思考和创新是一个民族进步的灵魂,是一个国家兴旺发达的不竭动力,也是一个人的事业永葆生机的源泉。做事缺乏思考和创新,最多只能把一件事做对,而不能把一件事做好。所以,我们要提高做事的效率就要有勤于思考,善思者高人一筹、事半功倍,不善思者人云亦云、亦步亦趋,高效做事的前提是要思考,对一件事想清楚、想全面、想透彻。
三思而后行,想好再做
古人言:三思而后行。这要求我们做事前要深思熟虑,想好再做。
如果你是位有想法的领导,作决策就应该懂得深思熟虑,集思广益,多听别人的意见或建议作为参考。
作为有想法的领导,必须知道每个人或多或少都有一些创意,而你所要扮演的角色,是建立一种激励创新的工作体制,让你的员工在这种气氛里能勇于提出新构想。
1.了解你的职权界限以便做决策工作。假如你不太确定的话,就去问你的上级经理,请他就你的权限范围做一番确认。例如,你在公事上的各项支出,报账时,金额在多少钱以内可以不需要单据。你有权给客户折扣,或是同意退费,假如有,最高的限度是多少?你可以聘用人员或辞退员工吗?类似这些问题,你都需要有一个明确的界定。
2.勿要求你的经理帮你作决策。假如你碰到困难时,把各种可能的做法列一张表,选择其中的一项,然后与你的部属商量,将这种方法向你的部属说明,训练他们也能自己作决策。
3.不要把你所列的那些不同做法,都看成是互相抵触的,事实上它们很少会有那么截然不同的分别。最好的做法也许是采用折中的方式。例如,假使你手下两个最得力的业务人员都想要担任公司的代表,这时你何不干脆把他们两人都派出去,给你的顾客来一个最深刻的印象呢?
4.在作决定时,要尽可能多地搜集各种有关资料。决策是根据事实而不是你个人一时的好恶。
5.往后退一步,作一番审慎思考问题。唯有正确的决策才能解决问题。
不同的人有不同的才能,有些人擅长数字,有些人擅长文字,有些人则对史哲有天分。在作决策以前,要把你小组工作人员的才能派上用场。
6.永远不要违背公司的规章制度。如果你认为公司的某一些规定有错误,你要在私下向你的上级经理提出,让他知道不能因为“这是公司的规定”或“这些事情公司一直都以这种方式处理的”,就让一个不好的制度一直持续下去。一个经营成功的公司不会把已经确立的各种制度,都当做是绝对的。创新的构想之所以会产生,往往是因为人们从不同的角度去思考问题的结果。
7.如果你对上级所作的某项决定不满意,你要冷静地与你的经理讨论。讨论之后若仍然不满意,那么有三种选择:一是接受这项决定并给予全力的支持;二是将这个问题通过投诉程序向更高层反映;三是辞职。不要嘀嘀咕咕地接受这个决定,然后又在你的小组人员面前大加批评。你不是拿了薪水到公司来制造纠纷的,或是把你的工作同仁弄得无所适从,而且就算能把你和员工都不支持的决策撇清关系,也不能因此便赢得伙伴们的忠诚。
8.干着急并不能解决事情。把事情从头到尾想一想,如果需要找别人帮忙时,不要觉得很勉强。
9.当你的工作人员中,有人向你要求一些比较特别的待遇时,你要在同意之前仔细地想清楚。如果你同意让你的秘书延长他的假期,而却又拒绝其他人相同的要求,那你会表现得前后不一致,你的员工也会对你很不满。
10.你若决定因某些特殊的情况放员工一天假,那你要把特殊情况的内容向员工说清楚,否则员工可能会将之误认为是惯例。假定你两个星期因为业务较清淡,特准员工提早下班回家,那么这并不表示员工第三个星期也可以提早回家。
作为领导要有这样的做事风格,作为一个普通人也要有这样的做事风格,即凡事三思而后行,想好了再做。
行动要比脑袋慢一拍
办事时大多数人都有急躁的毛病,这样的确是有害而无益的。不妨让行动慢上一拍,让事情的发展趋向于完美。
办公室人士就是事情多,有时忙昏了头,再加上你容易草率行事,后果就有点不尽如人意。
为了达到自我保护的目的,奉劝阁下在行动之前一定要思考,特别是容易给你带来负面影响的事情,更是要再三思考。
比如,有相熟的朋友请你帮忙介绍职员,偏巧公司里有一个合适的人选,这个介绍人应否做呢?在复杂的办公室里,一切须小心行事。
