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第18章 扭转局面重回正轨(2)

贝丝脸上露出了笑容:“就像那天在你办公室里对你说的,我们一周7天,一天24小时都有员工在工作。所以,你任何时候过来,都会看到有几个员工在后门休息。”

看过表格之后,安吉拉必须承认,电话客服中心员工的每一分钟、每一次调班都被记录在案。除去休息时间,他们的在岗时间都达到了40小时。大多数电话客服中心的员工都将时间花在接听电话上;也有些人——比如鲍勃,每天要处理大量客户邮件。这些员工不仅忙碌,而且在工作中承受了很大压力。每个电话都会被监听。

接下来,劳伦拿出两份客服电话的内容笔录,交给安吉拉看。第一份只有一页,客户询问了关于新退休储蓄计划的问题。客服的回答令客户满意,而且通话时间不到1分钟。“客服电话就该是这样的,”安吉拉说,“这个客服人员的业务非常熟练。”

劳伦点点头。“她是我们最好的员工之一。现在,我想请你再看看第二份笔录。”劳伦递给安吉拉一份5页纸的材料。

安吉拉边翻看材料边说:“通话时间这么长,这个客户问的什么问题?”

“这正是有趣的地方。客户就同一款产品,问了相同的问题。但正如你看到的,这个电话打了7分钟才结束,但客户还是不满意。”

“这个客服是怎么回事?”安吉拉生气地问。

劳伦停顿片刻,然后说出了让她讶异的事:“实际上,这还是同一位客服人员。在接听第一个电话时,她用的是伯纳特的CRM系统。只要动动手指头,她就能找到所有答案。但第二个电话记录来自另一次轮班,这名客服坐在不同的工位上。不幸的是,当时她所使用的CRM系统是绿树金融以前的系统。所以让我们来看看电话笔录,看看是什么原因让这个电话拖了这么长时间。”

电话笔录说明了一切。在不到她完成第一通电话的时间内,她就在系统中搜索了相关问题,发现客户询问的产品问题不在这个系统中。也就是说,这不是绿树公司的产品。这位客服不得不请顾客先别挂断电话。但这一等就是将近5分钟,因为她要去找另一个有伯纳特CRM系统的客服查找相关信息,这个过程至少需要3分钟。而另一名客服则不得不请与自己正在通话的客户稍等一下,以解决前面那位客服的问题。“现在,我们有两位客户在等待中。本来这两个电话在1分钟内就能结束,但是现在花了何止1分钟?”

安吉拉认真地看着表格,深吸一口气。“我不知道,”她说,“我还以为如果她们能少休息一会的话……”

“我们还得为此支付加班费。”贝丝说。

“我现在知道了,”安吉拉说,“也明白了电话客服中心员工的难处。我们得加快CRM系统的整合。”贝丝和劳伦对视了一眼。成功了!贝丝示意劳伦继续说下去。

“既然我们让你注意到了问题,让我再给你看另一张图表。”劳伦将下一份材料拿给她。“这一张显示了加班情况。我们可以清楚地看到,我们为电话客服中心支付了多少加班费。”图表显示,一个月内的加班费总数为8000美元。

“这也太多了。”安吉拉说。

“说得没错,”劳伦说,“我们再看看第二张表的数据。这个月电话客服中心员工的加班费用支出只有300美元。”

“这两个月有可比性吗?”安吉拉问。

“很高兴你问这个问题,”劳拉说,“我选择这两个月,正是因为这两个月有相似性。在这两个月里,我需要分别安排两次培训:一次是新产品介绍,一次是法务学习。在同一张纸上,这两个月的员工总数是相等的,培训课程的时间也是相等的。”

“那为什么这个月的加班费用多出来这么多?”安吉拉问,她的手指压在桌上那张令人不快的图表上。

“很简单,”劳伦说,“但你可能不会喜欢这个原因。”

安吉拉简直迫不及待想听到答案。

劳伦指着加班费为8000美元的那张表说:“这个月的两次培训,都没有人通知我或电话客服中心。我是偶然知道的,而且只有48小时来为这次培训安排调班。同时,我还得保证电话客服中心的人手充足。就是因为临时通知,我们只好为员工支付加班费。”

贝丝点头表示同意,补充说:“安吉拉,我们不知道这只是一次沟通上的简单失误,还是更严重问题的征兆,比如,决策制定过程中的问题。但是我们想让你知道,电话客服中心不能及时得知培训通知,对公司造成的损失。”

劳伦将第二张表拿给安吉拉。“这张是差不多一年前的,”贝丝说,“在兼并之前,培训之前一个月我们就能知道,所以有大把时间来作调整,将整体排班表重新计划一遍都没有问题。因此,我们既可以保证电话客服中心的员工人数,也可以保证培训中心的员工人数,而且几乎不用付加班费。”

接下来,是贝丝接管局面的时间。她感谢劳伦制作图表,并与安吉拉分享心得。“正如你所看到的,”贝丝告诉安吉拉,“客服拥有他们所需要的工具和资源时——比如,包含新产品资料的正确CRM系统,他们就可以更好地完成工作。这与减少休息时间无关,是个效率上的问题。”

劳伦和贝丝能从安吉拉的眼神中看出,她们得到了她的认可。她终于明白了电话客服中心面临的工作障碍,以及它可能为公司带来的损失。劳伦和贝丝是正确的,如果公司高层能够对电话客服中心的员工、主管和经理给予有力支持,就能从根本上达到伯纳特的最终原则:更少的加班费用支出,更高的客户满意度,以及更长的员工任期时间。

安吉拉起身离开时,对贝丝和劳伦说:“这是一个启示。我想要你们知道,我会全力支持你们。你们用自己的方式向我明示了问题所在。所以,明天我要做的第一件事,就是与霍华德谈谈。他得知道这件事,我认为他也愿意知道。我必须像你们对我一样,完全说服霍华德。劳伦,你愿意和我一起去他那里吗?你比我更能把这个问题用图表一步步和霍华德说明白。”

“我很乐意和你一起去找霍华德谈,”劳伦说,“我会给他看图表。我们会得到他的认同,我们会扭转乾坤的!”

