发货工作人员与部门领货人员之间的物资交接，是物资发放管理中的最后一个环节。如果这一环节中出现了差错，将会给仓库账目以及部门的成本核算等管理环节制造混乱，而且事后及时发现这种差错，也往往会因为物资已投入使用而很难查清问题的致因及责任人所在，会使管理工作非常被动。因此，在进行物资交接时，发放与接受的双方都必须按照发货单和领料单复核检查，当面清点所发物资的品种、规格和数量，在确保没有差错的情况下才准予出库，领取货物。
（6）物资数量不足问题
物资在发放过程中很容易出现数量的不足，其直接的原因可能是物资在入库时一般都是批量进货，因此一些以重量为计量单位的物资在入库时都是大秤进，而在发放过程中由于执行限量分配的制度，每次发放量相对于进货量来说都是非常小的，即小秤出，这样就会出现一个重量流失的问题。因此，在发放时很可能会有数量上的出入。
为解决上述问题，可以采取以下办法：
（1）为每一种物资的存储制定合理的损耗率。如整进整出物资的收发差错率应该是零，特别是贵重物资，不允许有任何的损耗率；而整进零出的物资则应允许收发量之间存有一定的差额，允许拆零时发生一定限度的损耗。这些指标要作为发货工作人员的业绩指标与个人业绩挂钩。
（2）对整进零出的物资在进货之后首先要进行分散包装，按照一般的单位需用量将大包装物资变为小包装物资。这样操作之后，就可以预先核对整零重量，从而避免发货时现称重量，而在忙乱中出差错。
4，物资发放的基本原则与要点
（1）先进先出
这个原则就是要求物资发放人员在发货时应该仔细验查进货账目与货架标签，先发早入仓库的物资，目的是为了防止物资久置而导致的老化，从而影响物资原料。
（2）保证经营
酒店仓库中储存的物资种类繁多，能满足不同部门、不同岗位的需求。因此，物资发放工作人员在每日规定的发料时间内往往会非常繁忙，也会面临多个部门同时领料的情况，在这种情况下，应按照急用、急需的物资先备料、先分配的原则进行处理，以保证生产经营的正常进行。
（3）补料审批
酒店前台接待部门常常会因为经营业务的变化而临时出现某类物资的紧急需求，在这种情况下，由于形势紧迫，往往不能够按照常规程序来填制正规的领料单据，并逐项办理领料的审批手续。这时就需要特事特办，以保障前台业务的顺利进行。但是即便是紧急领料也必须有交接双方的签字和在场的部门管理人员批准的领料单据，并且规定好补办手续的时限。
（4）物资退回
有时，由于计划的变更或其他原因，物资使用部门会出现物资剩余，这时，应将这些剩余的物资退回仓库，并办理退回登记手续。
（5）以旧换新
为了防止物资在使用过程中尚未用完就急于领新物资的浪费行为，在物资发放管理中应对一些用量较大或价值较高的多次消耗性物资采用以旧换新的领用制度。
（第四节）酒店采购成本控制
一、酒店食品采购控制
酒店食品原料采购是一项比较复杂的业务活动。采购的目的是以合理的价格、合理的时间，从安全可靠的供货渠道，按规定的标准和预定的数量来采购酒店经营所需要的各种食品原料，以保证酒店餐饮经营的顺利进行。为完成采购任务，酒店应该制定完整的采购方针、制度和流程，同时应选派具有相关专业知识的人执行具体的采购任务。
采购人员必须了解酒店餐饮服务各个方面的独特需求。首先要了解菜单的情况，这不仅因为菜单决定了酒店的采购对象，即决定了要采购哪些食品原料，而且还决定了要采购什么等级与什么质量的原材料。高质量的食品原料采购并不是要采购质量最好的食品原料，而是按照酒店餐厅的需要采购最合适的各种原料。事实上，酒店也并非所有的菜肴都需要最高档次的原料。因此，为了实现酒店的经营与利润目标，必须从食品原料采购阶段开始就进行严格的成本控制。有效的食品采购工作能够降低酒店的经营成本，从而能够达到增加利润的目的。因此，有的酒店并不把采购部门看成后勤部门，而把它视做对酒店盈利有直接影响的一个部门。
酒店应该对所需的各种原料的采购规格制定相关的标准，采购人员在采购的过程中，必须严格掌握这些标准并遵照执行，要尽量避免盲目采购。采购人员还必须及时掌握酒店当前的营业量预报与各种原料的库存情况，因为营业量将直接决定采购的数量。此外，采购人员还应该随时掌握市场信息，了解供应情况，懂得各种食品原料的季节性特点，要随时注意气候、运输等情况的变化对食物原料的供应所产生的影响。
