做好企业内部部门的沟通
中小企业由于其自身的特点，在企业的运作过程中尤其要注意控制、降低企业成本。从沟通入手，以控制和协调好人力资源为突破口，降低企业运营成本。
高效团结的财务管理团队是做好财务工作的前提，下一步就是在财务工作的深度和广度上下工夫。中小企业的财务内控要求把工作从下面做起，从基础做起。中小企业的资金少、规模小，这要求其更加细致地开展财务管理工作，包括日常的会计数据核算。除了在本部门开展扎实细致的工作之外，还要把财务内控的工作拓展到其他部门，这也是中小企业财务内控的一个特点。很多中小型企业都是以子公司的形式存在的，母公司往往会派遣合适人选接管子公司的财务管理工作，这可能导致子公司的财务主管将管理工作开展到其他部门。如果沟通出了问题，就可能和其他部门工作有冲突，毕竟公司有自己的管理制度，各部门的分工还是很明确的。如果把工作开展到其他部门又没把握好分寸，那只会把工作搞砸。小企业规模小、结构比较简单，如果财务工作能顺利地得到其他部门的协调和支持，那么将会极大地提高其工作效率，降低工作成本。
财务内控的成本是一定要考虑的，高成本未必带来高收益。中小型企业更需注重成本与收益的平衡问题。人力成本高的原因一个是待遇高，另一个是人员多。待遇高未必就是素质高，人员多又面临一个协调问题。相反，人员精简、待遇适度是中小企业平衡收支所必需的。
控制是很重要的，但在控制之前，要强调沟通。沟通不到位，之后的控制肯定不到位。公司所有的制度，包括财务制度、人力管理制度、激励制度、资产管理制度等，都是为更有效的内控服务的，但是这些制度并不必然导致有效的内控，在具体执行过程中往往没有达到预想的结果，这是执行力出了问题，解决这个问题就要有效的沟通。工作的过程同时也是个培养自信心的过程。员工的能力没有问题的话，关键就是要让他们培养起自信心。一是，要让员工消除对能否胜任工作的疑虑。在平时的工作中，强调立即就办和踏踏实实做具体工作，只要能做到这两点就是合格的员工。二是，把一个比较难的任务分解成若干部分，让员工分开去完成，这样就会变得容易些。不允许员工畏难而退，他得往前走，能走到哪一步就是哪一步。如果在这个过程中，哪个员工负责的环节出了问题，就要求他及时告诉上司，剩下的上司会去处理，或者上司告诉他怎么去处理。通过这个沟通过程员工觉得自己和管理者是一体的，他们可以用整个公司的资源去完成工作任务。
通过强调沟通和培养自信，使员工勇于承担困难的工作，乐于接受挑战，并从工作中得到快乐和满足感，这是高效工作的最大动力。同时也为节省人力成本提供了可能。
高效沟通
要做到高效沟通，应从以下方面努力。
1.提高自身表达能力
无论是口头交谈还是采用书面交流形式，都要力求准确地表达自己的意思。管理者应根据沟通对象的自身能力和文化程度，选择合适的表达方法。要注意文字逻辑性和条理性，对重要的地方要加上强调性的说明；借助于手势、动作、表情等来帮助与信息接收者在思想和感情上的沟通，以加深对方的理解，提高沟通的效果。
2.掌握良好的沟通方法
沟通最常用的是面对面沟通和书面沟通。
（1）在组织中，最基本的沟通模式是面对面的沟通。即和沟通对象聚在一起交流分析，了解情况。如今，很多企业为了便于面对面的沟通，都有定期例会，每1周或者半个月、1个月开一次会，进行情况通报交流，了解各个部门和公司的整体情况。
（2）书面沟通也是一种常用的沟通方式。由于管理者不可能天天时时都与员工面对面沟通，于是，在管理实践中，书面沟通就成为必然要用的方式了。书面沟通常用在一些正式场合，由上级以文件形式下发，或者下级以报告形式上报来进行沟通。
在当今信息化社会，新的沟通方式已被广泛应用，如电话、电视沟通。但这种发式不适用于人多的场合，参与者过多会降低沟通效果。现在，企业内部网已成为很重要的沟通方式，许多企业目前已拥有企业内部网（intranet），在网上，企业可发布公司的各种信息，实现公司员工资源共享；同时，公司员工也可在上面留言，提一些可行性建议。这种信息沟通方式目前已被广泛应用于企业，其优点是可降低成本，提高效率。
