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第28章 职场有礼仪——顺畅上下,毫不费力(2)

与领导见面时,首先应热情主动地与领导打招呼,面带微笑,热情大方,不要夸大表情或扭捏作态。其次,不要等领导先跟你打招呼,而要主动向领导问好,否则领导会觉得你很自大、目中无人。

有时会出现这样的情况,当你想与领导打招呼时,刚好赶上领导与其他人谈话。此时,领导不可能有时间回答你的问候,你应该向他微笑点头以示敬意。

打招呼不同于寒暄,一般比较简短,如“早上好”、“您好”、“您早”就已足够。最好不要拉开长谈的架势,倘若对方没有重要工作等着处理还好,如果对方急着做某事而你却喋喋不休地说个没完,自然会招人厌烦。这样也扭曲了打招呼的实质。打招呼时最好不要问“您干什么去?您去哪里?”这种问候有干涉他人隐私之嫌。

3握手

握手是日常生活中常见的礼仪,但握手在不同场合有不同的讲究。与上级握手时,首先要注意的是不要先将手伸出去,一定要等上级伸手后你再伸出手迎合领导。其次应注意的是,与领导握手时,不要迅速将手抽出来,也不能过于用力,而要让领导掌握时间和力度。

不论上级是男性还是女性,自己是男性还是女性,上级欲和你行握手之礼,都必须热情予以迎合。你可以用双手与上级握手,但异性之间最好不要这样。

上下级之间只要以礼仪为桥梁,和睦、友好相处将不是一件困难的事。

7职场异性交往讲礼仪

在职场中,与异性交往要有尺度,也要讲礼仪。在职场中,异性交往很容易产生爱情,也是闲言碎语的诞生地,这为居心叵测的人利用男女关系打败对手提供了机会。因此,在职场中,与异性交往时,要以工作为主,爱情的事要放在职场之外。

1相恋的同事

办公室是工作的场所,见到了意中人也不能在办公区域内亲近缠绵,只能像普通同事那样往来。在办公室简单地了解一下对方的行踪,约定下班后的安排是可以的。与其在工作中见机投情示爱,不如在下班后谈情说爱更有情趣。

2对某人有意

如果对某人有意也不要在工作中暗送秋波,眉目传情,这样会破坏办公环境,既降低自己的工作效率,也影响别人的工作。应该把主要精力放在工作之中,而对于个人感情上的事,最好放在办公场所之外去处理。

3对长者要有礼貌

对长者要保持必要的礼貌、尊重,男性青年对年长的女性,要避开有关年龄、婚姻以及个人私事的话题,不要认为不存在绯闻而肆无忌惮地开玩笑。

4保持适当距离

年龄相仿的异性同事相处是最危险的,要保持适当的距离,哪怕是在工作中配合默契、共同话题很多的朋友,单独相处时间也不可过长,以免引起别人的口舌,影响自己职场的升迁或错过加薪的好机会。

在现代开放的、自由竞争的职场里,办公室异性间的交往是不可回避的。在这里最重要的一点就是双方要明白:办公室是工作的场所,一切活动将以工作为中心,感情上的事要放在职场之外。

办公室异性交往,彼此一旦跨越分寸的界限,交往失度,就会走向另一面,影响职场的发展。所以,办公室异性交往要注意职场礼仪。

8批评下属也要讲礼仪

批评和训诫是考验领导礼仪和口才能力的最好方法。因为批评训诫过分了,就很难使下级信服,如果过轻了,又达不到批评的目的,只有做到恰如其分,才能做到既不失礼又让他心服口服。以下的方法可以供参考:

1批评要因人而异

不同的人由于经历、文化程度、性格特征、年龄等的不同,接受批评的承受力和方式有很大的区别。这就要求领导根据不同批评对象的不同特点,采取不同的批评方式。

不同的人对于同一批评,会有不同的心理反应,因为不同的人,性格与修养都是有区别的。

可以根据人们受到批评时不同的反应将人分为迟钝型反应者、敏感型反应者、理智型反应者和强个性型反应者。反应迟钝的人即使受到批评也满不在乎;反应敏感的人,感情脆弱,脸皮薄,爱面子,受到斥责则难以承受,他们会脸色苍白,神志恍惚,甚至会从此一蹶不振,意志消沉;具有理智的人在受到批评时会感到有很大的震动,能坦率认错,从中汲取教训;具有较强个性的人,自尊心强,个性突出,“老虎屁股摸不得”,遇事好冲动,心胸狭窄,自我保护意识强,心理承受能力差,明知有错,也死要面子,受不了当面批评。

