引例
身份受质疑，董事会成了“吵架会”
某股份公司的股份比较分散，前五大股东占股总数不足50%，第一大股东所占股仅占股份总数的23%，其次依次为18%、4%、3%、1%；其余均为群众集资股。前不久，某民营企业收购了第二、三、四、五大股东的股权，其持股数超过了第一大股东，进而要求改组董事会，执掌公司控股权。董事会依据公司章程举行会议讨论相关事宜，新的大股东被邀派代表列席参加。会上，新股东以新主人自居，提出了一系列董事会和公司经营班子改组事宜。不料，董事会置之不理，申明本次董事会议题不是讨论董事会及其他改组事宜，而是讨论公司股份转让的合法性问题。因为，依据公司章程，公司的股东转让股份时，在同等条件下，公司老股东有优先购买权。公司几位股东在股份转让时，没有征求其他股东的意见，违反了公司章程，故转让行为的合法性需待法院裁决后才能确认。这样一来，新股东火冒三丈，与原第一大股东进行了针锋相对的争吵。
随后，公司请来了法律顾问，法律顾问的意见是原股东各方的董事都属于利益关联方，依法应当予以回避。故应由原董事会的独立董事们就相关问题形成决议。而新股东认为原独立董事是名义上的，其实都是原第一大股东的代言人，故不同意法律顾问的提议。而原第一大股东认为，独立董事们形成的决议符合原董事会的议事规则，属合法行为，且新股东尚不具备合法身份，其意见董事会不必采纳，有争议可以通过法律途径解决争端。
有关利益各方各持己见，争论不休，董事会最终不欢而散。
礼仪是社会文明与道德的基本规则，而法律则是社会管理和运行的基本规则。前者是软约束，后者是硬约束。因此，商务会议的组织不但要注意礼仪规则，还需要高度重视法律规范。因为，一旦会议形成的决议影响到某一方的利益，其合法性就变得非常重要。公司法、合同法、公司章程、反不正当竞争法等都是组织商务会议需要遵守的基本法律守则。
一、商务会议组织概述
会议是为了解决某个或多个问题，聚集在一起进行讨论、沟通和交流，以便作出决策的群体活动。大致可分为政务会议、商务会议、学术会议等几大类。会议一般要有明确的主题、既定的程式、特定的参与者等，以此区别于沙龙、集会、俱乐部等形式的群体活动。
1.商务会议的种类
商务会议依其举办的目的不同，通常有许多种形式，其中最主要的会议大致有：
董事会、监事会。依法讨论、决策公司的重要事宜。
股东大会。依法维护股东权益，决策公司重大事项。
内部工作例会。如办公例会、资源调度会议、部门日常工作例会等。
项目洽谈会。洽商投资及合作事宜。
招商及商品或项目推介会。对外介绍、宣传、展示，吸引投资者及合作客户。
市场座谈、调查研讨会。征询客户意愿，了解市场反应和动态。
新闻发布会。新品上市、重大事项对外宣传、应对市场传言或避免事态扩张等。
2.商务会议组织应遵循的原则
商务组织不同于行政机关，“文山会海”是大家所厌恶的低效能现象，应当尽量避免。因此，为避免浪费与会者的时间和精力，会议组织者应遵循如下几点基本原则：
没有明确议题的会坚决不开，避免以会议名义高谈阔论。
议题太多的会尽量不开，因参与者不一，必然造成时间和精力的部分浪费。没有做好充分准备的会不开，以免忙中出错或议而不决。
可开可不开的会坚决不开，以免造成管理机关不干实事，只知道开会的不良形象。
重复性的会议坚决不开，以免流于形式，起负面作用。
能以其他方式替代的会尽量不开，替代的方式，如公告、文件张贴、通信表决等。
总之，商务会议力求紧凑、简短、注重实效。切实避免组织虚华、形式主义、高谈阔论、议而不决、争论不休的“马拉松”式的会议。
3.商务会议座位的格局
商务会议的座位格局分为上下相对式、全围式、半围式、分散式和并列式五种类型。
