在现代社会中，人们的工作越来越繁重，人们的业余生活越来越丰富。大家可选择的交际方式和沟通手段花样翻新，层出不穷。在这样的情况下，出现了一个新问题：书信要不要写，应该如何写？过去古人对书信是非常看重的，有道是“烽火连三月，家书抵万金”。实际上，目前不管社会如何发展，人们的沟通交际手段如何进步，书信仍旧是不可替代的。一般而言，书信具有以下三个作用：
第一，容易收存。现代社会，一条手机短信息可以迅速地传递过来，比书信迅速得多。但是，手机自身内存的容量有限，总是要旧的去、新的来，否则你的手机就没办法保存。E-mail可以保存许多信息，但电子邮箱容量同样有限。而书信则不同，它是实物，它可采用多种具体方式加以保存。
第二，传递感情。书信会有一些附加的因素在内，比如，信纸的色彩，信封的样式。女孩子有时候在信封上喜欢选择卡通、花蕾的图案。在选择信纸时，她们写情书的时候，喜欢用带香味的或者一缕清香的彩色信笺。这些都是她们精心选择的。诸如此类，好像电子邮件还可以考虑，手机短信则没有多大可能。但它们都没有书信那样令人感觉好，可以睹物思人。
第三，真情实感。一封好的信件，就像一件艺术品。它有情感，它有文字，它有书法，它有内容，它可以各种各样的形式声情并茂地表达情感，这个恐怕是那种千篇一律、格式严谨的电子邮件或手机短信息所永远无法替代的。
现代人的沟通手段尽管多了起来，但也有人懒得动笔写信，甚至连一封信都不写了。我曾对我的学生们要求：一定要每个星期给爸爸妈妈写封信，要多写一些，而并不是因为有事才写。在信里，可以说说你的学习，谈谈你的生活，与他们交流一下你的生活和情感。它对父母们来说，就如同见到了自己的孩子一般，会觉得非常亲切。当然，有些人在这方面的表现得比较差劲儿。
有一天，一位家长跟我说，孩子给他写了封信，信上只有三个字：“爸：钱？寄！”难道父母是印钞机吗？就算需要钱，也要写个理由，要具体明确一下：要多少钱，怎么寄过去吧。这些都要写上，否则，就是不尊重父母啊！
书信的写作，从礼仪上来讲，大体上可分为以下两个问题。
第一个问题：信文的写作。一封信主要分为两个部分：一个是信封、封皮，信封上面的文字我们叫封文。另一个则是信里面那个瓤儿，信纸上写的东西我们叫作信文，或者叫笺文，它写在信笺上。从总体上来说，信笺是书信的基本内容。
第二个问题：封文的格式。封文的格式，在此指信封上那些文字的具体格式，以及寄交信件、收到信件时所要注意的问题。
书信礼仪主要就是由这几个具体的部分所组成的，其中最重要的还是信文的写作。它是重要问题，写信时每个人都需要注意。
书信是情感沟通的桥梁。在书信中自己所要表达的真情实感方面，我们应该注意哪些问题呢？主要有以下两点：其一，真实、认真、准确地交流信息。就是要尽可能把你的所思所想认真地、准确无误地、及时地传递给对方。其二，一定要注意内容的规范性问题。不可乱写，不宜妄为，否则会词不达意，招致误解。
首先，我们来谈谈信文的写作。信文，即信里面的主要内容，我们一般把它的具体写法叫做信文的格式。信文格式是什么样的？就是一系列的条条框框，就是必须遵守的写作信文的基本规则。实际上，它就是信文的标准化写法。从基本内容上来讲，信文的具体格式涉及到以下三个点：
第一，信文的前段。信文的前段，实际上就是老百姓所说的信的开头。一封信你总得有个开头，明确信是写给谁的，它要谁去读。信文前段大致上可分为两项：其一，是对收信者的称呼。比如，“爸爸”、“哥哥”，或者“王经理”等等，都要有个称呼。其二，是问候语。比如，“你好”，“别来无恙”，等等。在一封书信里，称呼一般的标准写法是写在一封信的最前面，通常从第一行开始写。我们现在的信文一般都是横写的，所以第一行要顶格，即不空格。接下来，一般要写对对方的问候。问候语可以在称呼后面接着写，也可以另起一行，空两个格写。但是，二者都是独立成行成段的。也就是说，其他内容不跟它连续。
第二，信文的中段。此部分，就是一封信中间的部分，是传递信息最重要的部分。在这一部分，有以下这么几个点要注意。一是叙事要清晰，二是内容要集中。一封信，最好就是一事一议，所叙事件别太多。你说完东又说西，结果什么也没说清楚，让人如坠云雾，摸不着头脑，就劳而无功了。再者，为了表示条理清晰，最好是多分行，多分段。我曾经收到一位同志的信，从头到尾几千字，但就两段。第一段是问候语：“金教授你好”，然后一段就直接写事儿，连自己的署名落款都放在那个大段落里去了，把我都看晕了。整整三页纸啊，上百行，根本不分段。而且有的句子很长，有几百个字。读起来拗口，难为我啊。看起它来真的会有主次不分、头绪莫辨的感觉。所以说，信文中有两点一定要注意：一个是要清晰，另一个是要集中。
