听到新消息的时候我们都会产生传播的欲望，但在大多数情况下，你有这种想法，别人也会有，同样的信息会被你的很多同事转发。因此在转发邮件之前，最好先想想，别人是否已经先你一步做了你正在做的事。
拒绝内容不完整的邮件
在盛行Wi-Fi的时代，很多拥有智能手机的人都喜欢针对同一封邮件回复好几次。比如有时候你在车上，不方便回复，就会简单地打“知道了，但是有一些……”几个字，顺手就发出去了。之后，等你回到公司，还会写一封更为详细的邮件来回复。这种断断续续的邮件会让收件人在看邮件的时候很心烦，因为人家还得花时间将两封信结合在一起阅读。
不发可以在网上找到信息的邮件
过去信息获取的渠道比较单一，在得到了有用的信息之后分享给同事，这是可以理解的。但现在，很多信息都可以直接搜索到，因此，在发送诸如此类的信息邮件之前，先问问自己：对方会认真地看你发送的内容，还是宁愿自己去网上搜索？若答案是后者，那么就不要发。
怎样高效地处理接收到的邮件
有选择地发送邮件之后，当然就要做到高效地处理收到的邮件了。想要做到这件事，需要注意两方面：领会电子邮件传达给你的信息、决定如何回复。
步骤1领会电子邮件传达给你的信息
不管在什么时候看什么内容，要在最短的时间内领会如下元素：
1. 发件人是直接还是间接发给你的；
2. 发件人是否在邮件中表达期望你答复的意愿；
3. 邮件内容主旨是否清晰；
4. 信息跟你是否相关。
值得一提的是，要注意邮件内容是不是要求你做多件事情，判断这封邮件是否值得你花费时间来明确对方想要表达的主题。若有以下的内容，则此类邮件无需理会，比如说：
1. 发件人所要表达的信息内容模棱两可、模糊不清，没一句话在主题上。邮件内容用词虚浮，让人混淆，不明其意；
2. 邮件内容跟你的工作职责没有直接联系或者是相冲突；
3. 来历不明的抄送信息；
4. 有一些信息已经被重复发送过很多次，还继续被发送到你这里；已经解决过的问题，再次发邮件询问。
遇到以上这几种情况，都应该将处理邮件的时间压缩到最少，因为这些目的不明的邮件会让你浪费大量的时间。
步骤2决定采取何种回应措施
在了解了邮件内容之后，就应该找到最有效的邮件处理方式。以下做法可以参考一下：
选择合适的平台进行沟通，比如会议、电话等。
对多人反复咨询的问题给予回应，不用群发邮件，可以采用资源共享等方式。
对那些连话都说不清楚又希望你替他干点什么的邮件，可以不用回复。
对那些模糊不清的内容直接用最简单、直接的方式回复，比如“你想让我做什么”或者“你什么时候可以完成项目”。
一旦邮件沟通的过程发生障碍，就立刻拿起电话跟对方直接交流。只希望通过文字来解决问题有可能会越来越乱，甚至加剧矛盾。
步骤3用专业的工作态度来处理问题
在你处理邮件的过程当中最重要的一点，就是要用专业的工作态度来面对。客观地评判自己所收到的邮件，调整自己的思路，清晰地回应。不要在情绪化的时候对邮件进行回复，这有可能给你带来不良的后果。
总而言之，只有清楚自己该发什么样的Email，不必要发什么样的Email，该处理什么样的Email，忽略什么样的Email，才能最大限度地节省你花费在电子邮件上的时间。
你的专业形象，全靠Email
在一家外企工作了两年，小张突然被公司解雇了。直属上司很客气地跟他解释说：“你也知道现在的市场不太景气，只能裁员了。不是你的能力有问题，是公司养不起太多员工。”被炒鱿鱼之后，小张在私底下约几个关系比较好的同事喝酒，有位公司的老员工语重心长地跟他说：“以后多注意细节，找到新工作，低调一点。多注意你的电子邮件，写邮件认真一点，就事论事，不要在邮件里跟客户谈其他事情。”