上下相对式。突出主席台的地位，会场中主席台和其他与会者采取上下面对面的方式，会场庄重而严肃，适合于人数较多的报告会、总结表彰会、代表大会、股东大会、经验交流会、新闻发布会等。
全围式。俗称圆桌会议。不设主席台，会议主持者与其他参会者围坐在一起，体现平等和相互尊重的精神，容易形成融洽、亲切的气氛。会议主持者也便于观察与会者的表情和心理动态，容易掌控会议进程。全围式比较适合于小型董事会、监事会、行政办公例会、座谈会、项目洽谈会等。
半围式。主席台的正面和两侧安排与会代表坐席，形成方形的半围形状，既突出主席台的地位，又增加紧密型的融洽气氛，比较适用于中小型工作会议、项目推介会、股东会等。
分散式。将会场座位分成若干个会议桌，与会者根据一定的规则安排就座，可以设主桌也可以不设主桌，会场形成多个谈话、交流中心，气氛自由、轻松、和谐。比较适合于茶话会、联欢会、联谊会、市场调研座谈会、团拜会、商品展示或推介会等。
并列式。座位成双列纵向或横向并列格局，主谈者或职位较高者坐正中，比较适合于小型洽谈会、汇报会、听证会等。
4.会场排座礼仪
会场排座，既是重要程度和职位高低的体现，也是出于便于磋商、讨论、分发资料、维持会场秩序的需要。因此，会议规模较大、参加人数众多及与会者资格不同时，通常要将会场划分成若干座区，再按一定规则排列座位次序。一般有如下几种排座方式：
按与会者的资格排座。如分成特邀代表、正式代表、列席代表、旁听席等。一般来说，特邀嘉宾属“重量级”的与会者，要么安排在主席台，要么安排在前排最显眼的座位，以显示对他们的尊重和欢迎。正式代表一般安排在靠前或居中的座位，列席代表安排在后面或两侧。旁听席、记者席也多安排在后面或两侧。
按团组先后次序排座。比如，国际会议一般按与会国家的英文名称的首字母顺序排列，第一个字母相同的，再按第二个字母顺序确定，依此类推。国内会议可以按单位、地区、行业等规则排座，可以横向排列，也可以纵向排列。
同一座区内再按一定规则排定座次顺序，可以按职位高低排、按姓氏笔画多少排或按其他规则排。
不管按什么规则排座，只要排座，会场就应该设置座位标示牌，以便与会者依次就座。会场门口还应设置指示牌，指明座区的方向和方位。
主席台的座次排定是排座礼仪中最为重要的一环。其基本规则是：前排高于后排、中央高于两侧、右侧高于左侧（以面向观众为准）。故一般是身份最高者居前、居中，其他人按身份高低一左一右、先右后左的顺序排列。
主席台上每排座位之间要空适当距离，以方便入席和离席，一般前排每个座位上都应放置话筒，以方便领导人讲话和插话。主席台的座位应设置名卡（也叫名签）。会议主持人坐席和发言者的坐席可以酌情处理，可安排在主席台，也可不安排在主席台。主席台如果设置专门的讲台，应注意一般设置在主席台的右侧，如果设置在主席台的中央，其位置应略低于主席台，以免挡住主席台领导人的视线。
5.其他会务礼仪
组织一次专门的大型会议，其难度丝毫不亚于组织一次盛大的庆典仪式。会议的主题、会议的规模、会议议程、会务接待、会务资料准备等都需要按一定的程序和规则处理，大多需要经过专门的筹备和领导审批等环节确定。其重要的步骤大致如下：
召开筹备会议或预备会议，以决定会议的规模、时间、议程及相关筹备事项的分工等。
拟发会议通知。明确告知与会者会议的主题、会期、出席对象、开会时间、报到地点、与会要求等事项。会议通知一般应提前下发，以便与会者作出相应的准备和安排。
起草会议文件。这一般包括会议议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、表决事项文件、会议纪要等。
