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第38章 财务管理(1)

一个店铺就是一个小企业,正所谓麻雀虽小五脏俱全。所以,店铺的管理也非常重要。财务、员工、异常情况等诸多方面都需要高效的管理。而这些管理的重中之重就是员工管理。无论在哪个国家和地区,讲何种语言,从事何种行业,保持成功的秘诀是:店主对员工和顾客要热情周到。所以,您要想令顾客满意,你必须管理好你的员工。

精打细算

金钱感觉是经营者必须掌握的一个部分,是非常重要的感觉。经营者对公司的金钱必须严格把关。公司的金钱不仅限于现金,还包括原材料、商品、设备,必须把这所有的一切都反映为金钱。企业动用的金钱数目越大,人对金钱的感觉就会变得越麻痹。日常动用巨额金钱时,小额钞票常常显得像垃圾一样不被重视。如果每天操纵着10万、100万那样巨额的现金,那么对一两万就会变得无所谓,认为不足以为奇。

有一位经营者在公司资金筹措紧迫时,却每天将1000元至2000元的钞票扔在酒馆里。一边说着还差二三百万,一边却将公司的钱如汤水般抛撒。的确,对于100万来说,1000元算不得什么。哪一天即使节省了1000元,对于筹措的100万算不了什么,但是如果人们探究其资金筹措紧迫的原因之后,必然会考虑借或贷款的风险,而断绝借其款项的念头。

果然,这位经营者的公司最终倒闭了。

俗话说,一分钱憋死英雄汉,不会珍惜小钱的人干不了事业。不是说要吝啬,也不是说对金钱要总是做精细打算。对自己囊中的金钱稍微大方一点没有什么关系,但是,对公司的金钱一分也不能浪费。

一分也不能浪费并不仅限于现金。不用说商品,就连原材料、燃料、劳动力都不能浪费。它们虽然没有露着金钱的面孔,但在公司的经营活动中与金钱相同。

对金钱以外的东西,不少人都不具备以金钱的眼光去看待的感觉。因此,不少人看重金钱,却在不断地浪费商品和原材料。这些人也属于金钱感觉薄弱型。

举一个例子。假设借给了邻居1万元,到了约定的日子却没有还,心情非常坏,又过了很久仍然没还。于是怒上心头,“从此不再理那邻居”。

再者,假设某一家商店向邻家赊了1万元的商品。买东西的这方因为听到“什么时候付钱都可以”,不久就把这事完全忘记了,没去付钱。邻家的商店不久也忘记了,到决算的时候才想起。但是,已经是好几个月前的事了,碍于面子难索取。于是,店主便说:“唉,算了吧!”便不了了之。

前者对现金得不到偿还怒上心头,后者因为不是现金是商品而变得慷慨大方。可以说这完全是感觉的问题,实际上两者都遭受了1万元的损失。后者由于不是从金库支出的1万元,没有感到那么心痛。店主在计算损失时,不是1万元,而是进价的6000元吧!从金钱感觉来说,太过于迟钝。

把商品看作与标注的价格相等的现金,才是敏锐的金钱感觉。1万元的商品货款呆账了,必须看作是1万元的现金呆账了。一般在货款不能收回时,经营者常以进价和制造成本来计算,这种感觉实在太天真。如果接受了100万元的票据,应该有借出了100万元现金的感觉。如果具有了这样的感觉,就不会那么简单地接受票据了。

退货也一样。如果有100万元的商品退货,那么就等于是从公司的金库支出了100万元现金。这样的感觉往往使企业主有一种深刻的危机意识,将会更为谨慎的面对自己企业的经营活动。

勤与俭能让人成功致富,也可以使商店变成名店或老店。

勤是比别人更加倍努力,只要有恒心就不会比别人差,而俭并非一毛不拔,是要经过经营分析达到经费的控制。

每当我们与店老板探讨经营管理问题时,就强调要每个月将经费做一份分析表,其内容包括:项目、预算、实支金额、差额、理由、店主意见(对策)等,并实施追踪制度,这样才能杜绝浪费。

由每月经费分析来实施经费控制,应有六项基本观念:

