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第3章 有效管理时间,提高工作效率

时间是有限的,但只要我们善于管理时间,就可以拉长时间的宽度,提高时间的利用效率。养成良好的管理时间的习惯,做时间的主人,才能有效地提高工作效率。

一个人只有善于管理时间,才能提高工作的效率和质量。时间弥足珍贵,我们不能绝对地延长寿命,但可以通过管理时间,来相对地将时间延长。这样就等于增加了时间的“密度”,扩充了有限的时间内涵。

人们之所以会浪费时间,就在于没有想到自己是时间的主人,没有做到有效地管理自己的时间。

现代商界中,与人洽谈生意,都希望利用最短时间产生最大效力。有无数大银行、大公司的经理以及高级职员,经过多年经验都养成了善用时间的习惯。有不少实力雄厚、目光远大、判断准确、吃苦耐劳的大企业家,多是沉默寡言而办事迅速敏捷的人,他们所说出来的话,句句都是确切而有的放矢的。他们从不在无谓的事情上面多耗费一点一滴的时间。

那么,怎样有效地管理时间来提高工作效率呢?我们要重视时间管理的基本原则:

1.检查和反省自己的工作

我们要定期对自己每个时间段的工作情况做好检查和反省。即通过记录自己的时间,追踪自己的时间流向,定期分析自己时间的运用状况,找出在时间安排上存在的问题和造成时间浪费的因素,进行修订并改掉浪费时间的习惯。

2.拟定工作的进展计划

在制定工作目标的同时要拟定工作的进展计划,使时间的应用更具效用和计划性,并在实际工作中心无旁骛地在一段时间内,切实执行工作计划,使自己成为掌握时间的主人。

3.懂得运用黄金时间

黄金时间即是自己在工作时间内最能投入、效率最高的时间段。学会有效运用每天的黄金时间,解决对自己工作比较重要的事情,这样才能提高问题的解决效率。

4.对自己的工作进行相应的时间管理

首先,对具体的、可确定的工作计划必须是明确的、具体的,明确到每一个时间段具体要完成什么样的工作内容;其次,对工作中可以衡量的、可以量化的工作,如销售目标做一个计划进行分解,并按照时间要求追踪落实;再次,对容易达到和短时间能够完成的工作尽可能抓紧时间进行落实,防止因为工作或者事情太小而忽视;第四,要注重工作计划的完成效果;最后,对所负责的工作要有限定的完成时间,不要为自己找借口或者理由而推脱。

这个世界很公平,不管你是穷人还是富人、无论你是管理者还是普通的员工,每个人每天都只有24小时,如果你把8小时的工作时间,当成锻炼自己能力的8小时,那你的进步就很快;如果你错误地认为这8小时是属于老板的,8小时之外才是自己的,那你一生损失的时间就会很多,你会不自觉地放弃了很多学习和晋升的机会。

每个人都应做自己时间的管理者。要知道,“挽留”时间无术,“购买”时间无门。只知道珍惜时间而不懂的怎样去分配时间也不行,唯一的办法就是:管理时间,驾驭时间,做时间的主人,把自己人生的各个阶段进行全面规划统筹安排。

早在两千五百年前,孔子就说过:“吾十有五而志于学,三十而立,四十而不惑,五十而知天命,六十而耳顺,七十而从心所欲,不逾矩。”也就是说,人应该15岁开始立志发奋学习,30岁开始创立事业,到了40岁已不为纷繁复杂的社会现象所迷惑,50岁懂得了自然规律,60岁能采纳各种不同意见,70岁时处理问题得心应手,不出差错。这便是个人大体的人生规划,即把一生的时间当做一个整体运用,围绕人的不同生命阶段来对自己进行终身设计和管理,这是一个人时间管理成功的关键。

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