会务准备。一般包括会场布置、会议用品准备、会场排座、外部公关等，如新闻报道、嘉宾邀请、会务接待、会务安全和交通、食宿和纪念品准备等。
会务接待。包括接站、接机和迎送人员安排，会务现场引导，贵宾陪同人员安排，会务现场签到及服务人员安排等，必须周到细致。
会议资料发放及大会发言安排。大会秘书处或筹备组必须事先确定人选、次序和现场控制好时间进程。
做好现场记录。现场记录包括录音、录像和整理现场记录等。如果有现场表决事项，还需记录出席人数、讨论事项、表决结果及相关意见和建议等，力求完整、准确、清晰、扼要。
修改和通过会议纪要、与会者合影留念等。
协助与会者返程。提供订票、送行等返程服务。
会后信息反馈服务。如寄发会议文件、编写会议简报、会议决议事项处理结果及相关情况通报等。
大型常规性会议基本要包括上述全部内容，小型会议可能只包括其中部分内容。由此可见，大型会务组织是一项工作量非常大的工作，其中的许多细节非常繁杂。其礼仪要求主要体现在排位和接待上，这与仪式礼仪和接待礼仪等其他商务活动大同小异，在此不再赘述。
警示案例
会务接待“一视同仁”引起客人不满
某公司在举办一次大型会务活动时，有两位重要的与会者莫名地提早离开了。当会务组发现后，迅速与两位取得了联系，那两位先生都说自己有急事处理，然后就匆匆挂了电话。公司接待人员十分纳闷，因为昨天他们刚到时，还表示要多待几天，为什么突然提前离开，且不辞而别呢？工作人员开始一个环节一个环节地排查，终于发现了问题所在。原来是某位新来的接待人员没有经验，直接将两位老总安排到了C类普通房间，这让两位先生很不舒服，感觉自己没有受到重视，所以就索性提前离开了……
在会务组织的接待与服务工作中，周到、细致是十分重要的。迎接、食宿安排、送别等每一个环节都要尽量周到、细致，既要平等地以礼相待，又不能机械地“一视同仁”。很多时候需要区别不同情况，灵活处理与安排。
6.会务组织中迎送来宾应注意的事项
熟悉岗位职责。接待工作分为若干小的环节，应注意每一环节都要责任落实到人。每一个参与迎送工作的工作人员都必须熟悉职责，精通业务。在接受迎送任务时，应仔细了解情况，对来访人数、来访对象、来宾职务、接待规格、到达日期等关键信息应熟悉掌握。
安排食宿要细心。迎接人员应根据来宾的民族、居住区域等情况尽量安排适宜的就餐、住宿地点。尤其对于来宾的饮食禁忌要特别留意和礼貌问询，对其居住的内部环境也应尽量完善，比如物品是否齐备等，同时应注意周边的交通环境是否便利、配套设施是否完备等。
区别情况，做好迎接工作。一般应根据来宾身份和本单位的情况制定接待规格。一般例行性来宾，安排好会面的时间、地点、相关事项即可；首次会晤的宾客或应邀来访的宾客，应安排专人迎接，如到机场等地迎接，还应举牌迎接；如果是级别较高的来宾，迎接人员要陪同本单位的高层领导一同前往迎接。
酌情安排宾客休息。当客人抵达后，应尽快安排宾客休息。如果是附近来客，可安排其在本单位的接待室稍事休息；如是远道而来的客人，要先安排其住宿后再商议会务议程等安排。接待人员在离开时应留下印有自己联系方式的名片，以备来宾联系。对职位较高的来宾，当日或次日，一般还应安排与来宾身份相当的领导前往来宾下榻处看望。
随时接受来宾询问。会议主办方应及时掌握来宾的要求、目的，及时为宾客提供各种服务，甚至帮助宾客制定参观路线和游览日程等。故应随时准备接受客人的咨询，且应注意对来宾信息的保密。
送行宾客应注意安排好交通工具。知道宾客的离程时间后，要预订好车票，安排送行人员和车辆等，做到善始善终。
7.与会者的礼仪
与会者礼仪包括会议主持者礼仪、会议发言人礼仪和一般与会者礼仪三个方面。
