掌握谈判活动中的基本礼仪要求
为了成功地进行商务谈判，必须要了解和掌握一些基本的礼仪要求，至少做到如下几点：
1．按章办事、依法办事，千万不可感情用事
有些人认为对方代表是认识的人、了解的人、关系密切的人，就有求必应，满口承诺，不好意思拒绝，也不好意思提出一些条件，这些都是感情用事的表现。商务谈判中所涉及的一切实质内容，必须从商业活动的实际出发，该怎么办，就怎么办，不能迁就，不能简单从事，更不能图省事而简化手续。在商务谈判活动中，不要崇洋媚外，也不能轻信漂亮的言词，一切以事实为根据按规律进行。
2．按约办事，信守承诺
如果遇到重大突发事件，必须更改合约时，要事前与对方协商，取得对方的同意，最好要有书面材料或文字为据。信誉是商务谈判的核心，也是商务谈判礼仪修养的关键点。无信誉的商务活动只能是一槌子买卖，而且仅这一槌子很可能就是致命的失败。要树立信誉高于一切的观念，宁可赔本，也要坚守信誉，只要信誉在，这次亏了本，下次就有可能赚回来，或许还会赚得更多。如果失去了信誉，在短时间里是无法再重新树立起来的。所以，商务谈判中的信誉比赚钱更重要。
3．严格遵守时间
进行商务谈判时，按照事前约定的时间，必须准时到达谈判地点。这可是分秒必争的事，千万不能马虎。在现实经济生活中，有很多这样的事例，就是由于耽误了几分钟时间，一大笔生意就被别人抢走了。在商务活动中，时间观念必须恪守不移，什么时间发货，什么时间付款，必须按照合同规定严格遵守，不得以任何理由拖延。
万一出现特殊情况，货或款要拖延几天，就要主动要求按照合同规定接受罚款处理或赔偿。
4．注意文明
当然，文明经商有广义和狭义之分，广义包括的内容很宽，这里主要就狭义而言，即举止文雅，行为文明，语言得体。前几年报端曾经披露过这样一条消息，说某一家乡镇企业的厂长与外商谈判一笔生意，本来生意已经基本上谈妥了，但是，由于这位厂长在不经意的情况下，当着外商的面随便吐了一口痰，外商立即要求终止谈判，好端端的一笔生意最终因为一口痰而告吹。所以，随地吐痰，随地丢弃废物的习惯很不好，有损于我们在商务活动中的形象，应该在商务活动中和日常生活中注意克服和改正。
谈判前要做好必要的准备工作
在初次商务谈判活动中，必须深入了解对方。
这里所说的商务谈判，不是指一般的商业零售活动，而是指商务活动中的批发商与销售商、商场、商店以及商业公司与生产企业或公司间的买卖活动。
了解对方的方式很多，如交谈、询问、调查、查找有关资料、实地考察、通过有关部门查询等。通过这些方式，掌握对方目前的经营状况、信誉程度、地理位置、交通状况、发展潜力、发展规则等。对商家来说，还要特别注意了解厂家的产品质量、花色品种、成本情况以及数量等。有人认为，商务谈判活动就是一手交钱一手交货，没有什么礼仪可讲。这种认识是浮浅的，是对礼仪缺乏认识。事实上，大宗的商务谈判活动，钱与货的易位不是同时进行的，中间还有一个很大的时间差，即使是钱与货的易位同时进行，商品买卖实质上是人们行为的交换，是当事人的行为交换，是劳动的交换，所以必须体现出人们相互间的各种关系来，这样就必须做到相互了解，相互尊重，平等、互惠互利，这本质上就是礼仪的要求。
正式的谈判进行前，要先制订谈判计划。谈判之前要做好准备，有关的资料要预备齐全，在一些关键问题上，必须反复思考成熟，细节问题也不能忽略。在制订谈判计划时，首先要做到知己知彼，即先要弄清本方在该次谈判中的目标是什么，然后要通过各种渠道设法去搞清对手的谈判目标是什么。明确了对方的谈判目标之后，要进一步仔细分析双方的目标构成，通过对比分析出双方利益一致的地方和有可能产生分歧的地方，以便我们在进入正式谈判时采取不同的对策。
因为，在正式谈判开始时，首先把双方利益一致之处提出来，请双方核实确认。这样做的好处是能够提高和保持双方对谈判的兴趣，也能增强双方积极投入谈判的信心，为谈判的成功打下良好的基础。对于双方利益需求不一致的地方，则要在制订谈判计划阶段加以周密思考，想好一切对策，并在谈判过程中通过双方“交锋”，充分发挥各自的思维创造力和想象力来谋求使双方都满意的方案，实现谈判的各自目标。
另外，要建立谈判关系。在正式谈判之前，就要与对手建立起良好的关系，也就是要建立一种双方都希望的、良好的谈判环境之中所具有的关系。这种关系是使谈判顺利进行的保障。
通常情况，人们都愿意与自己比较了解、信任的人做生意，而不愿意同自己不了解、更谈不上信任的人达成什么协议。当双方都已相互了解，并且建立了一定程度的信任关系时，就会减少双方之间的戒备心理，从而提高合作的可能性。
