主人不在时，电话可以代替主人接电话。这种电话充当着秘书的角色，被称为秘书电话。在打电话时，我们常常会碰到这样的情况：电话接通了，对方无人，只好扫兴地放下电话。现在有了“秘书”电话就不会再有这样的情况发生。
目前，“电话秘书”有两种：一、“声音秘书”，当主人不在时，它能自动代替主人接电话，并把对方打来的电话用录音带录下来，主人回来后就可听录音；二、“文字秘书”，当用户不在时，能自动在纸上记下对方从电话中传来的文字和图像，主人回来后就可以阅看。
“声音秘书”是由“录音电话机”充当的。这种电话机里安装有一部微型录音机，录音机的工作完全受外边打来的电话控制。有来电话的，当响铃超过一定时间后，自动控制系统就会自动启动录音机的马达，录音机便会发出启动应答的话音。
比如：“主人不在家，有事情请讲。”然后就自动地转为录音，把对方打来的电话内容录下来。对方讲完话挂机后，录音机就自动关闭。主人回来打开录音电话机，就知道他不在家时，什么地方什么人来过电话，讲了些什么事情。如果还想知道什么时候打来的电话，只要将电钟与录音装置联在一起就行了。
“秘书”电话给人们带来了许多方便，使人们可以安心地从事各种工作及活动，而不必顾虑自己不在家时因接不到电话而误事。
