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第8章 领导者要打开员工“心锁”,才能达到内部畅通(1)

——管人必不可少的沟通与决策心理学

众所周知,沟通不是万能的,但没有沟通却是万万不能的,因此沟通时一切管理行为的基石。作为领导者,沟通是一门必修课,是管理的常用方法,也是诸多问题的症结所在。现代企业决策者,要激发员工工作热情,绝不应该是高高在上,不可一世的。若想使管理卓有成效,就需要不断地和员工沟通交流。

蜂舞法则——要想管理好就必须学会沟通

奥地利生物学家弗里茨经过细心的研究,发现了蜜蜂“舞蹈”的秘密,提出举世闻名的“蜂舞法则”,即蜜蜂通过跳舞来进行彼此之间的沟通。

沟通对一个领导来讲是非常重要的。英国管理学家L.威尔德说:“领导者应该具有多种能力,但最基本的能力是有效沟通。”

一个有经验的领导者、一个高效的领导者,一定是优秀的沟通者,他们深知发挥领导力和影响力的主要途径是人际沟通和互动。

沟通是解决一切问题的基础,虽说沟通不是万能的,但没有沟通却是万万不能的。作为领导者,沟通是一门必修课,是管理的常用方法,也是诸多问题的症结所在。如果沟通不好,则可能会产生许多你意想不到的问题,造成管理混乱,效率低下,甚至员工离职问题。相反,如果沟通做好了,将在很大程度上帮助你处理人际关系,完成工作任务,达到绩效目标。一旦你掌握了沟通的技巧并能熟练运用,工作与你而言就会是一件快乐的事情。因此,领导者要保持沟通之心,让沟通成为你的工作利器,实现在快乐中工作。

通过了解蜂舞法则,就会明白这样一个道理:信息是主动性的源泉,加强沟通才能消除团队彼此间的障碍,提高合作的效率。因此,领导者要吸取各种沟通方式的特点,将蜂舞法则运用到自己的管理工作中,如蜜蜂般享受沟通带来的效益。

沟通首先要有一种屈尊下驾的态度,当你千方百计地去寻找合适的沟通方式,真诚而体贴地去跟下属和员工进行沟通时,相信一定可以达成共识,形成发展的合力。

美国沃尔玛公司前总裁萨姆·沃尔顿曾经说过:“如果你必须将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想,那就是沟通。因为它是我们成功的真正关键之一。我们以许多种方式进行沟通,从星期六早晨的会议到极其简单的电话交谈,乃至卫星系统。这种在大公司实现良好沟通的重要性以及必要性,无论怎样加以强调都不过分。”

事实上,萨姆·沃尔顿也的确将他所言付诸行动,他通过经常对沃尔玛商店进行不定期的视察,始终坚持跟员工保持沟通。这使他成为深受大家敬爱的老板,同时也获得了大量的前沿信息。萨姆·沃尔顿在通过沟通发现问题的同时也不断地乘机挖掘人才,让有志之人去做合适的事。因此,常有这样的情况,他很突然的给业务执行副总经理打电话说:“让某人去管理一家商店吧,他能胜任。”面对众人对此表示的怀疑,他往往如此应答:“给他一家商店吧,让我们瞧瞧他怎么做。”其实众人不知的是,他早已在沟通中已经了解了这个人的能力。

有团队、有管理,就必然需要沟通,因为只有沟通才能减少摩擦、避免冲突、化解矛盾、消除误解,从而发挥团队和管理的最佳效能。沟通是管理的浓缩,现实中的诸多事例都在向我们展示沟通对于管理的重要性。选人用人也离不开沟通,战略计划的制订离不开沟通,运营计划的执行离不开沟通。

那么,对于领导者而言,具体应该如何与员工进行有效的沟通呢?以下技巧有助于提高沟通能力,解决沟通中碰到的难题,使每次沟通富有成效。

1. 需要妥善处理期望值。

要想及时消除双方期望值之间的差异,一种方式是清楚说明双方的期望值。双方都有责任说明自己心中的期望标准,而对方则可以根据这种澄清来评估自己的能力是否可以达到。这种做法可以使双方根据具体情况对自己的期望做些有效调整,预先消除可能出现的伤害和失望感。

另一种途径是订立业绩协议。员工与企业签订的业绩协议可使双方明确彼此的期望和要求,帮助设计双方都能达到的目标,并且定期评估协议以确保双方的目标和要求都能得到实现。

2. 不忘坚持诚实。

有时,实话实说的确伤人,但良药苦口,诚实相待才能建立稳固长久的社会关系。因此,诚实非常重要。如果有什么事烦扰你,尽量直接说出来,以免小事化大更难处理。

3. 有创意地正面交锋。

很多时候冤家路窄,其他方式都行不通,唯有正面交锋。那么这就成为了摆平对方、理顺头绪的一个机会。不要因为害怕而逃避,要理直气壮,并且添加自己的创意。当然总体来讲,借故避开不失为最明智之举。

4. 不断的培养有效聆听的习惯。

人们之间的沟通充满变数,每个人都有着独特的谈话方式和风格,因而既复杂又具挑战性。设身处地是成功沟通的一个关键因素。交谈中需要聆听,更需要有效、适度的聆听,既要听懂,又不能受到别人左右。当别人有难处时,应设身处地理解别人,但不能也深陷其中。必须为自己留点精力去做自己的事。记住,不要做一块海绵,什么都予以吸收。

5. 对失误不必耿耿于怀。

当沟通中出现失误,令你失望或受到伤害的时候,不要记挂在心上。不妨自问一下,自己能从中得到什么,难道失误的意义就只是为自己背上一个包袱吗?其实,一旦尽心尽力地澄清了沟通中出现的失误,就要为自己付出的努力骄傲,该过去的事情就让它过去。一番心血没有白费,心中巨石落地,应该高兴才是啊!

