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第27章 做事要抓重点有时效(2)

巴尔扎克将自己一生中最有效的时间用在了他最重要的事业上,而其他时间都是为这一段的工作服务。

我们把精力最充沛的时间叫“黄金时间”。我们每个人都有自己的“黄金时间”,在这段时间里,我们的精神达到最佳状态,工作起来效率最高。不同人的黄金时间是不一样的,有的人上午精神状态最好,而有的人则会在下午或者是晚上达到最佳精神状态。

也许,一位家庭主妇的黄金时间是在丈夫和孩子刚刚离开的那段时间。每次一到这个时候,她就会感到特别兴奋,浑身有使不完的劲。于是她就开始在屋子里忙个不停,整理床、洗衣服、洗盘子、整理玩具……她这样一直忙到上午11点。然后在从11点到下午2点半的这段时间里,她的精神状态陷入低潮,什么都不想做,这种状态会持续到下午2点半,这时她又不得不去学校接孩子放学。家庭主妇把她的黄金时间用在了她的本职工作——做家务上,也只有在她的黄金时间,她才会把家务料理的最好。

我们通常是在早上7点钟的时候,就被铃声叫醒,接着便是迷迷糊糊、手忙脚乱地穿衣服。当一切准备就绪,再急着赶车。经过一路的拥挤终于到达了单位。然而,这也并没有改变紧张的情绪,而是一头扎进了工作中,整整一天的埋头苦干之后,我们拖着疲惫不堪的身子回到家。唯一的感觉就是“好累”,唯一的想法就是“想睡觉”!

日复一日,年复一年,多年以后,发现自己一直在精力最为旺盛的时间,忽略了最为重要的事。而不值得做的事情还在消耗你的时间和精力。用在一项活动上的时间资源不能再用在其他的活动上,不值得做的事所用的每一项资源一旦被浪费掉就不能再用在其他有用的事情上。

每天的工作都有很多,但总会有重要与不重要之分,人的精力也会在每天的某一个时间段是最充沛的,而有的时候却会无精打采,这一切会因人而异。所以要提高工作效率就不能盲目地工作,而是要把握好自己,抓住最有效的时间去做重要的工作,把一天最好的时间用在最重要的事情上。因为这些事情需要以充沛的精力、敏锐的思维以及最大的创造精神去做。其余的时间则可以安排一些次要的工作。

所以我们应该考虑自身的状况,按科学合理的程序去工作。对大多数人来说,工作时间的头两个小时是精力最充沛的时间,但很多人却不知道,而是把这段时间花费在例行事务处理上,习惯性地阅读早晨来的信件、刊物,打几个例行的电话等等。这显然是一种时间的浪费。而顶尖的成功人士都有一个共同点:利用时间的方式与众不同。他们总是能够把最有效的时间用来做最重要的事,做到事半功倍。因为只有在精力最充沛的情况下,才能在短时间内创造更多的价值。生命提供给我们的最大奖项,就是能够选择去做值得做的事的机会,我们应该珍视这个机会,有选择地利用自己的时间,抓住最有效的时间。

抓住重点,善于授权

工作高效的人不一定会很累,并且很多时候还会很轻松。杰克·韦尔奇是简单式效率型管理的倡导者。他认为高度的集权式管理只会让公司的运行减慢。因为在传统、集权式管理下,公司大小权利都集中到一个人身上,职员们凡事都要先请示而后行动,这不但浪费时间又无法调动员工的主观能动性。著名的管理大师史蒂芬·柯维也认为,做不到合理授权是现代多数人工作效能低下的主要原因。柯维博士说:“现代社会许多大小公司的老板、部门主管早已被信息、文件、电讯、会议掩盖得透不过气来。几乎任何一项请求报告都需要他审阅、批示,他们为此经常被搞得头昏眼花,根本无法对公司重大决策做出思考,更谈不上高效做事。”

查尔斯就是曾向柯维博士咨询过的一位老板。

查尔斯是纽约一家电气分公司的经理。他每天都应付上百份的文件,还会有临时得到的诸如海外传真送来的最新商业信息。他经常抱怨说自己要再多一个脑袋或多双手就好了。他已明显地感到疲于应付。公司人人都知道权力掌握在他的手里,每一个人都在等着他下达正式指令。查尔斯每天走进办公大楼的时候,就开始被等在电梯口的职员团团围住,等他走进自己的办公室,已是满头大汗。

实际上,是查尔斯给自己制造了许多的麻烦。自己既然是公司的最高负责人,那自己的职责只应限于有关公司全局的工作,下属各部门本来就应各司其职。这样也可以给自己留下足够的时间去考虑公司的发展、在董事会上的报告、年度财政规划、人员的聘任和调动……举重若轻才是产生高效的正确工作方式;举轻若重只会让自己越陷越深,把自己的时间和精力浪费在许多毫无价值的决定上面。

