1897年，意大利经济学家帕累托偶然注意到英国人的财富和收益模式，即较少的人掌握社会较多的财富。依据这个发现，后来有人总结提出了著名的80/20法则。80/20法则告诉人们一个道理，就是要把自己的时间和精力放在自己最重要的事情上，这样就能用更少的时间做更多的事。
80/20法则对工作的一个重要启示是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。你应该将时间花在关键的少数问题上，因为解决这些关键的少数问题，你只需要花20%的时间，即可取得80%的成效。
事实上，做事效率低的人之所以无法高效地完成工作，并不是因为他们能力不够、热情不足，而是没有真正忙到点子上。
某部门主管因患心脏病，遵照医生嘱咐每天只上班三四个小时。他很惊奇地发现，这三四个小时所做的事在质和量方面与以往每天花费八九个钟头所做的事差不多。他所能提供的唯一解释是：他的工作时间被迫缩短，他只好将它花在最关键的工作上。这或许是他得以维持工作效能与提高工作效率的主要原因。
如果一个人把自己的精力放在一些不重要和无意义的事情上，那么他就没有时间去做重要的事情了。这也是很多人总是忙得团团转，整天被各种事情折腾得筋疲力尽，工作却不见成效的重要原因。时间并不能直接为你带来结果，只有正确的行动才能为你带来正确的结果。一个人只知道忙而不知道忙于正确的事，就好像一个把宝押在了错误的地方——时间上的赌徒，最后只能是把时间连本带利地输光。
只有明确自己的工作是什么，才能认识自己工作的全貌，从全局着眼观察整个工作，防止每天陷于杂乱的事务中。
工作的有序性，体现在对时间的支配上，首先要有明确的目的性。很多成功人士指出：如果能把自己的工作内容清楚地写出来，便是很好地进行了自我管理，就会使工作条理化，因而使执行效率得到很大的提高。
只有明确办事的目的，才能正确掂量个别工作之间的不同比重，弄清工作的主要目标在哪里，防止眉毛胡子一把抓，既虚耗了时间，又办不好事情。
填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的工作，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。重新列表时，要试问自己，“如果我只能干此表当中的一项工作，首先应该干哪一件呢？”然后再问自己：“接着，我该干什么呢？”用这种方式一直问到最后。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理、最有效的办法。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同，在于计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。
法国作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有“混乱”二字。”
简化思维，找到新出路
随着工作步调愈趋复杂与紧凑，很多时候都将原本的简单问题复杂化了。这时，“保持简单”是最好的执行原则。“简单”来自于清楚的目标与方向，知道自己该做哪些事、不该做哪些事。工作中无所适从的时候，选择简单之法不失为聪明之举。
我们在做任何事情的时候，千万不要把事情过于复杂化，简单的时候就是简单，太多的顾虑反而会让我们走弯路，事情的结果也会和我们希望的相反。
简单思维，有一个较为有名的法则——“奥卡姆剃刀”。他的提出者奥卡姆·威廉有一句著名的格言，就是：如无必要，勿增实体。不要把事情看得那么难，那样只会使人处于自我束缚中。许多问题解决起来，既不需要太复杂的过程，也不必要有太多的顾虑，绝妙常常是存在于简单之中的。
根据“奥卡姆剃刀”这一原则，对任何事物准确的解释通常是那种“最简单的”，而不是那种“最复杂的”，这就像音响没有声音，我们总是会先看看是不是电源没有接好，而不会马上就将音响拆开检查是否哪个线路坏了。
从方法论角度出发，“奥卡姆剃刀”就是舍弃一切复杂的表象，直指问题的本质。可惜，当今有不少人，往往自以为掌握了许多知识，喜欢将一件事情往复杂处想。当我们的思路又变得开始复杂时，应该时刻提醒自己：该拿起奥卡姆剃刀了。因为，只有简单，才可以产生绝妙的主意。
一家著名的日用品企业换了一条全新的包装流水线，但是之后却连连收到用户的投诉，抱怨买来的香皂盒子里是空的，没有香皂。这立刻引起了这家企业的注意，并立即着手解决这个问题。一开始企业准备在装配线一头用人工检查，但因为效率低而且不保险而被否定了。这可难住了管理者，怎么办？不久，一个由自动化、机械、机电一体化等专业的博士组成的专业小组来解决这个问题，没多久他们在装配线的头上开发了全自动的X光透射检查线，透射检查所有的装配线尽头等待装箱的香皂盒，如果有空的就用机械臂取走。