针对不同性格的人要采用不同的批评方式,对自觉性较高者,应采用启发批评法;对于思想比较敏感的人,要采用暗喻批评法;对于性格耿直的人,采取直接批评法;对问题严重、影响较大的人,应采取公开批评法;对思想麻痹的人应采用警示性批评法。在进行批评时忌讳方法单一,死搬硬套,应灵活掌握批评的方法。

正确的批评要求细密周到,恰如其分,普遍性的问题可以当面进行批评,对于个别现象就应个别进行。另外,也可以事先与之谈话,帮他提高认识,启发他进行自我对照,使他产生“矛头不集中于‘我’”的感觉,主动在“大环境”中认错。

还要避免粗暴批评,对下属的粗暴批评不会产生很好的效果。员工听到的只是恶劣言语,而不是批评的内容。他们的心中会充满了不服和委屈,产生逆反心理而不利于问题的解决。

要学会运用“胡萝卜加大棒”的策略,防止只知批评不知表扬的错误做法。在批评时运用表扬,可以缓和批评中的紧张气氛。可以先表扬后批评,也可先批评后表扬。

批评还要注意含蓄,借用委婉、隐蔽、暗喻的策略方式,由此及彼,用弦外之音,巧妙表达本意,揭示批评内容,引人思考。万万不可直截了当地说出批评意见,开门见山指出对方要害。

在批评时,可以运用多种方法。如:通过列举分析历史人物是非,烘托其错误;通过列举和分析现实中的人物是非,暗喻其错误;通过分析正确的事物,比较其错误;还可采用故事暗示法,用生动的形象增强对他的感染力;笑话暗示法,通过一个笑话,使他认识错误,既有幽默感,又使他不致感到尴尬;轶闻暗示法,通过听轶闻趣事,批评能起到潜移默化的作用,这样的批评也易于接受。总之,通过提供多角度、多内容的比较,使人反思领悟,从而自觉愉快地接受批评,改正错误,这才是我们所关心的问题。

对于十分敏感的人,批评可采取不露锋芒法,即先承认自己有错,再批评他人的缺点。态度要谦虚,谦虚的态度可以使对方的抵触情绪很容易消除,使他乐于接受批评。例如,可以对人这样批评:“这件事,你办得不对,以后要注意了。不过我年轻时也不行,经验少,也出过很多问题,你比我那时强多了。”

有时一些问题一时未搞清,涉及面大或被批评者尚能知理明悟,则批评更要委婉含蓄。先表明自己的态度,让下属从模糊的语言中发现自己的错误。但是,也不能一概而论,对严重的错误,应当严厉批评。另外对于执迷不悟者和屡教不改者,则应作摊牌处理。要么是他们改正错误,要么是你不用他们。

2批评要讲时机

批评下属是每个领导不可回避的问题。问题在于如何在适当时机提出中肯的忠告。

批评需要一定的前提。首先批评和接受批评的双方应该以足够的信任为基础,如果无法取得对方的信赖,即使所持的见解确实言之有物,见解精辟,也依然无法令对方折服。其次,批评者必须有纯正的动机和建设性的意见,在进言之前先要确定自己的言行有助于对方,而且确能发挥实际效用。有许多批评,经常以“我只是想帮助你”为由,事实上却为了一己之私。再次,你和被批评的对象之间有足够的关系,构成批评的理由,而你又有足够的时间分析自己的看法。

真理并不是任何人所能垄断或独占的,当我们观察别人时,总免不了以个人有限的经验和一己的需求做衡量尺度,难免失之偏颇,最好的办法就是在提出批评之前,先请教第三方,使你的言论更能切合实际,合乎客观。

时机必须适当。当一个人心平气和较能以客观立场发言时,就是谈话的适当时机。假若你心中充满不平,随时可能大发脾气,那么最好先让自己冷静下来,因为过分情绪化的表现,不仅无济于事,反而有害。