店员薪资总额不得超过经费之一半:薪资总额/经费总额100%<50%

人事费用与销售总额比例要小于6%:人事费用/销售总额100%<6%

经费与销售总额之比例要在15%以内:经费/销售总额100%<15%

经费与销售总利益之比例,要维持在80%以内:经费/销售总利益100%<80%

固定费用占经费之比例,应为85%以上:固定费用/经费100%>85%

变动费用占总经费之比例应小于15%:变动费用/总经费100%<15%

火车行驶要有轨道,飞机飞行要有固定航线遵行,经营商店也需要按上述六点来控制。

合理使用启动资金

任何商店在开业前都必须注入一笔启动资金,实际上就是初始投资。

初始投资一般可分为两大部分:一是一切开店前的资金如租店面所需的押金、保证金,以及先期租金、外部装潢、内部装潢、固定设施的费用及人员招聘的费用等等;二是营运中所需的费用,如采购费用、开业宣传费用等等。

不同的地段,店面的租金和押金差异非常之大,其金额会随店面所处的环境,离闹市的距离,建筑物的结构的多种因素的影响。地处繁华地段,客流集中,自然租金十分昂贵,而偏僻一点的地段,租金自然就降下来了。在租到店面后,外部装潢和内部装潢的费用,也会随行业的不同而有所差异,像高级店铺和大众化商品店其所需装潢费用就不同,高级店铺就目前的行情看,大约每平方米要3000元~5000元,同时也和店铺的规模大小装潢标准的高低有关。而在设备费用方面,如果是商品店铺,应该有专用于某店商品专门和配套设备,体现其专业化的销售,像精品服务店,则主要设备有:商品专门配套的陈列架、POP、橱窗、空调、灯光音响设备,大约需要3万~10万元左右。

现在假设所开设店面面积是5平方米,租金每平方米每月1千元。装潢费用每平方米3000元,设备费(3~10)万元,那么自己应准备多少资金,应有一个大致的计算。

同时,还要至少准备一个月的进货资金和营运周转金。特别是店铺新开业,各种供货渠道都是新开的,和供应商的合作关系刚刚形成,所以,一开始进货打的折扣不会很高,而且不一定能享受到各种购货的优惠,考虑到这方面因素,运用资金要留有一定的余地。

开业的介绍,宣传日行销活动,可以通过报纸夹带广告、传单等方式。需对各种方式进行评价,如果认为只要把传单递到附近住户就万事大吉了的话,无异于将钱丢到垃圾筒。实际上,为了达到预期的效果,每家店都有必要对各种顾客进行筛选,找出目标顾客,然后有针对性地传递给他们信息,这样花费少效果反倒更好。

当营运资金有限时,要获得最大的利润,就必须加快资金周转速度。资金周转速度的加快,就相应地要求物流速度也加快,各种调查的工作也必须跟上。

一般顾客都是以现金或信用卡支付,特别是用信用卡支付时,店铺要及时把款项划过来,加速资金回流。

需要周转金时,即使是挂账,进货之后开始销售,如果回收货款的期间,能和进货到付款之间的期间一致,就不会产生付款困难的情况;当回收销售货款的期间长于进货付款的期间时,这段相差的期间,就需要周转金。一般来说,店铺应该有一定的周转金,以备不时之需。

如果实在已经没有周转金可供周转了,但又想增加营业额时,那就得缩短库存时间,将回收销售货款的时间提前,或是延长进货货款的支付的时间。

在筹措资金方面应该掌握什么商品的周转期较长,哪位顾客或进货商较常用现金交易。最好是做一张资金筹措表(分预测、实际二种),才能避免周转金不足的情况发生。

制定资金运用计划

在筹备足够资金之后,首先要有周密的资金运用计划,当然资金运用计划可能随开店计划的变动而发生变动,因此在实际进行时,应力求向计划目标进行,以免造成太大的出入,影响资金的运用。另外在制定计划时,也要考虑临时应变措施。

资金运用计划可以分成收支计划、利益分配计划、资金计划三个部分。其中值得注意的是,开店前可能需要大量的资金,而在开店后收支的情况对资金的运用也有很大的关系,所以对于经营环境、业内动向和公司本身的经营状况等,在制定收支资金计划时,均要多方面地考虑,并慎重地拟定计划。此外,需拟定开店后5年乃至10年的中、长期计划。

收支计划

营业额估算

开店的第一个年度的营业额,需依照市场调查、卖场构成、商店实地条件、经营能力与同行加以比较后进行估算。次年度以后则根据收入所得与消费支出成长状况,配合已设商店的年度变化情形予以估算。中途若再有扩建计划时,对于营业额的预估亦要予以计入。

