做好会议的准备工作
（1）和上司商量，拟定议事日程，并将此分发给参加会议的每位人士。
（2）确定出席会议的有关人士，并书面或电话通知他们。
（3）准备一份详细的给上司的议事日程。
（4）准备好议事日程、会议程序和有关资料。
（5）预定好会议室，并在开会前一天亲自确认。
（6）如系大型会议，还应与会务接待部门安排好出席者的食宿交通等工作。
（7）确认出席者人数。
（8）准备会议所需物品（如上次会议记录、有关文件、议事日程、出席人员登记簿、不能出席会议的有关人士的回函、信纸、记录本和笔、音响器材等）。
（9）会议前，提前到达会议室，按事先拟定好的座位表安排好座位，准备好茶水及有关物品。
要处理好会议日常事务
（1）协助和监督会议签到处工作。
（2）准备一份表格，上面列入与会者姓名及他们代表的公司名称和地址，将其复印后发给与会者。
（3）做会议记录，或速记或录音。
（4）满足会议负责人或特殊客人提出的有关需要。
（5）收集会议信息并打印成简报分发给与会者。
（6）协调会议过程中的各项活动。
（7）安排放置座位卡。
（8）指派有关人员陪同宾客入席。
在会议和会谈中做记录是会议秘书的职责之一，因此，适当地了解会议议程和程序，对会议秘书来说是十分必要的。非正式会议上可以免去一些会议礼节，但正式的会议则应严格坚持会议程序规则和礼节。
日常工作会议
一般单位、企业、机关都会定期召开工作性的会议，也可能临时召集员工开会总结工作情况，讨论解决问题，这属于日常的活动，与会人员又多是本单位的“自己人”，因此程序比较简单，人员要求也相对宽松，但是也要讲究基本的礼仪。
（1）组织者准备召开会议，首先应发放通知。一般不必使用正式请柬，简单的文字通知或口头通知即可。有不少单位在显眼位置设有专门的布告栏，可将通知写在上面，既省力又有效。日常工作中的例会则一般不专门通知。不论采取哪种形式通知，都务必讲明开会的时间、地点、参加人员、会议的主要内容、有无特殊要求（例如是否要求与会人员事先准备有关资料）等。
组织者的任务还有安排会场。日常工作会议宜选在小型会议室里举行，使参加者易于集中精力，避免“开小会”的现象。如果会议内容主要是传达、宣布文件或规定，可以布置成对面式，主持人座位与大家相对；如果会议内容主要是讨论、磋商，则应安排成“圆型”或“马蹄型”的座位，便于多方相互沟通交换意见，有助于提高会议效果。
组织者应安排好勤杂人员打扫会场，根据需要准备茶杯、暖壶等。
开会之初，组织者应组织签到。在会议过程中应做好会议记录，包括本次会议的名称、日期、地点、主持者、与会者、记录人以及会议的议题和具体发言内容，可详可简，视需要而定。会后应收拾会场，整理会议记录，向领导汇报总结。
（2）会议的主持人一般是部门的主管领导，也可能是某一具体工作的负责人。如果你主持会议，一定要注意把握会议的进程和宗旨，最好事先能拟好一份会议程序，按程序进行。当与会者的发言偏离本次会议的宗旨时，则应适时加以提醒，以保证会议的质量，语言要客气委婉，在发言者停顿时插入一两句提示即可，切不可生硬阻止。
与会者最怕开无主题的会，更怕开没完没了的会，因此，主持人很重要的一项工作就是掌握时间。准时开会是一种良好的作风，一开始时宣布本次会议的议程及大约需要的时间，并坚决按时结束，这可以充分提高开会的效率，避免没完没了的扯皮，同时能树立威信。
（3）就一般与会人员来说，最基本的是要按时到会，遵守会议纪律。开会时要尊重会议主持人和发言人。当别人讲话时，应认真倾听，可以准备纸笔记录下与自己工作相关的内容或要求。不要在别人发言时说话、随意走动、打哈欠等，这都是失礼的行为。会中尽量不离开会场，如果必须离开，要轻手轻脚，尽量不影响发言者和其他与会者，如果长时间离开或提前退场，应与会议组织者打招呼，说明理由，争得同意后再离开。