你心目中的这个人选是什么职位的?要是下属,首先你要有失去助手的心理准备,并且不能让对方以为你不喜欢他,希望他离去。最好是先试探对方的意愿,如果下属也有意思,你的工作也到此为止,一切条件还是留待你的朋友与他直接商谈好了。
这人若是拍档呢?即使新职的发展确实适合他,你还是不要提出来,因为无论拍档另谋他职与否,对你与他之间的关系必有损无益。理由是,他大有可能以为你的好意是另有居心,大家各怀“鬼胎”,将来怎能合作?除非让你的朋友有机会结识拍档,由朋友直接找他商议,则另当别论。
要是这人是另一部门的同事,就比较好办,约他一起吃午饭,告诉他有这么一个机会,如果他有意思,你这个中间人就约他俩自行商讨(你不必在场)。日后这位同事离职,你最好忘记自己是中间人。
又比如,一位同事急急跑来请你帮忙查看一些将要送出去的文件,但你正忙得不可开交,所以只胡乱望了一下,并没有细心翻阅,而且你以为对方早已将错误改正,找你翻看只是多一重保险,所以一切没有放在心上。
可是原来同事并没有小心检视,结果发现数个错处,文件要重做,招致公司损失不少的钞票。这位同事遭上司责备,希望你向其上司解释,错不在他。那你该怎么办呢?
不错,你的翻看确实马虎了点,但不必承担所有责任,告诉对方:“我当然要为这件事负一些责任,但要将文件检视清楚是你的责任,我对我所造成的麻烦感到抱歉。”
要是你真的向上司认错,就会变成在说他的不是,因为没有参与事件的上司会怀疑,或者直接问:为什么他不自己翻阅呢?如此对你们两人都有害无益。
在偶然机会下,你获悉一个秘密——上司跟某同事勾结,利用职权套取公司的一些方便或好处。即使不是直接损害公司的利益,起码是对公司不公平的,看在眼里,你一定有揭发他们的冲动。
然而,且慢,奉劝你作出义举前先详细分析情况。
你告发他们的目的是什么?要撬走他们还是只收杀一儆百之效?无论如何,你必须了解一下,一旦行动后果怎样。
老板知道了这回事,必然不能容忍,肯定会辞掉两人,同时会更注意内部的各项制度,甚至立刻整顿人事。此举可能令你成为不受欢迎的人,在公司里被孤立。
你若认定付出这代价是值得的,才可行动。
如果老板是默许那种事存在的,那么你去告发,于事无补,到头来你或许会被人瞧不起。在这样的情况下你只有两个选择,一是接受上司与同事的不法行为;二便是另谋他就,实行眼不见为净。
你加入了公司只有一段很短时间,但发现一个怪现象:就是同事们为了博取“勤劳”的印象,都爱在下班后仍留在公司。即使没有工作可做,他们也宁可随便做些琐事,消磨时间。
看在眼里,你很不满意,认为这是虚伪做法,十分不齿,耗费劳资双方的资源。但如果你独排众议,做完了任务就准时下班,这既是不合群的表现,又会令老板不满,很容易成为被排挤的对象。
这实在是很恼人的问题,你既不能公开说同事此举是“多余”,又不想自己被比了下去,被认定为不够“勤劳”,大感进退维谷。
又如果你想向老板晓以大义,那更是愚不可及,因为所有老板都喜欢员工无条件超时工作。若摆出事实,只会不受欢迎。
这时不要急于采取任何行动,那样的结果只能更加糟糕,并让你处境更加艰难。
不妨考虑以下的做法:告诉上司,你下班后要上进修课程,所以必须准时下班,这样对任何人都没有伤害,你自己也可以名正言顺地离去。
做下属需要获得领导赞许,还要赢得同事们的好评,的确是件不容易的事。最重要的是要让行动慢上一拍,考虑成熟再去做。
不妨带着思考去工作
真正工作高效的人才不仅要具有专业的知识和埋头苦干的精神,更要懂得带着思考去工作。一个高效的人不会被动地等待别人告诉他应该做什么,而是会主动地去了解自己要做什么,然后全力以赴地去完成。
有两个同龄的年轻人同时受雇于一家店铺,并拿同样的薪水。
可是一段时间后,叫小王的那个小伙子涨了薪水,而叫小李的那个小伙子却没有涨。小李很不满意老板的不公正待遇,终于,有一天他到老板那儿发起了牢骚。老板一边耐心地听着他的抱怨,一边在心里想怎样向他解释清楚他和小李之间的差别。
“小李,”老板说,“你现在到集市上去一下,看看今天早上有什么卖的。”
小李很快从集市上回来向老板汇报说,集市上只有一个农民拉了一车土豆在卖。
“有多少?”老板问。
小李赶快又跑到集市上,然后回来告诉老板一共40袋土豆。
“价格是多少?”
