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第20章 一分钟也不拖延——怎样提高效率(3)

现代社会中的人们越来越忙碌,时间被分割得愈来愈细小。这就无形中使时间相对流失得更迅速。诸如等车、候机、对方约会迟到、旅行、塞车……这些情况都必须“等”,而“等”本身就是一种时间的浪费。如果不将这些时间加以利用,将是非常可惜的。

小额投资亦可致富,这是个浅显的道理。然而,很少有人注意,如果将零碎时间积累起来,加以有效利用,不但会趣味横生,还会让你有意外的收获!

1.读书

美国效率研究专家拉伊里博士提倡“25分钟读书法”。他经研究后发现人的注意力可以持续集中的时间限度是25分钟,他认为每天只读25分钟书,是最有效的学习方法。

假如我们每天把25分钟的片断时间,比如在等车、等人、等开会的时间,用来读书的话,能读多少书呢?如果用速读法来读的话,无论是谁在25分钟之内都可以读20页。坚持下去,一个月可以读600页,即可以读两本300页的图书,三本200页的图书。

一个月读两册书,一年就是24册书;一个月读三册书,一年就是36册书。多么诱人的效果啊!要是你能在一年内读这么多的自己专业范围内的书,恐怕会成为一个屈指可数的读书家了。

2.写卡片或写信

在当今全面网络化的时代,收到别人的手写“真迹”是何等感动的一件事啊。如果我们在随身携带的包中放几张卡片或几张信纸,只要3分钟就能给家人、亲友一个意外的惊喜,因为写的一定比讲的更有感情,达到花费最省,而又最能沟通感情的效果,何乐而不为?

3.打电话

趁着空当,拿出通讯录,专挑多年不见的老友致以问候,想到对方那种“被记得”的感动,就算打长途电话都值得。

4.算账

很多家庭都实行记账开销,主妇的袋子里随时放着小账本。利用等车的零碎时间,可以做一次账本小结,保证省下许多力气,又能随时掌握家庭的开支情况。

5.检查备忘录

你如果经常有约会,就一定要抓住一些空当时间,检查一下备忘录,以免大意而遗忘一些小事或约会。同时也可以盘算一下,什么时候能与家人一起度假。这样就不必再专门花时间做这些事了。

6.反省

反省可以使我们对自己、对社会、对人类都更加了解,也可以使我们更加聪明。多进行一些反省,就会少出一些差错。但是,现代人好像把反省当作一个单独的重要事情,一定要在特定时机,特定场合才会反省。也许还要搭上正常的工作时间。

事实上,在忙碌之余的空闲的几分钟内,也可以对刚刚发生的事进行一下即时反思,这样也许会更加有效,更加及时。

7.视听休闲

利用闲下来的几分钟或十几分钟,进行视听休闲,也许会有一些意外的收获。听听演讲录音带、音乐CD或看看杂志,如球类、音响、电脑、时装、家居生活、汽车等,既可调剂轻松身心,获得一个良好的情绪,又可增长见闻。

在许多公共场所都有书刊可以免费翻阅、打发时间。

效率和薪水加倍的秘诀

亲爱的小李子:

我总觉得自己的工资无法上涨,看着后来的同事都比我的高,心里很不是滋味。我干的活并不比他们少,我怎样做才能让工作效率和工资收入都达到自己满意的程度呢?

不再磨蹭

亲爱的磨蹭:

“工作效率决定工作收入”这是颠扑不破的职场真理。你希望自己的收入达到满意程度,就要让你的工作效率达到老板的满意程度。如何使效率提升呢?以下有6个秘诀:

1.全心投入工作

当你工作时,一定要全心投入,不要浪费时间,不要把工作场所当成社交场合。光这个秘诀,如果你能长期实践,就能使你的效率加倍。

2.工作步调快

养成一种紧迫感,一次专心做一件事,并且用最快的速度完成,之后,立刻进入下一件工作。养成这习惯后,你会惊讶地发现,一天所能完成的工作量居然是如此惊人。

3.专注于高附加值的工作

你要记住,工作时间的多寡不见得与工作成果成正比。精明的老板或是上司关心的是你的工作数量及工作品质,工作时间并非重点。因此,聪明的员工会想办法找出对达成工作目标及绩效标准有帮助的活动,然后投入最多时间与心力在这些事情上面。投人的时间愈多,每分钟的生产力就愈高,工作绩效也就提高,自然赢得老板及上司的赏识与重用,加薪与升迁在望。

4.熟练工作

你找出最有价值的工作项目后,接着要想办法,通过不断学习、应用、练习,熟练所有工作流程与技巧,累积工作经验。你的工作愈纯熟,工作所需的时间就愈短;你的技能愈熟练,生产力就提升得愈快。

5.集中处理

一个有技巧的工作人,会把许多性质相近的工作或是活动,例如,收发E—mail、写信、填写工作报表、填写备忘录等等,集中在同一个时段来处理,这样会比一件一件分开在不同时段处理,节省一半以上的时间,同时也能提高效率与效能。

6.简化工作

尽量简化工作流程,将许多分开的工作步骤加以整合,变成单一任务,以减少工作的复杂度,另外,运用授权或是外包的方式,避免把时间花费在低价值的工作上。

◎克服拖延有什么方法吗

亲爱的小李子:

主管说我就一个恶习让人最讨厌,我问他是什么,他说:“拖延。”请问有什么方法可以改变拖延这一习惯吗?

拖延是有代价的

亲爱的代价:

拖延的确是一个让人讨厌的恶习,拖延的确是要付出代价的。比如:拖延会使你终日生活在遗憾中,会使你陷入烦躁的情绪,会使你待处理的问题越积越多,会使你前途暗淡与晋升无缘,会使你陷入贫乏的人际关系。

以下方法整理自《时间管理》一书,可以帮你有效解决“拖延”问题。

1.分阶段实施

让我们先来看生活中常见的一个现象:腊肠切开之前非常粗大,看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后,看起来就不一样了。切好以后,你就可以随意处理它了;你可以放在嘴里大嚼一番,并发现味道很佳。

当你发觉自己在拖延一项重要的工作时,你可以尽量把它分成许多小而易于立即去做的工作,而不要强迫自己一下子完成整个工作,但要做好许多“阶段工作”中的一项。

2.平衡评估表

使你脱离困境的另一个好办法,是用文字来分析你所要做的事情。

在一张纸的左边列出你拖延某一件工作的所有理由,在右边列出你着手完成这件工作可能得到的所有好处。

这样对比后的效果会极为惊人。在左边你通常只能有一两个情感上的借口,诸如“这会遇到尴尬的场面”,或“我会觉得很无聊”等等。但是在右边,你会列出许多好处,其中第一个好处常是完成一件工作后的解脱感。

这种效果表现得非常快速而富有戏剧性,你会从怠惰中清醒过来,并开始工作。

3.用积极的心态对待每件事情

做事效率高的人与效率低的人最大差别在于,效率低的人习惯于这样想,这件工作虽然必须做,却是一件令人不愉快的工作,因此我尽量把它搁着。而效率高的人则习惯于这样想,这项工作办起来虽然会令人不愉快,却必须做,因此我现在就要把它办好,好早一点把它忘掉。

对于很多人来说,一想到要改变某种根深蒂固的习惯,他们就感到不自在。他们已经努力过好多次,单纯以意志力量来改变习惯,结果都失败了。其实并没有什么困难,只要你采用合适的方法。

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