6·上司约见客人
如果上司需要约见客人，秘书则须协助上司做好联系工作，首先要问清楚对方的姓名、身份、电话，如果对方与上司并不相熟，可请对方提出他认为合适的约会时间和地点，再与上司协商。
二、合理安排约见
上司接受邀请出访或同意他人来访，都必须预约，这些属于工作日程安排的一部分，但也有特殊性。因而为上司订约，除了必须遵循日程安排的原则要求外，还应注意以下细节：
1·事先征求上司的意见
无论是发出邀请或是接受来访，秘书都要事先征求上司的意见，做好记录，方可办理。接到请柬或来访的电话，也应征求上司意见后才能答应或拒绝。
提醒您
秘书要负责安排上司的约会并做好预约事宜，如果客人提出会见上司的要求，不要擅自答应，应先记录下对方的姓名、单位、职位、电话等基本相关情况，请上司定夺。经上司同意后，再通过协商确定会见的时间和地点等。
2·发出邀请
邀请的形式有两种：一种是对宾客的正式邀请，应写请柬，邮寄或派专人递送；另一种是对较熟悉的客人，可用电话邀请。但要注意，对地位较高的客人，不要直接打电话找其本人，而应该通过对方的秘书传达。
3·再次确认，及时提醒
凡超过三天的约会，秘书须在约会前一天打电话给对方再次确认。若有变更，应即刻禀报上司另作安排；如无变更，则应及时提醒上司，准时赴约或等候来宾。
4·约会时间确定要考虑周全
首先，若你的上司出差，不要在他回来的当天安排约会，因为很有可能飞机误点或其他原因使他不能准时赶回。
其次，若你为上司安排了一个约会，在他外出之前，最好先打电话确认一下。星期一早晨、周末下午及节假日前后，尽量少安排约会，因为上司可能要处理很多在此期间积压的日常事务。
再次，安排约会时，应保证上司每天早晨有足够的时间完成当天办公室日常工作。
最后，不要在快下班的时候安排约会，以免上司不能顺利地完成当天的工作。
三、用用技巧进行挡驾
挡驾就是谢绝宾客来访和电话骚扰，这也是高级文秘的一项重要工作。
挡驾必须讲究方式、方法，最重要的是无论何时高级文秘都应以礼待人，不能简单生硬地将客人拒之门外。
若来访者的问题与本企业或本部门无关，应及时向其说明并尽可能地告诉他应该找什么单位或部门处理。
若来访者的问题无需上司出面，高级文秘应向其作出合理的解释和回答。
若上司不便会见来访者，应拿出合理的理由，委婉地拒绝对方。
若来访者无理取闹或纠缠不休，则应当耐心劝阻，讲明道理，必要时采取一定的措施。
若你不清楚上司是否愿意接见，则应问清楚对方的姓名、身份及相关事宜，向上司请示后再作答复。
四、及时提示和督促上司的活动
高级文秘不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表，还应及时提示和督促上司，将上司重要的活动通知有关的同事及汽车司机，要求他们与上司密切配合等。
可在办公桌上放一本个人专用记事的备忘录，或一本备忘录性质的日记本，或笔记本电脑及商务通，这是处理大量商业事务时提醒自己的必备之物。也可备一本小小的、随身携带的备忘录，可以在办公室以外的任何地方、任何时间做记录。即使是年轻的秘书，也不能过分相信自己的记忆力，俗话说 “好记性不如烂笔头”。备忘录能提醒你有关上司订约和其他一些事，但要注意，凡涉及到机密的事，不宜记录在备忘录上。
有些上司习惯在早上踏入办公室时，就能看到桌上有一份打印好的当天工作安排表，也有些上司喜欢秘书在下班前将次日时间安排表打印好给他，因为迅速地浏览一下卡片上的提示要比阅读写在日程表上的提示方便且记忆深刻。
所以，高级文秘必须在下班前检查一下自己的日程时间安排表，删除已取消或已完成的工作，加上重新安排的工作，以确保无误。另外，保存好这些备忘录、提示内容的日程安排表，因为它记录着你上司的活动和组织的正常业务交往，这样的记录对于澄清开支的来龙去脉及衡量你和上司的工作绩效都是很有帮助的。
第九节 受命督察工作
上司作出决定、下达的指示，最终都需要在承办部门落到实处。可是，有的员工有令不行，有禁不止，我行我素，影响公司决策的实施，致使一些问题长时间得不到解决。督察就是按照上司的指示，深入实际，了解情况，把公司的各项决议、指示付诸实施，变为实际行动，一个问题一个问题地去解决。
一、督察工作的特点
督察工作是高级文秘由被动服务向主动服务转变的有效手段。与其他职能部门的督察工作相比，高级文秘的督察工作有着自己的特点：
1·权威性
高级文秘的督察工作，从总体来讲是根据上司的批示或交办的问题，代表公司上司自上而下进行的，因而具有一定的权威性，易于推动下面落实，解决问题。
2·间接性
