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第20章 金牌文员与上司交往兵法(3)

有不少白领人士遇到以下的难题:自己经过整整一星期的努力才完成的报告书,给上司过目时,他立刻指出不妥之处,并要求更改它。但再经自己审慎研究,发觉错的是上司,该怎么办?

如果你在公司中仍是新人,这个报告书又是你的第一件重要任务,那么你应该小心研究上司对报告书提出的意见,并尽量照他的意思去做,这会比你努力证明自己是对的来得“稳当”。因为纯是数字上的对或错,只能证明你是个细心的人,对表现你的才干没帮助,犯不上跟上司意见相左。

经验丰富的上司,一定有他的理由,耐心请教他“错”在什么地方,你或许会发现是资料不足,或是漏了一个要点,这时你就会暗地佩服他,而从讨论当中,学习到更多专业知识。当然,讨论结果,或许对的是你,而如果你在这行业中甚有经验,又在公司服务超过半年,那么你才有“本钱”去游说上司,不过,你仍得步步为营,切莫把事情弄僵。总之,无论你怎样行动,万万不能把上司的意见当耳边风。

3.出头的椽子不先烂

“默默耕耘”这宗旨,在今日的办公室里已不合时宜,尤其在大公司里,老板可能没留意到你,有利职位亦是僧多粥少,所以做个沉默者,就只有吃亏的份儿。

重要的课题就是:主动表现你的进步。

举个例子,你初就新职时,有些工作上的技巧不够纯熟,甚至可能出错,但在努力学习之后,你早已达到一定的水准,并有信心不再出错,到了这个时候,你就有必要向上司指出你的改进,而不是静待上司自己去发现!

怎样表示才最理想?当你给上司呈上一份报告书,必然要向他解释一切,这时你可以在最后表白一番:“记得我以前犯过这种错,幸亏有你指正,我早已明白了犯错的原因,如今再也难不倒我了,想来,我该多谢你!”上司飘飘然之余,已无形中接收了你要表达的讯息。

许多人梦寐以求有个好上司——凡事肯教导,凡事肯出头,总之疼爱有加,偶尔还在私人时间请你吃饭消遣。可是,日子一久,你会发现自己在工作上全无进步,而上司似乎亦无意让你担当更重要的职务,叫你好生纳闷。

其实,一切是事出有因。请反省一下:平日你是否有欠独立,凡事依赖上司?事无大小,俱不敢妄作决断?就是私人消遣,也永远请上司做主?

不少上了年纪的上司,喜欢一些精乖年轻的下属,既可使自己心境年轻,又可视为“宠物”.对私人而言,美妙得很,反过来看公事方面,上司虽则疼爱你,但事实告诉他,你难以独当一面,他又怎敢冒险委以重任呢?

所以,你的形象必须改变过来。遇上一些小问题,大胆地出主意吧!别以为凡事禀明上司是尊重他,你能够在某些方面表现得体,他会更开心的。此外,不要永远被动,主动去承担更多工作,遇到难题,请上司提意见,但仍由你自己去决定执行的方法。让人家看到你独立的一面吧。

有人见了上司就噤若寒蝉,一举一动都不自然起来,就是工余聚会,也尽量与上司保持一定距离,因为觉得话不投机,如果硬充熟络,似乎太碍脸面了。如此下去,大家的隔膜肯定会愈来愈深,对你实在太不利了!一则上司永远对你不了解,有较好的空缺,也不会想起你来;二则你予上司的唯一印象,会是怕事和不主动,这肯定是你青云路上一大屏障。另有些人恰恰相反,恃熟卖熟,不分公私,常直呼上司名字,或拍肩头,调笑等,这样也是颇危险的,因为你会在不知不觉中得罪了上司,或者弱点和优点都被人洞悉,要对你不利就太容易了。与上司之间,应维持友善融洽的气氛,大家才可以合作愉快。你上司自有他的工作范围,所以你切莫事无大小都去问他,显得自己无能,应该累积数项事情才一并与他讨论,除非有紧急事故。至于较重要的决策,则应和上司在事前商量一下,并定时告诉他工作的进展。当然,你绝对有权利与上司意见分歧,但不能持敌对态度,应尊重他,以他的意见为最终决定,表示你的倾力合作。

