学习指导
商务仪式、会务、谈判是重要的商务活动，其内容、组织程式、沟通技巧等有严格的礼仪规范。商务人士经常要参加或组织这类活动，自然要熟悉其相关礼仪。这类活动组织的成功与否，对公司及个人形象的影响通常是较为显著的。本讲扼要介绍典型商务庆典仪式活动、主要商务会议、商务谈判的组织及参与礼仪规范，并就其中的一般注意事项和沟通技巧等作扼要介绍。
引例
礼数不周，某星级酒店开业庆典遇尴尬
经过精心准备，2005年夏季，某县级市的首家四星级酒店终于开业了，投资商请来了政府领导、合作单位代表、重要的潜在客户代表、媒体记者等上百名嘉宾，好不热闹。当开业仪式进行到中途时，意外发生了——停电。本来井井有条的仪式现场顿时炸锅了，令主办方十分尴尬。大约过了半个小时，才不得不通过自己发电使仪式得以继续进行。
原来，县电力局选择在这一天对酒店所在的区域进行线路检修，事前电力局对所有相关的营业单位都下发了停电通知，唯独这家酒店没有收到停电通知。后来电力局解释说在通知下发前他们不知道这天酒店开业，所以没有专门通知。事后，人们才发现，那天到场的嘉宾中没有电力局的贵宾。原来，酒店在开业庆典的嘉宾邀请中漏掉了电力局这个“衙门”。所以，人家有意用这种方式予以“回应”。
随后，虽然该事件经媒体曝光以后，县电力局的有关官员被撤职处分，但事件留给投资商的教训不可谓不深刻。
庆典组织的礼仪出纰漏，导致庆典进行中遭遇尴尬。这或许只是一个特例，但它从一个侧面反映了商务仪式的组织礼仪的重要性和细致性。主办者的礼数不周，使来宾不满或丢面子，轻则使仪式气氛和效果大受影响，重则可能影响其声誉和命运。
一、商务仪式的组织与准备
商家经常要牵头组织和举办一些隆重的商务庆典仪式活动，为了庆贺，也为了公示于众，营造某种气氛或声势，树立形象，以图更好的发展。所以，商务仪式一般具有三种重要的基本功能，即广告发布功能、形象宣传功能、集体公关功能。活动成功与否，关乎企业的生存和发展。
1.商务仪式的类型
开业庆典仪式。新张开业，隆重庆贺，既可借此公示于众、招徕顾客，又可借此树立形象、鼓舞士气、提升品牌知名度。
揭牌、揭幕、剪彩仪式。大厦落成、公司及组织成立、路桥通车等通常举行这类仪式。
项目奠基、开工仪式。
重要合作或项目签约仪式。
重大事项完成的总结、表彰及颁奖庆功仪式。
重大节日纪念及周年庆典仪式。
仪式的类型不同，仪式的程序、现场布置和内容安排会稍有区别，但其准备工作和礼仪要求则大同小异。
2.商务仪式的筹备计划内容
组织筹备一次重要的商务仪式，一般要拟订一个总体计划，大致需要解决三大主要问题，即活动主题和特色确定、活动内容安排、活动经费预算。其重要的筹备工作计划内容大致包括如下几项：
确定仪式的主题特色。仪式的主题特色是定为热闹、高雅还是奢华、简朴？这主要由仪式的具体情况而定。基本要求是切合主题、彰显公司文化、展示公司素养和实力。
拟定活动内容安排。仪式程序、致词嘉宾、活动内容、形式及时间估计等。基本要求是具体、翔实、规范和合理。
拟定宾客邀请及出席人员名单。其基本要求是有针对性、适合拟定规模、考虑周到、安排全面、提前沟通和书面邀请、避免遗漏，并留有余地。
拟定舆论宣传配合措施。力争关注度高，有良好舆论声势，起到广告发布效用。
拟定经费预算。宴请、礼品、场地布置和租赁等经费估算。
筹备人员组织安排。这方面的工作包括邀请、接待、文件起草、外部公关、现场设计布置等分工。举行比较盛大的庆典，一般在筹备组内要分成若干个小组，如公关、礼宾、会务等。
3.商务仪式的有关准备事项
依据商务仪式的礼仪规范，通常要做好如下几方面的相关准备：
邀请宾客。宾客邀请一般由公关负责人具体负责。依据拟定的宾客邀请名单，经领导审定后，印制成精美的请柬，并提前两周左右的时间寄送给宾客。活动前三天再电话核实一遍，看看有无变动。对于特殊贵宾，在活动前一天要再电话核实一遍。
