★为了防止听错电话内容，对对方的谈话可作必要的重复，重要的内容应简明扼要地记录下来，如时间、地点、联系事宜、需要解决的问题等。对容易混淆、难于分辨的词语要加倍注意，放慢速度，清晰地发音。
★如果通话过程中，需要对方等待，接听者必须说“对不起，请您稍等一下”，之后要说出让他等候的理由，以免因等候而着急。再次接听电话时，必须向对方道歉：“对不起，让您久等了。”如果让对方等待时间较长，接听人应该告知理由，并请他先挂掉电话，待处理完后，再拨电话过去。
★不要在电话里“拿架子”“打官腔”，不要让对方感到受到了轻视，无论对谁都应一视同仁，这样才能为自己赢得声誉。
★打电话时，必须确认对方的电话号码。如果不小心打错了，一定要道歉，然后仔细检查是哪个号码错了。
★尽量不要使用简略语、专用语。因为专用语仅限于行业内使用，不一定每一个人都知道。有的人不以为然，得意洋洋地乱用简称、术语，这会给对方留下故意卖弄的印象。
7．讲话打动人心的秘诀
开会之时，面对众人百口，发言尤须精练、准确、谨慎，否则，不仅辞不达意，还会有损开会的效果。若想会上讲话抓人、动人，掌握口才技巧是关键。
（1）讲话应当言简意赅，通俗易懂
“言不在多，达意则灵。”无论在什么场合，讲话要语不烦精，字字珠玑，简练有力，使人不减兴味。冗词赘语，唠叨哕嗦，不得要领，必令人生厌。
当前，公众对某些领导部门开长会的不良作风很有看法，还送其一个雅号为“马拉松会议”。开会前议题不明确，开会时中心不突出，议论问题不着边际，仿佛不长篇大论就显示不了水平似的。这样的会议效果极差！
不少演讲大师惜语如金，言简意赅，留下珍贵的篇章，成为“善辩者寡言”的典型。
1984年7月17日，37岁的法国新总理洛朗？法比尤斯发表的演说，更是短得出奇，演讲词只有两句：“新政府的任务是国家现代化，团结法国人民。为此要求大家保持平静和表现出决心，谢谢大家。”措辞委婉，内容精辟。上述这些演讲大师驾驭语言的功力都是非凡的。林肯的演讲词仅600字，从上台到下台还不到3分钟，却赢得了15000名听众经久不息的掌声，并轰动了全国。当时报纸评论说：“这篇短小精悍的演说是无价之宝，感情深厚，思想集中，措辞精练，字字句句都很朴实、优雅，行文完美无瑕，完全出乎人们的意料。”语言除应简洁、精练外，还应通俗易懂，否则很可能达不到预期效果。
语言通过耳朵传入大脑。因语词有同音异义，一音多义，如用词晦涩难懂的话，势必影响听的效果，而且听众文化素养有很大差别，应该“就低不就高”。所以对广大群众讲话，更应该明白晓畅，通俗易懂。
有的人在讲话中过多地使用书面语，而不是口语，也使人听了很不舒服。这样的讲话自然是失败的。其失败原因在于，不讲究语言的实际效果，而一味追求形式上的华美。
社会语言需要用讲话者和听者双方都习惯、共同感兴趣的“大白话”来表达，这样才容易沟通感情，交流思想。若追求华丽新奇，过分雕琢，听者就会认为这是在炫耀文采，从而对讲话一只耳朵进，一只耳朵出，这样，话说得再漂亮也不会有什么力量。所以，会议语言要像鲁迅说的：“有真意，去粉饰，少做作，勿卖弄。”
（2）使自己的发言更精彩
在会议上，怎样才能使自己的发言更精彩呢？有以下几方面的诀窍可以采用。
①话题要集中
