我找张三，我没给他打过电话。我首先要知道张三有几个电话号码，第一个打不通我就拨第二个，省得再去找，我也省时间。接下来，我给张三要说几件事。我所要注意的是什么呢？倒金字塔型排列，就是要把最重要的事首先跟他说：“张总，我想请你讲课。”“李经理，我想在你那儿定一桌餐，我想消费的标准应该是在３０００元左右。”要把最重要的事情首先交代给别人。你别在那儿打太极拳：“我想在你那儿弄桌饭吃，你一定要帮忙，你要帮我定个大的房间，你要给我安排好了。”唯独不说钱，不说钱怎么给你安排呢？你要先交个底：“我是３０００元的消费水准，请你看着办。”
第四，自我的介绍。一个训练有素的人，拿起电话之后要顺理成章地进行自我介绍。按照电话礼仪的标准，自我介绍有下列几种模式：其一，录音电话的模式。录音电话的模式就是报电话号码。我刚才讲了，报电话号码的好处是：万一有人拨错了，你跟他确认一遍，他不至于再错。我经常碰到这样的事：
他打你手机拨错了，你跟他说：“错了。”
他一会儿又打进来，你跟他说：“又错了。”
他还会打进来，并且还骂你：“干嘛装洋蒜，不接我的电话？”
若你跟他重复一遍自己的电话号码，他稍微理智一点，就会核对一下，便不至于一错再错。
其二，公务电话的模式。公司总机或者部门通电话，一般报单位名称。比如，你好，联想集团！你好，上海东方电视台……报的都是单位。
其三，私人电话的模式。专用电话，比如我家私人电话或者我这里是董事长的电话，专用电话一般是报什么？报姓名。此即私人电话的模式。因为这个电话就是我的。我的习惯是拿起话筒：“你好，金正昆。”我先报姓名，让对方验证是不是打错了。
其四，社交电话的模式。在社交中通电话，一般要报三要素，单位、部门、姓名。因为别人可能不知道你是什么头衔，不知道你是谁，所以你要全报。此为社交电话的模式。我经常遇到这样的事，他跟你说了半天，你不知道他是谁，你还不好意思问他，因为你听他的语气，他跟你很熟：“金教授，上次在一块儿吃饭，我们坐在一块儿。好长时间不见了，打电话问候一下。”你根本不知道在哪儿吃饭，也不知道他是谁。对方要足够聪明的话，务必要首先报一下：“你好金教授，我是海达公司的王军，副总经理。上次我们在一块儿吃过饭，记得交换过名片。金教授，我们最近想请你讲一课。”一定要说清楚！否则你跟我寒暄半天，我也不知道你想干什么。因此，打电话时首先进行正确的自我介绍是不能缺少的。
第五，通话的终止。如果你不想继续通话了，你想终止通话的话，可以适当的方式去暗示另外一方。怎么去进行暗示呢？常规的做法，就是重复要点。
王总，我们这次就说定了，下个星期我付款，按照你所提供的帐号，我会把我货款的首期打给你，按照我们刚才约定的付１０％。王总，如果我没有记错的话，你的账号会在下星期一早上传真给我。传真给我之后两个小时确认无误，我就会打款了。
可能对方记错了、说错了，也可能对方忘记了，你去重复一下，说明自己是个训练有素的人，是不说废话的人，而且也等于告知对方：双方通话可以到此适可而止了。
第六，谁挂断电话？想问一下我们现场的听众，你认为打电话时谁先挂比较合适？
打电话时谁先挂呢？有同志经常会出现一些错误的想法，有的人钻牛角尖，有的人则不规范。比如有人告诉我谁打谁就挂，还有同志告诉我对方挂。他是好心，但是结果不好，行不通。假定中央电视台规定打电话对方挂，广东电视台也规定打电话对方挂，那我们在场的观众和电视机前的观众都设想一下，若中央台和广东台相互通话将出现何种状态？两边都不挂，大说其废话，都等着对方挂。此说根本没有可操作性。
打电话时谁先挂呢？交际礼仪的标准化做法是：地位高者先挂。我是晚辈，我和爷爷、爸爸或叔叔通话，请长辈先挂，对长辈的尊重尽在不言中。刚才说了，尊重别人就是尊重别人的选择。别人不想再说了，他就挂了。他说没说完是由他自己决定的。我是下级，我跟上级通话，理当由上级先挂。我经常开玩笑说：“我是怕老婆的，所以我跟老婆打电话时，一般都是老婆先挂，不然怎么能证明她是我家老大？”地位高者先挂！有些人会问：我俩地位一样，我是男孩，他也是男孩；他１９，我也１９；他刚上大学二年级，我也是二年级；他三月八号生，我也三月八号生；我俩就是半斤和八两。万一碰到这种情况，谁先挂？一般是求人的人要等被求的人先挂。你找别人说事总有一个谁求谁的问题：“金老师帮我借本书？” “老刘，我有一道题不会做，你帮我说说？”由被求的人先挂，实际上是一个摆正人与人之间位置的问题。