小李又第三次跑到集市上问了价格。
“好吧,”老板对他说,“现在请你坐到这把椅子上,一句话也不要说,看看别人怎么做事。”老板又像第一次要求小李一样要求小王,小王很快就从集市上回来了,向老板汇报说到现在为止只有一个农民在卖土豆,一共40袋,价格是多少,土豆质量还不错,他带回来了一个让老板看看。这个农民一个钟头以后还会带来几箱西红柿,据他看价格很公道。昨天他们铺子的西红柿卖得很快,库存已经不多了。他想这么便宜的西红柿老板肯定会要进货,所以他不仅带回了一个西红柿样品,而且把那个农民也带来了,他现在正在外面等回话呢。
此时老板转向了小李,说:“现在你肯定知道为什么小王的薪水比你高了吧?”
一个做事高效的人总是带着思考去工作,他们会主动地去发现问题,解决问题,而不会被动地等待。有一个类似的故事:
一天,一个制造工厂的首席执行官决定到基层查看。在他四处走动的时候,碰上了一个名叫特德的设备操作员,很明显特德正无事可做。他便问特德怎么回事,这个员工解释说,他正在等一个技术员来校准设备。并且特德还不失时机地向首席执行官抱怨自己已经等技术员很长时间了,电话打了好几次,可还不见人来。
首席执行官问:“特德,这台设备你用了多长时间了?”
特德回答说:“大概有20年了。”
首席执行官继续说:“特德,也就是说,你用了20年你还不知道如何校准这台设备?这很难让人相信。因为我知道你可是我们最好的机械师。”
“哦,先生,”特德自豪地回答,“我闭上眼睛都能校准这个设备。但你知道,校准设备不是我的工作。我的工作描述上说了,期望我使用这台设备,并将校准方面的问题报告给技术员,但不必修理设备。”
首席执行官忍住自己的沮丧,邀请这位设备操作员到办公室,并拿出一份工作描述。“我要告诉你,”首席执行官说,“我将为你写一份更有意义的全新的工作描述。”首席执行官边说边将那份工作描述撕掉了,并很快在一张新表上写了点什么东西,递给了特德。
新的工作描述就一句话:“用你的脑子。”
即使是作为一名最为普通的员工,我们所扮演的角色也不只是一名被管理者。彼得·德鲁克认为,任何一名高效的工作人员都应该是一名管理者,都应该学会自我管理,并找出自己的绩效和企业贡献之间的联系,以便为企业贡献智慧和力量的时候发挥出更大的作用。只有先通过学习成为一名能够自我管理的员工,然后才能成为一名管理者。
所以,在我们的工作当中,不能被动地等待,不能像特德那样等着老板告诉自己要怎么做。我们应该动用脑子,全面检查自己的工作,不要局限于职位描述的地方。工作中有了问题,要知道主动地拿出具体的解决方案,去管理者那里寻求帮助,与他们进行沟通,获得他们的认同,改进工作的方法和技巧,进行更加高效的自我管理。
人和人之间最大的差别是思维能力与方法的差别,是做事用心程度的差别。
很多事情并没有固定的程序模式,大部分场合我们只有一个抽象的目标指导。在什么时间该做什么事,该如何去做都是需要个人判断的。善于思考的人做事往往能把握事情的脉络,把事情简单化,并且做得很周到。
我们做事情是按照我们对事情的理解去做的,因此如何理解所要做的事情很关键。所以我们工作的过程应该带着思考,能够从小方面看到大方面,从点看到面,从表面看到本质。高效人士做事不仅只做到手勤,脑勤也是很重要的。
勤于思考,积极创新