会议往往受时间限制，而这一限制常常会带来一对矛盾：主持人总希望在一定的时间和范围内，尽可能多地获取信息；发言者则希望最大限度地发表自己的见解。解决这一矛盾最有效的方法就是发言时话题要集中、切题。这就要求发言人：第一，根据“会旨”选好发言内容。第二，围绕选题理清思路，做到胸中有数。这样，发言时才能从容自若、条理清晰、层次分明、话题集中。
②内容要新颖
要使发言精彩、新颖，主要有三种方法。
Ⅰ选择一个好的角度
座谈会通常有多人参加，怎样避免自己的发言与别人雷同？最有效的办法就是选择一个独特的视角，另辟蹊径，发表自己的独到见解。
Ⅱ通过对别人的观点进行补充显露新意
当你对别人的发言持赞同态度而又感到意犹未尽时，可以根据自己掌握的新情况，由此及彼，适时进行必要的补充，从而反映出你思维的新颖来。
Ⅲ通过对别人发言的引申揭示新意
对别人发言的主题进行适当的引申，可使与会者对这一问题的认识上升到一个新的高度。
③表述要得体
表述得体包含有三个方面的要求。
语气要得体
发言者必须摆正自己与主持人和其他座谈者的关系，语气要谦和，既不要人云亦云，随声附和，毫无主见，又不要狂妄自负，哗众取宠，把自己的观点强加于别人。即使不同意别人的观点，在修正、补充时，态度也不要生硬，应用商讨的口吻，便于他人接受。
措词要得体
选择恰当的措词和表述方式，努力把握好表述的分寸，力求精确、妥当。
繁简要得体
虽说座谈是一种不拘形式的漫谈，但它又是以语言的总体简洁为前提的。这就要求在准确把握发言内容主次的基础上，恰当地把握好语言表述的繁简，重点问题力求讲深谈透，枝节问题一语带过。
（3）选用丰富、生动、典型的话料
话料是讲话的材料，在领导即席讲话时所讲的话是对话料加工后的结果。“巧妇难为无米之炊”，即席讲话离不开话料。有了话料，才有话可说；有了话料，观点才有寄托。从听众的方面来看，丰富的话料容易诱发联想，唤起共鸣，使即席讲话的效果更为理想。所以平时积累和选择话料是领导者即席讲话成功的一个重要方面。
那么，应该选择什么样的话料呢？
①要选用支持观点的话料
即席讲话时必须注意选择能够反映观点、支持观点的话料。只有这样的话料，才能使观点形象化，成为观点的依托，使话料与观点有机地统一起来。
观点对话料的选择有客观的制约性。不能不负责任地乱用，否则，就难免说“废话”。“少说废话”的道理很简单，但要做到这一点并不容易。
②要选用翔实准确的话料
“实事求是”是即席讲话的一个基本原则，要做到讲话实事求是，重要的是保证所运用话料的翔实、准确。对待话料不能采用实用主义态度。那种对话料任意加工，添枝加叶，主观臆想，随意引申，或者把道听途说、支离破碎的信息拿来拼凑当做话料的做法，都是领导者在即席讲话时所不可取的。
③要选用典型、深刻的话料
一段话不可能面面俱到，要说明一个道理，总是要通过“个别”反映“一般”的。这就要求说话时要选择典型的话料。典型，就是要求说话时能够深刻反映事物的本质，具有广泛的代表性。毛泽东同志说：“材料是要搜集得愈多愈好，但一定要抓住要点和特点（矛盾的主导方面）。马克思研究资本主义，列宁研究帝国主义，都是收集了很多统计材料，但并不是全部采用，而只是采用最能表现特点的一部分。”这里所说的“抓住要点和特点”就是抓住典型。
④要选用生动、新颖的话料
在“翔实”、“准确”的基础上，“生动、新颖”也是选择话料的一个重要标准。因为生动形象的话料，能够调动听话者的主观能动性，引发联想，使之如见其人，如闻其声；能够使即席讲话声情并茂，增加表达的感染力，唤起听众的共鸣；新颖而有特色的话料能使听众耳目一新，启发听众的兴趣，给听众留下深刻的印象。