拟定仪式具体议程。一般的仪式程序包括活动主持人宣布活动开始、介绍重要来宾、组织负责人或重要来宾致辞、剪彩、节目表演或安排座谈、参观等。
布置仪式现场。仪式可以选择在室内或室外举行，在室外举行的仪式，其地点可以设在大门口、礼堂、广场上、酒店会议大厅等。现场应悬挂活动标志、欢迎标牌或横幅，可以在来宾入口处和剪彩处铺设红地毯，以示庄重和尊敬。现场两旁可放置来宾赠送的花篮，四周悬挂彩带和灯笼等。尤其要准备好音响、照明设备，如果是在室外举行仪式，还可以准备放飞鸽子、气球、舞狮表演等。允许燃放烟花炮竹的地区，也可以视情况进行准备，使整个现场气氛显得隆重而热烈。
安排接待工作。接待工作要事先指派专人负责，同时安排服务人员。重要来宾应由组织负责人亲自接待，必要时组织员工列队组成迎宾队。此外，还要准备好来宾签到处和来宾休息室。接待场所要求茶杯洁净，茶几上放置烟灰缸，如不允许吸烟，应将写有礼貌标语的标牌放置在接待室中，提示来宾。
安排礼仪小姐。如果剪彩，礼仪小姐的人数应比剪彩领导人数多一人。礼仪小姐一般应身着礼服。中国人的传统观念认为红色为吉庆象征，礼仪小姐最好是身着红色旗袍，身披绶带，绶带上要有开业或庆典标志及组织名称等。无论冬夏，礼仪小姐只要身着旗袍，就应穿连裤袜，且要统一化淡妆。
准备嘉宾留言册。留言册一般应用红色或金色锦缎面高级留言册。应准备好毛笔或签字笔等。
准备馈赠礼品。发礼品是为了留下良好印象，希望人们能重视它、珍惜它。因此，礼品宜选择具有一定象征性、纪念性、宣传性的小型商品；也可使用自家商品作礼品来宣传自身，在礼品的包装上印上组织标志，服务承诺或产品图案及广告用语等。
提前调试音响。了解无线麦克风电磁波的方向性、频率高低、音量大小，不要出现噪音或间断杂音。线路距离与麦克风连线长短要考虑周全，不要使讲话者无法进行必要的移动。有时一个麦克风在讲话者之间传递使用，电线太短不方便，电线太长又显得很杂乱。因此，事先应设计好讲话、演示、产品介绍时表演者的路线。如果可能，对移动的演讲者、表演者最好用移动无线麦克风，或尽量将线的一部分放在地毯下面，避免出现问题。如果为演讲者提供新的服务设施，有关服务人员应熟悉业务与设备，事先做好细致的准备，在会议前一定要向有关人员进行明确的介绍，避免出现现场调试等现象。
安排摄影、摄像等准备工作。仪式大都有合影留念等需要，同时对外宣传等也需要有现场摄像，故须做好相关安排和准备。
4.商务仪式组织的基本程序
签到。宾客来到后，由专人请他们签到。如此时准备有关于产品、经营项目及公司全方位说明的资料，均可以发给宾客，以扩大知名度。此外，还可以准备两个盒子，一个装本单位领导或公关部经理的名片，另一个装来宾的名片，这样便于今后联系或制作通讯录。
来宾接待。宾客签名后，由接待人员引领到备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息并相互认识。应安排本单位相关人员陪同宾客进行交流，充当来宾间的引见人或介绍人，并对宾客的到来表示感谢等。
主持人出场。音乐停止。主持人进行简短的致辞，宣布与会来宾名单，并表示谢意。
主、宾领导代表致辞。无论是开幕词、贺词还是答谢辞均应言简意赅、热烈庄重。出席此次活动的主要领导、协作单位或社区关系领导，均应有代表讲话或致辞。对外来的贺信、贺电不一定要一一宣读，但应一一公布其署名单位和个人。在进行公布时，应按照“先来后到”的顺序逐一公布，或是按照署名人的姓氏笔画多少进行排列。
活动剪彩。由礼仪小姐手托托盘，托盘上可以放置红色方口布，将用彩带扎成的花朵相互连着放在托盘上，剪刀也放在托盘上，同时配以热烈的音乐。由主持人宣布剪彩人员的单位、职位、姓名等。剪彩者穿着端庄整齐的服饰，并保持稳重的姿态，全神贯注，不和别人打招呼；拿剪刀时以微笑向服务人员、礼仪小姐表示谢意；剪彩时，向手拉绸带或托彩花的左右礼仪小姐微笑点头，然后庄重地一刀剪断彩带，待剪彩完毕时，向四周观礼者鼓掌致意。
