4.会议时限应控制于两小时之内。依据大脑生理学家的建议，人类的注意力最多只能持续集中两个钟头，故一场有效率的会议，连休息时间计算最好不要超过两小时三十分。若扣除休息时间，会议的时间上限该为两小时。经过两小时仍得不出具体成果，便该考虑终止会议，择期再开或稍作休息后再开。日本CDS新力公司便规定以一个半小时为开会时间的上限，其宣传部主任曾公开表示：“一个有效率的会议，只要一个半小时便绰绰有余了。限制了开会时间，大部分的会议便能在规定的时间之内结束。与会人员的精神若无法集中，即使是再开两三个小时的会议，也一样毫无效用。”
5.明示会议的起讫时间。选定了开会时间及时限后，该在会议通知书上注明，并提醒员工准时出席。目前大部分企业会议均无拟订结束时间的习惯，一场会议，有可能开两小时，也有可能开四小时。这将令与会者无法对会后的工作预做规划（如安排接见访客、接听电话等），更会影响开会效率。不拟订结束时间，其实是会议召集人的失职。
（三）确定与会人员
1.对会议主题有意见的人。如果对讨论主题无疑问的人出席会议，只不过漠然地坐在座位听而已。所以，要杜绝无情报价值人员滥竽充数。
2.有经验及专门知识的人。要选择能够提出有建设性意见的人，即对主题有完全的经验及专门知识者，绝对不能凭地位及职务来选择人选。
3.立场受会议结果影响的人。与讨论的结果有关，或是立场会受影响的人，他决不会说出“和我无关”之类无责任的话。
4.机会损失较小的人。与其选那些能在会议上有效发言的人，还不如挑那些因出席会议而业务损失较小的人选，否则从整个公司立场而言，开会就等于增加损失了。
5.能够客观地叙述自己意见者。受他人意见左右，不知自己意见为何的人，或是过于固执己见的人，都没有资格参加开会。
6.能下判断的人。自认“我无法判断”的人，让他出席会议一点意义也没有。
（四）确定理想的场地
一个理想的开会空间，至少应顾及下列七条件：
1.场地必须有足够的时间供自由使用。
如果会议开到一半，有人敲门说：“时间到了，请诸位离开吧！”
那将是一件非常烦人的事。不管是事前准备的时间，还是正式开会的时间，都该充裕，才能让人放心开会。
2.场地位置必须让主席及与会者均感方便。
A在某出版社上班时，经常被总经理召集到其住所附近的会议室开会，每次抱着一大堆资料长途跋涉，甚感厌烦。同事们当然亦有同感，故每次开会都“敷衍两句”了事，这就是场地位置选择不当之害。
3.场地大小须合乎会议比例。
会场过大，将令与会者精神无法集中；会场过小，则给人压迫感。
一般来说，每人平均该有2.5平方米的活动空间。若会议时间较长，空间不妨较大。
4.场地该有良好的照明及通风设备。
室内温度的高低、光线的明暗，都对与会者的情绪及实际工作效率构成影响。照明及通风设备该按开会时间在冬天抑或夏天、白天抑或晚上的状况而调整。
5.场地该有适当的开会设备。
所谓“设备”，包括椅子、桌子、烟灰缸等家具，以及黑板、白板、纸笔、指示棒、视听器材（如DVD、投影机、银幕）等演讲工具。
如果主席及与会者是演员，这些设备就是戏台上的道具，有妥善齐全的道具，演员演出才能投入逼真。
6.场地应不受外界干扰。
所谓“外界干扰”，包括室外的噪音、打进会场的电话、访客的参观等。场地该有良好的隔音设备，场内尽量不要装接电话，场外挂起“开会中，谢绝参观”的牌子。会议室外当然须有电话，以便随时跟外界联络。
7.场地的租借成本必须合理。
有些企业讲究排场，大小会议均爱在高级饭店的会议厅召开，令人感到不合时宜，效果反而不好。
（五）布置会场
1.会场设计
会场中的桌椅和摆放形式对与会者心理和会议的顺利进行非常重要。一般而言，会场形式依会场的大小、形状、会议的需要以及与会人数的多少而定，通常呈大方形、圆形、方形等。
（1）圆桌式、方桌式
在圆桌或者方桌的周围安放椅子，可以互相看得见。领导和会议成员可以无拘无束地自由交谈，适合于召开15至20人左右的小型会议。
（2）“口”字型
如果出席会议的人较多，可以把桌子摆成口字型，内侧也可以安排座位。
（3）“匚”字型、“V”字型
摆成“匚”字型、“V”字型时，要注意主席位置，要有黑板或银幕。
就像研讨会使用黑板或幻灯片那样，要让与会者不必挪动座位就可以看到。
（4）教室型
这是目前中国最通行的开中型、大型会议的会场形式，其特点就是容纳的人多，有气势，容易布置，容易选择现成的场地，如礼堂、教室、影剧院均可。它便于召开发布会，或者以说明情况、传达情报为目的的会议，或者是群众大会。
