制订采购计划有什么重要性
物料采购的计划与控制，是自设计产品开始，到产品的销售，以及到消费者手中，都是管理部门需要研究的重要课题。物料是以不同的形态存在于生产与消费之间，例如待加工的原料、部分完工的半成品、最后的产品及配件等，不论是在工厂里、在运送途中、在仓库及零售商手中，还是最终到达消费者手中，都是由物料所构成的。
采购计划就是要确定如何进行采购物料和服务，以最好地满足生产需求的过程。它重点需要考虑的问题：是否采购、采购什么、采购多少、怎样采购及何时采购。
制订采购计划时，首先要进行市场调查，了解有哪些可能的供应商以及他们提供的物料和服务的质量、价格等。
采购计划应包括从制定采购策略、采购程序，到每项物料和服务合同收尾的全过程。
上述各阶段的存货量，都应该基于一个合理的经济理由。因为，生产现场存货量的多少，可以反映出是否为大量生产或经济订购量、仓储量、输送量等，或适应将来不确定需求所应有的弹性。
任何材料的计划与控制的目的就是在特定期间内，通过对特定资源的分配，以使成本最低或利润最高为原则。
生产需要的物料，其成本占生产成本的比例很高，通常在1/2以上。因此。对物料成本作有效的计划与控制，是件很重要的事情。
缺乏有效的物料管理，将导致物料存货的数量和种类不均衡，造成额外存货投资的浪费，这种不经济的浪费现象，将对企业的利润产生不良的影响。因此，在生产时应考虑物料的使用效果与尽量降低成本，因为物料管理得妥善与否，是经营生产企业的重要课题。
如何制订采购计划
物料的采购计划工作，自产品的设计开始，它无论是正常的量产或特殊的订货生产，都必须事先经过一系列的计划工作，以便能顺利地获得物料来满足生产所需。
开始时，先由技术部门提出产品设计草案、蓝图及有关的规格等，同时列出产品在进行生产时所需要物料的明细表，包含材料、零件、工具、设备等。
生产部门则依据这些资料，研究生产的细部计划并决定如何完成产品的生产。
制造部门则审查现有的生产条件，考虑生产的步骤及排定生产日程。
材料计划及成本会计部门则汇集有关资料，提出成本预算方案。
采购部门则根据企业现有产品种类、经济状况、企业政策、生产计划等因素，提出产品采购方案。
最后由企业决策者决定该生产计划要照预定进行或加以修正或放弃。
为满足生产需要，以使生产能顺利进行，要对生产所需物料的数量进行仔细的分析。其主要考虑项目如下：
①预测下月份、下季度或下年度的需要量。
②确定获得所需物料的预备时间。
③预计在预备时间内材料的需要量。
④设定安全存量。
⑤准备采购数量。
⑥决定备用或安全存量。
物料成本的控制主要决定于物料的需要量及订购量，而物料订购量的多少则受对未来物料需要量预测的影响，如果物料需要量预测不正确，将会影响物料的订购量，而使将来期末物料存量不正确，如此便无法达到成本控制的目标。
物料存货控制有什么作用
1.防止物料的损失
物料购人之后，经过检验与点收手续，其品质与数量无误后才能入库。进库以后再加以适当管理，那么滥用、浪费、失窃及破损等现象，则可以避免或减至最低限度。
2.降低物料的超存量
物料存量经估算购存之后，其“超量库存”的数量，就能减至最低。不仅可以节省仓库容积，而且还能减少因超存而占用的资金，以提高资金的利用率。
3.加强待废料处理
生产部门对于待废料的产生，难以完全避免，只有不时予以处理，使其化无用为有用，从而增加仓储容积，减低生产成本。
4.避免停工待料
物料供应如不及时，常可招致停工待料，不仅影响生产计划，还会使产品成本增高。如果物料的管理科学化，可以减少库存偏高或不足的忧虑，则停工待料现象自然不会发生。
5.流动盘存制
流动盘存制是清查物料库存的有效办法，就是不断检查库存，不断清除待废料。
采用这项制度，则账面与实存数量的差异当可减至最小限度。
6.适当分配材料成本
将物料成本适当分配于各项产品之上，可避免制造成本发生偏高偏低的缺点。
7.提高物料的收发效率
物料只有采取有效管理，才会职责分明、排列有序、领发迅速，效率自然就能提高。
影响采购成本的因素有哪些
在拟定采购策略的时候，要考虑下列与采购成本相关的因素：
1.产品或服务的形态
所采购的产品或服务的形态，是属于一次性采购，还是持续性采购。不同的采购形态，采购策略是不相同的。例如，持续性采购对成本分析的要求要高于一次性采购。但一次性采购的金额相当庞大，其成本节省的效能也不可忽视。
如果采购的形态发生改变，采购策略也必须相应地进行调整。
2.产品的生命周期阶段
采购量与产品所在生命周期所处的阶段有直接的关系，产品经过导入期、成长期到成熟期的过程中，采购量会逐渐增大，直到衰退期出现，采购量才会逐渐缩小。
随着高新技术的发展，产品生命周期有逐渐缩短的趋势。
3.采购批量
