第8章 武汉大学档案干部队伍素质状况及改进途径

乐宏

高校档案工作是高等学校重要的基础性工作。“档以人兴，馆以才治”，做好高校档案工作需要一支政治坚定、作风过硬、业务精湛的档案干部队伍。因此，如何培养和建设一支高素质的档案干部队伍是摆在高校档案工作面前的重要课题。

一、目前我校档案干部队伍的素质状况

（一）档案干部队伍基本情况

截至2010年6月，我校档案工作人员有107人，其中：专职档案人员（档案馆工作人员）21人，兼职档案人员86人。

1.学历结构：在档案干部队伍中，博士研究生毕业的有1人，占0.9％；硕士研究生毕业的有39人，占36.5％；本科毕业的有59人，占55.1％；专科毕业的有8人，占7.5％。其中：具有硕士及以上学位的人员占37.4％，具有本科及以上学历的人员占92.5％。

2.专业结构：在档案干部队伍中，档案学专业毕业的有6人（其中：硕士3人，本科2人，专科1人），占5.6％；计算机专业毕业的有3人（其中：硕士2人，本科1人），占2.8％；其他专业毕业的98人，占91.6％。

3.年龄结构：在档案干部队伍中，55岁以上的有12人，占11.2％；50～54岁的有8人，占7.5％；45～49岁的有27人，占25.2％；40～44岁的有17人，占15.9％；35～39岁的有19人，占17.8％；35岁以下的有24人，占22.4％。平均年龄42岁。

4.性别结构：在档案干部队伍中，女性有77人，占72.0％；男性有30人，占28.0％。

（二）档案干部队伍素质存在的主要问题

当前，我校档案干部队伍的整体素质是好的，但也存在一些不容忽视的问题，主要表现在以下几个方面：

1.文化程度偏低。目前，我校档案干部队伍的文化程度整体偏低，博士研究生毕业的人员仅占0.9％，本科毕业的人员超过一半，还有7.5％的人员是专科毕业，学历水平远远低于我校专任教师，还不能完全适应学校创建具有中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学的要求。

2.专业化程度不高。从专业结构来看，我校档案干部队伍中档案学专业和计算机专业毕业的人员仅占8.4％，专业化程度不高，难以适应新时期档案工作发展的需要。档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律和特点，并不是任何人一到这个岗位上就能胜任的。当然，非档案专业毕业的人员也可以通过档案业务培训和档案工作实践，逐步熟悉档案工作，掌握档案工作的规律和特点，但这必须有一个学习、实践和熟悉的过程，需要付出的时间和精力要多些。

3.人员性别结构、年龄结构不尽合理。从性别结构来看，我校档案干部队伍中，女性占72.0％，比例过高。从年龄结构来看，45岁以上的档案人员占43.9％，其中十年以内退休的档案人员占36.2％，存在老龄化倾向，不利于档案工作的可持续发展。

4.部分兼职档案员档案工作热情不高，缺乏敬业精神。由于认识的偏差，一些立卷部门领导对档案工作缺乏足够重视，甚至有的单位不把兼职人员的档案工作量列入年终考核，没有相应的激励措施，以致影响了部分兼职档案员的工作积极性。此外，兼职档案员一般都是身兼数职，工作头绪多，工作量较大，难以保证有足够的时间从事档案工作，而且平时也无暇钻研档案业务，致使档案业务素质不高，影响了文件材料的立卷归档和档案的移交。

5.兼职档案员队伍不稳定，流动性大，影响了整体业务素质的提高。从我校兼职档案员的构成来看，绝大多数立卷单位都是安排办公室秘书（行政秘书、人事秘书、教学秘书等）从事兼职档案员工作，他们当中有不少是属于刚留校、新调进或即将退休的人员，这类人员的共同特点是岗位流动性大，更换频繁，造成兼职档案员队伍不稳定。在日常工作中经常会遇到这种情况：当一些兼职档案员经过档案馆的培训和训练，好不容易掌握了档案工作的基本要领，业务技巧也熟练了，工作刚有起色，却被“工作需要”调整了岗位，致使档案业务工作受到影响。虽然会有接任的人员，但还得接着培训，影响了培训效果，阻碍了兼职档案员队伍整体业务素质的提高。

二、提高我校档案干部队伍素质的有效途径

提高档案干部队伍的综合素质，是学校档案事业发展的关键。目前，我校创建具有中国特色、世界一流、国际知名的高水平大学的发展目标，对档案干部队伍的综合素质提出了更高的要求。因此，我们必须进一步加强档案干部队伍建设，为促进学校档案事业又好又快发展提供可靠的智力支持和人才保障。

