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第25章 名片礼仪

【职场情景呈现】

江苏双良集团下属的江阴国际大酒店需要添置一系列的客房家具,其价值数百万元。酒店的总经理准备向大华公司购买这批设备,双方协商好见面详谈购买事宜。这一天,大华公司的销售负责人打来电话,说将于上午九点钟来拜访酒店总经理。谁知早上八点半刚上班他们就来了,双方一见面,大华的销售人员就很自来熟地对酒店总经理说:“缪总,给我一张你的名片吧,否则我都不好联系你啊。”缪总很有礼貌的将名片给了他,但是随即就见他连看都没有看就将自己的名片塞进了后屁股口袋里。缪总微微皱了一下眉,结果可想而知,这一单没有谈成。

解析:细节决定成败,生意场上一个小小的举动可能会起着关键的作用。这一单业务为何没有谈成,可能和那张小小的名片关系较大。

名片是职场交际活动必不可少的工具,两人初次见面,先互通姓名,再奉上名片,单位、姓名、职务、电话等历历在目,既回答了一些对方心中想问而有时又不便贸然出口的问题,又使相互之间的距离一下子拉近了许多。因此在职场中,熟悉和掌握名片的有关礼仪是十分重要的。

一、名片的用途

职场中,名片是重要的书面介绍材料,是一种物有所值的实用型交际工具,运用十分广泛。

(一)介绍自我

名片最主要的用途是介绍自我,会客交友,初次与交往对象见面时,除了做必要的口头自我介绍外,可以取出一张名片,自己的基本情况跃然纸上,让他人一目了然。名片在介绍中的优点是简明扼要、直观方便,不仅能向对方明确身份,而且还可以节省时间、强化效果。

(二)维持联系

名片犹如“袖珍通讯录”,可以时刻提醒持有人你是谁,如何与你联系。利用它所提供的资料,即可与名片的提供者保持联系、促进交往。

(三)结交他人

在职场中因工作需要而欲结识某人,往往可用本人名片表示结交之意。主动递交名片给初识之人,既意味着信任友好,又暗含“可以交个朋友吗?”的意思。在这种情况下,对方一般会“礼尚往来”,从而完成双方结识交往的第一步。

(四)拜会他人

初次前往他人居所或工作单位进行拜会时,可将本人名片交由对方家人、秘书或门卫,转交给被拜访者,以便对方确认“来者何人”,并决定见与不见。这种做法比较正规,可以避免冒昧造访。

(五)显示个性

通过名片可以展示个性,获得他人对自己多方面和多层次的了解。例如,可以在名片上印上代表自己个性的爱好和特点,例如“酷爱足球”、“性喜笔耕”、“嗜辣如命”、“钟情绿色”、“崇尚真诚”,这样的名片很快就让别人了解了自己;也有的人在名片上印上自己的座右铭及与对方相识的真诚话语等,例如“一握你的手,永远是朋友”、“不握你的手,照样是朋友”,这样的名片很容易给对方留下好感,加深交往。

此外,名片在交往中还有多种用途,如馈赠附名、代替请柬、喜庆告友、祝贺升迁、通报变更等。

二、名片的内容

名片可以算作是职业人士的“第二身份证”,是身份的象征。名片上所体现的内容就像一个人的履历表,递送名片的同时,也是在告诉交往对象自己的姓名、职务及联系方式。名片的内容由具体归属、本人称呼、联络方式等三个方面构成。

(一)具体归属

它由供职单位、所在部门等内容组成,二者均应采用正式的全称。名片上所列的单位或部门一般不宜多于两个。如果确实有两个以上的供职单位和部门,或同时承担着不同的社会职务,则应分别印制不同的名片,并根据交往对象、交际内容的不同分发不同的名片。具体归属一般印于名片的上方。

(二)本人称呼

它应由本人姓名、行政职务、技术职务、学术头衔等几个部分构成。本人称呼一般印于名片正中央。职场人士名片上所列的行政职务一般不宜多于两个,且应与同一名片上的具体归属相对应。

(三)联络方式

它通常由单位地址、邮政编码、办公电话等内容构成,家庭住址、住宅电话则不宜列出。至于传真号码、手机号码、互联网址等内容则应根据具体情况决定是否印于其上。单位的联络方式同样应与名片上所列的具体归属相对应。联络方式一般印于名片的下方。