2.主席台设置
主席台，设在代表席对面的地方，和与会人员面对面。由于会议多数在礼堂、会堂、影剧院等场所召开，因此主席台一般设在舞台上。
中型会议的主席台，设在舞台上面或下面均可。小型会议可以不设主席台。
现在一般在主席台前设讲台，用于发言人讲话。主席台上可适当摆放鲜花。主席台背后悬挂会标或旗帜，会议名称的标志悬挂在主席台正上方。
主席台席次：按照职称高低排列。
3.座次
与会人员的座次应统一安排，由于座位有前有后，有正有偏，在排座位时要妥善安排，照顾全面，可以采用以下方法排列。
（1）按汉字笔画排列；（2）按地理位置排列；（3）按行业系统排列。
（六）与会人员的礼仪
1.遵守时间
出席会议时，遵守时间是基本的会议礼节之一。只要承诺出席会议，不论职位高或低，是否预备发言，都应准时到会。迟到者会令人反感，答应出席却无故不到者更会招致非议。
2.不得“走神”
会议一旦开始，就该全神贯注地聆听会议主席和其他各位发言人的讲话，不要在别人发言时看报纸，打手机，昏昏欲睡。不能无故早退，早退通常被理解为一种“无声的抗议”，从而引起误会。在会议进行时如要离开会场，时间较短的，行走时应注意不要影响其他参会人员；如果时间较长或者需要提前离会，应向有关人员说明原因，并表示歉意，一般应在征得同意后方可离席。
3.避免“噪音”
为了确保会议的顺利进行，每个与会者都要避免制造“噪音”。在会议进行过程中，与会者可鼓掌。
开会期间，不要交头接耳，不要擅自离席，应该表现出认真听讲的姿态。开会也算是在工作，认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度，也是对发言者的尊重。
趴着、倚靠、打哈欠、胡乱涂画、低头睡觉、接打电话、来回走动以及和邻座交头接耳的行为，都是非常不礼貌的。
4.有秩序地就座
若在主席台上就座，在走上主席台时，要井然有序，如果与会者在鼓掌致意，主席台就座者亦应微笑着以鼓掌作答；有的会议，座位上或主席台的长桌上已写明就座者的名字，应按照会议工作人员的引导，准确地入座。在会议进行时，主席台就座者要注意倾听发言人的发言，一般不应在发言人发言时阅看其他文件或与主席台上的其他就座者长时间地交头接耳。主席台就座者倘有重要或紧急的事情需要提前离开会场，应与会议主席打个招呼，最好在征得会议主席同意之后再离席。
如果受到邀请参加一个排定座位的会议，最好等着工作人员将自己引导到座位上去。通常会议主席坐在离会议门口最远的桌子末端。
主席两边是为参加会议的客人和拜访者准备的座位，或是给高级管理人员、助理坐的，以便能帮助主席分发有关材料、接受指示或完成主席在会议中需要做的事情。
如果会议中有很特殊的规定，例如，如果有从其他国家或其他公司来的代表，双方代表应各自坐在长会议桌的中间，本方与会人员应左右对称地坐在职位最高者两边，会议桌的两端则空着。通常客人坐在面对门口的座位上。座位的次序可以不像正式宴会上那样男女交叉，因为业务会议不应区分性别。
5.发言应简练
就会议发言人或报告人来说，在发言之前，可以面带微笑环顾一下会场四周。如果会场里掌声四起，可适时地鼓掌答礼，等掌声静落之后，再开始发言。发言或报告一般应使用普通话，并掌握好讲话的节奏。如果会场里交头接耳之声不断，要考虑适当转换话题，或将发言、报告内容适当压缩，使时间尽量紧凑。发言时不可长篇大论，滔滔不绝（原则上以3分钟为限）。
6.会议禁忌
不可从头到尾沉默到底。
不可取用不正确的资料。
不要尽谈些期待性的预测。
不可做人身攻击。
不可打断别人的发言。
不可不懂装懂，胡言乱语。
不要谈到抽象论或观念论。
不可对发言者吹毛求疵。
四、电话、名片礼仪
在现代社会中，人与人通过各种方式进行交流和沟通，其中电话和名片就是其中相当重要的两种方式。要想适应这个社会的迅速发展，在事业上有所成就，在人际交往中所向披靡，学会电话和名片中的礼仪是必不可少的。
（一）电话礼仪
在现代社会里，电话和手机已成为人们工作和日常生活中不可缺少的重要通讯工具。通过电话和手机进行交际，也要注意礼貌。
1.打电话礼仪
“谁不会打电话？”也许你会发出这样的疑问。打电话确实是一种最常见的交际方式。但是要正确掌握打电话的方法，还是需要注意一些问题的。
（1）时间的选择
选择最佳的通话时间，是必须掌握的原则。稍有常识的人都知道，选择不同的通话时间，将会收到不同的效果。