（一）大力加强档案法律法规和档案工作的宣传，增强档案意识《档案法》是规范我国档案事业的根本大法，是我们做好档案工作的法律依据和重要保障；《高等学校档案管理办法》是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。因此，档案馆要通过多种方式，例如举办《档案法》《高等学校档案管理办法》等档案法律法规图片展览、印发《武汉大学档案工作法规与制度汇编》、利用学校档案网站刊登档案法律法规、集中开会、开展档案知识竞赛等方式，大力加强档案法律法规的宣传，增强全校各立卷单位领导和兼职档案员的档案意识和档案法制观念。要建立健全档案工作规章制度和岗位责任制，使档案工作逐步走向制度化和规范化，真正做到用制度管人，用制度管事。

（二）积极做好兼职档案员队伍的稳定工作，激发兼职档案员的工作热情兼职档案员队伍是档案干部队伍的重要组成部分，稳定兼职档案员队伍，发挥好兼职档案员的作用是做好学校档案工作的重要前提和基础。学校各单位应摆正档案工作与其他各项业务工作的关系，加强对档案工作的重视和领导，将档案工作列入本单位工作计划和领导工作议事日程，做到有计划、有布置、有落实、有总结，建立档案管理的长效机制。在人事安排上，必须要有长远、全面的规划，把一批年富力强、有责任心、热爱档案工作的同志充实到兼职档案员队伍中来。学校档案馆应继续开展好全校档案管理考核工作，对档案工作业绩突出的兼职档案员给于表彰和奖励。各单位应积极支持兼职档案员的工作，在条件允许的情况下，适当减少档案人员的兼职，保证兼职档案员有充足的时间完成档案工作任务。

（三）进一步加强业务指导和培训，提高兼职档案员的业务素质我校档案工作实行的是部门立卷制度，兼职档案员作为档案工作不可或缺的基层力量，承担着本单位各类文件材料的收集、整理、立卷、归档和移交任务，是学校档案工作标准化、规范化和信息化建设的重要参与者。兼职档案员素质的高低直接影响着学校档案基础工作质量的好坏。因此，档案馆必须把提高兼职档案员的业务素质当作一项重要工作来抓。

1.定期开展兼职档案员业务培训。档案工作是一项技术性和专业性较强的工作。我校兼职档案员基本上都是非档案学专业毕业，在从事档案工作以前，也没有接受过系统的档案业务培训，业务比较生疏。因此，开展档案业务培训是提升兼职档案员业务素质的直接途径。第一，定期举办兼职档案员业务培训班。主要是帮助兼职档案员学习和掌握档案行政规章、业务规范、立卷归档各个环节的要求、档案管理软件的应用及上机操作等，提高其业务水平和操作技能。培训力求全面系统正规，针对性强，有的放矢，讲究效果和质量，注重理论与实际操作相结合，有利于兼职档案员接受和掌握。尤其要注意的是，在培训过程中，兼职档案员可能会遇到学习与工作之间的矛盾。学校档案馆应与各单位协调好，争取各单位领导的大力支持，确保兼职档案员安心参加培训。第二，举办兼职档案员经验交流会，让优秀兼职档案员介绍实际工作中的先进经验和创新方法，请全校兼职档案员到档案工作先进单位去参观，相互学习，相互借鉴，取长补短，共同提高。第三，聘请专家举办专题讲座。发挥我校档案学专业的优势，定期聘请有关专家就档案工作的理论与实践举行专题讲座，扩大兼职档案员的知识面，帮助他们把握和了解档案工作的现状和发展趋势，以适应我校档案工作发展的新形势、新要求。第四，组织兼职档案员参与高校之间档案工作的交流和学习活动，帮助他们开阔视野，了解国内高校档案工作的发展状况，学习借鉴档案工作的先进管理经验，拓宽工作思路，明确努力方向。

