企业发生的交易事项所产生的效应，实际上表现为资产负债表中各个项目金额的增加或减少。仅使用会计科目还不能记录下各种交易事项发生后所形成的增加或减少效应，我们还必须了解会计是如何表示金额的增减的。
在实际工作中，会计使用“借”和“贷”两个字来表示“增加”或“减少”。这里需要强调的是：“借”并不总是表示增加，而是有时表示增加，有时则表示减少；同样，“贷”也不总是表示减少，而是有时表示增加，有时则表示减少。这听起来可能有些不可思议，不要担心，这其中是有规则可循的。
交易事项使资产项目金额增加的效应，使用“借”表示增加，交易事项使资产项目金额减少的效应，使用“贷”表示减少。以上面用银行存款购买布料为例，原材料增加5000元的效应属于资产项目金额增加，因此应使用“借”来表示增加，这一效应可表示为“借：原材料5000”；银行存款减少5000元的效应，属于资产项目金额减少，应使用“贷”来表示减少，这一效应可表示为“贷：银行存款5000”。
我们把两种效应的记录合在一起：借：原材料5000贷：银行存款5000这种记录交易事项所产生的两种以上效应的方式，我们称为“会计分录”。会计分录是指预先确定每笔交易事项所涉及的会计科目，以及借贷方向和金额的一种记录，它是用会计语言记录单个交易事项的方式。
每个交易事项都可编制一个会计分录，每个会计分录至少是“一借一贷”的效应，有的可能会有一“借”多“贷”或一“贷”多“借”的效应。会计一般不编制多“借”多“贷”的会计分录。
在会计分录中，“借”和“贷”的内容表现为互为对应关系，即因果关系。如果借方是原因，贷方就必然是结果，任何一项交易事项的会计分录的编制必须遵循这种因果对应关系。
我们在为交易事项编制会计分录时，首先应分析交易事项发生后的各方面效应，再选择能够反映每一个效应的会计科目，然后确定每一个效应在金额上是增还是减，并用“借”或“贷”来表示。用会计语言分别列出每个效应，再把每个效应的记录合起来就形成会计分录。
在某个会计分录中，“借”和“贷”可能一个表示增加，另一个表示减少；也可能在同一会计分录中，“借”和“贷”都表示增加或都表示减少，这要根据具体的交易事项而定。例如，从金融机构借款5000元的交易，用借表示银行存款的增加，用“贷”表示短期借款的增加，在这个分录中，“借”和“贷”都是增加的意思。
借：银行存款5000贷：短期借款5000.
