒,对方招呼不打就粗野地说:

“宋经理在不在?”

问他是什么人时,竟然回答:

“只要叫宋经理来接电话就可以了!”

“好的,您是?”

“到底在不在啊?”

“真是没礼貌的家伙!”心里一股火,却又不能向来历不明的对方大声怒喝,这种情况该如何应对?

(1)找出对方不报名姓的原因

因为有事才会打电话,所以报自己的名字是一种礼貌。

当然也有人只是疏忽掉而已,如果因此而不友善地责问:“你是谁啊?”会造成对方的不快。所以,当对方不报自己的名字时,要考虑是否是下列原因之一:

①只是一时疏忽。

②私交很好,不必通报姓名。

③生气得连报自己名字都省了。

④基于某些原因,不想说出自己的名字。

不要因对方不通报自己的名字,就表现出责难的态度,必须仔细地猜测对方的情况。

(2)告诉对方“不说名字会被责备”

小可是资深的职员,在这种情况下,就把情绪一转,用沉静的语调说:

“对不起。经理正在开会,如果您有急事,我会为您转过去。但是,您如果不说明是谁,我会被责备,所以,真对不起,请您……”

听了这么婉转的说明,对方应该会说自己是谁了。

只是一味地急着问“你是谁?”可能会令对方更不愿意坦白地告诉你,这一点要好好反省。

避免对方在电话中说起来没完

工作中,如果来了一个话讲得没完没了的长电话时,会叫人不由得焦急起来。有时候,还会使工作没办法进行下去。

现在,小成正积极准备下午三点开会用的资料,突然桌上的电话响了。原来是客户打来查询的电话,但是,对方的谈话一点要领也没有,杂七杂八讲个没完。

家里的电话想怎么长谈都没关系,但是,公司的电话是大家所共有的,不可以依自己的喜好而谈得没完没了。彼此应该留意简单与扼要的原则。

所以,没有必要理睬这种长舌电话。原则上,同这种人要求简洁地把问题讲明,并没关系。

但是,如果告诉他“现在正忙着”,而把电话给挂掉,依对方那种小心眼的个性,恐怕以后会故意找麻烦,真想赶快挂掉电话,但是该怎么说?

因为对方是重要的客户,而且是难以相处的客户,做到如何不伤害影响到对方的情绪,又能赶快地挂掉电话,才是最重要的。

(1)假装有急事而结束谈话

首先要利用电话谈话时,对方看不见的优点。当对方的话告一段落时,故意稍微大声地说:“啊,对不起!”

当对方说“喂?”“什么事啊?”的时候,就说“现在我必须到厂商那儿啊!”这时候说说谎也能应急。

不过,这个方法经常有人使用,所以,较好的托词是:“现在,我有一个紧急电话进来,实在抱歉。”

若是对方也反问说:“我这边也是紧急电话啊!”

就同对方表明:“那么,请您简短地说好吗?”

这种应对方法绝对不可以说得心虚声弱,要像煞有介事地大声通报。

(2)将对方的话做个小结,并确认其意图

反问对方电话的要点,做个小结论,以缩短对方的谈话。

“是不是要查询契约的事?”

“那么,您指的是A、B、C哪三个要点?”

赶快随声附和对方,这样对方也会觉得意气相投而大为欣慰。

更圆滑老练地过滤电话

在今天这种繁忙的社会里,几乎所有决策者都会请公司员工代接电话。这种做法通常会令人感到决策者遥不可及,员工都处在警觉状态里。

因为过滤电话的做法,可能会引起打电话者的反感,因此,你必须得更圆滑老练地应付。告知他们要找的人不在或无法接听电话前,若只是单纯问对方说:“你是哪位?”可能会激怒对方,如果他们要找的人在,但要先知道对方是谁时,试着用较软的口气说:“是的,他在,我是否可以告诉他谁打电话找他?”或许他只接听某些人电话时,你可以说:“他现在离开座位,是否请你留下姓名及电话号码,我会请他回电。”但如果把电话号码及姓名告诉他时,而他未回电,这种行为也颇没礼貌,等于告诉打电话来的人,他们不是什么重要的人物。

如果他们要找的人正好外出,你不必向他们解释他的去处,只要这样回答即可:“张经理刚好离开办公室。我是马丽,很乐意为你服务。”

