一般的涉外活动，都是在来访者抵达当日或次日安排相应领导人或部门负责人会见。礼节性拜会，通常由身份低者拜会身份高者，由来访者拜会东道主；如是正式或专业访问，则应考虑安排相应会谈。
按照中国外事惯例，会见和会谈有着明显区别。会见在会见厅内举行，宾主在沙发上就座，此类会见偏重礼节性。而会谈则在会谈厅内举行，双方出席人员身份对等，分列会谈桌两侧就座，所谈内容也都是实质性问题。
会见和会谈的基本礼仪是：提出会见要求的一方应将要求会见人的姓名、职务及会见何人、会见目的告知对方，接见方应尽快答复并约定会见时间；如果因故不能接见，应给出必要而婉转地解释。
客人到达时，主人应在正门、客厅门口或客厅内迎候。如果主人不需要至正门迎接，至少应安排其他陪同人员在正门迎候并将客人引至客厅。
会见厅内沙发宜摆成半圆形，主人和主宾座位居中，主左客右。客方人员按礼宾顺序在主宾右侧就座。主方人员则在主人左侧就座。译员和记录员分坐于主人和主宾后侧（如有外方译员参加，坐主宾后侧）。
会谈时，双方人员面对而坐，中间隔有条桌或花池。主方背门，客方面门。主谈人居中，陪同人员按礼宾顺序分坐于各自主谈人两侧，右高左低。为便于交谈，主方一般安排译员坐在本方主谈人右侧，外方译员在其主谈人左侧，这样，两位译员恰好也是面对而坐，便于交流。如果会谈桌一端朝向正门，则以入门方向为准，右为客方，左为主方。三方以上的多边会谈，则采用三边、多边或圆形桌面，座位按各方名称字母顺序排列。
会见和会谈场所要安排足够座位以及麦克风和中外文双面座位卡、纸、铅笔等必备文具。如果需要合影，务必提前布置场地，设计站立位置。合影时，主人和主宾居中，其他主客人员间隔排列，需要注意的是，每排的两端均应由主方人员占据。
领导人之间的会见和会谈，除陪见人和译员、记录员外，其他人员在双方落座后均应退出并且中途不得随意进出。如果会谈向媒体开放，一般也只是采访前几分钟，待进入实质性会谈时，媒体人员也应退出。
会见和会谈时仅以饮料招待即可，一般只备茶水和矿泉水，夏季可加些冷饮。如果会谈时间较长，可视情况适当配以咖啡或红茶。