许多白领人士面对上级时,就会胆战心惊。其实,有机会与高层人士接触,才是一个往上升的大好机会。

以下是好些小毛头的通病:午饭时在餐厅中遇到上级,不是主动打声招呼,反而速速离去,或者索性视若无睹。又或者,上司不在,上级找到门来,小毛头就瑟缩一旁,一概扮作不知,马虎应付了事。这样的做法,一则表现你无知,二则显示你有欠大方,三则白白溜走了让上司感觉到你存在的机会。

请谨记以下的正确做法:偶尔在公众场合碰见上级,不必理会对方是否认得你,大大方方的打个招呼,但不必多说话,以免打扰对方。离去时,也请招呼一声,这是礼貌,绝非拍马屁。

平时全无机会与上级接触的你,请做好心理准备,上级与你俱是普通人,如果必要与他周旋,应抱着表现自己的心态努力办好事,让对方留下深刻印象才是高招。

有些老板喜欢与雇员打成一片,希望上下一心,工作更加畅顺。所以,要主动地搞些工余活动,如做东请大伙儿吃午饭,游泳或野餐等。

参加这些场合,许多白领人士会显得十分不自然。他们当中,认为自己地位低微,与高层人士根本就谈不拢,而且没有资格与他们同一伙,于是,处处表现得腼腆,一脸的小家子气。

例如,老板坐着的一张桌子,你便不敢坐下,宁可挤到另一张已坐满同事的桌子去,既怕要“应酬”,更怕因紧张在老板面前“失仪”。

这种表现完全是不成熟的,要是一直采取此种态度、恐怕就“永不超生”。

既然是工余活动,所有在办公室里的等级和习惯,都应该暂时摒弃,投入群体活动,好好享受现场的各种消遣活动。

卸下了工作的包袱,人们自然会变得轻松,各种本能也表露无遗。你只须将自己与上司、同事等同对待,凡事就会变得自然了。

你的上司为人慷慨,十分好客,经常做东请下属,虽然一共只有几个人,但长久如此,你们光是吃吃喝喝的,似乎有点不妙。

同事与同事之间,应有一定的礼仪,摆出一副“白吃白拿”或“习以为常”的态度,只会让上司在下意识里,认定你乃贪图小利之人,非大将之材。这样,就大大地影响你的前途。

当然,自此就拒绝上司一切的邀请,会叫人误会你有意离群,或者是对某人不满,或是对某件事作出抗议行动。所以,何必使人误会呢?

但,如果硬要AA制,付给对方自己的一份消费,只会令场面尴尬,太突兀,大家不易接受。比较漂亮的做法是,由你发起,请同事一起回敬上司。不妨多找一些借口,例如上司生日、放假等等,几位同事表示要替他庆祝,于是罗汉请观音,一则表示你们对上司的尊敬,又可加强大家的团结。

大公司常在节日搞些如舞会、郊游等活动,有些不爱应酬的人士总是挂免战牌,这样做对工作绝无益处.许多老板特别重视公司活动,因为凭着比较轻松的场合,他可以跟雇员多接触,了解他们,如果你屡屡缺席,试问老板怎会记得你?而且在悠闲之中,互相沟通较容易,更可以在不知不觉间与老板熟悉起来。

别以为老板都有架子,其实只要你自然一点,他们的反应和幽默感跟普通人没有两样。何况,老板或行政级人员多会认为缺席者对公司缺乏归属感或是与同事不和。有一个欠佳的形象是划不来的,所以无论你多忙,也务必抽点时间去参加所有公司聚会,或者只是象征性地到一下。如你心情恶劣,实在提不起兴趣,想一个理由,向主办者打个招呼,告诉他你很想参加,但没有时间,或者你将要度假去,请预先告知你会缺席,并表示歉意。要是你有空参加就最理想了,这是一个让别的部门的同事和上司们对你有更深了解的机会,又或许,在如此场合中,你可以得到好些有关公司的“独家消息”,对你的工作有莫大帮助。