在柯维博士的帮助下,查尔斯终于醒悟过来了。他把所有的人都关在电梯外面和自己的办公室外面,把所有无意义的文件都抛出了窗外。他让属下自己拿主意,他还给秘书作了硬性规定,所有递交上来的报告必须筛选后再送交。且不能超过10份。刚开始,所有的属下都不习惯。但没多久,公司开始有条不紊地运转起来。属下的决定是那样的及时和准确无误,公司也并没有出现差错。相反的,以往经常性的加班现在取消了,只因为各司其职,工作效率也大幅度地提高了。查尔斯有了看报、读小说、喝咖啡、进健身房的时间,他感到惬意极了。他也真正体会到自己是公司的经理,而不是凡事包揽的老妈子。

所幸,查尔斯意识到了授权在管理中的重要性,他放下了自己手中的大部分权力,把它们转给了各主管以及每一个员工,让他们有机会发挥自己的优势,有权力决定自己怎样做才能做得更好。

授权的结果就是要让下属充分利用自己手中的权力,完成自己的工作,使之更完美。一名高效能人士是不会因为授权而动摇自己的位置,相反他会通过授权使自己的工作效率更加提高。

授权可以使自己摆脱繁杂的事条,授权也是一项重大的决定。因此,对于一名高效能人士来说,授权之前必须制定一个完整的计划,这种计划一定要形成清晰的框架。因为盲目的授权或者未仔细斟酌设计的授权将会带来混乱。制定授权计划,核心在于弄清楚授权要做的事情和这些事情的程序、步骤,还有每个过程的要点和可能出现的情况。

一个完整的授权计划应包含下面几点基本内容:

1.授权任务及这项任务涉及的特性和范围是怎样的;

2.授权需要达成的结果;

3.用来评价工作执行的方法;

4.任务完成的时间要求;

5.工作执行所需要的相应权力。

不同的授权方法会产生不同的效果,一名高效能人士需要掌握正确的授权方法。按照授权受制约的程度,授权的方法有以下4种:(1)制约授权;(2)弹性授权;(3)不充分授权;(4)充分授权。

制定了合适的授权计划,掌握了正确的授权方法,还应注意的就是要把握合适的时机,选择一个适当的时机,这个时机的选择对于授权的效果可能会有显著的影响。

这种时机可以是一些特殊的事情,也可以是一些司空见惯的现象再次出现。把握时机,导入授权,能让下属切实感到授权的必要,还可以避免过程的生硬和手足无措。

心灵就像是农人的田地,有一定的极限,经过一段时间后,它便会疲惫、会枯竭,耗尽所有生产农作物的能力。而授权可以缓冲心灵的紧张,可以有时间滋润自己,还可以扩大个人的力量。一个高效的人,不会事必躬亲,而要会善于授权。

选择自己感兴趣的工作

瓦特因为选择了自己爱做的事,发明了蒸汽机,掀起了一场工业革命;爱迪生因选择了自己爱做的事,发明了电灯,给人类带来了光明。

诺贝尔化学奖得主英国布莱顿圣希大学的哈罗尔德·克罗托教授曾在人民大会堂作过一场学术报告。

一个记者问他:“一个人成功的关键是什么?一个国家科技发展的关键是什么?”

克罗托掷地有声地回答说:“不管个人还是国家,成功的关键都是兴趣。一个人对一件事有兴趣,一个国家对科技有兴趣,那就成功了一半。我还想说的是,如果为了成功而成功,为了拿奖而拿奖是不可能成功的。最重要的是培养我们在这方面的兴趣,拿奖牌仅仅只是一个金钱的刺激。”

有一位韩国学生在剑桥大学主修心理学。在喝下午茶的时候,他常到学校的咖啡厅去听一些成功人士聊天。这些成功人士包括诺贝尔奖获得者,一些领域的学术权威和一些创造了经济神话的人。他发现这些人幽默风趣,举重若轻。把自己的成功都看得非常自然和顺理成章。而国内的一些成功人士为了让正在创业的人知难而退,普遍把自己的创业艰辛夸大,也就是说,他们在用自己的成功经历吓唬那些还没有取得成功的人。作为心理系的学生,他认为很有必要对韩国成功人士的心态加以研究。于是,他把《成功并不像你想像的那么难》作为毕业论文,提交给现代经济心理学的创始人威尔·布雷登教授。布雷登教授读后,非常惊喜,他认为这种现象在东方甚至在世界各地普遍存在。但以前还没有一个大胆地提出来并加以研究的人。惊喜之余,他写信给他的剑桥校友朴正熙。他在信中说,“我不敢说这部著作对你有多大的帮助,但我敢肯定它比你的任何一个政令都能产生震动。”

后来,这本书果然伴随着韩国的经济起飞了。这本书鼓舞了许多人,因为它从一个新的角度告诉人们,成功与“劳其筋骨,饿其体肤”、“头悬梁,锥刺骨”、“三更灯火五更鸡”没有必然的联系。只要你对某一事业感兴趣,长久地坚持下去就会成功。因为上帝赋予你的智慧和时间足够你圆满地做完一件事情。后来这位青年成了韩国泛业汽车公司的总裁。

的确如此,当我们在做让自己心动的事情时,会觉得特别顺心。因为只有做自己最感兴趣的事,才能充分激发自身内在的潜力。唯有这样,才能使天赋受到重视、能力得到发挥,才可能达到卓越的境界。所以说,选择让自己心动的事,是走向成功的一条捷径。