(四)背面

名片的背面,一般都印上相应的英文,以便在对外交往时用。职场中也有些名片在背面印上企业或公司的简介、经营范围、产品及服务范围以作为宣传。很多企业有标准的员工名片格式,有的要加印公司的标识甚至企业经营理念,并且规定名片统一规格、格式等。

三、名片的礼仪

要使名片在人际交往中正常地发挥作用,还须在使用名片时做得规范,合乎礼仪。

(一)名片的使用时机

在职场中,一般遇到以下几种情况时需与对方交换名片:

一是希望认识对方时;二是被介绍给对方时;三是对方提议交换名片时;四是对方向自己索要名片时;五是初次登门拜访时;六是通知对方自己的变更情况时;七是打算获得对方的名片时。

(二)递交名片

职场中名片的持有者在递交名片时动作要洒脱、大方,态度要从容、自然,表情要亲切、谦恭。应当事先将名片放在身上易于掏出的位置,取出名片便郑重地握在手里,然后再在适当的时机得体地交给对方。

名片递交的顺序一般是:身份地位低者、年轻人、客人、男性主动向身份地位高者、年长者、主人、女性递交名片,然后再由后者予以回赠。

递名片给他人时,应郑重其事。要起身站立,走上前去,将名片放置双手手掌中,用拇指与食指夹住名片,其余手指托住名片背面,将名片正面朝向对方,然后交予对方。将名片递给他人时,口头应有所表示,可以说,“请多指教”、“多多关照”、“今后保持联系”、“我们认识一下吧”,或是先做一下自我介绍。若对方是少数民族人或外宾,则最好将名片上印有对方认得的文字的那一面朝向对方。

与多人交换名片时,应讲究先后次序,或由近而远,或由尊而卑,一定要依次进行。切勿挑三拣四,采用“跳跃式”。

递交名片的时间,应当根据具体情况而定。如果名片持有者与人事先有约,一般可在告辞时再递上名片;如果双方只是偶然相遇,则可在相互问候,得知对方有交往的意向时再递交名片。

(三)接受名片

当他人表示要递名片给自己或交换名片时,应立即停止手中所做的一切事情,起身站立,面含微笑,目视对方。接受他人名片时,应恭恭敬敬,双手捧接,并道感谢。

接过名片后,首先要看一看,这一点至关重要。具体而言,就是接受者接过名片后,当即要用半分钟左右的时间,认真地看看名片上所显示的内容,要从头至尾将其认真默读一遍,必要时可把名片上的姓名、职务(较重要或较高的职务)读出来,如“您就是王总啊”,以表示对赠送名片者的尊重,同时也加深了对名片的印象。若有疑问,则可当场向对方请教,例如,名片上有不认识或读不准的字要虚心请教。请教他人的姓名,丝毫不会降低你的身份,反而会使人觉得你是一个对待事情很认真的人,增加对你的信任,此举也是意在表示重视对方。

接受他人名片时,还要口头道谢,或重复对方所使用的谦词敬语,如“请您多关照”,“请您多指教”,不可一言不发。然后再把名片细心地放进名片夹或笔记本、工作证里。

当然,在收到了别人的名片后,也要记住给别人自己的名片,否则的话是无礼拒绝的意思。若是两人同时递接名片,应当右手递,左手接,接过名片后双手持握名片再细看。

(四)索取名片

如果没有必要最好不要强索他人名片。若需要索取他人名片时,则不宜直言相告,而应委婉表达此层意思。通常可向对方提议交换名片或者主动递上本人的名片;也可委婉地询问对方:“今后如何向您请教?”(向尊长者索要名片时多用此法),“以后怎么与您联系?”(向平辈或晚辈索要名片时多用此法)。

反过来,当他人向自己索取名片,自己不想给对方时,也不宜直截了当,而应以委婉的方式表达此意。可以说:“对不起,我忘带名片了”或“抱歉,我的名片用完了”。不过不要忘了加上一句“改日一定补上”,并且一定要言出必行,付诸行动。否则会被对方理解为你没有名片,或成心不想给对方名片。