这时，同样的问题发生在另一家小企业。老板吩咐流水线上小工务必想出对策解决问题。小工申请买了一台强力工业用电扇，放在装配线的头上去吹每个肥皂盒，被吹走的便是没放肥皂的空盒。
同样的问题，一个花了大力气、大本钱研究了X透视装备，一个却用简单的电风扇吹走空的肥皂盒，不同的方法一样解决问题。或许有人认为小工想到的用风扇吹走空肥皂盒的方法太简单，太没有技术含量，但是，它达到了目的，解决了问题。这样的方法更简单易行、更省时省力省钱，这样的方法就是好方法！
杰克·韦尔奇的管理思想中有一条非常著名的论断，那就是“成功属于精简敏捷的组织”。他认为企业不必复杂化，对他来说，使事情保持简单是商业活动的要旨之一。他说，他的目标是“将我们在GE所做的一切事情、所制造的一切东西‘去复杂化’”。
在工作中，没有人不希望最快、最有效地解决问题。但有的人能做到，有的人却做不到。这其中原因有很多，是否懂得抓要点、抓根本则是关键。“牵牛要牵牛鼻子”，工作中，我们要自主决断，抓住事情的关键点，这并不是少数人特有的天赋，而是大多数人都可以培养出来的一种能力。
将问题简单化，其关键点是要找到问题的关键。只有找到了问题的关键，解决问题来便十分简单。当你在工作中遇到难题、一筹莫展的时候，不妨让自己冷静下来，仔细分析一下问题，找到“症结”，一切就能够顺利解决。
世界是复杂的，但也是简单的，只是我们常常被自己的习惯性思维禁锢，从而把简单的事情弄复杂了。如何将复杂的事情回归于简单，根除工作的“复杂病”，是每一个员工需要思考的问题。
学会拒绝，避免无效执行
在工作中不会拒绝别人的人必定为自己招揽很多事，在自己的工作时间内忙于一些分外事，工作效率和工作业绩必然大打折扣。如果你不会说“不”，不会拒绝别人的话，那么这样你就无法专注于自己的事情，自己的执行效果将会大打折扣。
一些员工在工作中每天都忙忙碌碌，但他并没有做出什么很有效的成绩，这是为什么呢？其中有一个很重要的原因就是他们不懂得拒绝，大事小事统统全包，不分先后，不知道做好协调，只要别人一开口，他就会忙前忙后的忘了更重要的事情，弄得丢了西瓜专拣芝麻。
刘斯是一家保险企业的业务员。有一天，他和客户约好在一家茶楼里谈业务，他用尽浑身解数给这位客户介绍了业务内容，但是这位客户好像诚意不太大，心不在焉地喝可乐，好像根本就没有听进去。
刘斯知道他是搞电脑硬件销售的，而刘斯在大学学的就是电脑，他就转移话题大谈当今电脑硬件在市场上遇到的普通问题。结果把对方的兴趣提了上来，最后两个人约定下个星期再见面，正式签单。
刘斯非常兴奋，到了那天，早早地就准备好了一切相关的材料，然而这时他的手机响了，是他的主管说有个多年没有联系上的大学同学要来，让刘斯帮忙去机场接一下机，而主管自己却没有时间。
刘斯觉得这是主管交代的事，自己应该帮忙，于是他就答应了。
由于堵车，等他从机场回来，客户早就走了，痛失了一单千辛万苦才谈下来的保单。
从刘斯的例子中我们应该可以得到一些启示：工作中应该拒绝一些无效的干扰！然而对于许多人来说，拒绝上级的要求似乎是一件难上加难的事情。
拒绝的技巧是一项非常重要的沟通能力。在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么”、“不想要做什么”或是“什么对我才是最好的”。在做决定时我们必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为我们的拖延而影响到其他人？而如果答应了，是否真的可以达到对方要求的目标。一个做事目的性强的人要懂得说“不”的艺术。
拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。下面我们列出几条拒绝别人的技巧，供你参考：
（1）要耐心倾听请托者所提出的要求。
（2）如你无法当场决定接纳或拒绝请托，则要明确地告诉请托者你要考虑的时间到底有多长。
（3）拒绝接纳请托应显示你对请托者之请托已给予慎重的考虑，并显示你已充分了解到请托者事项重要性。
（4）拒绝接纳请托在表情上应和颜悦色。
（5）拒绝接纳请托者应显露坚定的态度。
（6）拒绝接纳请托者最好能对请托者表明拒绝的理由。
（7）要令请托者了解你所拒绝的是他的请托，而不是他本身。
（8）拒绝接纳请托之后，如有可能你应为请托者提供处理其请托事项的其他可行途径。
（9）切忌通过第三者拒绝某一个人之请托，因为一旦这么做，不仅足以显示你的懦弱，而且在请托者心目中会认为你不够诚意。
对于职场人士而言，只有学会了适当的拒绝，我们才能避免无谓的执行。将精力集中到自己的工作上，做一个高效率的职场达人。