节目表演。典礼完毕，有时宜安排些气氛热烈的节目，如请军乐队演奏，舞狮，燃放鞭炮、礼花、礼炮，甚至简短的文艺节目等。但是，节目的选择应注意不能有悖于本次活动的目标，故这一项内容需酌情安排。
组织参观、座谈或聚会。主持人宣布仪式结束，即可以引导客人参观工程或组织内部参观等。可以介绍主要设施或特色产品、商品，以融洽与同行的关系，也可以举行短时间的座谈，之后，还可以安排舞会、宴会答谢来宾。这一项是否需要，视情况而定。
向来宾赠送纪念品。可以在签到时一并进行，也可以在活动结束时进行。
总之，商务仪式大多是庆祝活动的一种形式，那么它就应当以庆祝为中心，尽可能把每一项具体活动都组织得热烈、欢快而隆重。不论是举行庆典的具体场合、庆典进行过程中的某个具体场面，还是出席者的着装、形象、情绪表现，都要体现出端庄、热闹、欢愉、喜庆的气氛，借以塑造本单位的形象，显示本单位的实力，扩大本单位的影响。
二、开业庆典仪式组织
开业庆典是最普遍、最隆重，也最讲究的主要商务庆典仪式之一。上规模、上档次的企业都会举办隆重的开业庆典仪式，这是树立企业形象、扩大企业知名度的基本手段。
开业庆典应本着“隆重、节俭、缜密”三大原则来筹备。
所谓隆重，就是要营造一种热闹、震撼和令人瞩目的喜庆气氛，以典雅、整齐、规范的形式展示企业形象。
所谓节俭，就是经费支出要尽可能量力而行，切忌“打肿脸充胖子”，切忌铺张浪费，要注重实效，少搞那些华而不实的东西。
所谓缜密，就是统筹考虑、注重细节，力求运作严谨、规范，避免错漏。
具体来说，开业庆典组织除注重基本的仪式礼仪规则外，还应侧重注意如下几点：
高度重视舆论宣传工作。如事先的广告宣传，对开业庆典期间的优惠及促销尽可能做到家喻户晓。尽可能加大公众媒体的公关活动，邀请大众传媒机构作些正面的报道和述评，提升社会关注度。可邀请多家媒体记者到场进行现场采访、摄像等，以壮大声势，扩大影响力。
高度重视嘉宾邀请工作的细节，尽量做到礼节周到和考虑全面。从某种意义上说，来宾的档次决定了仪式的规格和影响力。因此，仪式的成功与否与嘉宾的邀请工作密切相关。这方面要特别注意几点：
一是侧重邀请“正职”，无论是政府官员、主管部门，还是合作单位、重要客户，正职领导是否亲自到场意味着重视程度的大不相同。
二是礼节一定要周到。高层次贵宾一定要本单位一把手亲自进行事先沟通，盛情邀请。请柬最好登门奉送，且一把手亲笔签名并附简短拜访信。请柬一定要精美、规范。仪式举行前一两天用电话核实或提醒对方秘书。
三是邀请的范围和名单一定要一把手亲自审定，切忌遗漏。
四是尽可能多地邀请些知名人士出席，如社会名流、明星及业界领袖等。这是“借船出海”的基本策略，即借别人的名气来提升自身的知名度和影响力。
高度重视本单位员工的形象礼仪。本单位全体成员，除礼仪小姐着特殊服装外，最好统一着职业装，统一修饰仪容，精神饱满地提前上岗。有条件的企业应事先请礼仪专家作必要的礼仪培训。尽可能让企业在社会公众面前一亮相就有良好的“第一印象”。
高度重视仪式现场的布置，气势要尽可能宏大，气氛要庄重，条幅或宣传标语要醒目，特色要鲜明，场面看起来一定要尽可能气派、壮观。设备一定要事先调试好，切忌现场出现差错。
接待服务一定要周到、细致。贵宾一定要由本单位主要领导亲自接待，媒体记者最好由单位主要负责人出面接待。来宾签到、礼品分发、停车场引导、休息室服务，以及接站、接机等人员及食宿安排等，要严防忙中出错。
高度重视礼品馈赠的重要性。邀请别人在百忙之中来参加你的开业庆典，多少得表示谢意以替代酬劳，且馈赠礼品还可以起到宣传和纪念的作用，因此，礼品最好是选择本单位产品或具有本单位标志的高档精美纪念品。这种场合切忌馈赠低档礼品，因为这样做不仅显得小气、掉格，而且有损形象。必须牢记：礼品也是一种无声的广告。
三、揭牌、揭幕、剪彩仪式组织