怀特·霍布斯曾经这样说过:“不论你是谁,身在何处,老迈还是年轻,每天早上起床的时候,都有崭新的成功机会在等着你;你之所以会一跃而起,是因为你热爱你的工作,深信其中所蕴含的理念,而且这份工作能够让你的才能得到发挥——正是这种吸引力才让你每天都迫不及待地要投身于工作之中。”

一位著名作家也曾这样说过:“成功的奥秘没有别的,不过是从事自己所爱的工作罢了。不论做什么,都要做得出类拔萃,别让名利蒙蔽了你对理想的追寻。”一个人根据自己的兴趣、爱好去选择事业的目标,他的主观能动性就会得到充分的发挥。所以,择业成功的起点就在于,要善于根据兴趣确定自己的职业,并以此来强化自己的优势。

其实有许多事,只要是自己喜欢的,就很容易克服各种困难,用不着什么钢铁般的意志,更用不着什么技巧或谋略。

许多成功者的经验告诉我们:明智的人最懂得把全部精力集中在自己最感兴趣的事情上,因为成功人士都有一个基本的特征,那就是他们能够找出自己的长处,而且不管遇到什么困难,他们都会全力以赴,不达目的决不罢休。

柯蒂斯·卡森曾经建议说:“你必须倾听自己的心声,如果你对自己所从事的工作感到不满意的话,那么自然也不会成功。”

在这个世界上,很多人每天都在自叹命运不济,干着与他们的兴趣截然不同的工作,一心期盼机会来了再去做称心如意的工作。可实际上光阴似箭,如果不珍惜现在,当所有最宝贵的青春岁月都浪费掉后,再想重新做自己喜欢的事,往往为时已晚。

这些人不去思考促成事业成功的必要因素,而是把干事业看得过分简单。他们不知道,在一项事业上的经验就像是一个雪球,随着人生轨迹的滚动,这个雪球才能越滚越大。

所以,我们都应该把全部精力集中在自己感兴趣的事业上。这样,所花费的功夫越大,获得的经验也越多,也就越容易成功。

世界上每个人的生存环境都不尽相同,但是每个人都有发挥自己专长的权利和脱颖而出的机会。高效人士成功的要素之一就是选择自己所感兴趣的工作。并通过不断的练习使自己的技能趋于完美。

找出对自己最有帮助的人

纽约的第七街是美国时装工业的中心。在美国近5000家大服装公司中,约南露珍服装公司居于首位,董事长大卫·斯瓦兹由此而得“时装大王”的美誉。

但凡一个人在事业上有一番成就、成名成家之后,对他的各种猜测、传说、议论便随之而来。有人说斯瓦兹在时装王国出尽风头,是靠幸运,靠机遇。而他自己却认为他的成功得益于他找到了对自己有最大帮助的人。

斯瓦兹15岁开始做工,当一家服装公司的伙计,19岁时,当他声称要辞职自费开服装店时,老板斯特拉登以为他在说谎。他从做工起就开始储蓄,当时已存了3000美元,于是与人合伙办了一家小服装厂。

他很快感到,总是做和别人一样的衣服是没有出路的,必须有一个好的设计师,设计出别人没有的新产品才能在服装业出人头地。

一天,他到一家零售店推销成衣。30岁的零售店老板看了一眼他的衣服说:“我敢打赌,你的公司没有设计师。”这位老板的话一下触动了他的心病。这个老板又从店内请出一位身穿蓝色新装的少妇,并问:“她这件衣服比你们的怎么样?”

“好看多了!”斯瓦兹不禁脱口赞美道。

“这是我特地为我太太设计的,”零售店老板骄傲地说,并且不屑地撇了一撇嘴角,“别看我开这么个小店,也没把你们这些大老板放在眼里,你们除了狭隘、固执以外,有几个懂得设计?连点审美的细胞都没有!”

对这种接近侮辱的话,斯瓦兹却毫不在意,仍然微笑着问:“你为何不找一家大公司一展所长呢?”

没想到那老板愤怒地说:“我就是饿死,也不再去给别人当伙计了!我做过三家公司,明明是他们不懂,偏偏说我固执。我灰心透了。他们懂个屁!”斯瓦兹知道,这样高傲暴躁、倔强自信的人,往往是才能很高的人,决定争取他做公司的设计师,但他被断然拒绝了。

斯瓦兹找到了一贯支持和帮助他的自己原先的老板斯特拉登,去了解那位零售店老板,原来他名叫杜敏夫。

“你的眼光不错,他的确是怀才不遇。要是我年轻10年,这个人就轮不到你了!”斯特拉登说。

“你是怕留不住他?难道历史悠久的公司反而无法使用优秀的青年人?”

“要知道,一个经理人才,因他本身有实权,只要他有一套,别人根本排挤不了他;而设计人员就不同了,全看他们的才能是否被主管欣赏,看主管是否有魄力。杜敏夫这个人脾气很坏,不好相处。”

“只要他真有本事,脾气我倒不在乎。”

“他指着你的鼻子骂大街,你也不在乎吗?”

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