文书管理就是对文书运行的全过程加以监督和控制.提高文书处理的效率。
本章主要介绍文书的管理及其分类，包括文书的接收、整理、分发、处理、保管、归档等一系列工作内容。
§§§第一节 文书管理概述
一、什么是文书管理
文书管理，是指监督和控制企业各部、室、中心之间或企业与外界来往的文书自收（发）文到归档的全部过程。文书管理的最终目的，在于提高文书处理的效率。
一般来说，文书管理应达到以下几个方面的要求：
（1）不管何时何地，只要企业需要，就尽可能提供准确、及时的信息；
（2）发展和维持一个能保证企业信息形成、存储、检索、留存和处置的有效系统；
（3）保证企业的信息要求，进行有关文书、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法。
二、文件目录清单
三、文书管理机构
现代企业的文书管理部门，一般有以下几种设置形式：
（1）一些大中型企业的行政办公室一般设立专职文书管理机构，如收发、文电、文员、机要、文印、通讯、值班等科室；
（2）小型企业一般由企业行政办公室直接兼管文书处理工作，其工作人员可为专职或兼职；
（3）有些大中型企业采用在行政办公部门和职能部门分设专职或兼职文书机构的形式。
精简和高效是设置文书管理机构需遵循的一个基本原则。企业应根据自身规模、业务特点及实际需要设置自己的文书管理机构，并确定机构的层次与管理幅度。
四、文书管理原则
为了使文书更好地发挥作用，行政管理人员在文书管理中应遵守以下三个基本原则：
（一）及时准确
撰拟公文时要力争达到内容准确无误，即使是缮写、印制、校对这些细小环节，也要一丝不苟，绝对不可出错。处理公文时，一般的文件要不积不拖，对于急件、要件，更要及时处理，否则就有可能酿成大祸。
（二）精简实效
文书的行文务必精简，讲究实效，限制发文数量，反对文牍主义。对于可发可不发的文件，坚决不发；对于必须要发的文件，要坚持做到“短、精、少”。除此之外，还要精简公文的程序和环节，缩短公文行程。
（三）安全保密
企业的公文管理工作往往涉及许多秘密，因此，处理公文时一定要遵守保密纪律。企业必须建立保密制度，防止文件无意丢失或有意被盗，杜绝秘密外泄。
五、文书管理工作流程
六、行文表
七、文书管理体系
八、文书管理制度
文书管理制度
第一条管理部门应结合公司的实际情况，使公文处理作规范化、制度化。
第二条各部室、下属单位应发扬实事求是、认真负责的工作作风，提高公文处理的效率和质量。公文处理必须做到及时、准确、安全，遵循严格的保密制度，确保企业机密不外泄。
第三条公司各部门与外界来往文书的收发，由经理办公室统一办理。各下属单位的文书收发，由其所属办公部门办理。公司办公室应对下一级公文管理部门进行指导与监督。
第四条公文管理部门应指定专人负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、人档、管理等事宜。文书未按规定处理的，管理部门不予受理。
第五条文书内容所涉及的职能部门为该项文书的主办部门，如涉及其他职能部门时，其他部门则为该项文书的协办部门。
第六条公文文种的规范选择
（1）报告：向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”；
（2）请示：请上级指示和批准，用“请示”；
（3）指示：对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”；
（4）布告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；
（5）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”；
（6）函：平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等，用“函”；
（7）通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”；
（8）通报：表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”；
（9）批复：答复请示事项，用“批复”；
（10）决定：对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”；
（11）决议：经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”；
（12）会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。
（1）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准；
（2）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号；几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号；
（3）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数；
（4）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类；除批准的法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号；
（5）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位，如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式；
（6）文字一律从左至右横写横排；
（7）收、发文单位应写单位全称或规范化简称，联合发文时应将主办单位排列在前。
第八条公文用纸原则上均采用标准的A4纸，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定。
第九条对上级单位组织的请示或报告，与不相隶属单位协商工作时，应当以单位组织名义发文。
第十条各单位一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文的，应当抄报越过的单位。
第十一条上级请示的公文应遵循一文一事原则，主送一个单位，不得同时抄送下级单位，不得直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
第十二条根据“一级抓一级”的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。
第十三条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
第十四条公文的收文处理一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
（1）上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理，其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批；
（2）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理；领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失；
（3）加强公文检查催办工作，文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办；
（4）各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈；
（5）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
第十五条公文的发文处理一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
第十六条草拟公文的要求
（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定，如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明；
（2）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间；
（3）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短；
（4）不要滥用简称，年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等一般不要简写；
（5）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿；
（6）数字的写法：正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写；
（7）章节序数的写法：一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四为“（1）”。
第十七条公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。一般来说，审核的重点主要包括：
（1）是否需要行文；
（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令；
（3）与本单位发过的公文是否衔接；
（4）提出的要求和措施是否明确具体，切实可行；
（5）处理程序是否完备；
（6）行文关系、公文格式是否符合规定；
（7）文字叙述是否符合文法和逻辑；
（8）标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处必须进行修改的，若属重要的原则性问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄正。
第十八条行政文书由分管副总经理签署意见后，由总经理签发；工会、社团的一般性文书，由分管领导签发；重要的文书，由最高行政领导签发。公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
第十九条公文签发后不得再作任何修改；若确需修改，必须重新送签。
第二十条公文签发后，由文秘室负责校对、打印、盖章、装订、登记、分发。公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，则由打字员负责。
打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日。
第二十一条在文书处理过程中，有关部门或工作人员应注意以下事项：
（1）为了利于文书处理并达到分层负责的目的，经办人应就内容要点签拟意见或选稿随来文呈部门主管核阅批办，各主管人员应对文案签注意见，避免只签名而无意见：
（2）经办文书遇有关系重大足以影响公司权益之重要文件，应将正本妥为保管，需要使用时，可用副本来代替；
（3）经办文书应视其轻重定缓急，如涉及其他部门，应照会办理，会稿经办部门应按速件处理；
（4）经办、会稿、核稿等人员之签名，应清晰可辨，不得潦草难认。
第二十二条 文书发送方式分为专递、邮寄（平信、限时、挂号、航空）、电报（寻常、加急）及集运等，经办人应于文书底稿上注明。
第二十三条公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
第二十四条文书档案的立卷归档
（1）归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要分别立卷归档；
（2）公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）；
（3）结案后及时交专职文书人员归档；
（4）工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
第二十五条凡本集团缮印发出的公文，一律由集团总经理办公室统一收集管理。