（4）即席讲话做到声情并茂
即席讲话是一个紧张而又复杂的语言表达过程，难度较大。一些领导往往在某些场合由于没有时间准备，即席讲话时往往不知所言，造成尴尬的场面。其实，即席讲话作为会议中经常使用的一种说话形式，并不是深不可测毫无章法可寻的。它也有其一定的规律和技巧，下面就是一些即席讲话时的实用技巧。
①先声夺人，抓住听众
即席讲话的开头，也叫开场白，它很重要，能不能马上抓住听众，往往决定着整个讲话的成败。好的开场白就像一个出色的导游，一下子就可以把听众带入讲话者为他们拟设的胜境；好的开场白是演说人奉献给听众的一束多姿的花朵：好的开场白最易打开局面，便于引入正题。因此，开场白不能平铺直叙，平庸无奇，而要努力做到不落俗套，语出惊人，这样才能出奇制胜，先声夺人。
②态度诚挚，以情动人
即席讲话的最大特点在于助“兴”。所谓“助兴”，就是指讲话者在环境、对象、内容的感召下，有一种强烈的表达欲望。这种欲望产生于讲话之前，贯穿于讲话的全过程中，它首先应当体现在讲话的态度诚挚。诚挚的态度能够直接影响听众的情绪，关系到听众对讲话内容的接受程度。诚挚、热情、坦率的讲话能够吸引听众，能够缩短讲话者与听众之间的距离，使听众始终为讲话者的诚恳率直所打动，大大增强讲话的实效。
③立场鲜明，以理服人
讲话时诚挚的态度来源于讲话人对听众的尊重，只有这样，才能得到听众的尊重和信任，如果领导者态度倨傲，以势压人，也就不可能得到听众的信任和尊重，不可能在讲话时推心置腹，打动人心。这种诚挚的态度在讲话中应该具体地表现为襟怀坦白，观点鲜明。“诚挚”不等于“迁就”，诚挚的感情应当融进讲话者所表达的观点之中，使观点更鲜明，使每一句话都是感情的凝聚、心声的流露，使讲话情动于中、寓情于理，尤其是某些批评性的讲话更要注意这一点。
④生动活泼，吸引听众
即席讲话，应力求生动活泼，以增强临场气氛。领导者可用听众比较熟悉的特定的地点、特定的节目，或有某种象征意义、纪念意义的实物等来设喻，把抽象的道理说得生动形象，增强讲话的通俗性和说服力，使人听起来亲切动情。
⑤入情入理，说服听众
讲话的效果如何，不仅要看能否准确地表达，更重要的是要看听众能否理解和接受。由于即席讲话是针对性很强的说话形式，所以，说话时一定要考虑到听众的心理需要，了解听众的特点，说出听众急切地想听到的内容，这样才能使讲话受到欢迎，才能使听众易于理解，肯于接受讲话人的观点。另外，把话讲到群众的心坎上，必然大大促进双方的心理交流，使听众信服。
（5）既说又演，声情并茂
在职场工作中，不论哪种形式的会议，常常需要有人发表演说，因为它有利于宣传鼓动，引导会议，有利于使与会人员更好地领会会议精神。
会议演说作为一种重要的信息沟通活动，具有现实性、综合性和艺术性的特点。它不但是一种以讲为主的宣传活动，同时又是一种以演为辅的艺术性的活动。演说主要是有声语言和态势语言的统一，是以演说者的主体形象来作为传达手段的。
①会议演说中“说”的艺术
演说的主体是“说”，并且还不是一般地“说”。它与一般的谈话相比，不是三言两语，而是长篇宏论、洋洋洒洒；不是相互地我说你也说，而是我说你听。因此，如何在长篇宏论中紧扣听众的心弦，让听众饶有兴趣地听下去，如何在我说你听中，沟通演说者与听众的感情，至关重要，这就需要很好地掌握“说”的艺术。
