狭义的商洽函是发函主体就合作、协作或委托等事宜，向另一个平等的、不相隶属的主体所发出的一种联系函，其目的主要是商谈事宜。广义的商洽函也包含了请批函、知照函等请求批复、知照事项等的联系函。因此，商洽函主要的写作目的便是洽谈公务、表达请求、提出请示、给予意见、事项告知等。
特点
商洽函作为一种工作联系函，适用于很多情况。因此，商洽函使用的范围广、频率高，具有广泛性、行文多向性、用语谦敬性的特点。
1.广泛性
商洽函的广泛性，首先是其应用范围的广泛。商洽函的内容没有固定的限制，任何洽谈公务、表达请求、提出请示、给予意见、事项告知的情况都可使用。其次是其使用主体的广泛。它的使用不受级别高低、组织大小的限制，收发函件的主体均以比较平等的身份进行联系。
2.行文多向性
很多文书都是固定的上行文或下行文。而商洽函的行文可以是上行文，也可以是下行文，但大多数商洽函为平行文。
3.用语谦敬性
不论什么类型的函，用语皆得注重谦恭有礼，尊重行文对象，力求得到行文对象更多的理解和支持。
行文对象
商洽函的使用主体具有广泛性，适用于各种级别的行政机关、企事业单位和社会团体，因而其行文对象也具有广泛性，可以是任何行政机关、企事业单位或社会团体等。
商洽函是就某一事项进行商洽的函件，具有很强的针对性。因此，在行文时要紧紧围绕所要商谈事项展开，需重点突出，不可冗杂，让行文对象可以有针对地对问题做出快速的回应。
格式
商洽函具有一函一事的鲜明特点，因此篇幅短小，结构简单，旨在用最简洁精练的语言表达最全面的内容。商洽函主要包括标题、正文和落款三个部分。
1.标题
商洽函的标题一般由发文机关+商洽事由+文种构成。比如《中国科学院××研究所致××大学商洽建立全面协作关系的函》等。有的情况也可在标题处省去发文机关，只包括事由+文种，比如《关于商洽委托代培涉外秘书人员的函》等。
2.正文
商洽函的正文通常由开头、主体和结语三个部分构成。
（1）开头。
这部分主要是对写作缘由、背景和依据的介绍。通常，去函的开头是对上级机关有关指示精神的领会说明，并结合发文机关的实际情况和需要，表达或是疑惑或是困难等内容。
复函开头有两种写作方法：第一，直接引用来文的标题及发文字号；第二，简述来函的主题。紧接开头，可以“现将有关问题复函如下”一类承启语引出主体内容、答复意见等。
（2）主体。
主体要详述需要商洽、询问、答复、请求批准、联系或答复审批及告知的事项，是商洽函主要内容的阐述。如果去函或复函的事项比较单一，主体可与写作缘由结合为一段，否则，需要分条阐述。
（3）结语。
商洽函结语的写作要根据具体的文种区分。比如，对于只是告知行文对象事项而不需要回复的函，结语常用“特此函告”“、特此函达”等。如果是要求行文对象回复的，则要写明“盼复”、“望函复”、“请即复函”等。而请批函则要以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”等语句表明函的内容。
3.落款
落款包括发文机关和成文日期两部分内容。为了体现发文机关的严谨和慎重，机关名称要用全称或规范化的简称，成文日期要用汉字写清楚年、月、日，并加盖公章。
语体的特点
商洽函是一文一函，并要做到行文平实，直奔主题，语言使用规范得体。
1.平实、准确
商洽函旨在快速明了表达中心意思，并得到行文对象迅速的回复。因此，切忌转弯抹角，避免空话、套话和空泛的议论，要简练准确地表达中心思想。
2.规范得体
发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬；对级别低的机关、单位或团体要平和；对平行机关、单位或团体和不相隶属的机关、单位或团体要友善。切忌使用生硬、命令性的语言，并要注意谦辞、敬辞的规范使用。
遣词造句技巧
商洽函的语言重在简洁、明白。在遣词造句方面，要做到以下三点内容：
1.明确清楚
行文中可使用“就以下事项与贵单位进行商洽”之类的表述。标示性语言的运用可以使函件内容指向更明确，便于行文对象迅速把握事项。
2.多用短句，少用修饰语
短句的特点是简洁明了、明白易懂。在陈述事件的时候使用短句便于行文对象理解，并迅速做出反应。另外，要尽量剔除修饰语，突出核心事件。
3.礼貌用词
礼貌的用词可增加行文对象对发文机关的好感，应合理使用。在使用礼貌用词时，要注意态度的不恭维、不逢迎，并注意敬辞、谦辞的正确使用。
范文解析
范文解析一：
关于商洽合作出版《建党90年》大型画册的函
××美术学院教务处：
在中国共产党建党90周年之际，我出版社决定出版展示中国共产党光辉历程和伟大成就的大型史诗画册《建党90年》。《建党90年》大型画册是一部重要出版物，已得到新闻出版总署和中宣部领导的认可。
由于缺乏专业的美术编辑，因此商洽同贵院合作出版，由贵院抽调优秀学生组成美编组进行创作事宜，我社提供相应的资金支持。希望贵院和我社能通力合作，在建党90周年之际隆重推出这一大型出版物作为献礼。
是否慨允，恳请函复为盼。
××出版社（印章）
二○一一年××月××日
点评
范文虽然篇幅短小，但逻辑清楚、中心突出，既陈述了合作原因、具体内容和合作方式，又表达了强烈的合作愿望，语言流畅，首尾连贯。“贵院”、“请函复为盼”这类谦敬词的使用，也很好地体现了商洽函的语体特征，是一篇商洽函的佳作。
范文解析二：
关于访问学习的函
致××股份有限公司：
敬启者
我公司为××公司（简称：××）。
通过贵我两方2010年4月份的合作，我公司领导层认识到我公司与贵公司存在的差距。因此，我公司拟定了访问贵公司的计划，希望可以通过访问学习贵公司的管理模式、先进理念，以提高我公司人员素质，促进贵我双方在未来的发展中深入、广泛地开展合作。
不知贵公司意见如何，请函告。
公司名称：××公司
通信地址：××市××路××号
邮编：×××××× Email：×××××
联系人：×××经理 电话：××××××××
二○一○年六月五日
点评
范文《关于访问学习的函》是一篇企业之间希望相互学习、谋求建立合作关系的函，语言简洁，表意清晰。寥寥数语便将访问学习目的、合作意向和自身情况介绍等表达清楚、简洁明了。
经验分享
在商洽函的写作中，针对商洽的事项和行文对象，要注意以下三点内容：
第一，准确把握商洽事项。发文机关能否准确掌握事项直接影响着函件的质量。准确掌握核心事件可以使函件内容更加清楚明白，准确性更强。
第二，用语得体。函件的用语代表着发文机关的态度，行文对象的情绪也很容易受到函件态度的影响。因此语句的得体选择十分重要，既要谦恭有礼、尊重对方，又要保持双方地位的平等。
第三，语言要凝练、准确、严密、肯定，避免产生歧义。此外文字不能空泛、空洞，内容要充实完整。