第三，信文的后段。这一部分，指的是一封书信的收尾之处。它通常并无多少实质性内容，但其格式上的要求却非常之多。一般人写起来信文，容易出的问题就是在信文的后段。信文的后段，一般又由下述几个具体部分所构成。
其一，结束语。结束语可以在中段的后面跟着写，可以单独成行，也可以不必单独成行。在一封书信里，结束语就跟我们要说再见差不多。
其二，祝福语。结束语就是告别语，然后就是祝福语，顺便表达自己的祝颂，例如，多多保重、祝贺春节、元旦快乐，等等。祝贺语一般怎么写呢？它有两个写法：一个写法就是在信文中段的最后，在结束语后面直接写。还有一个写法，即分两行来写。首先这一行不顶格，空几格，然后写：“祝您”，或者“谨祝”。下面就顶格另起一行写。比如，“顺祝”，这是头一行，前面空几格，然后“春安”则顶格写在下一行。
其三，落款语。落款语，即这封信是谁写的。落款语具体又包括两项：一个是写信者的姓名，一个是写信者和对方的关系。比如，我给我爸爸写信，落款就会写：儿子某某某谨上。表示晚辈和长辈的关系。然后，再写上日期。在有些情况下，如果长时间不通信，就要写上年月日，至少要写月和日。这样对方跟你认真起来，他才会知道这封信是你什么时候写来的。
其四，附问语。附问语，通常是对收信人身边之人的问候。比如，我写信给你，你是一位女士。我跟你年龄差不多，我跟你是同学，你正在热恋之中，或者刚刚结婚。我是男士，我担心你的男朋友看了这个信之后，会产生别的想法。出于一种礼貌，或者考虑周全的想法，我会顺便问候你的男朋友。我可以在中段结束之后，或者在落款语前后写上一句话，顺便向你的老公转达我的致意，顺便问你的爸爸妈妈好，顺祝你的家人康泰平安，等等。像这样的一句话，就叫附问语。
其五，补述语。当你写完了信，突然想起来还有一些内容没有写上去。书信不可能像电脑那样，随便插进去一段。写信时，你总不能在其中间剪去一段，然后再贴上去另外一段。反复打补丁，肯定不合适。所以我们就需要在信的末尾写上一些内容进行补述，此即补述语。在写补述语时，需要注意以下两条：
首先，一般可以不写。每一封信，都应该是在认真地进行了谋篇布局、深思熟虑之后再写。你在此后加一个很长的补述语，给人的感觉就是想说哪儿就说哪儿，一点也不严谨。当然，实在有事需要补述也是应该写上的。写的时候，应尽量简短，别太长。一般的补述语只宜叙述一两件事儿，别补述的事情太多。
其次，不要写到天地之间去。补述语一般都是写在信的最后，即落款之后，并应单独成行、成段去写。不要在信纸最上面写一段，而后想起什么事又在下面写上一段。左边写一段，右边再写一段，那样子给人一种乱七八糟的感觉，那样这封信就不美观了。
其六，附件。有时候信里面还会加一些附件。比如，公务往来，会夹上某些文附。有人推荐你到别的单位去，会在推荐信中把你的个人简历也一起寄给对方。那么，在信的后面就会注明：后附某某同学个人简历一张，请参阅，阅后退还。这些必要的说明，都要在信里交待清楚，否则人家就可能用碎纸机把它处理掉了。附件使用的时候，要注意的有如下两条：一是不要有碍信件的携带和交寄。附件太重了，不行；比信本身还重，更不行。二是要遵守国内、国外以及国际邮联有关邮寄信件的一些基本规则：不要夹带现金，不要夹带贵重物品，等等。否则丢了之后，后果自负。这是常识。
以上，就是有关信文书写方面所应该注意的一些事项。接下来，我们再来谈一谈有关信封格式方面所要注意的一些问题。
我们一般把信封的书写格式叫做封文的格式，它具体是指信封的标准化写法。对此问题若不注意，就会出现一些麻烦。比如，有时候，经常会有同志在信封的封文上乱写称呼。我在上大学的时候，我老爸给我写信，上面写着这样一个称呼：“金正昆同志收”。这信居然在我们宿舍相互传阅。因为我跟他们说写信的那个人是我爹，大家不相信，说哪有爹叫儿子“同志”的。我就问他们的父亲是怎么写的，他们就说都是写：某某儿子收。我说，其实那样写是不规范的。严格地讲，封文上的称呼是有特定含义的。请注意，收信人后面的称呼是给邮递员或带信人使用的。比如，邮递员把我爸爸写给我的信送到我这儿来了，上面写：“金正昆同志收”，就是请邮递员到时候称呼我“金正昆同志”。对方有时候不清楚我的性别，可以写：“金正昆先生收”。我爸爸写信给我，有时候也写：“金正昆先生收”。这正是懂得礼仪的人才这样写的。