凡有聚会皆拒绝参加,只会令上级有“你不合作”之感,连下属也大有可能觉得你诸多作态,你以为这种形象,对你是好的吗?既然人在江湖,何不积极一些,将派对视为一种你喜爱的节目,寓工作于娱乐,叫自己也开心一点呢?

不能拒绝参与,就应该尝试去使自己投入。想一想,在这些场合中,你可以见到不同的同事在办公室以外时的性情,或许,你会发现不少有趣的事儿。还有,能够认识上司或下属的伙伴儿,或多或少也让你对他们有更深一层的了解。

要是你并非与伴侣或朋友同赴会,最好预先与某位投契的同事相约同行。这样,你会发现比独个儿进场自然得多。

最后,决定什么时间到达会场也很重要。当四处已是一群群的人,那么你要加入哪一群都没有困难了,因为人人已有固定话题,但你大有可能遭到冷落。

公司定期举办的聚会或派对,正是能够直接认识某些高层人员的机会,总比在纸上相认为佳。若你是个内向之人,要一下子与陌生人混熟,确是困难,必须要假以时日去“练习练习”,以建立信心。请先做个观察者,向活跃的同事“偷艺”。不妨与友伴混作一堆,参考一下人家是如何去结识行政人员的。大部分人会主动上前与目标握手,自我介绍一番。

你何妨换一个特别的方式?例如说“你的出众口才向来是我钦佩的!”或者“看来,我有太多的东西要向你学习。”不必语不惊人誓不休,或扮作聪颖过人,侃侃而谈。简单介绍过自己后,就大大方方地返回友伴之间。

下一次再遇到这位仁兄,立刻上前与他打招呼吧,并提醒他:“你好吗?我是XXX,两星期前我们见过面了。”正是大方得体。

除此之外,还要进行一些必要的感情投资。

如果上司家有喜事,你应该送礼吗?有人认为此乃“溜须”之举,不屑为之。

其实送礼作为心意的表达,也没有什么不妥,只是送礼给上司确要小心处理。

最理想是全体同事一起送礼给上司,让他知道下属对他的好意;但如果公司向来没有这个先例,你也就不必做开先河的人物。要是你真的很想送点东西,请先了解对方是否会不高兴,若没有问题,你可以亲自送礼了。

不过,同性上司和异性上司又有不同。若你买一件丝质恤衫送给异性上司,已婚的,可能受到其配偶的质问;未婚的,亦有可能想入非非。所以你的礼物,最好不涉私事,而是买一些可以在办公室用得着的东西,如相框、日历、笔座等。

至于同性上司,为了表示你的关注,不妨给对方的孩子买些玩具、糖果之类,一来免直接送礼的尴尬,二来有爱屋及乌之意;未婚的同性上司,则可以送一些小饰物,以显示你够细心。怕被同事讥为“捧臭脚”,你可以把礼物直接送到上司家中,这样,说不定更合他心意,更赢得上司的注意。当你加入一家新公司,请打醒十二个精神。

不错,助人为快乐之本,尤其是在新岗位,你满以为这样做可以巩固自己的地位;然而,请你在伸出握手之前,先了解清楚别人背后的真正原因,和你将会得到什么,始能避免被利用,或收到伤害自己的反效果。

有些上司喜欢对新人来个下马威,例如对你的工作,诸多挑剔,或不动声色地故意漠视你的努力,你辛苦了多天才做好的业务新计划,他竟然看也不看就搁置一旁,对你呈上的报告书,不立刻给你意见,却会在老板面前数落一顿。

不必发怒,请忍耐一点,待事情“冷”下来,你可以选一个会议后,单独找上司谈话,直接问他:“X先生,与你合作已有一个月,对我有什么批评?多多指教,日后我才不会给你添加麻烦。”或者,要是对方故意为难你、贬低你,令你做些斟茶递水的工作,老大不愿意的你,当然不宜直接拒绝,可以婉转表示:“X先生,这些琐事,我想由实习生做会更妥当!”