高级文秘开展督察工作，应依靠下面有关部门，一般不参加具体办案，更不能绕下层包办代替，但可以发表自己的意见。
3·广泛性
高级文秘的督察工作通常是围绕组织的工作重点要点去查办的，查办问题的范围较广。其他部门一般只处理其部门内部事务，如市场部主管处理业务，行政部主管处理行政。高级文秘的工作则并不限于某方面，只要是上司认为需要查办的重大问题，均可查办。
4·具体性和典型性
督察工作不是普遍指导和指示，而是对具体事项的检查办理。但是查办又往往能够起到举一反三、普遍指导的作用。
二、督察工作的主要方式
督察工作依其轻重缓急不同，可采取不同的方式，具体来说主要有：
1·电话询问
在督察过程中，对一些比较紧急而又简单的问题，函件往返不便，可用电话直接询问，或核实有关问题，通知抓紧查处，以免延误时间。
2·发函询问
对要督察的问题，可根据上司的指示，印发简要通知，或将上司的有关批示转给被督察的有关部门或主管人员，请他们核实情况，予以处理，并将处理情况及时报送上级主管。
3·召开会议
在督察的过程中，当涉及到几个部门的问题众说不一、出现分歧，或进展不大、遇到疑难时，高级文秘应协助主管人员出面召集会议，统一认识，打通思想，核实情况，集体会诊，解决疑难，有助于扫除督察工作中的各种障碍。这往往适用于一些较复杂的问题。
4·亲临查处
这一般是指遇到特殊情况，或事关重大的问题，采用上述办法不能完全解决时，则须亲自调查，弄清事情真相和问题实质，找有关部门的主管商量，协助部门主管正确查处，直到解决问题。
提醒您
高级文秘的受命督察是辅助上司工作的重要组成部分。高级文秘为完成督察任务，必须从自己的实际和特点出发，不断研究督察工作规律，创造性地开展督察工作。
三、督察工作的主要步骤
1·查阅有关资料
在查处那些事情比较重大、性质比较严重、久拖不解决的问题时，由于这类问题一般都有原始材料，可查阅这些材料，从中发现问题，抓住主要矛盾，探讨解决方法，确定工作思路。
2·努力吃透上情、摸清下情
必须了解上司指示精神和把握本部门的实际情况，把两者有机地结合起来，才能使上司决策得到执行。只有既吃透上情，又摸清下情，才能得心应手地为上司提供及时有效的服务。
3·科学选择督察项目
开展督察工作的首要环节是科学地选择督察项目、确定督察内容，对上司交办的工作，要普遍进行督察，保证件件有着落，事事有结果。
4·主动积极地搞好督察
高级文秘要发挥主动性，不能推一推，才动一动，甚至坐等督察结果。而应该从工作实际出发，紧紧围绕组织的中心工作，抓住热点、难点、重点问题进行督察。在督促检查中了解情况、发现问题、及时汇报。对重大问题还要跟踪督察，不断反馈，直到解决问题。
5·认真做好结案反馈
对各有关部门督察结果的反馈材料，要进行综合加工处理。本着“准确、及时、适用、浓缩”的要求，提高精确度，使之言简意赅、观点明确、论据充分、表达通俗，及时整理上报。一时难以查清的问题，也应如实报告。
四、督察工作的主要内容
督察内容不能面面俱到，要排好主次，分轻重缓急，使督察工作忙而不乱、井然有序地进行。
1·抓重点
围绕公司中心工作的开展，保证公司决策的落实执行。
2·抓难点
把工作中不易落实或难以落实的问题，抓住不放。一抓到底，抓出成效。
3·抓热点
对上司最关心、最担心的问题和客户反映强烈的问题，一定要抓紧处理，落到实处，见诸成效。
五、督察工作的注意事项
无论上司交办的、下属部门请示的、客户反映的还是高级文秘本身发现的问题，都需事前请求上司批准，事中请示指导，事后汇报并请求检查，不可独断专行。
帮助下属部门完成因各种原因未做好的工作，不能挫伤员工的积极性。
督察工作时首先要深入实际、调查研究、分析事实、找出症结，才有资格提出工作建议。
高级文秘应在尊重下级基础上督促、检查、帮助下属员工工作，不能隔手包办以，免又产生新矛盾。
高级文秘督察工作应讲求时效，按时办好，切不可拖延或半途而废，实在解决不了的问题，及时汇报上司，另出主意。
重大的事项先填写事项、内容、目的、操作步骤、负责部门及人员，然后通知原部门，再催办查问或直接调查。
探究·思考
1·面对每天收到的大量报纸、信件、快递，该如何处理？
2·你接到一个电话，发现对方拨错了号码该如何应对？
3·请简述接待工作的基本任务。
4·请根据部门实际所管文档设计分类方法，要有利于自己快速查找。
5·你对电子文档的保存是如何进行的？
6·工作中由于工作关系接触到技术文档时，你是如何进行分类整理，以便相关人员查询的？
7·你平时是如何维护信息系统的？
8·对于印信的管理要求你了解吗？
9·你上司要出差，你如何进行安排？
