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第18章 提升你的工作力(1)

66.想快速晋升怎么办?

在巨龙,年轻人晋升都比较快。在一级部门人力资源部这种要害部门,来的人一年多就走上了一级部门的副总,这不仅是在国有企业,就是在外企也是很少见的。因为很多外企要求员工来了必须干满了三年甚至更长的时间才能晋升。巨龙的用人制度比较活,如果你提出的意见有用,你就会受到重用,你就能拿到相应的报酬。

联想公司在北京的员工,除去工人大约有一千人,平均年龄28岁。联想内部有不少副总裁、分公司的总经理都是年轻人。

宝洁公司的管理层也都非常年轻。年轻的部门经理在公司比较普遍。宝洁公司鼓励年轻人勇于发挥自己的潜力,并且大力提拔内部员工。

作为年轻人,能否快速晋升,这要靠你自己,你是否能到公司做经理,或者能否两三年就升职到经理,这需要你能在两三年内证明自己的能力。

要想在短时间内获得提职,必须能让上司觉得你与众不同。能力和想法能让你在职业生涯中屡屡获胜。能够高效率完成本职工作、为公司带来实实在在效益的人是有能力的人。能够对工作提出独特见解和改善意见、对公司业务发展提出构想与建议的人是有想法的人。想法来自于工作,来自于你对过去的、现在的和未来的业务的分析和判断。如果常常要加班加点才能完成日常工作,就不会有时间去想、去分析。经常加班的人不一定是好员工,很可能是缺乏能力的人。工作效率不高才让他们加班加点的。只有有很高的工作效率,对工作游刃有余的人,才有时间和精力去想。光有想法夸夸其谈而不能付诸实践的人是空想家,光有能力埋头苦干而不为人知的人是大傻瓜。只有同时具有能力和想法的人才能在公司获得晋升。

要提高工作效率,就不能不用电脑办公,尤其是白领阶层。我们可以借助电脑和办公软件极大提高我们的工作效率,我们也就有更多的时间去想想我们的工作,产生新的想法,也就可以在短时间内获取职位的提升了。

迅速获得晋升应具备的素质:

一、善于沟通,具有合作精神。能够将理念传输给部属,产生良好互动,而完成任务,达到公司远景目标。能够轻松愉快地与他人交谈,和谐地与人相处,往往是你广结良缘,或成为团体领导者的先决条件。企业希望他的员工与公司客户保持良好的合作关系,从而建立最佳的企业形象。

二、具备领导才能。能够激发别人的能力,引导他人步人企业远景的旅程,而且能够调整角色,勇于承担领导者的职责。

三、有正确的是非观。好恶分明,不优柔寡断,能针对主题,不在乎周围人的看法,大胆地表达自己见解的人,受现代企业老板欢迎。有创新思路的人将为企业注入新的活力;能给企业经营方向开阔思路的人才是公司所急需的人才。

四、自身拥有青春活力。公司希望拥有一批健康、热情、有活力、主动积极、有冲劲的年轻人。具有这些优点的你即使开始业绩不太好,他人也乐意帮助你;相反地,如果你缺乏激情,动作缓慢、迟钝,那么其他方面的评价也会跟着受影响。

五、具有学习能力且自动自发争取工作。能看到问题所在,而且主动去克服困难,从中学习到新技巧。

六、勇于认错,懂得服从。没有人不会犯错误,偶尔失败乃必然之事。如果你在遭遇挫败时能勇于承认自己的错误,并虚心接受上司的劝告,以后再找机会叙述自己的意见,你就不会因为犯了错误而影响形象,也就不会影响以后的晋升机会了。

67.想有效地管理自己怎么办?

首先,认识自己的特点对于管理好自己至关重要。这是因为如何利用时间,与我们每个人的个性、习惯有非常密切的关系。同样是你自己,你可能对某些事情得心应手,而对于别的事情却一筹莫展。比如,如果你喜欢深思,那么你碰到一大堆繁杂的琐事时,肯定头晕脑胀,认为时间不够用,觉得应付不来;然而对于一件需要深思细想的大工程,你却很可能应付自如,感觉时间充足。又比如,如果你是以行动为取向并且是喜欢用体力的人,你就会较少思考而较多凭体力去工作。自然,你会发现自己处理具有现实目的任务时很顺手,而对于写一篇散文则一筹莫展了。

在我们了解了我们最适合做什么样的工作后,就可以请别人代劳,处理我们不想做、不擅长做的工作。若是确实无法将这份工作分派给别人,那就挑战自己,从中吸取经验教训。

其次,集中注意力工作。工作时,很有可能某些同事想找你闲聊。有些不是你要等的电话给打了进来,不速之客偶然过多。这些都是可能遭遇到的不可控制的因素。对于这些因素,需要我们采取相应的措施。在我们凝神工作时,电话响了也最好不去接,避免打断思绪。即使接了电话,也只是简短的说几句话。让对方长话短说,或换个时间再谈。记住一点,只有当你集中注意力时,时间才会受你支配。