公司设立、组织成立、大厦落成、路桥通车、店面开张等通常举行这类属于庆贺性的庆典仪式。
这类仪式与开业庆典仪式的组织礼仪类似，其区别主要在于这类仪式多在室外举行，故仪式尽可能简短，主要是现场气氛要热烈，揭牌人、揭幕人、剪彩人的身份要尽可能高。因为，这一环节是整个仪式的核心，其重要性和影响力就取决于操作者的身份高低。故通常由主办方及来宾职务最高者担当揭牌或揭幕人。
揭牌、揭幕（碑、像）仪式多在安放现场举行，一般要搭建或设立临时性的主席台，全体人员站立参加。所揭之牌、碑、像等事先用绸缎罩住，绸缎的颜色多选择红色或与主体活动相适应的颜色。仪式现场的标示或宣传横幅、气球等要醒目、气派。
仪式现场的新闻摄影、摄像是整个仪式的重要内容，一定要事先设计好位置、选择好视角，以免因临时干扰而受影响。
仪式的程序一般很简单，一般由活动主持者宣布仪式开始，简要介绍到场嘉宾、主办方最高长官及嘉宾的简短致辞、乐队奏乐（或鸣炮）、揭牌、揭幕或剪彩开始、全体鼓掌庆贺，主办方陪同、引导嘉宾参观等。
主办方致辞中一般要对前来参加仪式的上级领导和来宾表示感谢，对合作及支持单位要表示感谢，这是基本的礼仪要求。属联合主办仪式的，一般各方均应派代表致辞，以示平等和尊重。
四、项目奠基、开工仪式组织
工程奠基、项目开工、工厂建成投产等一般举行这类侧重于纪念性的庆典仪式。
这类仪式多在室外举行，锣鼓喧天、场面热闹、仪式简短是其基本特征。仪式的基本程序和礼仪要求与揭幕仪式类似。
仪式的中心环节是“奠基”的庄严性和纪念性，一般应注意如下几点基本常识：
仪式现场在施工现场，仪式举行时各类施工机械要停工就位待命，不可边施工边举行仪式。
奠基的具体地点要选择得当，一般应放在建筑物正门（向外）的右边。
奠基一般有一块长方形的奠基石，右上款刻有工程的名称，左下款有奠基单位的全称。
奠基石的下面或一侧安放一只密闭的金属盒，里面装有该工程的相关纪念性资料和奠基人姓名等。
奠基时由现场身份最高者动第一铲土，其他嘉宾才可以相继动铲培土奠基。
现场奠基时应锣鼓喧天、掌声齐鸣、气氛热烈，摄影、摄像要抓拍好镜头，对准主要奠基者拍摄。
奠基所用工具应系上红绸，用后可酌情留作纪念物。
奠基仪式的最后一个环节是由现场主办方身份最高者下达开工命令，施工作业正式开始，仪式结束。
五、商务签约仪式组织
商务签约仪式，是商务合作伙伴经友好洽商，就彼此进行商务合作、商品交易或某种争议事项解决签订协议或合同时，由各方代表正式在有关协议或合同上签字而举行的一种庄严而隆重的仪式。凡举行签约仪式的合约一般属重大事项，一般性的签约通常不举行仪式。
举行签约仪式是一桩严肃而庄重的事，因此，应当是各方已经完全达成共识，没有尚未议定的细节和纠缠不休的难题，拟签订的应当是合约的最终的，无须再进行任何更改的文本。签署涉外合约时，依据国际惯例，待签的合约文本，应同时使用有关各方的法定官方语言或使用国际通行的英文和法文。
签约仪式的礼仪性极强，所有参加签字仪式的人员都必须注意自己的仪容、仪表和仪态。参加者男士应穿西装、打领带，正装出席，女士应着职业装，化淡妆出席，不可着休闲装，更不可浓妆艳抹出席。在仪式上，既要举止大方、得体、自然，不能喜形于色，也不宜过于紧张和严肃。
一般来说，举行仪式前，有关各方应预先商定好参加签约仪式的人员，本着身份对等、人数相当、平等互敬的原则确定。为表示重视和隆重，签约各方可对等邀请更高一层的领导人出席签约仪式。
签约仪式一般在室内举行。具体地点视参加人数的多少，仪式的规格、档次以及对外宣传需要确定，大多选择在宾馆、酒店、东道主的会议厅、礼堂或洽谈室内举行。签约各方一般应事先商定好签约地点，因为有时这会涉及未来合同纠纷和争议处理的诉讼管辖权选择等问题。