会议主持人通常是会议的核心成员或重要角色，不仅应仪表端庄、仪态得体、语言规范、精神饱满，而且要善于调控会议气氛和掌控会议进程。避免会议“跑题”或议而不决、效率低下等事情发生。
会议发言者应围绕会议主题进行，切忌临场发挥，漫无边际、东拉西扯，或是只顾低头念稿、语言平淡、精神低落等。发言要尽量言简意赅，切忌马拉松式地只顾自己滔滔不绝，不给别人发言的机会。大会发言完毕要注意向听众致谢，切忌念完就走人，显得不懂礼貌。
一般与会人员应注意如下几点基本礼仪：着装规范、整洁，仪表庄重，仪态得体。按时到会，不迟到、不早退。严格遵守会场秩序。这主要包括依次入场、按要求就座、保持安静、不随意走动、不吃零食、不交头接耳、不使用手机和MP3、MP4等。专心听讲，认真记录，并适时用眼神、点头、掌声等回应发言人的讲话。自始至终保持精神饱满，切忌打瞌睡、讨论时沉默不语、态度消极等。发言时注意语言文明，切忌废话连篇或发言超时。
二、办公例会组织礼仪
例会，也叫办公会议，是内部举行的固定时间、固定地点、固定参会人员的制度性工作会议。例会以传递信息、沟通情况、安排布置工作为主，一般范围较小、时间简短，且属于经常性会议，故礼仪相对简单。如车间、班组、店面的班前例会，营业场所的收市例会，经理层的每周办公例会等。
例会一般具有如下一些基本规则：
例会属规律性、制度性会议，如无特殊情况发生，不得取消或改期，以免干扰工作安排。例会是开会不发通知，取消开会才发通知。与会人员不能出席时，一般应提前请假，必要时应委派他人代为出席。例会仅限于处理常规事项，如人员分派、资源调配、情况交流等，非常规事项一般应另行安排商讨处理。例会只宜简短、高效，不宜耽误正常的营业和开工。例会要做好简单记录，以便进行汇总和汇报、总结等。例会一般宜固定程式、准时开始、准时结束，以形成规范。
三、董事会议组织礼仪
公司董事会是公司的常设决策权力机构，向股东会负责。董事会成员一般应由股东会选举产生，也可以由股东推荐的非独立董事、经营班子的高层管理者以及聘用外部专业人士或知名人士担任的独立董事三部分人员组成。但公司高管兼任董事（包括职工代表兼任的董事）的比例不能高于董事成员的二分之一。无论何种方式产生的董事，都必须经股东大会表决通过，其身份才能合法。
董事会成员一般分为董事长、副董事长、董事会秘书、董事和独立董事。不同的身份，其法定的职责和权利不同。董事一般实行任期制，可以连选连任。其任期由公司章程规定，一般任期不超过三年。按现行相关规定，公众公司的独立董事应占董事人数的三分之一以上，且其中至少有一名是会计专业人士。董事会由五人至十九人组成，人数应为奇数。根据现行《公司法》规定，董事会决议表决以董事人数为准，实行一人一票制。
董事会依法行使下列职权：召集股东会议，并向股东会报告工作；执行股东会议决议；决定公司经营计划和投资方案；审核决定公司的年度财务预算和决算方案；审核决定公司的利润分配和亏损弥补方案；审核决定公司增减注册资本和发行公司债券的方案；审核决定公司资产重组、解散或变更等方案；决定公司内部管理机构的设置；制定或审核确定公司基本管理制度；决定公司经营管理班子的聘用和解聘及其报酬事宜；公司章程规定的其他职权。
现行法律规定，董事会应定期召开会议，且一年至少召开两次，每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。代表十分之一以上表决权的股东、三分之一以上的董事或监事，可以提议召开董事会临时会议。董事长应当自接到提议后十日内召开董事会临时会议。董事会应有过半数的董事出席方可举行，董事会作出的决议，必须经全体董事过半数通过方为有效。