②会议演说中“演”的艺术
演说是“演”与“说”的结合。它虽不同于演戏，也决不雷同于一般的说话。确切地说，它是以说教论理为主体，以眼、手、身、音、服饰的适度扮演为辅助的活动。因此，讲究演说中“演”的技巧也十分重要。
演说的时候，注意声速也很重要。根据情节的需要，声音还应有高低起伏的变化。在需要强调的地方，可以把声音提高，慷慨激昂，生龙活虎；在需要平心静气地说服听众的地方，可以把声音稍稍放低。如此高低有致，快慢自如，柔和自在，才会增强演说的活力。
总之，会议演说时做到既说又演，声情并茂，会使你备受欢迎。
（6）演讲中如何入题、破题与点题
演讲的入题、破题与点题是演讲成功与否的关键，通常情况下，人们选定一个演讲题目之后，首先应当考虑的便是这个题目如何进行架构，如何尽快将自己对题目的兴趣引发出听众同样的兴趣，如何以自己对题目的感觉和热情去点燃听众内心的感觉与热情之火，如何以自己对题目的精深理解去启迪听众随着这思路一道共鸣和思索。这些，都关乎演讲的成败，也都同“解题”的方式——入题、破题和点题紧密相关。
①入题要“特”
欲使听众尽早进入自己规定的主题，就必须重视入题的速度和方式两方面的安排。既要“开门见山，一针见血”，这就是“快”；又要有逻辑上的悬念、起伏和跌宕，以收到“文似看山不喜平”之效。欲达到这样的效果，首先要开门见山，以期迅速将听众带入规定情境和思路中去。有一篇叫做《人啊，认识你自己》的演讲，主讲人给自己划定的题目是“人与社会和自身的关系”；可是一开始，演讲者并不直接挑明这个题目，而是先援引恩格斯的话，讲了个“司芬克斯之谜”的引子：“大自然——司芬克斯向每个人和每个时代提出了问题……”；继而话锋一转，问道：“那么人类呢？人和人类社会有什么难题呢？”最后他自己答道：“人类面对着的有三大难题——人生、社会和人自身。”这就是“转折式入题”了，它使自己的入题显得有些跌宕，有些波澜甚至悬念，一点也不平铺直叙，自然能引起听众的关注与兴致了。最后，是用强烈的反差、对比来引出自己的题目，以期在人心目中留下深刻的印记。这主要指以对比、对照和映衬之类的修辞手法，来引领和导人自己的话题。
②破题要“准”
破题要准而奇，演讲中，人题并不等于破题，二者的区别在于：入题只是引导进入设定的题目或论点的方式，而破题则是提纲挈领地进入各个论据或阐述的要点之中。这就好比说，它们二者一个是树冠，一个是树冠下的主枝。破题的意义在于，可以决定“主干”的发展方向，让听众对演讲初见端倪，有一定的心理准备。可见，破题可使听众在不知不觉中跟随演讲者的思路走，是关乎演讲成败的又一重要环节。
③点题要“深”
点题要新而深，所谓点题，即点明主旨。跟入题和破题不同的是，这里所谓的点题，主要指的是最能点明演说目的、主旨的那些话，即通常所说的“警句”、“文眼”之类，而且，这种点题的句子，其位置也可不拘一格，可前可后，也可在中间，关键是要有新意，要有底蕴，尽可能做到理性与情趣的融会贯通，给人以隽永、深刻且耐人寻味的印象。
（7）演讲要紧紧抓住听众的心理
演说不仅要注重“说”、“演”的技巧，而且还必须把握听众的心理，调节演说者与听众的关系。因为演说的目的是要把自己的观点、主张传递给听众，使之接受。如果不尊重听众心理反应，无的放矢，听众想听的你不说，听众不想听的，你却喋喋不休，这样的演说最终就只能导致失败。