【注意事项】

1.切勿以左手递交名片,不要将名片背面或是颠倒着面对对方,不要将名片举得高于胸部,不要在收到的名片上记录与之无关的信息。

2.接受名片时应避免:接过他人名片后看也不看,或者地用眼睛瞄一下,然后顺手塞进衣袋;接过他人名片后或手头把玩,或弃之桌上,或交予他人,或随意往裤子口袋一塞;名片上压东西、染上菜汤油渍;离开时把名片忘在桌子上。名片是一个人人格的象征,这些行为都算失礼,是对他人人格的不尊重,会使人感到不快。

3.平时职业人士应多留意自己的名片是否够用,要随身携带一定数量的名片,不够用的时候应及时补充。名片还要保持干净整洁,切不可出现折皱、破烂、肮脏、污损、涂改的情况。

4.职业人士的名片在身上的放置位置应方便拿取。最好使用专用的名片夹,也可以放在公文包或上衣口袋内。名片夹一般应该放置在西装的插袋里,而不应从西裤的后兜中掏出。切不可随便放置在提包、裤袋内,以免在找名片的时候手忙脚乱,这样给别人的印象非常不好,会显得做事没有条理。

5.有上司在场时,应在上司与对方交换名片之后,方出示自己的名片。不要在用餐、跳舞之时发送名片,因为在这些场合,对方会不方便接收名片,若硬要将名片发给对方,反而会引起对方的反感。未经名片主人的许可,也不要当着对方的面把名片给他人传看。

【友情提示】

1.名片的规格、材质与色彩

名片一般为10厘米长、6厘米宽的卡片。我们经常使用的规格略小,长9厘米,宽5.5厘米。值得说明的是,如无特殊需要,不应将名片制作得过大,甚至有意搞折叠式,免得给人以标新立异、虚张声势之感。

印制名片,最好选用纸张,并以耐折、耐磨、美观、大方的白卡纸、再生纸、合成纸、布纹纸、麻点纸、香片纸为佳。至于高贵典雅、纸制挺括的钢骨纸、皮纹纸,则可酌情选用。必要时,还可覆膜。

印制名片的纸张色彩,宜选庄重朴素的白色、米色、淡蓝色、淡黄色、淡灰色,并且以一张名片一色为好。

2.社交名片

社交名片,亦称私用名片,指在工作之余以私人身份在社交场合进行交际应酬时所使用的名片。社交名片只用于社交场合,通常与工作无关,因此一般不印有工作单位以及职务,以示“公私有别”。

社交名片的基本内容包括两个部分:一是本人姓名,其后无需添加任何头衔;二是联络方式,以较小字体印在名片右下方。如果本人不喜欢被外界打扰,则可根据具体情况对自己的联络方式有所保留。必要时,可以不印任何联络方式,而仅留姓名一项内容。

3.名片的收藏

职场中收到他人名片后应及时加以整理收藏,以便今后使用。一般不要将所收的他人名片随意夹在书刊里、压在玻璃板底下或是扔在抽屉里面。存放名片的方法大体有四种,可以交叉使用。

(1)按姓名的外文字母或汉语拼音字母顺序分类。

(2)按姓名的汉字笔画分类。

(3)按专业或部门分类。

(4)按国别或地区分类。

若收藏的名片很多,还可以编一个索引,那么用起来就更方便了。

4.名片的利用

随着人际交往的不断深入,也可在收藏的他人名片上记下可供本人参考的资料,使其充当社交的记事簿。可记的有利于人际交往的资料有:

(1)收到名片时的具体情况。包括收到名片的地点、时间,以及是否与对方亲自交换,等等。在国外有一种做法,即把名片的右上角向下折,然后再使其恢复原状,表示该名片是对方亲自与自己交换的。

(2)交换名片者个人的资料。例如性别、年龄、籍贯、学历、专长、嗜好等。这样既可备忘,也可充作资料。

(3)交换名片者在交换名片后的变化,例如单位、部门的变化,职位的变动调任,学衔的升降,联络方式的改变,等等。

上述事项仅限于对先前收藏的他人名片加以利用,不可以在收到名片当时就使用。

【课堂训练】

两人一组,训练双手递接名片,注意动作要领、表情和语言。

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