一般说来，由于行业性质不同，作息时间不同以及个人的生活习惯不同，因此通话时间的选择也就需要根据情况分别确定。需要指出的是，不可以自己的时间安排或需要来确定向对方打电话的时间。通话之前应考虑以下几方面的问题：
除非紧急重要的事情，否则要尽量避开正常的休息时间，如用餐时间，以及餐后1个小时之内都不宜打电话，再就是晚上10点钟之后，没有特殊的事情，也不宜打扰对方。
因人而异。大部分业务主管、公司经理都有夜间工作的习惯，和他们通话时最好避开上午9点钟之前的一段时间。因为上班后他们需要一些时间来处理信件，布置当天工作，时间比较紧张，会使通话效果受到影响。理想的时间可选择在上午10点到11点之间。如果是下午通话，以2点到4点为宜。
如果是新接触的人士，可以征求对方意见，提出以下问题：
“一天中什么时间给您打电话最好？”
“什么时间容易找到您？”
“一天里，什么时间您最方便？”
通常对方会按照自己的时间安排来告诉你通话时间。
（2）先报姓名
打电话时一定要秉着“不论在什么场合都要彬彬有礼”的原则。
“喂，××商务公司，麻烦请转客服部的李女士。”
不少人在打电话时，都像这样不先说出姓名，这应该是属于一种习惯，可能这个人长年累月打电话到该公司，所以在形式上就不像第一次打电话到该公司时那么拘谨，这也算是一种亲密的表现。但另一种可能是对方是自己的晚辈，或者在商业场合居于下位等，自己无意识地反映出某种心理状态而不先说出姓名。
其实就像拜访他人公司时一样，自己熟人的座位是在内侧，这时也不能大摇大摆地就走进人家办公室里，一副无视他人存在地说“嗨，××”。如果有前台，就应通过前台来传达，没有的话就走到最近的一个人身旁，小声地报上姓名，请对方帮你转达。
打电话时突然说“××女士”，和大摇大摆地走进人家屋里是没什么差别的，是有失礼貌的。不管是打电话，或是亲自拜访人家公司，其态度都一样需要诚恳庄重。
（3）报名要报公司名称
总而言之，在确认对方身份之前，一定要以对待客人般的态度来应对。
电话报公司名称方式有两种。
一种是可以不报个人名字，如只说“这里是××邮局的××科”就够了。
这种情形下，电话的内容纯属事务性，几乎跟个人无关，任何人拨电话过去都是一样的场合。不过这种场合在最后还是得报上自己的名字，这是为了让对方清楚职责所在。
另一种是连名字都说：“我是××公司的王芳。”
这种时候电话内容跟个人就有关系，不过如果省略掉公司名称，很可能会带给对方困扰。本来应该说“××公司的王芳”，却只说“我是王芳”，这样是相当的不恰当。
此外，如果对方没有确认公司名称，就直接转接电话过去，说“××女士（先生），有一位叫王芳的女士打电话来了”，如此一来，周遭的人会以为是个私人电话，可能会给接电话的人带来不好的影响。
特别是打给异性时，这方面如果处理不好，很容易遭到误解。
（4）说话注意顺序
没有人算过公司一天内会接到多少电话，不过相信谁都没时间听某一个人瞎扯。
需要花很多时间的电话不用说，就连短时间的电话也是这样，在打出去之前一定要先整理好要讲的内容，同时做备忘记录。
根据统计，有八成的电话是在三分钟（平均2分40秒）内完成的，这代表只要有三分钟，大概就可以把要讲的话说完。如果同时有几件事要讲，最好是整理成为简洁的要点备忘，如此才能有较高的效率，这是使用电话的重点。
举例说明，有个银行员工必须转告在×公司负责会计的S先生，昨天忘在银行的伞目前正由他保管的事，同时还有从×公司汇进了100万元，必须确认该笔钱是要存入综合还是活期账户里。
备忘录总共有三件事：
a.忘在银行里的伞。
b.从X公司汇进来100万元。
c.如何处理这笔汇进来的钱。
处理这些事时，就事情的重要性而言，其顺序应该是b、c、a。
正确的通话可以是这样，先打招呼、问候，然后马上切入正题：
“×公司汇进了100万元，不知道这笔钱是存入综合账户，还是要转活期账户？是的，那么在转活期账户后……还有昨天您把伞忘记在银行了，我先暂时保管着，等您方便时再过来拿好了。谢谢您的惠顾，再见。”
这么一来只要两分钟，或者在不到一分钟的时间内，就可同时处理好三件事。其实这只是个简单的例子，在现实工作中，往往一处理就是五件、十件事，如果想要迅速地处理完，在电话中也不应该讲得太久，最好还是尽量缩短在几分钟内把它完成。喋喋不休不但惹人烦，而且会损害公司的形象。
（5）让你的声音充满微笑
通话时不能高调门，语惊四座；口气应谦恭有礼、热情、温和、亲切、自然。语速适中，过快了容易让人听不清楚，产生匆忙应付的感觉；慢条斯理，拿腔拿调，又容易引起人的反感。