掌握事情发生的时效,在人们记忆犹新之时提出批评。假如你在事情发生几个月以后才提出来,这时人们的记忆已经模糊,你的批评容易使对方留下“偏颇不公”的印象。

除了个人的心理状况外,也要把对方的心理状况考虑在内。你应该在对方事先已有心理准备,并且愿意聆听的情况下,提出批评。假若对方情绪低落,那么就等到他恢复冷静时再说出你的看法,假若对方向你寻求帮助时,你也应该尽可能把事实告诉他。

3用词要恰当

“你是骗子”、“你太没有信用”等话会刺伤对方。只要评论事实即可,即使是对方没有信用也不能如此当面斥责。此外,千万不要否定部属的将来。“你这人以后不会有多大出息”,“你这样做没有人敢娶你”,“你实在不行”。领导是不该说出这样的话的。须以事实为根据,就事论事,就部下目前情形而论,不要否定部属的将来。

应该用具体的事实做例子,最好从最近发生的事情说起。避免做人身攻击,例如开门见山地说:“你工作不行。”这类批评容易引起对方的不满,甚至导致冲突。妥当的方法是用具体的事实说话:“你的报告,比预计的进度慢了两天。”

9职场形象靠礼仪

在职场中,以一个良好的形象面对同事,不但可以突出自身品位与修养,还可以增加个人魅力,获得良好的人缘。这一切的建立都离不开礼仪。

1要树立高雅、端庄的个人形象

如果单位要求统一着装,那么无论男女,上班时间应尽量穿着工作服。如果没有统一服装,在办公室上班宜选较为保守的服装,男士以西装为主,女士着装要美观大方,不要过于夺目和暴露,也不要浓妆艳抹,可化职业淡妆。上班期间把自己打扮得分外妖娆、魅力四射的女性会产生负效应,对自己不利。男士穿西装要打领带,夏天时要注意不能穿拖鞋、短裤、背心,甚至赤膊上阵出现在办公室。休闲装、运动装、旅游鞋适合于郊游、室外活动,不适宜于办公室。

2遵章守纪,注意小节

从事公务的人员必须严格遵守上、下班时间。迟到、早退既为纪律所禁止也会影响个人形象和单位的正常工作,必须予以杜绝。上班时间就是开始工作的时间。从进门到坐到自己的座位上,至少需要几分钟时间,因此,应比单位要求的上班时间稍早一些到达,以免在正式开始工作时影响到他人。

下班之前,应将办公桌上的文具和文件等摆放整齐,将椅子放回原位方可离开。最后,离开办公室的员工,还要记得关掉所有电器开关,关好门窗,一切安排妥当之后,方可离开。

即便是非常要好的同事也应注意,未经允许不要随意翻动他人的物品;对于同事的帮助要心怀感激并记得以合适的方式表示感谢;为了联络感情,当同事家中有诸如婚丧嫁娶之类的人事时,一定要亲自前往,表示祝贺或慰问。如果在同事生日那天能够接到你富有特色的祝福,他一定会铭记在心。

3不谈论私人话题

公务人员在办公场合不要随意谈论涉及自己或他人的隐私话题。尊重他人的隐私即是公务人员的基本职业道德,是对现代人的基本要求。如有他人正在谈论此类话题,可以假装没有听到。切不可随声附和,也不必当面制止。

4勇于承担责任

工作中出现一些差错是难以避免的,此时,不要诿过于人,要勇敢地站出来承担起自己应负的责任。一个勇于承担责任的人才是可以胜任重要工作任务的人。这也是公务人员的一项基本礼仪。当然,代人受过也是不必要的。

5使用礼貌用语

不要因为在同一单位相处久了,跟同事都已很熟悉了,就忘记和忽略一些基本的礼貌问题。上班见面、下班离开之前的招呼都是必不可少的;礼貌用语的使用也要讲究分寸。过分的客气可能使双方的关系显得疏远,要特别注意,避免过犹不及。

6多使用谦称

谦虚的态度最容易被他人接受,对自己公司可以用“敝公司”、“本公司”、“本店”或“我们”做谦称。

称呼公司同事可以将职务挂上,如:“张经理”、“李科长”、“王秘书”、“赵主任”等。无论在什么场合内,多使用一些谦称对自己没有任何坏处。要知道,谦称是人际交往中最受欢迎的一种称呼。

值得注意的是,一定不要将职务搞错,如果你是刚刚加入公司的新员工,对某些同事的称呼不是很了解,不妨请教资历较深的老同事,平时遇有人事变动,同事和上级的头衔可能会更改,对此也要留心。

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