酒店要保餐饮产品的质量始终如一，就必须使用质量标准相同的食品原料。制定食品原料采购的规格标准，是保证餐饮产品质量的一个有效措施。对所要采购的各种原料做出详细具体的规定，比如原料的产地、级别、性能、大小、数量、色泽、包装要求、切割情况、冷冻状态等。没有必要对所有原料都制定相应的采购标准，只需对占食品成本将近一半的肉类、禽类、水产类原料以及某些重要的蔬菜、水果、乳品类原料制定相应的采购规格标准即可。这样做的原因在于，一方面是由于上述原料的质量对餐饮成品的质量有着直接的决定作用；另一方面是因为这些原料的成本在总成本中所占的比重比较大，因此必须对采购进行严格控制。制定采购标准时应该谨慎小心，要仔细分析酒店餐厅的菜单、菜谱，要根据各种菜式制作的实际需要，同时也要考虑市场实际供应情况，对于采购一般还要求厨师长和采购部人员共同进行研究决定，尽量制定切实可行的标准。食品原料采购规格标准的文字表达要科学、简练、准确，避免使用模棱两可的词语，以免引起误解。
制定采购的标准是酒店食品原料采购工作中一个非常关键的环节，它有助于确保酒店所采购的原料在整体上符合质量要求，并能够适合各种菜式制作的特殊需要。制定好采购的规格标准以后，应该准备多份，除分送给供应单位使其按照酒店所要求的规格标准供应原料外，在酒店内部一般还应分送给餐饮部经理室、采购部办公室以及食品原料验收人员，以作为验收原料时的对照凭证。当然，酒店食品原料的采购标准也不是一成不变的，根据经营及市场情况的变化，可以在酒店经营的任何一个阶段按内部的实际需要对采购标准进行必要的调整与更新，随时检查和修订采购规格标准。总之，酒店制定食品原料的采购规格标准能够给酒店的经营带来很多好处：
（1）使管理人员通过仔细的思考和研究，预先确定酒店所需的各种食品原料的具体质量要求，从而避免不恰当或盲目的购买。
（2）把采购规格标准分发给相关的货源单位，能使供货单位详细掌握酒店的质量要求，从而避免可能产生的误解或不必要的损失。
（3）使用采购规格标准，就不必在每次订货时向供货商重复解释原料的质量要求，从而可以提高工作效率，减少工作量。
（4）将某一种原料的规格标准分发给不同的供货商，可以引起供货商之间的竞争，使酒店有机会选择最优惠的价格。
（5）食品原料采购的规格标准是原料验收的重要依据之一，它在控制原料质量方面起着重大的作用。
二、酒店食品原料的验收控制
虽然制定完整的采购规程需要花时间、精力，尽管采购人员有足够的专业知识并且严格地遵照各项规程按质按量并以合理的价格订购了原料物品，但如果缺少相应的进货验收控制，那么先前所做的种种努力便会前功尽弃。供货单位的实际送货数量可能有意或者无意地超过购买量或短斤缺两，酒店要求的原料质量也可能达不到，会超过或低于采购规格标准，而原料的价格也可能与原先的报价大有出入。毕竟，酒店按质按量并以合理价格订购并不能保证供货单位也按质按量并以合理价格为酒店提供原料物品。因此，验收控制的主要目的是检查进货的数量是否符合订购的数量，原料质量的规格标准是否符合订购要求，价格是否符合原先的报价。
酒店每日所进的食品原料及物品必须登录在进货口报表上，但其目的却并不在于罗列各发货的所有原料物品名称、数量和价格，因为这些内容在日后都可以从发货单上得到。使用进货日报表的目的在于区分当日进货中哪些是直接进货，哪些是仓库进货，哪些是杂项进货。
直接进货指当日进货不经过仓库储存，达到厨房当天就消耗掉，其成本记入当天食品原料的成本；仓库进货指当日进货送至仓库、冷库储藏以备后用，其成本记入原料储备价值，待日后该原料从仓库发出消耗时方记入该天食品原料的成本；杂项进货指酒店餐厅、厨房用的其他物品，如消毒品、清洁剂等，杂项进货栏可用于填写酒店其他部门（如酒吧等）所需的食品原料，以作区分。如果有的原料，其中一部分需立即交送厨房加工，另一部分得入库储存，分配要按实际比较，将具成本分成两部分，分别填入直接进货和仓库进货栏下。
由此可见，进货日报表的主要目的是成本控制，是为了财务部门计算酒店当天的食品成本。一些酒店没有完整的成本控制系统，因而某些步骤被忽略。如验收员不填写进货日报表，也不分直接进货、仓库进货和杂项进货，只将一天内收到的所有货单、凭据交给会计入账，那么当天的食品成本将无法正确统计。
三、酒店物资发放中的成本控制
原料发放控制是口常食品成本管理中的一个重要环节。由于发料数量直接影响每天的食品成本额，酒店必须建立合理的原料领发制度，既要满足厨房用料需要，又要有效地控制发料数量。从成本管理的角度出发，发料控制的基本原则是只准领用食品加工烹制所需实际数量的原料，而未经批准，则不得领用。发料控制要抓好以下几个方面：
1，使用领料单
任何食品原料的发放，必须以已经审批的原料领用单为凭据，以保证正确计算各领料部门的食品成本。同时，酒店应有提前交送领料单的规定，使仓库保管员有充分时间正确无误地准备各种原料。