第二天,在城市另一端的一间接待室里,史黛西端坐在那,耐心读着她所面试的这家银行的有关材料。每个人看上去都很和善。她之前从没面试过高管职位,但是几个月之后,她就要取得MBA学位了。尽管她有一份全职工作,而且要在晚上上课,但她已经在研究生院得到了一些奖励。史黛西在第一次面试中给人留下了不错的印象。被问到为什么要离开工作多年的公司时,她也给出了完美的答案。她不仅希望能够增长见识,还因为这家银行(像伯纳特一样,通过兼并发展壮大)经营得非常成功。

当然,史黛西知道,她不能讲目前雇主的闲话。所以,对于电话客服中心的问题,她已经释然于心了。事实上,对于CRM系统整合过慢,或者沟通不畅的问题,她甚至并不生气。“生气”这个词并不对;“挫败”,这才是恰当的描述。

“史黛西·罗宾斯?”行政助理带着史黛西穿过错综复杂的走廊,来到这家银行财务副总裁那间窗明几净的办公室。史黛西对这个新地方的印象不错。她听说这里的员工自然离职率非常低,所以他们一定是在做正确的事。她看到,在大厅里和坐在办公桌前的人们看起来都很高兴。但说实在的,这些表面现象又能告诉她什么呢?不太多。她自己准备了几个问题,要向副总裁提问;而副总裁似乎也对史黛西的有备而来感到满意。

这位副总裁名叫彼得·麦考斯,是个中年男人,同样出身于电话客服中心。从一开始,他们就有了一些共同点。经过几轮提问,以及深入讨论过工资和奖金以后,他们的谈话逐渐深入,不知不觉分享了在电话客服中心工作的故事。这个叫彼得的人真的很懂行!他是管财务的,不负责运营,但他对电话客服中心的了解比安吉拉深入多了。

史黛西的第二轮面试进展顺利。临走之前,史黛西与彼得握手道别,感谢他抽出时间进行面试。“我学到了不少东西,非常期待能够得到为你工作的机会。”史黛西告诉他。

彼得握着史黛西的手,看着史黛西的眼睛向她保证,她会很快得到消息。他觉得史黛西就像年轻时候的自己:即将完成MBA学业,在电话客服中心工作的经验丰富,而且心态积极。他决定先检查完她的相关证明材料,之后如果没有什么意外,就与她签约。

彼得为自己能够找到一位如此出色的财务副总监感到庆幸,随后,他想到了竞争对手即将遭受的损失。他知道伯纳特在业内的声誉;他也知道,伯纳特在整个丹佛地区,甚至在全国都享有美名,因为“伯纳特在线”为人们提供了可靠、能承担得起、使用方便的服务;他也认识霍华德·埃尔斯沃斯本人。霍华德会认识到问题所在,并着手扭转局面,这只是一个时间问题。

彼得对自己笑了笑。他在想这个机会窗口还能开多久,他还有多长时间可以将伯纳特里有挫败感的员工挖过来。即便只有一个月的时间,他觉得自己也能从那边挖过来一两个经理,而他的电话客服中心也许也可以接收一批伯纳特的人。能从伯纳特挖人太好了,他这样想。伯纳特电话客服中心的人都训练有素,让他们快速适应新的,且已整合过的CRM系统,不过是小菜一碟。伯纳特电话客服中心的员工是业界最优秀的。过去,这家银行已经赢得了那么多的赞誉,他们知道怎么和客户打交道。由于笼罩在伯纳特内部的挫败感如此强烈,彼得可以确定,史黛西不会是唯一一名想到竞争对手那里找新工作的员工。伯纳特的损失,就是他所在公司的收获。

在与安吉拉的重要会谈结束后,劳伦和贝丝决定共进午餐,小小庆祝一下。劳伦去找史黛西,想邀她一起吃饭,顺便告诉她这个好消息。但史黛西没在办公桌前,别的地方也找不到她。

“有人看见史黛西了吗?”劳伦向众人问道。

一名员工摘下耳机,从小隔间里喊道:“史黛西约了医生,她说晚饭之后再回来。”

劳伦不想说出心中所想,也许史黛西真的是去看医生了。但她再一转念,今天早晨史黛西好像特别打扮了一番。他们中心对上班着装的要求是商务休闲即可,但史黛西却穿了一整套漂亮的商务套装。

劳伦的心里还抱有一线希望。谁知道呢?也许史黛西就是那种打扮一番才能见医生的人。

贝丝走到劳伦身后,挽着劳伦的手臂走出门:“你找到史黛西了吗?她来吗?”

尽管劳伦说的是“她约了医生”,但它听起来仍像“工作面试”的暗示。不久之前,劳伦自己还在找工作呢,贝丝也是知道的。

“史黛西会非常兴奋的,”贝丝说。她们两人走出大楼,直奔停车场。这一天阳光明媚,不用穿外套。太阳晒暖了贝丝的车。两个女人并排坐在一起,感到活力重新焕发,感到未来非常乐观,一个重大的改变即将到来。她们开出停车场,从百老汇向南行驶了几个街区,在一个红灯前停下来。她们静静地坐了一会儿。然后贝丝突然想到了什么,她转向劳伦说:“约了医生?”她问道:“还穿那么高的高跟鞋?”

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