但是并不是每个人都能集中注意力的,大多数人都偶尔会有注意力不集中的时候。这是因为现代忙碌的社会对我们的要求太多。我们本来想去拿一份档案,可是到了档案柜前却又忘了要干什么,甚至不知道为什么会站在那儿。补救这种惯性的办法就是要惦念着最初的想法。即如果有个想法触动了你最初行动的意念,如拿档案,你就一直惦念着或默念着拿档案,直到到达目的地。使用这个技巧会让你头脑清醒些,你会发现自己与时间的关系会产生明显的改变。如果你总会忘了你最初的想法,你可以多做这样的练习。

第三点,将要做的事情按一定顺序排列。一个人如何整理事情的优先次序,将它们按轻重排列?我们如何确知自己是专心办事,而不是瞎忙一阵?这不是由自己的喜好所决定的,而应该根据对企业对老板的重要程度来定。正如环球影业传播公司总经理罗科所说:“每天我都会先问自己,对我这个部门和对我的上司来说,什么是最重要的。然后我便整理出工作的先后次序来。”

第四点,以最简洁有效的方式完成你的工作。做一件事时,我们有很多种方式。这时我们应该以最简洁有效的方式为首选。比如,如果你得回复简短的传真信件,把简单的答案写在原稿传回去就行了,用不着将它打印出来再传真。

第五点,不要浪费他人的时间。这点好像与管理自己,管理自己的时间没有什么关系。实际上,不懂得珍惜他人的时间,很难珍惜自己的时间。如果你浪费了别人的时间,那么别人浪费你的时间时,你也会无话可说。总之,不要让别人浪费你宝贵的时间,也不要浪费他人的时间。

第六点,舍得花钱买时间。你可能会问,每个人的时间不都是一样的吗?时间怎么能像商品一样买卖呢?我们要买的东西又不是别人的时间,我们确实不能买他人的时间。但我们可以花钱买最有效率的高科技工具来替我们完成工作。我们的时间自然就会充足了。我们花钱所买的不仅仅是先进的高科技,更重要的是替自己买到了时间。很多人在其它方面,比如服装、打扮方面舍得花钱,但却舍不得花少量的钱买一些能增加自己效率的工具。

第七点,不要把日程表安排得太紧。台湾《成功》杂志社的林老师说:“不要把20小时才能做完的事,计划在8或10小时内完成。在8小时内排6小时的工作,以便可以好好完成它。这样,你可以有时间应付意外的干扰。同时也要记住,因为你生活在现实的领域中,做每一件事所花的时间都比你所想象的要长。”

第八点,让文件消失。王至刚是“香港赛马俱乐部”的总经理,也是台湾福特汽车公司前总经理。他的办公室一张纸都没有。他说:“永远不要碰一份文件两次。一旦你碰了一份文件,你只能做3件事:处理它、把它归档或丢掉它。”对于那些不断喊着“把我收起来,把我收起来”的文件,王先生也有一套办法:

1.预备3个抽屉:甲、乙、丙

甲:比较重要的文件

乙:次要的文件

丙:无关紧要的文件

2.每隔7到10天,把丙抽屉中所有的文件都丢掉

3.而后,把乙抽屉降格为丙抽屉,把甲抽屉降格为乙抽屉。到时候不处理这些文件也处理了。

他以前曾经为一位上司工作,这位上司桌子上的文件堆积如山。他很想知道上司对这件文件的反应,便把一叠文件在抽屉中偷藏了一个月。他的上司从来没有找过这些文件。然后他把这叠文件放回去,又藏起另外一叠文件。他的上司毫无察觉。他的结论是:他的上司是在用办公桌当档案柜。

我们许多人不用档案柜,而将所有东西都放在桌上。这样做的话,我们往往把自己的脑筋也弄糊涂了。我们下意识地在告诉自己说:我们得做的事,比实际的还要多。我们的心智被桌上满坑满谷的文件所扰乱,因而不再敏锐,不再能将注意力精确地集中在眼前的丁作上。

如果你也有不用档案柜的习惯,那么马上行动起来,把文件清理掉!

第九点,从截止日期开始计划时间。看一看工作完成的截止日期,而后由此往前推,以便切合实际地计划何时必须开工,以及工作进度。譬方说:如果你要早上 9点钟坐班机出差,那么,你就需要在8点钟到达机场以便办理登机手续,然后再考虑从家里到机场需要多少时间,假设要半个小时。你还必须考虑到路上塞车的可能性。这样,你就必须早上8点钟的两个小时前离家。最后,你还要加半个小时用以应付意想不到的问题。如果你起床洗漱再加吃早饭需要一个半小时,那么你就至少清晨4点半得起身,6点离家,8点到达机场,以便赶上9点的飞机。从截止日期开始计划时间让我们更加方便地管理好自己的时间。

第十点,把精力集中于工作而非时间上。当一项工作迫切地需要赶时间时,容易产生紧张与恐惧的心理。工作就会缺少了完整性,这将导致灾祸的发生。

最后一点,用不着什么都做,但是该做的事就要做完。不管你今天做得多或做得少,恭喜你自己。有的人想方设法做所有的事情。事实上,我们永远都无法把所有的事情都做完。即使你要离开这个世界时,你也会发现还是有很多事情没有做完。没有做的事就算了,还会有其他人去做的。正是我们大家分工合作才把事情做好的,而不是仅靠一人的力量。但是该我们做的事情却不能拖延,一定要把它做完。你即使做了十件事,但是没有一件是做完的,这还是不如把其中的两三件事做好。

管理自己是一个需要不断完善的过程。时时改善自己处理事情的方式,才能达到光辉的顶点。

68.想做一个利用时间的高手怎么办?