3.因人而异
简单地说，就是把员工分为三类对症下药：
（1）有能力而放任的人：以信任和放权为沟通的基础，激发其责任感，促使其在责任感的驱使下改善沟通。
（2）能力平平而纪律性甚好的人：主动指导，尤其是针对其薄弱之处，多作鼓励，适当批评，让其发现自身优缺点而主动沟通。
（3）能力平平而纪律性甚差者：管理者和此类人沟通时往往毫不客气地批评，甚至进行惩罚。其实，在这一群人中间，是最容易产生影响整体沟通质量问题的，可以采用及时肯定及期许性鼓励的沟通方式--荣誉比惩罚更能培养个人的责任感，只要培养其责任感，沟通就会水到渠成。
4.注重反馈
没有反馈，经理就无法知道接收者是否真正理解了信息。经理可以通过直接或间接的询问"测试"员工，以便及时调整陈述方式，使接收者更好地理解信息。反馈方式可以是语言表述，也可以是非言语的，可以从对方的动作、表情等方面获得，它们往往是员工潜意识的流露。
5.注重选择合适的时机
人是情绪化的动物，有时乐于接受他人的意见，有时乐于反对他人的意见。另外，由于所处的场合、气氛的不同，也会影响沟通的效果，所以沟通要选择合适的时机。
6.注重非言语提示
合适的非语言提示，如表情、动作等可以使沟通对象产生好感和信任感，采取较好的合作态度。非言语信息是揭示交流双方内心世界的窗口，一个成功的经理必须懂得辨别非言语信息的意义，充分利用它来提高沟通效率。这就要求经理在沟通时要时刻注意交谈的细节问题，不能忽视员工的想法和感受。
7.恰当处理矛盾
沟通中发生矛盾冲突是不可避免的，管理者应控制情绪，要知道情绪对于解决问题没有多少好处。要从解决问题的角度提出积极建议，求大同，存小异。
降低组织沟通成本
一个职业人士成功的因素75%来自沟通，25%靠天才和能力。这对于一个企业也同样如此。
经过沟通，管理层和员工之间才能传达有效的东西。企业的战略、企业文化才能被高效执行。一句话，通过沟通可以提高领导决策力、员工执行力，降低成本，增强企业竞争力。
应该说，即时消息、邮件等沟通方式和传统的语音或文本沟通相比，效率的确已经大大提高，成本也得到了降低。但就整体来说，并没有给企业的沟通方式带来深刻的革命。
有关调查显示，在沟通中，文字、语音和图像合一的视频，和面对面的沟通效率一样高。但是虽然企业沟通方式尽管多样，也花费不少费用和精力，但是效果依然乏善可陈。目前，绝大多数企业还是不得不频频召开劳民伤财的传统会议。占用管理人员大量的时间，占用有限的会议室资源，增加人员无经济效益的劳作。显然目前广受欢迎的视频会议，则可以大幅度的降低传统会议的弊端（时间、资源、劳动量等），却又可以充分发挥face-to-face沟通的优势。
相对于传统沟通方式，以及单纯的文字等沟通模式，视频会议带给企业的，首先是沟通效率的提高。因为声音、图像和数据的立体沟通，其效果本身就更胜一筹。
其次是节省成本。视频完全免除了召开传统会议所需要的筹备时间、费用成本以及占用有限的会议室资源。在降低成本的基础上，还节约了有限的会议室资源和服务人员资源。利用节约的这些资源还可以为企业接待新业务，增加业务收入。绝对是开源节流的好方法。
据了解，现在网通公司的视频会议系统，不仅是现在全国唯一全网络全覆盖的视频会议系统。除此之外，现在还有很多公司，提供了捆绑了宽带的办公室自动化系统，其包括的高效沟通视频会议系统，用于召开董事会、公司日常办公危机处理、业务培训等都绰绰有余。
及时反馈沟通信息
如果人与人之间存在着某种"交际距离"，那么就非常可能会发生沟通障碍。在企业中，领导与下属之间，更容易出现沟通上的困难。员工经常对有关信息进行"过滤"。他们有意掩盖事实真相，专捡上司爱听的事情汇报。只报喜不报忧，让自己的上司对现状持有好的印象。明明工程项目已比预期时间推迟了1个月，但他们却要说："事情进展得很顺利"。不及时反馈的情况还会产生谣言。你是否意识到多数谣言从何而来？谣言往往由于不能及时得到准确消息，由此产生不全面的猜想。这种事情在小企业里经常见到。