商务谈判会应遵守的礼仪
谈判会是重要的商务活动。一个成功的谈判会，既要讲谋略，更要讲礼仪。
1．谈判会的礼仪性准备
安排或准备谈判会时，应当注重自己的仪表，预备好谈判的场所、布置好谈判的座次，并且以此来显示对于谈判的重视和对于谈判对象的尊重。
谈判会是单位和单位间的交往，所以应该表现的是敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上，要有严格要求，如男士不准蓬头垢面，不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型，化淡妆。摩登或前卫的发型、染彩色头发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品，都不可以。
由于谈判会关系大局，所以在这种场合，应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫，配肉色长筒或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。
2．谈判会的座次安排
如果担任东道主安排谈判，一定要在各方面利用好礼仪这张“王牌”。在谈判会的台前幕后，恰如其分地运用礼仪，迎送、款待、照顾对手，都可以赢得信赖，获得理解、尊重。
在谈判会上，不仅应当布置好谈判厅的环境，预备好相关的用品，而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。
座次问题在举行正式谈判会时，必须予以重视。只有小规模谈判会或预备性谈判会，才可以不用讲究。
举行双边谈判时，应使用长桌或椭圆形桌子，宾主应分坐在桌子两侧。桌子横放的话，应面对正门的一方为上，属于客方。桌子竖放的话，以进门的方向为准，右侧为上，属于客方。
在进行谈判时，各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则，依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。如果有翻译，可以安排就坐在主谈人员的右边。
举行多边谈判时，为了避免失礼，按照国际惯例，一般要以圆桌为谈判桌来举行“圆桌会议”。这样一来，尊卑的界限就被淡化了。即便如此，在具体就坐时，仍然讲究各方的与会人员尽量同时入场，同时就座。最起码主方人员不要在客方人员之前就座。
举行签字仪式，是合约、协议生效的必经步骤，也是礼仪性极强的一项活动。
举行签字仪式时，位次排列的讲究是：签字桌横放，客方签字者面对正门居右而坐，主方签字人则应对正门居左而坐。双方的助签者应站立于各自一方签字人外侧。其他人员则按职务高低，自左至右(客方)或自右至左(主方)排列成一行，站立于己方签字人的身后，也可以以一定的顺序就座于己方签字人的正对面。在会见外宾时如安排中外双方人员合影留念，一般应请双方人员列成一行，客方人员按其身份自左至右居于右侧，主方人员按其身份自右而左居于左侧。若一行站不下时，则可参照“前高后低”的规则，排成两行或三行。
商务谈判中应把握的基本原则
双方谈判代表在准备商务谈判时，应当谨记如下四项基本原则：
1．客观的原则
所谓客观的原则，意即在准备谈判时，有关的谈判代表所占有的资料要客观，决策时的态度也要客观。
占有资料要客观，是要求谈判者尽可能地取得真实而准确的资料，不要以道听途说或是对方有意散布的虚假情报，来作为自己决策时的依据。决策时的态度要客观，是要求谈判者在决策时，态度要清醒而冷静，不要为感情所左右，或是意气用事。
2.预审的原则
所谓预审的原则，含义有二：其一是指准备谈判的代表，应当对自己的谈判方案预先反复审核、精益求精；其二是指准备谈判的代表，应当将自己提出的谈判方案，预先报请上级主管部门或主管人士审查、批准。虽说负责谈判的代表拥有一定的授权，在某种特殊的情况下可以“将在外，君命有所不受”或是“先斩后奏”，但是这并不等于说谈判者可以忘乎所以、一意孤行。在谈判之前，对自己的方案进行预审，既可以减少差错，又可以群策群力、集思广益，使方案更臻完美。
3．自主的原则
所谓自主的原则，是指谈判代表在准备谈判时，以及在谈判进行之中，要发挥自己的主观能动性，要相信自己、依靠自己、鼓励自己、鞭策自己，在合乎规范与惯例前提下，力争“以我为中心”。坚持自主的原则，有两大好处：一是可以调动有关谈判者的积极性，使其更好地有所表现；二是可以争取主动权，或是变被动为主动，在谈判中为自己争取到有利的位置。