2，规定领料次数和时间
仓库全天开放，任何时间都可以领料的做法并不科学，因为这样会助长厨房用料无计划的不良作风。所以，酒店应根据具体情况，规定仓库每天发料的次数和时间，以促使厨房做出周密的用料计划，避免随便领料，减少浪费。
3，正确计算成本
领用原料的成本是酒店每天食品成本的组成部分，因此，仓库管理员需每天及时、正确地计算领料单上各种原料的成本以及全天的领料成本总额。
四、酒店食品加工中的成本控制
食品原料的粗加工、切配以及烹调、装盘过程对酒店食品成本的高低也有很大影响，这些环节如不加控制，往往会造成原料浪费，致使成本增加。因而，在食品原料的加工烹调阶段，酒店必须注意以下几个方面：
1，切割烹烧测试
对于肉类、禽类、水产类及其他主要原料，酒店应经常进行切割和烹烧测试，掌握各类原料的出料率，制定各类原料的切割、烹烧损耗许可范围，以检查加工、切配工作的效绩，防止和减少粗加工和切配过程中造成原料浪费。
2，制定厨房生产计划
厨师长应根据业务量预测，制定每一天各餐的菜肴生产计划，确定各种菜肴的生产数量和供应份数，并据此决定需要领用的原料数量。生产计划应提前数天制定，并根据情况变化进行调整，以求准确。
3，坚持标准投料量
坚持标准投料量是控制食品成本的关键之一。在菜肴原料切配过程中，必须使用秤具、量具，按照有关标准菜谱中规定的投料量进行切配。酒店对各类菜肴的主料、配料投料量规定应制表张贴，以便员工遵照执行，特别是在相同菜肴采用不同投料量的情况下，更应如此，以免差错。
4，控制菜肴份额
宾馆酒店中有不少食品菜肴是成批烹制生产的，因而在成品装盘时必须按照规定的份额，即应按照标准菜谱所规定的烹制份数进行装盘，份数不足会增加每份菜肴的成本，影响毛利。
（第五节）酒店采购部各岗位职责与工作规范
一、酒店采购部经理岗位职责
（1）负责酒店采购部的全面工作，提出酒店物资采购计划，报总经理批准后组织实施，并确保各项采购任务的完成。
（2）对酒店各部门的物资需求及消耗情况进行调查研究，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况。
（3）指导并监督下属员工开展业务，不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购量。
（4）完成酒店各种物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。
（5）对酒店的物资采购负重要责任，熟练掌握酒店所需各类物资的名称、规格、型号、单价、用途与产地，并检查购进物资是否符合酒店的质量要求。
（6）检查合同的执行与落实情况，参与大批量商品订货的业务洽谈。
（7）负责审核年度各部门所呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，以较少的资金保证最大的物资供应。
（8）认真监督检查下属采购员的采购进程及价格控制。
（9）在部门经理例会上，定期汇报采购落实情况。
（10）每月初将上月的采购任务、工作完成及未完成情况逐项列出报表，呈酒店总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全酒店的采购情况。
（11）负责督导采购人员在进行采购业务的活动中，讲信誉，不索贿、受贿，并与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下进行合作。
（12）负责部属人员的思想教育与业务培训工作，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所属员工提高工作水平和思想水平。
二、酒店采购部副经理岗位职责
（1）协助采购部经理办理好酒店的采购事宜，保证酒店物品的正常供应。
（2）与供货商建立良好的合作关系，确保以最合理价格购到符合标准的物品。
（3）有效地控制并监督物品的出入库手续和数量，及时解决有关的技术问题，缩减费用的开支。
（4）协助采购部经理检查月末的盘点工作。
（5）按时完成上级指派的其他工作。
三、酒店采购部主管岗位职责
（1）合理安排下属员工工作的班次，全面安排采购计划，保证采购工作的顺利进行。
（2）与供货商建立良好的合作关系，完成酒店采购任务。
（3）随时了解市场信息，比值论价，以降低费用开支。
（4）检查并监督进口商品的报关工作，以做到手续齐全，资料齐备。
四、酒店采购部文员岗位职责