对于企业来讲，这种现象危害是非常大的。处于流言、谎言围墙中的管理者，往往盲目自大，而对公司的实际情况根本无从知晓。对于管理者来说，及时而准确的信息反馈是企业兴旺的一条不可或缺的道路。及时反馈就能把谣言减少到最低限度。及时反馈可以缓和由于谣言引起的紧张关系。准时报告和及时反馈能建立领导和员工们之间的有力联系，更能防患于未然。
对员工来说，让他们知道自己在哪些地方做得不足，什么地方还需要改进尤其重要，这也是他们取得良好绩效的关键，因此，及时的反馈不管对公司还是个人，都极其重要。
反馈就是当控制系统把信息输送出去又把其作用的结果返送回来，并把调整后的决策指令信息再输出，从而起到控制作用，以达到预期目的。它通常是行为或者过程本身的信息，而不是某一个特别的消息。在所有涉及团队的事务方面，比如沟通和协作，能够互相及时给出反馈意见是非常重要的。好的反馈意见能够促进合作。意见的反馈可以改变一个企业的工作动力。
作为一名管理者，下面的8个步骤将帮助你给出积极的反馈意见，避免犯错误。
1.区分事实和猜测
当给自己的员工反馈意见时，请区别出事实和观点。
2.关注具体的、易观察的行为
应基于尽可能多的、明显的、具体的行为提出反馈意见。
3.关注可能的改进
根据可能产生的结果或可能取得的改进来设计你要讲的话。避免使用"好"或者"坏"这样的判断词。尽量使用"多"或者"少"这类的词语，并尽可能地将重点放在现在及未来，而不是过去。
4.避免语气重的措辞
当提出反馈的时候，一定要注意措辞，如果语气生硬，直接说"你这个人"，甚至出语卑劣，动不动就"窝囊废"，不仅收不到反馈的良好效果，还会使员工发生抵触情绪。
5.对下属也要察言观色
当给员工反馈意见时，如果该员工正闹情绪，或者处于激动不安的状况下，就暂缓反馈，不然不会取得好的效果。
6.关注反馈对接受者的价值
提出反馈前，要先认同和接受他人的观点，尊重他人，关注反馈对接受者的价值，而不要只图一吐为快。
7.反馈的信息量对于接受者而言是可以接受的
反馈只能以别人可以接受的信息量为限，不是你想提多少就能提多少。人的承受能力是一定的，当反馈超过了他所能接受的限度，反馈就是浪费，甚至会造成错误。
8.分享想法和信息
仅仅把意见提出来是不够的，你还要让员工分享你的信息，你的观点。如果还需要与别人合作，以寻求解决方案，那么更应该作为一个团队共同工作。
这里有7条方针能使你更有效地接受反馈。
有效接受反馈的7条方针
（续表）
避免企业内部信息传递失真
信息失真是指每个经济主体对自身信息掌握的不充分、不准确。在会计、统计制度不科学、不严密、不严谨的情况下，就可能出现信息失真现象，这时经济主体容易高估或低估自己的财务状况、价值以及信用能力。
在企业内部，信息失真成本又可从不同的角度来认识。
一是自上而下的信息失真。这种现象在企业里可能经常遇到。这主要是因为，一个人接收一则信息并把它转发出去，往往不是原样转发，而是加进了自己的理解和态度。尤其当这个人接收到自己非常不熟悉的信息并转发出去时，错漏可能更大。另外，如果接收者与信息内容在利益上不一致或是有冲突，信息的接收者则有可能在允许和可能的条件下，按照自己的利益取向修改或截取信息。如果这样的做法一级一级地传下去，信息失真会被逐级放大，即使最高层作出的决策完全正确，到下边就有可能面目全非了。在大企业里，最高层决策都是以文件的形式自上而下地转发，这也只能在一定程度上减少信息失真。因现实生活中情况是极其复杂的，必然有许多情况文件没有作出明确规定，有些规定则可以做不同解释。俗话说，"上面的一本好经，给下面的歪嘴和尚念歪了"，说的就是这个道理。