公司的架构起了变化,你的好搭档上司调职了,却留下了你,还调来另一部门的主管叫你满不是味儿。

如果一直不满下去,你以为对自己是好事还是坏事?尤其你根本没有打算另谋高就。上上之策,乃尽速与新上司建立良好关系。在未摸清对方的脾气之前,有几点却是基本要素。无论你以往与上司怎样合作纯熟和效果理想,切莫开口闭口就说:“我们以前是这样做的。”好像在告诉新上司:他的方法不合理。应该保持缄默,凡事请新上司做主,除非他征询你的意见或请你做主。

遇到有问题,最好立刻请新上司处理,告诉他以往是否出现过这种问题,有的话,解决办法又是如何,切不可自作主张,或认定只有旧办法才行得通。还有,在新上司面前,不宜诉说旧上司的不是或好处,因为聪明的管理人员是不喜听是非的。同时,在旧上司面前,也应绝口不提新上司的对与错。上司突然因某些原因遭公司开除,代替他职位的同事,以严厉见称,已声言计划将工作岗位重新分配和开源节流,不要呆坐着等候新上司的召唤,快约见他吧!告诉他:“我想,我该让你知道我正在进行中的任务已到达哪一个地步,这样或许会对你有帮助。”

无论新上司有什么新主意,你都要显得乐意和主动去配合,其他人如果都只是静静地等候办公室里有新变化,上司很有可能认为他们的态度是看风使舵。其实,在任何有可能发生的坏情况下,你该谨守两个原则,一是千万不要惊惶失措,二是别过分反应。同时,切不可跟随任何人的反应,尤其是那些歇斯底里者。好了,当一切转变已成过去,人们自会记得你的专业态度——够冷静和沉着,而不是那件令人不快的事情。差不多所有雇员对雇主都是唯命是从。其实,这并非是万试万灵的。

你的上司会富有同情心,全力支持你的工作,在每一方面都足以做你的典范,但也可能是粗鄙、蛮不讲理的,所以,与他相处,是对你的忍耐及才智的一种挑战,但为了要成功,你必须尽力而为。

你最好对上司的期望清楚了解。例如你花了足足两天时间做好一份报告书,当发现你所做的与他所期望的不符,那种挫败感实难忍受,何不事先向他发问呢?既避免废时失事,也免给上司一个草率的印象。

当上司送给你过多的工作时,坦白告诉他:如果你照样执行例行的打字工作,必会影响要做的报告书。一个通情达理的上司,当知道你是为公司着想而推辞工作,会更欣赏你,执行分内工作只会获得酬劳,却不会赢得赞赏。所以多主动帮助同事做事,多发问、多提意见,凡工作交到你手上,先了解清楚才做,甚至拒绝上司,上司一样会对你另眼相看的。

好些刚晋升为女行政人员的小姐,会抱怨上司待她有如一般秘书,当工作繁忙之际,竟要她去协助小秘书工作,而且一派理所当然。但光是暗叫不满,不能令事情有所改善,你必须起来面对困难。

第一,上司似乎对委派工作没有明确的方案,而你觉得你是不应参与文书工作的。其实,差不多所有的小公司,总有不少时候,要求每一个人都是“多面手”,随时可对其他工作伸出援手。要是你处处摆出“这不是我的任务”的姿态。只会给上司不团结的印象。

其次是,你有必要去帮助上司委派任务,因为他似乎未能完全善用你的优点。要分清楚职务,最好请他明白讲出,他究竟期望你做些什么?还是他根本不知道你的长处,胡乱发号施令你最好主动与他详谈,搞清楚你的职权。

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