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第51章 创新化的流程再造方法 (4)

6新设计流程的实施

就流程再造而言,企业管理层不仅对再造后的流程实施很重要,对整个再造的成功也是如此。实行多方面的变革需要高层管理者的直接关注和持续投入。新设计流程的实施通常由流程再造项目组成员负责,但现场管理者的支持和参与对实施的成功常常起着相当重要的作用。这是因为流程的实施改变了他们的责任,并期待他们做出相应的改进。为此,培训员工使其具备新环境下的新技能也很重要。

在对流程进行创新设计之后,应先选择一核心流程进行试运行。观察应用新设计流程的效果,以此获取成功与否的经验或教训。试运行流程的选择对BPR的整体成功是相当关键的。试运行流程通常具有如下特征:

(1)对BPR的影响效果应当非常显著。

(2)成功的概率比较大,需做出的改进不应牵涉过分复杂的变化。

(3)试运行流程应包含足够的内容范围,与其他流程关联比较大。

三、流程再造的实施技术

在BPR的具体实施过程当中,业务流程设计与改进技术、标杆瞄准和BPR建模仿真技术,是其中的关键技术。 BPR的实施技术主要有业务流程设计与改进、标杆瞄准技术和BPR建模仿真技术。

在BPR的具体实施过程当中,业务流程设计与改进技术、标杆瞄准(Benchmarking)和BPR建模仿真技术,是其中的关键技术。业务流程设计与改进技术强调通过对现有流程进行重新设计,或者进一步完善已设计的流程,以使其更快地提高顾客响应速度和更有效率地实现前两项任务,更好地满足顾客或利益相关者的需要;标杆瞄准是指对世界领先企业进行评价的一个连续、系统化的过程,并由此确定出代表最佳实践的经营过程和工作过程,以便合理地确定本企业的业绩目标;而建模与仿真技术则是对BPR项目的高风险性进行防范与规避以提高项目实施成功概率的关键技术。

1业务流程的一般分析技术

(1)活动与流程的描述工具

构成流程的最基本要素就是活动。因此,对活动进行分析也就是流程描述与分析的基础。通常,可以将一个活动看做一个过程,一个接收某一种类型的输入,并在某种规则控制下,利用某些资源,经过特定变换转化为输出的过程。

工作与动作是与活动密切相关的两个概念。前者所得到的结果是通过某些活动或工作方式而形成的,相应地,由相互独立的相关活动所共同形成的结果就是流程;后者则是单个或特定的运动或其方式。人们要完成一个活动,产生一个特定的结果,都是要通过一系列的动作来实现的。

我们在对所有的业务流程与活动进行识别与界定时,可以借助BAM(Business Activity Mapping)方法,包括各项相互关联的职能也可以用交叉参照点方法,来纳入整体流程模型。通过各种各样的流程图描述企业组织的业务流程状况。而流程图则是通过对不同活动以及活动所组成的不同性质的流程,活动与活动之间的关系,流程与流程之间的关系,以及活动或流程的承担者的顺序描述而得出的。

(2)选择再造流程的常用工具

通常,企业的流程种类很多,而需要实施再造的流程也可能不止一条。这就面临一个如何对再造流程进行选择的问题。马蒂拉(Martilla)和詹姆斯(james)提出的绩效表现—重要性矩阵是一个简单但非常实用的工具。它能够帮助企业发现最需要且是当前最适合实施改进的领域。这一方法是利用流程的重要程度和绩效的高低将流程区分为双高流程、高重要程度低绩效流程、低重要程度高绩效的流程以及双低流程四种流程,再依各种流程采取相应的措施。

还有一种矩阵分析方法,它与绩效表现—重要性矩阵方法相似,且同时又具有相似的用途。该方法强调根据一项流程对顾客的重要性和对该流程进行再造所需花费的资源多少,来确定是否将其作为流程再造的对象。具体可以分为四类:第一类是实施成本较小,而对顾客的重要性又较大的流程。因此,应该将其作为业务流程再造的优先目标,成为企业倾其资源来确保再造成功实施的对象。第二类是对顾客重要性较高而再造成本也较高的流程,它们一般是融入了企业核心能力的核心流程,对其实施再造对企业可持续发展意义深远。因此,应该有计划地把这类流程的再造项目作为增加顾客满意度的有效手段来实施,同时结合企业战略规划的要求进行。第三类流程是属于支援性流程,它的再造成本较低,但对顾客满意度影响也不大,企业资金如果允许的话可以对其实施再造。第四类流程对顾客满意度影响不大且再造成本偏高,属于企业应尽早放弃或取消的流程。在对流程进行划分的过程中,流程对顾客的重要性可以通过该流程对顾客满意度影响的大小的评价来进行衡量。由价格、产品质量、服务质量、变革、企业形象五项价值要素构成的顾客价值包(Value-package)是一个非常有效的工具。

(3)流程优化技术

流程优化技术是一种专门解决由于设计不完善、需求变化、技术过时、官僚主义的滋生等原因而使得流程效率不高,或在为输出创造价值方面做得不近人意的技术。它通过将非增值活动从业务流程中剔除出去或尽可能地压缩,有针对性地提高能够为顾客提供产品与服务的效率,增强有关环节的运作能力而使流程最终得到优化。

实施流程优化的分析工具与技术方法非常多。例如,帕累托图表(Pareto Charts),就是一种以柱状图形式将问题重要层次进行排序后表达出来的方法,每根柱的高低对应着各个子问题对总体问题的影响程度;工作流分析(Work Flow Analysis),它是一套旨在通过减少非增值活动,而使工作流顺畅化并改进工作流程的分析系统;统计流程控制(SPC,Statistical Process Control),它是用概率统计对问题或可能导致目标偏差的因素进行分析,以控制和确保流程改进的方法,等等。

