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第30章 标准十四:掌握卓越的工作方法,提升工作价值(2)

9.专注于工作本身。

专注于工作本身,而不是绩效考核的名目,才能真正有好的表现。

10.做事从简单的地方入手

查斯特·菲尔德博士说:“从一个易于成功的对象开始,成功就显得容易了。同样,在工作中我们也应当从最简单,最容易把握的地方做起,这样才能够将问题顺利解决。

唐骏启示录:

学会简化工作是优秀员工必备的一项重要方法。一名优秀员工要经常考虑自己要做好哪些事情,哪些是重要的,哪些是紧急的,集中精力去解决最重要的事情,不要让细节影响你的判断。

◆抓住重点,工作才能事半功倍

面对每天许多的工作事务,最重要的是弄清哪些是最主要的,要从最重要的事情做起。

——唐骏

唐骏是一个简单的人。简化工作是他实现简单工作的一个方面但不是全部,唐骏定义工作简单化的另一个方面,就是把重要的方面提取出来,即与众多纷杂的日常工作事务中,找到工作的重点。唐骏曾说:“面对每天许多的工作事务,最重要的是弄清哪些是最主要的,要从最重要的事情做起。”作为职业经理人,唐骏的工作比我们常人工作更加繁忙,然而唐骏仍然能够做到井然有序、应付自如的秘诀,这就是能够抓住工作重点,分清事务的轻重缓急。

如果做事不能掌握重点,眉毛胡子一把抓,那么即使整天忙到晕头转向,也不会忙不出来任何结果,也会使得他们的忙碌失去价值。下面这个员工就为这个道理做了充分的注解。

小张一个汽车公司员工,工作十分勤奋,在公司几年来一直默默耕耘。最近终于得了一个机会,升到了销售部经理的职位,但出人意料的是三个月之后,他又被将为原职了。

事情是这样的,一天得到内幕消息一家公司要订购一百辆汽车,其他企业还没有得到这个消息,只要销售部门能够抓住这两天的时间,这份订单就非自己莫属了。但不幸的是,这个小张是一个永远都抓不住工作重点的人,你猜眼下他正在做什么?刚上任不久的他觉得销售部的总经理的办公室应该重新布置一番,他觉得自己先看到的事无论重要与否都应该先处理完,眼下他正在为每张桌子占多大面积而煞费苦心,正在为计算机、垃圾桶该放在哪个位置而绞尽脑汁……就这样三天很快就过去了。当部门房间布置好了时,那批订单也已经被其他企业捷足先登了。因为搞不清什么事情应该先做,什么事情应该暂且放一放,这个上任短短三个月的新官就这么仓促“下马”了。这不能不说是一大遗憾。

你也许会觉得这个人的做法太极端了,但你可以自己想想在工作中,你是否也犯过类似的错误,如果自己也曾轻重不分,那对小张的嘲笑恐怕就是五十步笑百步了,其性质和结果是完全一样的。

人与人能力间的差别更大的并不是在头脑,而在于是否具有洞悉工作轻重缓急的能力。遍布全美的都市服务公司创始人亨利·杜赫提说过,人有两种能力是千金难求的无价之宝——一是思考能力,二是分清事情的轻重缓急,并妥当处理的能力。成功者永远会抓住工作中最重要的问题,而其他的小问题则可以先放在一边,这样的做法使得他们可以将全部的精力集中,这也就是他们会比别人成功的原因。

因此,抓住重点、分清事情的轻重缓急是优秀的职场人士一项卓越的工作技能。掌握了这项技能你便能够很容易你从纷繁复杂的工作中,整理出一个头绪来,然后按照这个线索逐个去解决问题。

那么怎样才能将重要性最高的事情不与重要性最低的事情混为一谈,而能按照事情的轻重缓急理出一个线索呢?下面为你提供一些建议,优先要务的含义是:

1.比较早或者比较重要,在排序或排名上靠前,居于第一位的事情。

2.比另一个项目或考虑事项重要的某种事情。

如果你把大多数时间都花在次要的事情上,那么大多数重大目标都无法达成。所以,一个优秀员工,都会根据自己的核心价值,排定日常工作的优先原则,并养成习惯,坚持下去,并把这些事安排到自己的例行工作中。

优先要务强调的是分类,以及确保你时时盯紧那些最重要的事情,这样可以帮助员工克服拖延的毛病。

单单列一张任务清单是远远不够的,清单上的任务还要有一个先后顺序,就是要体现出主次地位,也就是我们这一节要讲到的优先要务。

 在医院里,尤其是在急诊室里,如果同时来了一批病人,护士会对这些病人进行“检伤分类”,即根据紧急状况、受伤的严重程度、患者的生存几率,决定对患者施以治疗的优先顺序。一个车祸的病人会比一个骨折的病人得到优先的治疗,即使骨折的病人是先到的医院。我们在对待每一项工作时也应该做好“检伤分类”,只有这样,重要的事情才会优先得到处理,也就是做到要务优先,而不是按照先来先办的方式去做。知道什么事情最重要的员工,在处理这些优先要务时,很少会有拖延的情形发生。

行动分为四个层次:重要且紧迫、重要但不紧迫、紧急但不重要、既不紧迫又不重要。重要且紧迫, 这是必须或近期内要做好的工作。

紧迫只是意味着必须立即处理,比如电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。紧迫的事通常是显而易见的。它们会给我们造成压力,逼迫我们马上采取行动。但它们往往是容易完成的、有用的,却不一定是很重要的。

唐骏启示录:

工作中被各种琐事、杂事所纠缠,就会使你陷入万劫不复的境地。只有明确自己的目的,

根据工作的轻重缓急来组织和行事,把工作逐一归类,合理地支配时间,做最重要的事,才能保证最重要的事在第一时间得到解决。

◆萨克斯、篮球、家庭,会休息才更会工作

除了工作我还有生活,生活有很多乐趣,你也看到了我有各种各样的乐趣在里面,这些乐趣占据了我很多的时间。

——唐骏

众所周知,唐骏吹得一手好萨克斯。唐骏曾很得意地说道:“所有懂音乐的人中,唯有我拥有计算机博士学位;在所有计算机博士中,我又是最懂音乐的。”在工作之余,他有时会去酒店的咖啡厅吹吹萨克斯。吹奏时,唐骏喜欢微闭双目,忘情而投入,即使吹给别人听,更是吹给自己听的。十年来,唐骏每周至少会吹一次,开始时是为了熟悉吹奏技术,而现在更多的则是出于陶冶情操。萨克斯给唐骏的生活带来了许多绚烂的色彩,使他的精神得到了充实。

除了吹萨克斯之外,唐骏的另一个爱好就是打篮球,每个周六下午都是他的“篮球时间”。爱好篮球的习惯由来已久,可以追溯到大学时代,到了微软之后,唐骏打球的频率就更高了。回国之后唐骏成立了篮球队,上海的叫上海职业队,北京的叫红色猎人。球队中,唐骏担任的是前锋,在与别人冲撞、争夺的过程中,尽情享受着冲锋陷阵的快感。对于篮球的喜爱,唐骏解释说:“我喜欢选择身体上有对抗,这是我的性格决定的。”虽然唐骏的工作是上海北京两头跑,但打篮球也形成了唐骏生活的基调。

唐骏主张工作是工作,生活是生活,工作生活两不掺。唐骏有一个习惯就是晚上关掉手机,有人就问:“如果有重要客户找你怎么办,那岂不是太耽误事?”对此唐骏回答道:“我的工作和生活分得很清楚,找我的肯定是工作,生活的人不应该找我,所以我就把它关掉。”作为职业经理人的唐骏,工作是繁忙的,但无论工作再忙,每周两三次他总是会争取陪伴在家人的饭桌上,有时在家还和儿子女儿打打游戏。唐骏自认为在平衡工作和生活上做得还不错。

唐骏既懂得怎样做好工作又能做到有效地休息,这既丰富了生活又保证了高效工作。因此,一名优秀员工应当注意工作中的调节与休息,这不但于自己健康有益,对事业也是大有好处的。

泰戈尔在《飞鸟集》中写道:“休息之隶属于工作,正如眼睑之隶属于眼睛。”斯蒂芬也曾说:“曾经有一段时间,我认为休息太过于浪费时间,但是后来我发现不注意休息的直接后果是工作效率的低下, 中国古人讲:‘一张一弛,文武之道也。’身处激烈的竞争之中,每一个人如上紧发条的钟表。”休息可以使一个人的大脑恢复活力,提高一个人的工作效能。

一个人要懂得给自己预留休整的时间。如果你没有休整的时间,你难免会筋疲力尽。如果明明能够避免,那你为什么要让自己疲惫不堪呢?如果你一刻不停,做完一件事,又做一件事,刚完成一项任务,又担负起另一项职责,这就会使你长期处于紧张状态。持续紧张可能会导致疾病。在你生命的每个阶段,你都需要让自己受到保护,得到缓冲,不要承受过大的压力。即使你所经历的是快乐的事情,你也需要适当休息,因为幸福也是需要时间来品味的。

最能够发挥效力的休息是主动休息。一名高效能的工作者应当学会积极的休息,因为这是维持高效率工作的重要条件。所谓“积极的休息”是因为这种休息有别于单纯的歇息,是为了保持工作效率而作的休息。

既称为“积极的”,这种休息必须在短时间内达到最大的效果。事实上,在办公时间内也不可能做长时间的休息。

一般而言,办公室的工作会使人感到疲劳,大都是因为长时间保持同一姿势,使得血液循环不良,导致筋肉疲惫。所以,如果你一直保持着前屈姿势,那么在休息的时候,可

以做一些反方向的动作,使原本受压迫部位的血液得以畅通,使用过度的筋肉得以舒展。这

些动作实在很有效。

把休息时间定为3分钟,虽然没有什么学理上的依据,但确实有某些程度的根据。3分钟正好是很多事情最小的段落。电话一通、拳赛一回合,都是以3分钟为一单位。因此,只要3分钟,就足够使疲惫的身体恢复原本的活力。另外,为了使疲惫的身心得到休息,你可以放下手边工作,听听音乐,或是欣赏自己喜爱的画家的作品。不过,在办公室里,想要听音乐,欣赏名画,似乎有些困难。所以,还是以活动一下筋骨比较合适。当然,3分钟不过只是大略估计而已。只要能达到效果,两分半钟或是两分钟也是可以的。

如果你没有办法在中午睡个午觉,至少要在吃晚饭之前躺下休息一个小时,这比其他的休息方法有效多了。如果你能在下午5点、6点、或者7点钟左右睡一个小时,你就可以在你生活中每天增加一小时的清醒时间。为什么呢?

因为晚饭前睡的那一个小时,加上夜里所睡的6个小时——一共是7小时——对你的好处比连续睡8个小时更多。

如果我们希望有用之不竭的活力之源,希望过一种光彩焕发的、充实的生活,那么就要学会合理的安排休息。

唐骏启示录:

合理的休息,有助于驱散工作中的疲惫感;只有得到了高效地休息,才能更高效地投入工作。所以,在繁忙的工作中也不能忘记给自己合理地安排作息时间,让自己保持一个好身体。

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