假设每天有1万元现金任意使用,规定不可用于贷款或分期付款,而且在每天过完的时候,没用掉的部分会消失,无法存起来。如果是你,你会如何使用这笔钱呢?

你也许想,有这么好的事情啊。每天有1万元,可以买好多好多东西,可以去吃各种以前只能梦想的大餐,或去各个名胜古迹玩。然而再仔细想一想,到底有多少好东西去买呢?我们今天买的东西不可能明天就需要更新换代吧?即使每天都有新东西买,你又能坚持每天去买而不厌烦吗?同样,又有多少饭店可以让我们不断的换口味,怎么重复吃也吃不腻?再好玩的地方你去过了三遍四遍,甚至上十遍,你还会想去吗?

当然没有人会给1万元让你任意去用,但是想想我们手里每天的24小时。如果去掉8小时的睡眠,还有16个小时。这16个小时就像上面的1万元。每天醒来,我们将如何使用这16个小时呢?如果我们是工人,我们要去上班,或在家带孩子,要吃饭、坐车;如果是学生,就要上课、写报告;业务员则要拜访客户。仔细一瞧,在办公室中我们每天见到的同事都是同样的那些人,客户也差不多,就是同样那几个类型,而且即便是发生了变化,连变化也大概只有几种!只要在某种环境待了一阵子,日子多趋于规律而平常,唯有的差异是工作量的大小,至于个人需要的聪明才智,解决问题的方法,在每天的生活中也都差不多。

我们如何能在每天使用那1万元时,按照“心中有谱”的方式去用呢?如果不是太肯定钱该花在哪儿,我们还可以让它留在口袋里,等我们想清楚再说,但时间却不等待。正如朱自清先生说的,“你正在想时间过去得太匆匆时,时间又从你的指缝里溜过去了。”

那么,该如何管理时间呢?我们不能存、不能留、不能零存整付,只能去安排它。我们不能把它当做一种功课来做,而应该变被动为主动。

时间管理就是事情的选择与规划,掌握一套方法,保障事件的落实。在规划方面,第一大前提则是个人的方向;方向定了才可能画路线图,路线决定了,什么该做、什么不该做就清楚了。而掌握方向,则需要培养一种分析的思维能力与习惯,才不致把时间白白浪费。

让我们尽力做到:

x随时随地想到就记(一本好的时间管理手册是必要的);

x前夜稍做回顾,并花10至15分钟为次日计划一下;

x突发事件,不以“随叫随到”的方式处理,而是花1至2分钟,来思考安排;

x总以“书到用时方恨少”来提醒自己,多多学习,才能在用时节省时间;

x凡事井然有序,乱中有序的人,其实是一种自我蒙骗;

x随时记录事件、心得及灵感,培养敏锐的自己;

x信守承诺、勇于认错,这可以帮助“守时”习惯的养成。

你如果能坚持下去,过不了多久,你就会发现你已经将时间管理得井井有条了。

69.想快速走出工作低谷怎么办?

你有时会连续好几天都无法顺利入睡,早晨也时常在恐惧中惊醒,心中仿佛有块沉重的大石头压着,或是时常对着天花板发呆,脑中一片空白,没有办法提起劲工作,而且觉得无所适从,或是对目前的工作产生极大厌恶感,并对同事有不满情绪,有一种快被逼疯的感觉,或者最近与人交谈总是心不在焉,跟不上谈论的话题,同时也对周围事物不感兴趣等等。如果你有这些状况,就说明你已经走人了工作低谷。在当今这个充满激烈竞争的现代社会里,工作低潮是常有的事。在你的工作部门即将改组,被不合理的工作量压得喘不过气来,办公室人际关系紧张,或者想升官却不得其路,想加薪却又不得其门时,你很有可能会陷入紧张、烦躁、易怒的情绪之中。

如果你确信你已经处在工作的低谷中,可以试试用下面的方法来帮助自己走出工作低谷。

x寻找你的工作目标

如果你不明白你自己的目标,就会像多头马车一样漫五目标,觉得泄气。因此,你必须先弄清自己工作的意义。一旦明确了,你就会有强烈的工作动机,你的生命活力也会因此而涌现。把你的工作日标写在纸上,时刻提醒自己不要忘了这个目标,你会充满热情和活力。

x营造良好的工作气氛

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