2.加强对兼职档案员的业务指导。从某种程度上说，兼职档案员工作的好坏，是衡量学校档案管理水平的一项重要标志和依据，做好业务指导工作是发挥兼职档案员作用的必要保障。兼职档案员顾名思义只是兼职，工作的重点自然不会是档案工作，往往因为其他工作太忙而忽视了兼职工作。为此，档案馆工作人员必须经常深入立卷单位开展调查研究，了解档案工作开展情况，督促、检查、验收兼职档案员的工作，对兼职档案员进行手把手的现场指导，及时解决他们在立卷归档过程中存在的各种问题。应根据不同单位的工作性质、特点以及兼职档案员对档案工作的熟练程度，合理地、有重点地安排好业务指导，使新手尽快地熟悉业务，使其他兼职档案员能够独立地保质保量地完成每年的立卷归档工作和档案移交工作。在业务指导工作中，档案馆工作人员应注意加强与兼职档案员的感情沟通，尊重他们的劳动，更多地给予鼓励和肯定，充分调动他们的积极性和工作热情，使他们能够主动地、自觉地投入到档案工作中去，实现从“要我做”到“我要做”的根本转变。此外，还可利用网络优势，建立网络服务平台进行指导。在学校档案馆网站开辟“业务指导”栏目，刊登学校档案工作规章制度、全校各单位文件材料立卷归档范围、各类文件材料立卷归档流程，各单位档案部门号、登录用户名及分类号分配表，各类目录及表格下载等内容，加强远程服务，让兼职档案员了解和熟悉这个服务平台。当他们在工作中遇到困难和问题时，可随时上网查询，以便尽快解决，提高工作效率。

（四）采取有效措施，进一步提高档案干部队伍的综合素质

1.注重提高档案干部队伍的文化素质和专业素质。在知识大爆炸的当今社会，知识的老化速度呈几何级数上升，新知识、新技术日新月异。信息技术的高速发展，既给档案工作带来了新的发展机遇和挑战，也给档案干部素质提出了新的更高要求。要胜任新时期的档案工作，档案干部必须重视学习，加强学习，与时俱进，紧跟时代潮流，及时调整自己的知识结构。全校各单位应切实抓好档案干部的继续教育工作，大力营造良好的学习氛围，创造“尊重知识、尊重人才”的内部环境，尽可能地为他们创造各种学习、培训机会，引导他们增强学习的自觉性和紧迫感，调动他们刻苦学习和钻研业务的积极性，鼓励他们着力加强档案法规、档案业务知识和技能的学习，进一步提高档案业务能力和水平，尤其要鼓励中青年档案干部在职提高学历层次，刻苦学习各种科技文化知识，掌握更多的新技能和新本领，努力成为本职工作的行家里手。

2.注重选拔、培养优秀年轻档案干部。在工作中，大胆给他们压担子、压任务，充分发挥他们的聪明才智和创新能力，使他们在实践中得到锻炼和提高，尽快地成长和成熟起来。同时，积极争取学校的支持，大力引进档案专业人才，营造有利于人才成长的良好环境，鼓励人才干事业，支持人才干成事业，帮助人才干好事业，不断开创人才辈出的新局面。

3.加强档案干部队伍的职业道德教育。档案工作是一项平凡的工作，一项默默无闻的工作；但又是一项传承历史、守望辉煌、继往开来的工作。档案工作虽然不是经天纬地的工作，但是经天纬地的工作都在档案之中。学校档案馆和全校各单位应通过多种形式加强档案干部队伍的职业道德教育，使他们正确认识新形势下档案及档案工作的重要作用，正确认识档案工作者的岗位价值。当前，全国档案系统正在开展向中国人民解放军优秀档案工作者刘义权同志学习的活动。我们要通过开展向刘义权同志学习的活动，号召全校档案干部学习刘义权同志执着事业、魂系档案的敬业精神，树立献身档案事业的历史责任感和使命感，立足本职岗位，振奋精神、脚踏实地、恪尽职守、兢兢业业、执着追求、坚持不懈，在平凡的档案工作中积极发挥自己的聪明才智，做出不平凡的成绩，在实现自身价值的同时推进学校档案事业的发展。

一流的大学需要一流的管理，一流的管理需要一流的档案。因此，我们要从战略的高度、全局的角度，充分认识做好档案工作的意义，充分认识提高档案干部队伍素质的重要性。学校档案馆应树立一流意识，以进一步提高档案干部队伍素质为重要抓手，培养先进的档案管理思想，具有更广阔的视野，勇于创新、敢于创新；要制定长远的发展规划和奋斗目标，并通过坚持不懈的努力，把档案馆建设成为保管学校重要档案的基地和爱国主义、爱校教育的基地，建成为学校和社会提供档案信息服务的中心。只有这样，档案部门才能赢得学校和社会的充分肯定和广泛赞誉；档案工作才能博得学校各级领导的青睐和支持，从而得到持续、稳定、健康的发展。