听完这个话，小张的脑子才“叮”一声醒悟过来。他自认为自己工作是很有效率的，能够在工作时间内完成的事情绝不加班。但因为喜欢休闲活动，常常动不动就在公司内部或者给客户发邮件时，呼朋引伴，找人结伴出游。这样长时间下来，给客户那边留下了“不务正业”的印象，连带损害了公司形象。公司考虑到这件事，加上怕他这种“不专业”的态度会影响到其他同事，干脆就趁着裁员大潮，把这尊“大神”请出了公司。
这就是电子邮件带来的“形象分数”，在职场上，每个人都贴着“标签”，这个标签可以告诉别人你的价值和功能。很不幸的，电子邮件给小张带来的，就是在别人眼中“工作随便就好，玩乐比较重要”的标签。
现如今，形象包装已经不仅仅是明星才会干的事儿了，一般职场人士对形象的要求也随之提高。一个专业的形象可以提升一个人的自信，对个人的事业发展、升职加薪都起着至关重要的作用。而专业的形象，不仅仅是靠着几件搭配合宜的衣服就可以建立起来的，更多时候体现在细节中，电子邮件就是其中重要的一环。
有句话说得很有意思：“很多人之所以能够成功，是因为他们看上去像是成功人士。”想要最终戴上成功人士的“高帽”，或者至少披上专业人士的“围巾”，都应该花一点心思来为自己打造一个有魅力的职场形象。若是整天漫不经心，做事随便，谁还会将你当盘“好菜”呢？或许，不是职场上的每个人都想要出人头地，但明哲保身也是最基本的处世之道，这其中最关键的一条就是，别让你的“休闲形象”大于“专业形象”。毕竟，企业给你支付薪水，买的是你的专业和努力，而不是聘请你来当“康乐股长”。在号召客户和同仁玩乐之前，先让别人肯定你的专业，才不会莫名其妙地砸了饭碗。
电子邮件虽然看起来没有商务信函那么正式，但在写作语言上也不能显得很随便。电子邮件虽然可以让你更快捷、更有效地联系到客户，但客户和生意伙伴却未必会接受那种随随便便的联络方式。一份标准的Email不仅可以反映出职场人的专业素质，也代表了企业的专业形象。而要写一份专业的电子邮件，只需要记住两个基本原则：有礼貌，讲重点。
问候绝对不可少
邮件内容从问候语开始是非常重要的，例如“Hi，Mr. ××”，或者“你好，××先生”等。根据你跟收件人的亲近关系，尽可能使用对方的姓氏，而不是直呼其名。
感谢收件人
若你的邮件是在回复客户的咨询，应该以感谢作为开头。比如，有客户想要了解你公司的产品，你就可以说：“感谢您对本公司的关注。”若是对方已经回复过你的邮件，那一定要说：“谢谢您的回复。”这样在礼节上也会更周到。
直接表明你的意图
若是你主动写邮件给对方，那就不用什么感谢词了。可以在简单的问候之后，直接说你写这封邮件的目的。在电子邮件的开头就说清楚你的来意，这样才能更好地让对方理解你邮件的主要内容。确保邮件内容紧凑，并且一直围绕主题陈述，不要在邮件中添加无关紧要的信息，尤其是在跟对方还不是那么熟的情况下，很容易被人误认为是“轻浮”、“攀关系”。
礼貌性的结束语
在邮件结束之前，可以再次感谢收信人并且加上一些礼貌性的用语来收尾。比如“谢谢您的耐心阅读”、“有什么疑问可以随时与我联系”等，最后附上你的名字。在邮件最后还要留下自己的联系方式，包括你的名字，部门、公司全称，电话和传真号码，以及电子邮箱地址。
当然，在发送邮件之前，最好是再通读一遍邮件的内容，并且检查其中是否掺杂着“不专业”信息，你必须保证你发出的是一封真正“好形象”的邮件。