采购批量关系到在与供应商进行价格谈判时，是否能得到较好的价格优势。因此，采购商应该尽可能地采用集中采购方式，以获取批量的价格、服务优惠。
4.与供应商的关系
与供应商的关系，应该包括过去合作、正在合作的供应商，也还包括潜在的供应商，与他们建立良好的合作伙伴关系，进而结为策略联盟，易于得到策略联盟成员的共享资料。对于及时、准确地获得物料采购的相关信息，是非常重要的。如果与供应商的关系一般，是很难得到有用的资料，特别是成本分析所需的资料。
怎样依产品生命周期来控制采购成本在产品的不同生命周期的过程中，可以分不同的时期采用不同的方法。
1.导入期
在新技术研发、新产品开发阶段，供应商可以利用价值分析、目标成本法等方法尽可能参与到产品导入期的各项工作，甚至可以提出为方便采购而改进某些设计。
2.成长期
在成长期，新品量产上市，产品开始被市场所接受。此时，采购人员可以利用企业需求量正大幅增长的优势，进行价格优惠采购，以获取更大的利益。
3.成熟期
在成熟期，生产技术已经达到了稳定的阶段，产品供求趋于稳定。此时，采购人员可以利用价值工程、标准化工作，更进一步地找出供应商生产过程中不必要的成本，达成以变动成本签约、节省成本的目的。
4.衰退期
产品即将过时，并有替代产品出现，需求量萎缩，此时任何的大张旗鼓降低采购成本的行为已无多大意义，除非市场仍需要一批行将过时的物料产品。
依方式来控制采购成本
1.小批量采购
小批量采购金额不高，但采购人员必须确认，所定价格与市场价格相比，是否属于公平价格。当然，对于小批量采购，采购人员可以采用快速、低成本的价格分析方法，例如：
①比较、分析各供应商的报价。
②比较产品目录或市场价格。
③比较以往采购记录。
④比较市场同类产品价格。
2.长期随机采购
长期随机采购又称杠杆采购，这种采购与多个供应商建立合作关系，随行就市地选择供应商。随机采购的行为，一般是采购的物料对价格波动特别敏感，或是产品上市的寿命非常短，使得采购不得不随时寻找价格最低的供应商来满足供应。因此，对于长期随机采购，采购人员往往需要花费更多的时间来进行价格分析。分析的方法有价值分析法、成本结构分析法、成本估算法、总成本法。
3.计划采购
计划采购包括一次性采购、非经常性采购。采购的项目包括批量物料、设备、厂房等。计划采购通常金额相当大，采购策略分析通常采用成本分析法，来分析计算整体拥有成本和整个供应链的成本结构。
计划采购有时也会变成重复性例行采购，一旦发生此类变化，则按策略性采购方法进行。
4.策略性采购
策略性采购通常是企业非常重要的持续性采购。采购人员与供应商往往建立长期的合作伙伴关系。采购人员要花更多的时间和精力在成本与价格分析上，这是因为通过成本分析后进行的采购，收到的效益会很大。分析的内容包括供应商成本资料、计算整体拥有成本、整个供应链的成本结构、目标成本。
降低采购成本的基本方法有哪些
1.价格与成本分析
了解成本结构对采购者非常重要，如果采购者不了解所买物品的成本结构，就无法了解所买物品价格是否公平合理，同时也会失去许多降低采购成本的机会。
如今，价值分析与价值工程已被视为同一概念和方法在使用。价值分析通常适用于新产品工程设计阶段，是针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，通过去除、简化、改善、替代等方法来达到降低成本的目的。而价值工程则是针对现有产品的功能、成本，来进行系统化的研究与分析。
2.谈判
谈判是采购人员必须具备的最基本的能力。谈判是买卖双方为了各自的利益和目标，达成彼此认同的协议过程。人们往往认为谈判只限于价格方面，其实谈判所涉及的内容非常广泛，也适用于某些特定需求使用谈判方式。谈判的过程，除了斗智斗勇、专才与通才的完美结合外，也是价格分析、成本分析、价值分析与价值工程等手法的灵活运用。
3.供应商参与
在产品设计初期，选择准供应商或已具有良好合作伙伴关系的供应商，参与到新品开发小组的研发工作。新品开发小组一方面可以对供应商提出性能规格要求，另一方面借助供应商的专业知识来达到降低成本的目的。
4.集中采购
集中采购可以避免企业内部各自采购，有时甚至是企业内部不同部门，向同一个供应商采购相同零件，造成价格不同、重复采购的现象出现，平白丧失节省采购成本的机会。
为满足不同部门的需求量，以集中扩大采购量的方式，可以极大地增加议价空间获取更多的采购优惠。
5.自制与外购的策略
在产品设计阶段，利用供应商的标准与技术，以及使用工业标准零件，使物料取得更为便利，不仅减少了自制所需的技术支援，同时也降低了生产所需的成本。
6.标准化
产品规格、质量的标准化，以规模经济量和降低定制项目的数目，来达到降低制造成本的目的。