收入估算

毛利额计算,一般依据毛利率及营业额进行估计,其他收入方面如利息收入、租赁收入等,则依可能发生情况予以列入。

经费支出计算

按照经营之需,分为变动费用与固定费用。变动费用是依营业额的高低比例所确定,如包装费、广告费、营业税等。固定费用则包括人事费、水电费、邮电费、日常用品费及其他各项管理费等,固定费用内也有部分费用与营业额的高低有连带关系。固定资产等折旧的提列及开办费的摊提等,应列入经营费用。

利益分配计划

公司的利益分配,除了缴纳各项税款外,可依营运的需要提取公积金,或是作为股东、员工的股利分配之用。

资金计划

资金计划,可以分为资金使用计划和资金调配计划。

资金使用计划

资金使用计划分为开店前计划和开店后计划两部分。开店前计划费用有店铺租金、装潢费、硬件设备及设备费、保证金、入股金及商品准备金等。开店后计划费用则可包括经营运转资金、商品采购费、贷款利息或扩建、维修等各种费用等。

在资金的运用计划上,需针对各费用必需时期、金额内容等作明确的界定。

资金调配计划

资金调配计划同样分开店前计划和开店后计划。开店前调配计划是配合开店前资金使用之需而准备,若能调配得当,对于投资成本的降低有很大作用。开店后调配计划是根据营业活动情形,扣除经营费用后的剩余金、折旧额以及各项应收、应付费用等作统一调配,以求灵活运用资金。

如何筹备与运用资金,是每位经营者应当深入了解的,只要能参照以上重点,朝原定目标的额度,确实谨慎执行,一定能顺利完成开店的目标。

计算损益平衡点

什么是损益平衡点

不论是想开店或已经开店,计算精确的损益平衡点(以下简称损平点),可以帮助店铺有效地推展销售计划及控制成本。所谓损平点就是成本回收对应的营业额,每个月的营业额只有超过损平点,店铺才能赢利。以免亏损,损平点是店铺的营业额的底限。

但很多人在计算损益平衡点的固定成本时,常常未将装潢的折旧算进去。如果是自有房屋或无租期限制,可以五年计算;但如果有租期限制,就要以实际租期作为摊限年限;

但单纯以损平点仍无法准确估计应达到的营业额。店铺常只从成本去估计营业额,而忽略当地商圈的消费实力,造成“一厢情愿”的经营盲点。例如依据成本算出每个月的营业额要20万元才能打平,但如果当地商圈根本不可能有20万元的消费能力,则必须千方百计地把固定成本降下来,使损平点尽可能与实际的消费能力相适应,否则,亏损将不可避免。

损益平衡点的计算

损益平衡点=固定成本÷(1—毛利率)

由于店铺经营的服饰有很多种类,因此,毛利率的估算通常是依销售经验取约略值。如售价100元的商品,成本80元,则其毛利率为20%。

例:李先生和3个朋友合开了一家茶艺馆。(单位:元)

每月固定成本60,000元

水电费12,000元

薪水(每个合伙人3,5000元,未雇其他员工)140,000元

装潢折旧(装潢费租期12个月)17,000元

合计229,000元

毛利率50%

损平点为229,000÷(1—50%)=458,000元

所以李先生的店每个月的营业额至少要达458,000元,收支才能平衡。

损平点只能预估不赔钱的营业标准,如果想要有更多利润,就得计算投资报酬率。每年营业净利如果未达到开店总资本的85%,可将资金投向其他领域以获取更高的报酬。

初步估算

估算回收期

估算损益平衡点可得知需达成多少营业额,才可和成本打平,而计算回收期则可预估营业多久才能“回本”。投资金额除以每月营业净利,就可约略估算出回收期。

回收期=开店资金÷每月营业净利

如果开店资金400万元,每月营业赢利80万元,则回收期为40000000÷800000=5,即近5个月才能收回成本,但此项没有考虑现金的时间价值。

安全存量=平均一天销售量÷订购前置时间(不同商品的安全存量须个别计算)

如果该店商品每个月平均可卖出500件,则每天的销货量为500÷30≈17件;

若订购前置时间为一周,则其安全存量为17÷7≈3件。因此店里应随时备妥3件此商品。

存货周转率=每月营业额÷店里库存金额

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