董事会议召开前，应将会议议题的相关资料准备齐全，并提前提供给各位董事，以便董事们分析和理解公司业务进展的信息和数据。当两名或两名以上独立董事认为资料不充分或论证不明确时，可联名以书面形式向董事会提出延期召开董事会或延期审议该事项，董事会应予以采纳。董事会秘书应对会议所议事项进行认真记录和整理，出席会议的董事应在会议记录上签名确认，以作为今后董事责任认定的重要依据。
董事与会议决议事项所涉及的企业有关联关系的，不得对该事项决议行使表决权，也不得代表其他董事行使表决权。该董事会议由过半数的无关联关系董事出席即可举行，董事会议所作决议须经无关联关系董事过半数通过方为有效。出席董事会的无关联关系董事不足三人的，应将该事项提交股东大会审议。
由此可见，董事会议组织有严格的法律规范，作为商务会议的组织者，应当熟知这些基本法律规范，什么样的事情应经董事会审议、什么情况下的董事会决议合法有效、董事会的决议事项应注意哪些问题等，都是组织董事会议时必须把握和严格遵守的规范。
相对而言，董事会属小型内部工作会议，礼仪规则相对简单，语言文明，仪表端庄，守时，保守机密是基本守则。而严格按《公司法》和公司章程操作则是组织董事会议更为重要的法律规范。
四、股东会议组织礼仪
股东既是公司的出资者，也是公司资产的所有者；既是公司经营的受益者，也是公司经营的最终责任承担者。从这个意义上说，股东会原则上可以决定公司的一切行为。因此，股东大会是公司的最高决策机构。
股东大会一般分两种情形，即年度股东大会和临时股东大会。召开年度股东大会，非上市公司应当在会议召开二十日前将会议的时间、地点、审议事项等书面通知各股东，已上市的公司，应于会议召开三十日前将会议召开的时间、地点、审议事项等发布公告。召开临时股东大会应于会议召开十五日前通知或公告。
股东大会每年至少应召开一次，有下列情形之一的应当在两个月内组织召开临时股东大会：
董事人数不足法定人数或公司章程所定人数的三分之二时；公司未弥补的亏损达实收资本的三分之一时；单独或合计持有公司10%以上股份的股东请求时；董事会认为有必要或监事会提议召开时；公司章程规定的其他情形。
股东大会作出的决议，一般情况下需要出席会议的股东所持表决权的过半数通过才能有效。股东的表决权是按所持股份每股一份表决权计算。但股东大会表决事项如果是修改公司章程，变更注册资本，公司合并、分立、解散或重组等，则需要出席会议的股东所持表决权的三分之二以上通过才能有效。
按现行法律规定，股东大会的基本职责主要如下：
决定公司的经营方针和投资计划；选举董事会、监事会并决定其报酬事项；审议批准董事会、监事会的工作报告；审议批准公司年度财务预算、决算方案以及利润分配方案；决定增加或减少注册资本、增发或配股等事项；决定公司债券发行等重大融资事项；决定公司合并、分立、解散、清算或变更等重组事项；修改公司章程等。
股东大会召开前，公司应准备好相关资料供股东们查阅和了解，尤其是当年的财务报表及审计报告、重大投资项目分析报告及可行性分析等与股东利益预期密切相关的资料。对股东提出的有关问题应友好地耐心解答。
股东大会的基本议程是：董事长作董事会年度工作报告；监事长作监事会年度工作报告；总经理作公司经营状况的综合报告；财务负责人作年度财务决算及利润分配方案报告；股东向公司管理者就相关问题提问和质询；股东就上述报告及相关决议案进行投票表决；董事会秘书宣读股东大会会议纪要；股东们在会议所作的决议案上签名确认。