4.兼顾的原则
所谓兼顾的原则，是要求谈判者在准备谈判时，以及在谈判过程中，在不损害自身根本利益的前提下，应当尽可能地替谈判对手着想，主动为对方保留一定的利益。
良好的个性是谈判成功的基本保证
一个有效率的、优秀的谈判人员，首先应该具备良好的气质、性格。现代商业谈判对谈判者自我观念、性格、气质和能力的要求越来越高。因为谈判者良好的个性是谈判成功的基本保证。
对于一个有效率的谈判人员来说，其良好的气质、性格应是：
1．有敏锐的洞察能力
即能在谈判过程中通过种种细微的蛛丝马迹发现谈判对手的动向。美国的尼尔伦伯格在他的《谈判艺术》一书中认为：“老练的谈判家能把坐在谈判桌对面的人一眼望穿，断定他将有什么行动和为什么行动。”
2．语言与表达能力强
谈判是各方意愿、要求、条件等要素的表达、交流和磋商的过程。谈判人员要有良好的表达能力，有雄辩的口才并具有幽默感。
3．有决断能力
作为谈判者必须具有善于独立地处理问题的能力。
4．有良好的个性特征
作为谈判者，还应该具备以下个性特征。
首先，谈判者应该有正确的自我观念。对自己从仪表形态到情感态度，从性格气质到经验能力以及与对手的关系，自我控制力等方面都要有客观的认识。谈判中的自我观念来源于自身体验到的周围环境与人物，包括谈判对手对自己的评价和期待，从中可以想象出他人和对手对自己的认识和在他们心中所占的位置如何。这种想象对谈判者的自信心很有影响，可以增强自信心和自尊心，也可以使人产生自我怀疑心理和自卑感。故此，提高自我意识的自控水准是谈判者在谈判过程中保持良好心态、从容心理和高度自信心的首要保障。
其次，谈判者要有适合于谈判的气质。心理学把人的气质一般分为四种，每种气质的人在谈判中的表现是不一样的。第一种在谈判时易冲动急躁，虑事不周，不冷静，但有极高的谈判热情，思维敏捷，果断直率；第二种优柔寡断，固执淡漠，却有严密的思维逻辑性，能较好把握谈判的火候，具有敏锐的洞察力；第三种在谈判时较轻浮，注意力涣散，缺乏责任心，优点是随和亲切，善于拉近对手与自己的感情距离，能避免谈判中出现尖锐问题、困难及突变；第四种在谈判时较拘束，思维较慢，不善沟通，环境适应力较差，但办事细心，冷静沉着，责任心强，善于保密，很少失误。多数人属于混合型气质，谈判者应多发扬上述各气质的优点而尽量避免其缺点。
再次，谈判者的性格要求也不容忽视。谈判者应具有高度的责任心、事业心，严格的原则性、纪律性。性格外向的谈判者感情奔放外露，不拘小节，果断明快。内向型谈判者处事周密谨慎，能适应困境，不善交往。因此，多具两种类型优点少具有缺点者，才更适合谈判工作。对社会环境条件的适应性和具有独当一面的独立性，也是谈判者应有的性格。
最后，还要特别注意谈判者是否具备谈判中应具有的基本能力。谈判从某种程度上讲是双方智慧的较量，而智慧来源于广博的知识和丰富的经验。充分掌握有关谈判项目的知识经验是谈判者取胜的先决条件。
谈判步骤及其相应的礼仪
1．开局阶段
“良好的开端是成功的一半”，这开局阶段是通过介绍和被介绍使参与谈判双方相互认识的过程。开局阶段对谈判成功与否影响很大，它决定能否制造一个互谅互让，积极、融洽的谈判气氛，是影响整个谈判过程气氛的关键。谈判开始，双方代表步入谈判室，彼此见面时，简单而松弛的闲聊是为双方打好基础的必要步骤，可以谈一谈体育新闻或个人的爱好或回忆双方以前的交往经历，从而引起双方的共鸣，为下面的沟通做好准备，留给对方亲切、坦诚的印象，制造轻松自然的气氛。
2．概说阶段
概说阶段中，双方简要阐述各自的谈判目的，自己希望达成的目标和设想。此阶段是认识双方的“第一印象”阶段，因此必须注意做到：开始发言时，要言简意赅，注意感情色彩。概说阶段时间短，争取得到对方的首肯，有了最初的首肯，便是开启了通向成功的大门。言辞或态度尽量不要引起对方的焦虑和愤怒。激起对方的自卫，只会丧失可能得到的协助和支持的机会。在讲完自己的意见后，要倾听对方的发言，理解其讲话的内容。
3．明示阶段
在此阶段应及早确认双方的不同意见，确认事实。为了解决双方的不同意见，达成协议，必须以坦诚的态度对待自己的需要和对方的需要，彼此互相的需要及外表不易觉察的内蕴需求。追求自己的需要是谈判的目的，但同时又要适当满足对方的需要，这是谈判得以成功的关键。为此做到：对己所求，需要合理，不要过分苛刻；对方所求，不要过分谴责。