尽量不要让打电话来的人知道某人出差,除非他们两人很熟。这样做的原因有二:第一,某人去哪里不关他们的事;第二,你可能正在告诉一个陌生人他家正在唱空城计。

回话时也别太深入涉及私人问题:“很抱歉,他现在正在洗手间”或“很抱歉,她刚生完小孩,有点手忙脚乱,可能要离开一阵子。”或“不,李先生刚离婚,今天心情不好。”不要觉得好笑,以上的例子经常发生在我们的身边。

避免使用“他还没进来”或“她已经离开几天”之类的话语,这样会让对方感觉不好,不管任何时间打来,要找的人永远“不在”。

当你留言时,最好能包含对方姓名、电话号码、公司名称、对方职位、或其他任何有助于了解对方打电话来的目的的蛛丝马迹。能做完整留言,对单位或同事都会有帮助的。

你可以要求你的经理提供一份不需过滤的名单——家人、朋友、事务代理人等,作为你的行事依据。最好每天早上先请教上司,他在等谁的电话,这些电话必须马上接通,并要求主管明确告知什么情形属于紧急事件,可以转进去。

当然,你应该听得出常打电话来的人的声音,这时候,你可以不必再问对方是谁,有什么事,只要直接告诉上司是谁打来的即可。

如果上司指示你事先查明来电者来意时,你可以说:“我是不是可以告诉张副总你找他什么事?”或者说:“抱歉,罗先生,张副总现在不在,请告诉我有什么事,或许我帮得上忙。”

如果你温文有礼地请教别人问题,相信对方也会很有礼貌地回答。但偶尔也会碰上一些不礼貌的人不愿回答你的问题。遇到这种情况也不必生气,只要当作你在做分内的工作就好了。如果上司指示你要记录来电者的姓名时,你就有权利及义务,坚持来电者必须呈报姓名。你可以提醒他们你只是在执行任务:“很抱歉,如果你不留下姓名,张副总根本不会接听电话的。”

假如来电者仅仅通报自己姓名而拒绝告诉你打电话的目的时,你该怎么办?他们可能会说:“他知道我要做什么。”或“和你有什么关系?”甚至说“不要管我是谁,请他来听电话。”比较好的反应应该是“很抱歉,除非让他知道你来电的目的,否则他不会接听电话的。”

不要让这些巨大的压力把你吓坏了,反而变得粗野无礼。记住,如果来电者真有很重要的事,一定会告诉你他的目的。继续保持电话礼节,以便得到你所需要的信息。

难言之时学会巧开口

当我们遇到麻烦事想求助他人时,会觉得不知怎么开口,毕竟有些不好意思。而事实上,只要掌握了一定的口才技巧,就不会觉得开口是件难事了。

难言之时如何开口,以下几点对我们可能有所帮助。

(1)借他人之口替自己说话。

在西安事变前夕,张学良和杨虎城频繁晤面,都有心对蒋介石发难。可在对方没亮明态度之前,谁也不敢轻易开口。时间越来越紧张了,可双方都是欲说还休。杨虎城手下有个共产党员叫王炳南,和张学良也是旧识。在又一次晤面中,杨虎城便以他投石问路,说道:“王炳南是个激进分子,他主张扣留蒋介石!”张学良及时接口道:“我看这也不失为一个办法。”于是,两个将军开始商谈行动计划。

(2)在幽默的玩笑话中倒出事实。

庄重严肃的话题会使人紧张慎重,而轻松幽默的话题,往往能引起感情上的愉悦。在条件允许的情况下,最好能把庄重严肃的话题用轻松幽默的形式说出来,这样对方可能更容易接受。

一个刚毕业的大学生在一家外资企业工作,在较短的时间内,连续两次提出合理化建议,使生产成本分别下降10%~20%。领导非常高兴,对他说:“好好干,我不会亏待你的。”

这名大学生当然知道这句话可能意义重大,也可能不值一文。他想要点实在的,便轻松一笑,说:“我想你会把这句话放到我的薪水袋里的。”领导会心一笑,爽快应道:“会的,一定会的。”不久他就获得了一个大红包和加薪奖励。

面对领导的鼓励,大学生如果不是这样俏皮,而是坐下来认真严肃地提出加薪要求,并摆出理由若干条,结果可能会正相反。

(3)转个弯子,套出对方的话。

有时,一些话自己直接说出来显得很难为情,这时,绕弯子,让对方开口无疑是好办法。

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