关于接电话的礼仪，主要有下面几条需要注意：
第一，铃响不过三声。打电话的最重要的原则叫做通话三分钟法则，接电话的基本规则则叫做铃响不过三声的法则。什么意思？就是要及时接听电话。尤其是你约好了时间，今天晚上八点让别人给你打电话，你约好的让别人给你打，别人打来的话你再不接那就是严重的失礼。我们有时候会碰上两个极端，一种极端就是有些人宁死不屈在那儿听着铃响不止就是不接，另一个极端则是电话铃一响马上伸手就接了，过犹不及。你想想，因为现在电话高新技术含量非常高，瞬时接通，我们一般的经验，铃声总要响上两声才接，你这儿电话铃声一响就接了，我这儿还没做好准备呢！我经常碰到这种事，要不那边不说话，要不你这儿刚一拨那边就说话，吓你一跳。
训练有素的白领都有这样一个经验，桌上的电话铃响了之后，手先上去，等它响两声、三声的时候再接。这样会显得自己不慌不忙。很多国外的大公司都有规定，铃声要响到六声以上你才去接的话，第一句话要说“抱歉，让您久等了”。因为别人要求你办事，很可能这个电话拨不通他到别的公司去了，他不找你了。他找你是看得起你，你接电话迟了理当及时地表示一下歉意。
第二，不要随便叫别人代接电话。如果你在现场，电话是找你的，尤其打的是你的电话，你就不要找外人去代接，尤其不要让孩子、秘书去代听已经有约在先的电话。请注意：约好他人给你打电话，届时就不要让别人去听，这是对通话对象的一种最基本的尊重。
下面我再问大家一个问题：如果我打电话给你，你不在，比如你是王处长，我是李处长，我是你的合作单位的一个处长，我们俩是平等关系。我李处长找王处长，王处长不在。现在请各位，电视机前的或者现场的听众，你们冒充一下那个被找的王处长的秘书，去代接电话，你会如何文明而礼貌地应对我？
经常，我们身边的领导或者同事、家人不在，你替他接了电话。他不在的话，你要会表达自己的善意。训练有素的代接电话的人要首先告诉对方，他找的人不在，然后才能问对方是谁，对方有什么事。千万别倒过来了。我经常碰到类似下面这种事：
你打电话找王处长，王处长不在，李秘书代接电话。
你说：“请问是国际交流处吗？”
“对，先生你好，我们是国际交流处，先生你找哪位？”
“我找你们王国华，王处长。”
“先生你好，你找王处长什么事？”
“我跟王处长大学同窗啊，说好了今天给他打电话的。”
“先生你到底什么事？”
“我现在路过你们北京，想过来看看王处长。”
“先生你好，我们欢迎你！先生你大约会什么时候来？”
“我大概半个小时以后就可能到你们那儿。”
“先生不好意思，我告诉你，王处长不在。”
他耍我，他吊我胃口，他使我怀疑王处长在他的边上埋伏着。聪明的人那时会首先讲：“先生不好意思，王处长不在。”然后再问：“您是谁？您有什么事？”这个就比较好，否则我会怀疑，我想的是王处长一看这个号码似曾相识，就叫李秘书过来帮他问：“这个人是谁？” “处长，是那个什么上海的李处长。”问“什么事？” “想来看你。”问：“什么时候来？” “马上就到。” “告诉他，我不在。”这个推论是成立的。所以，你别乱说，你要合理而有序的进行表达。
第三，认真地进行自我介绍。接电话时，合理而有序的表达的非常重要的一个内容是：自我介绍。我经常遇到这样的事，电话拨错号码了，就是打电话的时候我确实是打错地方了，那边人不说明。他问你什么事，你跟他说了一遍，他最后才告诉你打错了，这不是气死人的事吗？我拨错了号码，你跟我说一声啊。接电话时，下列三句话不能少：“你好”，自报家门，“再见”。自报家门，即自我介绍。它跟打电话一样，要么报电话号码，要么报机关名字，要么报姓名，或者合报——单位、部门、姓名一起报。别跟别人说你猜我是谁啊，那样做人家会烦吗？
