第五条各单位的公文处理工作，必须实行严格的保密制度，确保国家机密。
公文种类
第六条公文种类主要有：
1.请示
请上级指示和批准，用“请示”。
2.报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
3.指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4.布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5.批复
答复请示事项，用“批复”。
6.通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
7.通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
8.决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9.函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
10.会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
公文格式
第七条公文格式一般包括：标题、主送单位、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位、公文字号、主题词等。
1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
2.向上级请示的公文，一般只写一个主送单位；如果需要上报另一个上级单位时，可以用抄报的形式。
3.发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
4.公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位的公文编号。
5.公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
6.收、发文单位应写单位全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位排列在前。
7.文字一律从左至右横写横排。
第八条公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
第九条对上级单位组织的请示或报告，用单位组织名义发文。
第十条对市政府及政府各部、委、局，对市局及市局处室的请示或报告，与不相隶属单位协商工作等，用行政名义行文。
第十一条内部行文，可按问题的种类和性质，用分公司或部门名义行文。分公司、各部门不得联合行文，部门之间不要用发文形式解决一般性的问题。
第十二条各单位一般不得越级行文。因特殊情况，必须越级行文的，应当抄报并越过。
第十三条向上级请示的公文，应一文一事，主送一个单位，不要同时抄送下级单位，不要直接送领导者个人（除领导直接交办外）；向下级单位的重要行文，可以抄报直接上级单位。
第十四条按照一级抓一级的管理原则，公司行文原则上只发到各分公司和各部门，不直接发到下属子公司。
第十五条发文应根据需要确定主、抄送单位，不得滥发。
公文处理程序
第十六条收文处理。一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
1.上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
2.承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
3.凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无须送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。
各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
4.加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
5.领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
第十七条发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
1.草拟公文的要求：
（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
（3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
（4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
（5）数位的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
（6）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。
（7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、档案名称、事物名称等，一般不要简称。
2.公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。
审核的重点：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令；与本单位发过的公文是否衔接。
（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄送。
3.公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。
4.公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
5.签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
6.公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
7.公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
第十八条交公文办理完毕后，要及时送交文秘人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。
文件的管理
第十九条各单位要有专人负责文书的处理管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。
第二十条各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录影带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
第二十一条没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销售。本细则从××年×月×日起施行，过去有关公文处理的规定与本细则不一致的，以本细则为准。
三、档案管理制度
根据国家档案局关于企业档案管理的有关规定，结合本企业档案工作实际情况，为进一步加强企业档案管理工作，更好地为企业提高经济效益服务，特制定本规定。
总则
第一条企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。本公司在工作中形成的应归档保存的文件材料、图纸、账簿、凭证、照片、录音带、录像带均属企业档案。
第二条按照档案集中统一管理的原则，各类档案（包括行政、经营、产品、会计类档案等）必须实行集中统一管理。
第三条严格执行国家对档案工作的方针、政策、行政法规，执行保密、保卫等规章制度。
文件材料的形成与归档
第四条根据工作实际需要，制定各项工作制度，确定各类档案的归档范围、程序、手续。
第五条建立健全文书处理制度，做好文件材料的预立卷，按年度在规定时间内，由专职档案员协同各部室、分厂、分公司兼职档案员按其业务范围整理归档。
第六条科技文件材料（包括图纸、照片、文字材料等）由承办单位或项目、专题承办人员负责积累、整理，交技术部资料室整理归档，产品档案、科研档案、基建档案等由技术部门资料室协同基建兼职档案员收集整理后交综合档案室存档；出厂产品资料及产品质量检测等由质量办公室兼职档案员收集整理交综合档案室存档。
第七条会计档案由公司财务部整理立卷，按年度在规定时间内交综合档案室存档。
第八条声像档案应随时归档。
第九条干部职工档案应随时归档。
第十条归档要求：
凡归档的文件、材料、图纸、报表、账簿、凭证等，要求字迹工整、图样清晰，禁止用铅笔和不适应长久保存的圆珠笔书写。
1.行政、经营、生产技术类档案归档要求有：
归档文件齐全完整、分类清楚、科学系统；组卷正确、保持联系，卷内文件排列条理；保管期限划分准确；拟写标题确切；抄写目录；填备考表；去掉书钉，编写张号，装订结实，整齐美观；填写卷皮，整洁清楚；排列案卷，编制目录。
2.产品、科研、基建、设备类档案归档要求：
（1）档案和资料分开组卷，分类明确。
（2）案卷内文件材料，必须是一组有联系的集合体。
（3）卷内文件材料的排列有序，能反映出其自然形成规律。
（4）案卷编目清晰准确，能揭示出案卷内文件材料的内容和成分。
（5）案卷内的文件材料和图纸，字迹要端正，图样要清晰，幅面要符合国家规定，审查签字手续要完整，并禁用铅笔和圆珠笔书写。
（6）归档的图纸，按四号图样规格，按“手风琴”式折叠整齐，图签折在右下角，存档一套装订成册。
（7）底图用缝纫机匝边后，用牛皮纸袋装封，平放保存。
（8）卷内无金属钉，整齐、美观、牢固，保管期限划分正确，填写一式两份移交目录。
3.会计档案归档要求：
（1）按照账簿、凭证、报表三种形式进行分类整理，并按规定划分了保管期限。
（2）卷内会计档案保持了原基础，并做了原则整理（如拆除了金属物，裱糊了破碎账页，没编页码的补编了页码）。
（3）凡属归档的会计材料均装进卷盒，并认真填写卷盒封面，字迹工整、清晰、美观。
（4）案卷编写流水号，编制了会计档案目录，并填写一式两份移交目录。
第十一条归档时间
1.党群、行政、经营、生产技术类档案的归档时间
本公司各部室、部门在各项管理工作中形成的文件材料，在第二年上半年一季度前由本部门兼职档案员收集、整理交综合档案室整理归档，生产经营过程中的各种原始记录、凭证、台账、报表、用户信息反馈等材料由具体承办人收集整理，年终交综合档案室存档。
2.产品、科研、基建、设备档案的归档时间
产品、科研文件材料的整理归档工作，由本公司技术开发部承担；产品试制、基建工程或其他技术项目，在任务完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，划定密级，确定保管期限，由技术部资料室保存1～2年后，填写一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管；设备档案由设备科兼职档案员在年度终了后收集、整理，于第二年上半年填写一式两份移交目录，交公司综合档案室归档保管；出厂产品资料、产品质量反馈等，由质量管理办公室兼职档案员在产品出厂一年后，按时送交公司综合档案室归档保管。
3.会计档案的归档时间
本公司形成的会计档案，由公司财务部按照归档案要求整理立卷、装订成册，当年会计档案，在会计年度终了后，可由公司财务部保管1～2年，期满后，由财务部兼职档案员编造一式两份移交目录交公司综合档案室归档保管。
4.干部职工档案、声像档案应随时归档
第十二条档案的保管期限划分为永久、长期（16～50年）、短期（1～15年）对介于两种保管期限之间的档案，其保管期一律按长期期限划分。
确定保管期限的基本原则是：
（1）对企业有长远利用价值的档案应永久保管。
（2）对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期保存和短期保存。
第十三条本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入生产、技术、经营等各项管理程序；列入生产、科研、基建和经营等各项活动的工作计划；列入本公司各部门的职责范围和有关人员岗位责任制。