股东会上，无论是董事，还是公司管理者，对股东就公司经营的相关问题提出的质询应诚实、友好地作答。维护股东的权益、尊重股东的地位，这是每一位公司员工应该把握的基本行为准则，当然也是股东大会组织的基本礼仪规范，即对大小股东一律平等地以礼相待。此外，股东会议一般应选择在交通便利、食宿方便的地点召开，以方便股东们参会。会议期间，公司会务人员对远道而来参会的股东的饮食起居安排要给予高度重视，有关细节要考虑周全，以免引起股东们的不满。会议场地要标示明显，并安排专人引导。会议用餐或宴请要尽量做到实惠，既不过于节俭或吝啬，也切忌铺张浪费。否则，容易引起股东们的不满。因为公司的各种开销实际都是由股东承担。
五、新闻发布会组织礼仪
新闻发布会，也叫媒体见面会或记者招待会，是社会组织为实现某种目的、围绕某一主题、邀请新闻记者参加的一种特殊会议。它是企业借助媒体这一特殊渠道主动向社会传播组织的相关信息、实现有效沟通的重要方式。
在这样一个信息高度发达的社会，无论是对个人还是组织，媒体的力量都是无比巨大的，有人用“成也萧何，败也萧何”来形容媒体的作用，可以说是很符合现实的。媒体可以一夜之间让一个人或组织“鸡犬升天”，助其“一举成名”；也可以“万炮齐轰”，让其一夜之间“身败名裂”。可见，组织新闻发布会的准备工作是必须引起高度重视的。主题的确定、场地的选择、记者的邀请、资料的准备、回答记者提问的准备和演练、会务接待等诸多细节必须考虑周全，以防发生意想不到的失控场面。
许多新闻发布会的组织者很容易忽视一个重要问题，那就是新闻记者们关心的问题往往不是会议组织者想要说的问题。所以，组织者切忌只按自身的意愿去设计和考虑发布会的信息传播，一定要站在媒体关注的角度去思考和准备相关信息传播导向，尽可能做到心中有数，以以不变应万变的心态来对待新闻发布会。
新闻发布会的成功与否，关键取决于两个核心方面，一是你邀请的媒体对象是否合适，二是新闻发言人的水平和经验。前者决定了媒介的倾向性和影响力，后者决定了信息发出者的形象、水平、权威性及应变空间。有许多单位都没有专门的新闻发言人，所以，大多安排单位的最高长官来作新闻发言人，这样的作法往往使自己很被动。一是发言者的形象、表达能力、应变能力、面对媒体的经验和镇定心态等往往不是最好的，二是万一其说话引起了某些意想不到的麻烦，组织者没有任何回旋的余地和退路可走。因此，有经验的领导者往往不愿意亲自面对媒体来传播信息。比如，世界各国的政府机构，往往都有训练有素的新闻发言人，有实力的企业也应该逐步向这方面靠近。
企业的新闻发言人一般应由公关部长、总裁办公室主任、董事长助理等来担当，且必须是思维敏捷、口齿伶俐、形象端庄、经验丰富、擅长交际、懂礼仪、有风度的中高层管理者担当。且事先必须集中群众智慧，进行现场模拟和反复演练，由单位最高决策者授权或委托其来担任。发言人不宜自作主张、更不能信口开河，如遇不怀好意的尖酸问题，不宜急躁，不能粗暴、生气或生硬无礼地作答，必须冷静、婉转、尽可能幽默地应对。记得20世纪70年代初的一次记者招待会上，一位西方记者不怀好意地问周总理：“请问总理，中国人民银行有多少资金？”周总理立刻明白对方的用意是想讥笑我国的贫穷。但周总理却面带微笑地回答：“中国人民银行的资金嘛，有十八元八角八分。”这一回答立刻使全场愕然，一会儿便爆发出雷鸣般的掌声。原来，人民币面额为十元、五元、二元、一元、五角、二角、一角、五分、二分、一分，合起来正好十八元八角八分。回答巧妙，幽默风趣，无懈可击，足见总理的智慧过人，既维护了国家的尊严，又不使对方难堪，还活跃了气氛。