上述流程优化方法的实施往往有赖于遵循ESIA的流程优化原则,即:

(1)清除(Eliminate)——找出并清除或彻底铲除(Obliterate)非增值的活动。

(2)简化(Simply)——在尽可能地清除了非增值活动之后,对剩下的增值或必要活动进行简化。

(3)整合(Integrate)——对经过简化的任务进行整合,以使之流畅、连贯并能够满足顾客需要。

(4)自动化(Automate)——在完成前面三个原则的基础上,充分运用与发挥信息技术的强大功能,实现流程加速与顾客服务准确性提升的自动化。

2标杆瞄准、建模与仿真技术

(1)标杆瞄准技术在BPR中的应用

标杆瞄准技术是美国施乐公司首先发明并应用的。他们认为标杆瞄准就是企业将其产品、服务和其他业务活动与自己最强的竞争对手或某一方面的领先者进行连续对比衡量的程序。在BPR中,企业通过应用标杆瞄准,从而发现自身业务流程方面的不足和缺陷,从而对其实施再造。

近年来 ,世界上各大顶级企业如福特汽车、Whirlpool和IBM等公司,纷纷将标杆瞄准用于企业运作的各个方面,以求达到借鉴先进经验,与竞争对手相抗衡的目的。这些标杆瞄准策略的实施方式大致可以划分为四类:产品式、程序式、组织式和战略式。

产品式是最早,也是最为广泛采用的形式。尤其是日本的各大电子制造企业应用基于产品的标杆瞄准的思想,使其产品在较短的时间里,实现了产品品质、功能和档次的全面赶超。

程序式主要是通过对不同企业间作业程序、业务流程与活动进行比较分析,从而发现“隐藏在不同企业和不同部门市场表现差异背后的关键因素”。丰田汽车公司的JIT生产方式、看板管理和“零库存适时系统”都是属于程序式标杆瞄准的例子。

组织式通过全面对比衡量具有相关性的不同企业的组织系统,以期剖析出特定环境下影响组织机构设置、功能、效率、协调性变化的内在规律,从而再造出具有更高效率、更高灵敏度、更强适应性的企业组织。

战略式通过衡量、比较和分析不同企业间各种影响战略制定、细化和实施的因素,以期寻找到战略制胜的关键要素。

对于上述四种类型的标杆瞄准方式,它们基本的运作程序为:

①确定需要进行标杆研究的流程和影响流程成败的关键因素。

②确定要以之为瞄准目标的标杆企业、组织及其流程。

③通过各种方式进行数据收集并予以分析。

④从众多的标杆数据中,选定最佳改进标准。

⑤根据标杆指标,对企业现有流程进行评估,并确立改进目标。

(2)建模与仿真优化技术在BPR中的运用

BPR的实施需要较大的投入,具有较高的风险性。它直接影响到企业与员工的切身利益。一种较为先进的做法是利用计算机运行各种流程方案,并比较分析结果,确定流程再设计方案,也就是应用建模、仿真和优化的技术。作为核心环节的流程建模阶段,能够借鉴许多已有的建模方法。以下介绍几种较成熟的、可支持BPR的仿真分析的方法。

①IDEF3过程建模方法。IDEF3方法提供了一种机制去捕捉项目活动间的约束,对于参与活动的对象,IDEF3语言提供了详细描述的途径。通过该方法,某领域的专家能够对一个特定系统或组织的操作知识予以表述,以自然的方式直接捕获关于真实世界的知识,使该方法的信息获取成为可能。

利用IDEF系列方法(IDEF0/IDEF3)为BPR项目建模的工作步骤为:第一步,建立流程的功能模型。这一步是流程建模的核心环节。第二步,确立流程建模的基础即信息视图。第三步,在功能模型中,确定活动一般可以对应流程的任务。

②Petri网方法。Petri网是一种对多种系统适用的图形化、数学化的建模工具。利用Petri网模型可以研究两类特性:依赖于初始状态和独立于初始状态的特性。前者指状态行为特性,后者指状态结构特性。Petri网的主要功能是为各种与并行系统有关的特性和问题提供分析方法。

③RAD(Role Activity Diagram)方法。在BPR中,RAD采用以下五种概念作为模型建立的出发点:一是如何划分角色的活动;二是企业在过程中要达到什么样的目标;三是为实现目标采取的行动,即活动;四是人们如何协作来完成工作;五是企业确立什么样的约束条件。RAD在用专门的符号来表示上述角色、目标、活动和作用等概念的同时,还表述它们之间的交互作用,以及将它们有机地链接在一起的顺序、决策和并行性等经营规则,并尽可能真实地描述组织是如何处理复杂问题的。

④工作流方法。工作流技术是实现对由人、应用数据动态组成的流程执行和控制管理的一条途径。它可以被有效地应用于企业流程再造中的过程建模。一个工作流包括一组流动以及它们的相互顺序关系,还包括过程以及活动的启动和终止条件,以及对每个活动的描述。例如,从生产经营过程的角度出发,可以将一个制造企业看做一个活动流程网络,它是由多个相互关联的不同层次的流程所组成,如由订货、采购、设计、生产交货组成的主流程。该主流程又可以分为多个彼此相关的小流程,如产品设计流程、产品制造流程、销售经营流程,等等。这些流程可以被处理为多个相关的工作流,从而利用工作流技术对其进行建模和管理。

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