签约场地的布置类似于会场布置。签字大厅内一般应设置长条形方桌作为签字桌，桌面铺设呢绒台布，桌面摆放各自需签字的文本和签字文具，桌面签字者的前方，还应摆一旗架，以便分别悬挂签字各方的组织标识旗。如属涉外签约，还应将签约各方的国旗摆放在该方签字者的正前方台面上或插在各方签字者的身后。签字人就座时，一般应面对观众或正门。签字桌的上方或签字者背面墙壁的上方应悬挂横幅，标明“……签字仪式”。
签约仪式的程序极其简短，主持人宣布仪式开始，签字各方代表致辞、领导致辞、正式签字、交换文本、举杯庆贺、合影留念等。
签字时，助签人应将签字文本打开，指明签字的具体位置，签字人签字后，助签人要用吸墨器吸去字迹上的多余墨水，然后助签人互相传递文本。签字完毕，各方签字人应起立，双手将文本递交对方后握手及拥抱，互致祝贺，在场人员热烈鼓掌庆贺。随后，现场应备好香槟酒等，一般大家举杯，并相互碰杯庆贺一番。
签字结束，应首先请应邀参加的领导先退场，然后才是客方退场，东道主最后退场。这类仪式一般在半小时左右即告结束。
六、重要庆典仪式组织
这类仪式通常包括公司周年庆典、重大项目试车或试产成功、重大科技攻关或新产品试制成功、重要荣誉或奖项获得、股票发行上市或资产重组成功等。
这类仪式与开业庆典仪式的组织礼仪类似，其区别主要在于这类仪式的核心是庆贺和表彰有功人员，鼓舞士气，欢乐喜庆是其基本特征。故在仪式中要注重营造喜庆气氛，突出立功受奖者的地位等。
企业在取得重大成绩时举行这类庆典，无疑是为了扩大影响，鼓舞士气。故整个仪式的核心应当是突出表彰。庆典仪式的程序也可繁可简，酌情处理。一般应包括如下几点：仪式预备，请来宾就座，出席者安静，介绍嘉宾。宣布庆典开始，全场起立，奏国歌或单位之歌。本单位负责人致辞，感谢来宾，介绍庆典缘由，重点是报捷和鼓舞士气。宣读贺词、贺电、嘉宾致辞等，需特别注意先后次序的礼仪顺序安排。宣布奖励、表彰决定，请获奖者上台受奖。获奖者代表发表获奖感言。本单位领导或上级领导作总结发言。安排文艺演出、庆功宴等节目。
七、参加仪式的基本礼仪
参加庆典仪式，无论是主办单位的人员还是外单位的受邀人员，均应注意自己临场的仪表和仪态。
就主办单位的人员而言，应侧重注意如下礼仪规范：
守时。仪式一般应准时开始、准时结束，以免影响来宾的其他安排。本单位人员不论职位高低，一般不应无故缺席或中途退席，更不得迟到。相关人员还应适当提前到场，以便检查相关准备是否到位和接待来宾。
仪容庄重。一般男士应剃须、女士应化淡妆。凡有统一制服的单位，应要求一律穿制服参加仪式，以展现良好的精神面貌和公司形象。无统一制服的单位，应要求着正装参加，即男士穿深色西装、打领带、穿皮鞋，女士穿深色西服套裙、皮鞋。
态度友好。主办单位的职员，对来宾应友好接待，遇到来宾，不管认识与否，都应微笑地点头致意；对来宾提出的任何问题，都应友好作答；当来宾致辞或来现场参观等，都应鼓掌表示热烈欢迎等。
依礼行事。整个仪式过程都应表情庄重、全神贯注，不宜嘻嘻哈哈，自由放纵。遇到全场起立、奏国歌、嘉宾致辞等环节，必须保持安静、聚精会神、依礼行事，切不可肆意妄为。
对于受邀参加庆典仪式的宾客而言，应注意的基本礼仪规范主要有：
应守时赴约。收到邀请，应及时回复。如不能参加，应及时通知主办方。应邀参加要准时到场，为主人捧场，切忌迟到。
仪容、着装要符合规范。这既是基本的礼仪，更是对主办方的尊重。
应当酌情准备贺礼、贺词，热情向东道主道贺。
见到主人时应主动道贺，入座后应礼貌地与邻座打招呼，可通过自我介绍、交换名片等结识更多的新朋友。不宜独坐一隅，孤芳自赏，也不宜喋喋不休地与人谈笑风生，不顾仪式进程。
仪式过程应注意保持风度，始终尊重主办方的安排，尽力配合仪式进程，切忌喧宾夺主。仪式过程中，宾客应作一些礼节性的附和，如鼓掌、留言或跟随参观等。
仪式结束宾客离场时，应与主办方领导或接待人员握手告别，并礼貌致谢。
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