沟通的位差效应——平等的进行交流是有效沟通的保证

“沟通的位差效应”是由美国加利福尼亚州立大学提出来的,来自领导层的信息只有20%~25%能被下级接收并正确理解,而从下到上反馈的信息有效率更是不超过10%,只有平行交流的效率则可达到90%以上。

沟通的位差效应是美国加利福尼亚州立大学对企业内部沟通进行研究后得出的重要成果。他们在进行研究过程中发现,来自领导层的信息只有20%~25%能被下级接收并正确理解,而从下到上反馈的信息有效率更是不超过10%,只有平行交流的效率则可达到90%以上。

通过进一步的研究发现,平行交流的效率之所以如此之高,其根本原因是“以平等为沟通基础”。为了进一步试验平等交流在企业内部实施的可行性,他们试着在整个企业内部建立一种平等沟通的机制。结果发现,看起来简单的做法,竟可以大大增加领导者与下属之间的协调沟通能力,不仅可以让上下级之间、各个部门之间的信息形成较为对称的流动,业务流、信息流、制度流也变得更为通畅,信息在执行过程中发生变形的情况也会大大减少,这使他们在价值观、道德观、经营哲学等方面很快地达成一致。这种情况是在建立这种机制前从来没有过的。

就这样经过多次反复的对比和实验,他们得出了结论:“平等交流是企业有效沟通的保证。”在实际工作和交往中可能有这样的体验:当我们在一个比自己地位高或威望大的人面前往往会表现的有些失常,原本事前想好的一切常在不知所措中乱了方寸,以至出现许多尴尬的场面,当我们在一个地位或能力都不如自己的人面前,我们经常会应付自如,乃至有超常发挥的情况出现。

摩托罗拉(中国)电子有限公司在1998年4月推出了“沟通宣传周”的活动,其主要内容之一就是向广大员工介绍公司的12种沟通方式。员工可以书面形式提出对公司各方面的改善建议,全面参与公司管理;可以对真实的问题进行评论、建议或投诉;此外,摩托罗拉公司每年都召开高级管理人员与员工的沟通对话会,以此提供一个平等沟通的平台,其主要内容是向员工介绍公司经营状况、重大政策等,并由总裁、人力资源总监等回答员工的各种问题,并在7日内对有关问题的处理结果予以反馈;另外,在《大家》、《移动之声》等杂志上会及时地报道公司的大事动态和员工生活的丰富内容。

这一系列的举措,都使得摩托罗拉的员工都可以真切的感受到企业对自己的尊重和信任,从而产生了极大的责任感、认同感和归属感,促使员工以强烈的责任心和奉献精神为企业工作。

据日本管理学家在实践中证实:信息每经过一个层次,其失真率约为10%~15%,因此为了避免在沟通中“位差效应”的不断扩大,作为企业的管理人员应注意以下两点:

第一、要把下属克隆成你自己。

古语有云:“上有好者,下必甚焉。”在企业管理中这句话就可以理解为:有什么样的上司,自然会有什么样的下属,这与言传身教是同样的道理。作为一个管理者,在责怪下属处事不当之前,首先应该反省自己是否有同样的缺点。否则其身不正,又有什么资格去责怪下属呢?

第二、自己不要甘当“原则”的奴隶。

任何一个人都希望能够遇到一位明理体贴的理想上司,细化到工作中就会体现为时间观念比较宽松、能够为下属争取高薪酬、与下属同喜同悲等,所以作为一个管理者要想笼络下属,就得少一点原则,多一点灵活!

总之,平等交流是企业有效沟通强有力的保证。

威尔德定理——有效的沟通从良好的倾听开始

英国管理学家L.威尔德提出来“威尔德定理”:人际沟通始于聆听,终于回答。

古时候,有个小国来中国朝拜,进贡了三个一模一样的金人,皇帝看着三个金光闪闪的礼物,喜不自胜。可是这个小国使者却不适时宜的为中国出了一道题目:这三个金人哪个最有价值?

皇帝想了许多办法,试图对三个金人加以区分。他请来珠宝匠检查,看做工,称重量,都是一模一样。眼看几天过去了,还没有找到合理的答案,这该如何是好?再过两天使者就回去了,泱泱大国,若是连这个小事都不懂,传出去成何体统?