在开会过程中，如果有讨论，最好不要保持沉默，这会让人感到你对工作对单位漠不关心。想要发言时应先在心理有个准备，用手或目光向主持人示意，或直接说：“我也想简单谈谈对这个问题的看法。”发言应简明、清楚、有条理、实事求是。反驳别人不要打断对方，应等待对方讲完再阐述自己的见解，别人反驳自己时要虚心听取，不可急于争辩，甚至涨红着脸指手划脚，更不能拍案而起，那会风度尽失，显得非常没有修养。
大、中型会议
组织或参加大、中型会议，除了要遵循日常会议应遵循的基本礼节外，还有些相对复杂的程序或其他注意事项。
（1）由于这类会议的规模较日常工作会议要大，故而组织者在组织过程中要考虑更周全一些。接受会议任务后应正确理解领导意图，做好相关准备。先拟好会议进程及各项事务安排，请领导过目后予以落实。
最好成立一个会务组，选定会议场所（可视会议规模及参加人数而定）。可印发会议通知或以电话、口信方式通知各与会者。制发各种会议证件，如：代表证、出席证、列席证、入场证、会员证等。会场布置要大方，主席台上应悬挂本次会议标题，并摆放一些旗帜、鲜花等饰物，以及准备音响、照明、摄像等设备。在会前还应排好座次（特别是主席台上），复印会议文件等。
在开会过程中，要组织好签到工作（特别是各类有选举或表决的会议），做好会议记录以及会议期间的服务工作，例如会场饮水供应等。
如果是连续几天的大型会议，还要妥善安排好与会者的食宿、保卫及文娱活动等。
会议结束后应有序引导与会人员离会，有的需要结款、回收相关文件证件，有的需要代为购票等。然后收拾会场，整理会议记录和资料，进行总结后向上级主管汇报。
（2）大、中型会议的主持人往往要求仪表大方、举止端庄、沉稳自重、没有不良小动作、表达能力强、语速适中、声音宏亮、口齿清楚，总之，能够出入大场合并具有足够的应变能力。事前一定要拟好发言稿，熟悉会议进程和主要发言人的情况，以保证大会的顺利进行。
（3）参加大、中型会议应穿着整洁，提前一点到达会场，服从会议组织人员的安排，讲究礼节。
坐在主席台上的人应按要求就座，姿态端正，不要交头接耳，不要擅自离席。当听众鼓掌时也要微笑鼓掌。
会议上有发言任务的人，仪态要落落大方，掌握好语速、音量，注意观众反应，当会场中人声渐大时，则标志着你该压缩内容，尽快结束了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。一般与会者除前文提到的礼仪外，还要注意在大、中型会议中，即使对发言人意见不满，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄，因为这些行为极其失礼。
特殊类型的会议
除去一般性的会议外，还有些特别的会议场合，如记者招待会、展销会、电视电话会议、开业典礼、开幕式闭幕式等，在此以记者招待会和展销会为例简要介绍一下必要的礼仪。
记者招待会通常是政府、企业、社会团体或个人把新闻记者召集在一起，宣布某个消息，由记者自由提问，主办人予以回答的一种特殊会议。记者招待会一般规格较高，对与会者，尤其是主持人和发言人的礼仪要求也就相对严格。
记者招待会多选在上午10点或下午3点进行，并回避周一、周末或重大节日、庆典日等，地点则要选择能给新闻记者创造各种方便的场所，安静，灯光视听设备要好。
主持人或发言人最好是庄谐并济的人，善于驾驭场面，引导记者提问。要尊重记者，不可打断记者的提问或生硬拒绝。对有成见的甚至有挑衅性的提问亦不能冲动发怒，应据理予以反驳。对不宜或不愿披露的事应婉言说明，切忌含糊其辞。发言内容必须真实、准确，事先要有充分准备，如果有多个发言人，一定要统一口径。如果发言中有错误，务必要及时坦诚地纠正，并请记者们谅解，以免造成不利影响。
记者一方则要注意提问的分寸，不提偏离主题的问题或其他人已提过的问题。
展销会主要是生产厂家、销售单位或行业机构主办的，是一种面对大众的特殊会议形式，一般几天或十数天，不宜过长。
展销会的组织者最主要的工作是使布展醒目、鲜艳、实用。展销会中应安排讲解者，既要热情周到、彬彬有礼，又要对所展销产品有充分的认识。对顾客的询问应耐心、细致地给予回答。同时，最好安排礼仪小姐专门负责迎送顾客。