新闻发布会一般有三大基本程序，即情况简介、主题发言、答记者问。主持人先将召开新闻发布会的目的或缘由，拟发布的信息背景及有关经过和真实情况等作扼要介绍；新闻发言人作主题发言，一般事先拟好了发言稿或提纲；最后是答记者问。无论是主持人还是发言人，都不要随意打断记者的提问，那样做是不礼貌的。对难于作答的问题，不宜吞吞吐吐，也不宜简单地用“无可奉告”来应付。而应保持清醒、礼貌地阐明自己的观点，或干脆用“很抱歉，这个问题请原谅我暂时不便作答”来搪塞。要特别注意切忌引起任何负面反应或报道。因此，新闻发布会要尽量安排得紧凑些，以免出现冷场和失控局面。
发布会结束，主办方要向参加者礼貌地致谢，感谢他们的光临和关注。对于个别记者的特殊采访要求等，有关人员要耐心地予以答复。有经验的单位还应主动提供新闻稿样稿，以供记者们参考。
新闻发布会后，还应当密切关注善后事宜。首先应留意和收集媒体的各类报道和反应，全面评估可能出现的后果，酌情采取补救措施。一般可能有三类不利报道：基于事实的批评性报道；因误解而出现的失实性报道；有意歪曲事实的敌意性报道或恶意诱导外界猜疑的质询性报道。这时主办方要力求理性应对，切忌采取扩大事端的敌对措施，既要据理力争，又要缓和矛盾，平息事端，挽回声誉。
六、其他会议组织礼仪
商务会议门类繁多，不便一一列举。且其礼仪规范也大同小异，无须面面俱到。如商务推广、商品展览、项目洽谈等商务会议本书在其他相关内容里涉及，在此不再赘述。这里仅就几种较为特殊的商务会议礼仪常识作扼要介绍。
1.客户座谈会礼仪
客户座谈是一种小型的围坐式会议。这类座谈会往往是为了沟通信息、征求意见、联络感情和讨论问题而进行的。会议要求气氛轻松、融洽，树立公司热情、周到、细致、严谨的服务形象。因多数与会者都是外来嘉宾，会议的礼仪主要注意如下几点：
礼貌邀请，提前通知，以方便与会者作出相应安排。热情欢迎，逐一介绍来宾，以礼相待。安排紧凑，会议期间短，避免拖拉和浪费客户太多时间。气氛轻松、和谐，不拘形式，自由发言，允许争论和畅所欲言。周到服务，细心接待，盛情款待。座谈结束，诚挚致谢，礼貌送别。
2.市场动态和发展趋势预测研讨会
这类会议具有学术研讨性质，其目的在于达到相互切磋、交流看法、预测行情、研判走势的目的。它既有学术权威参与，又有业界精英高见，是大家相互学习与交流的一种平台和机会。组织者一般希望通过这类会议树立市场领跑者的形象，达到集思广益，开阔眼界，结交朋友，寻找发展方向的作用。其组织礼仪侧重注意如下几点：
选定主题，框定研讨范围，明确要求，预先征稿。组织专家遴选来稿，确定参会对象，挑选重点发言人。提前发出邀请函或邀请信，告知会议时间、地点、接待和报到事宜等。精心筹备，友好接待，细致安排，周到服务。注意宣传和树立形象，会场布置和食宿安排切忌过于简陋。尽可能印发会议通讯录和论文集，以提升会议层次和扩大影响面。
3.茶话会、联谊舞会、远程会议等
茶话会多以沟通、交流、答谢为目的，如新春茶话会、节日茶话会等，可以是宴请，也可以是座谈会形式。主要是气氛轻松、和谐，不必太庄重。注意一般的迎送和招待礼节即可。
联谊舞会通常是以娱乐为主的增进友谊的公关活动，借以答谢客户，并起到增加联络、加深友谊的作用。如同行之间的联谊会、客户联谊会、区域性联谊会等，一般须安排些节目表演、饮料、点心等招待来宾，并设法使现场气氛活跃，大家玩得尽兴或交流充分等。主办者应组织些礼仪小姐、招待服务员、伴舞小姐等，以便调节和控制现场气氛，避免冷场。
远程会议是运用现代通信技术手段召开的远程电视会议或远程网络视频会议。这类会议在政府部门中正逐步增多，商务会议中除超大型企业的内部工作会议外，目前还一般比较少采用。
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