最后,一位已经退位的老大臣说他有办法。

皇帝将使者请到大殿上来,老臣胸有成竹地拿着三根稻草为众人演示。当他将其中的一根稻草插入第一个金人的耳朵里时,这稻草从另一只耳朵出来了;第二个金人的稻草直接从嘴巴里掉出来了;而第三个金人,稻草进去后直接掉进了肚子里面,而且毫无响动。于是老臣对皇帝和使者说:第三个金人最有价值!使者用沉默肯定了老臣的回答。

上帝给我们两只耳朵一个嘴巴,本来就是让我们多听少说的。善于倾听,才是成熟人士应该具备的最基本的素质。我们在实践中早已发现,最有价值的人往往不是说得最多的人。尤其作为一个领导者,更要学会倾听。

当然倾听也是有技巧的,让对方知道你在注意听是很重要的一点。以下有几种增进倾听技巧的方法:

1.作为领导者一定要消除外在与内在的干扰。

消除干扰是改进领导聆听技巧的首要方法,因为来自外界或自身的干扰,通常是妨碍领导者倾听的主要因素。领导者应该要求自己把注意力完全放在对方的身上,这样才能明白对方说了什么、甚至想说而没说什么,才能通过观察对方更好的掌握对方的肢体语言,以及对方的话所代表的感觉与意义。

2.使用并观察肢体语言。

当我们在和人谈话的时候,我们的内心感觉总是在开口之前就透过肢体语言清清楚楚的表现出来。其实如果倾听者的态度比较封闭或冷淡,说话者很自然就会特别在意自已的一举一动,或许这就是一种防范意识,代表讲话人不愿意敞开心胸。从另一方面来说,如果倾听者表现的很感兴趣,那就表示他很想了解对方的想法,并且愿意接纳对方,如此一来,说话的人就会受到鼓舞。而这些肢体语言包括:流露出来的是一种自然的微笑,身体稍微前倾,常常看对方的眼睛、点头,没有交叉双臂,手没有放在脸上等等。

3.作为领导者要不断的鼓励对方先开口。

首先, 善于倾听是一种修养,也是经过长期锻炼才能形成的独特气质。善于倾听的人,给人的印象往往是谦虚好学、诚实可靠、专心稳重的。善于倾听的人,能够给别人充分的空间诉说自己,增进互相了解,以避免不必要的误解。

其次,鼓励对方先开口可以降低谈话中的竞争意味,说话的人由于不必担心竞争的压力,可以放下心底的防备,专心掌握重点,不必忙着为自己的矛盾之处寻找遁词。

此外,对方先提出他的看法,你就有机会在表达自己的意见之前,清楚了解双方意见的一致与不同之处。认真倾听可以使对方更加愿意接纳你的意见。

4.听话者要抓住重点。

在听的过程中要找出谈话者的重点,并且把注意力集中在重点上面之后,再分出部分精力讨论问题的细节,这样我们才比较容易从对方的观点了解整个问题。只要我们不再过分的专注于各种枝末微节,就不会因为没听到对方话中的重点或是错过主要的内容,而浪费了彼此的宝贵时间,或者做出一些错误的假设。

5.没有完全必要时,应该避免打断他人的谈话。

善于听别人说话的人是不会因为自己想强调一些细枝末节,想突然转变话题,想修正对方话中一些无关紧要的部分,或者是想继续说完一句刚刚没说完的话,就随便打断对方的谈话。对于那些经常打断别人说话的人而言表示他是一个不善于听人说话,个性激进、礼貌不周,很难和人沟通的人。

6.反应式倾听。

反应式倾听指的是听话者重述刚刚所听到的话,但是反应式倾听不是像鹦鹉学舌一样,对方说什么你就直接说什么,而是应该用自己的话,简要的述说对方的重点。我们的一些表现及反应可以让对方知道我们一直在听他说话,而且也听懂了他所说的话,而反应式倾听的好处主要是让对方觉得自己很重要,能够掌握对方的重点,让对话不至于中断。这也是一种很重要的沟通技巧。

7.要及时的进行回顾与总结。

当我们和人谈话的时候,往往把注意力集中在对方想说的重点和对方主要的想法上,并且在心中熟记这些重点和想法,然而为了互相作出反应,通常都需要几秒钟的时间在心里回顾对方的话语及其要点。我们必须删去那些无关紧要的细节,并且就重点或某些不详细的问题进行讨论。这样会给讲话者很好的印象,因为你一直都在听他讲话。如果你不太确定对方比较重视的那些重点或想法,则可以利用询问的方式,来让他知道我们对谈话的内容有所注意。

总而言之,善于倾听的人常常会有意想不到的收获。

古德定律 ——成功的沟通离不开准确地把握别人的观点

“古德定律”是由美国心理学家P.F。古德提出来的:成功的沟通,靠的是准确把握别人的观点。

首先,我们先来看看发生在曹操和齐高帝身上的故事吧,看看能从中明白什么?

一代枭雄曹操一直很欣赏自己儿子曹植的才华,因此一心想废曹丕而立曹植为太子。当曹操就这件事征求贾翊的意见时,贾翊却置若罔闻、一声不吭。曹操很奇怪地问:“怎么不说话?”

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