§§§第1节提高你的时间管理技能
做个时间管理的高手
看完了上一章的介绍，或许每一个都会想成为一名时间管理的高手。试想，从现在开始，每天给你1万元现金，任凭花用，但其中的规定是“不可以用在贷款或分期付款，而且在每天过完的时候，没用掉的部分会消失，无法存起来。”面对这样的情况，你会如何使用这笔钱呢？
刚刚听完这个美妙的设想，彷佛相当过瘾！每天有1万元，嗯，好多东西可以买，也可以去吃各种大餐或到处去玩。问题是生活中有多少东西会需要再三的汰旧换新；有多少吃的地方可以让我们不断的换口味，就算重复去也吃不腻？还有玩的地方是否也能一再重游，仍不失其吸引力？这个比喻，不就是我们每天所使用的17个小时吗？（若说睡眠平均是7个钟头的话）这1万元不就是要在我们眼睛一睁开所面对的一天里花掉吗？这一天会被我们用在上班，或在家带孩子，其中包括吃饭、坐车；如果是学生，就有上课、写报告，业务员则有拜访客户、服务顾客；销售保险的，也得去探望正在申请理赔的保户；制造业的朋友得在生产流程中忙碌。仔细一瞧，在办公室中我们每天见到的同事都是同样的那些人，客户也差不多，就是同样那几个类型，而且即便是发生了状况，连状况也大概只有几种！只要在某种环境待了一阵子，日子多趋于规律而平常，唯有的差异是工作量的大小，至于个人需要的聪明才智，解决问题的方法，在每天的生活中也都差不多。
那么，我们如何保证能在每天使用那1万元时，按照“心中有谱”的方式去花费呢？如果不是太肯定钱该花在哪儿，还可以让它留在口袋里，等我们想清楚再说，但时间却不等待。你是那种前一夜上床前，心中即对第2天的开始充满期待，早上一醒来就有一些已安排好了的事件、活动等着去做，还是无论身体状况如何，心境总是落寞，生活总是平淡而无趣，是很单调的“忙”而已？
所以，时间该如何管理？它不能存、不能留、不能零存整付，好像只能安排，于是时间管理好像变成一种诅咒，我们如何把它当做一种功课来做？如何变被动为主动？我们怎能在上天给我们的挑战下认输？
好了，请拿出我们“精打细算”的本性，正如在准备付钱的时候，我们心里很清楚自己会有什么样的获得，无论精神的或物质的，都按照原来的期待一一发生。时间管理就是谈“事件的选择”——规划；谈“掌握”——一套方法、保障事件的落实性。而在规划方面，第一大前提则是个人的方向；方向定了才可能画路线图，路线决定了，什么该做、什么不该做就清楚了，而掌握方面，则需要培养一种分析的思维能力与习惯，才不致把自己弄成一个“专制”、“霸道”、“事事操控”、“自以为是”的怪物。
著名管理学家、美国的唐纳德·C·伯纳姆在他的名著《提高生产效率》中提出了提高效率的三原则，即当你处理任何工作时必须自问：能不能取消它？能不能与别的工作合并？能不能用简便的东西代替它？这三个原则对我们管理时间来说，应该是可以借鉴的。令自己满意，让别人欣赏的时间管理，其实是一串“习惯”的组合，提高时间的效能，就是要合理使用时间和节约时间。对于现代企业而言，可采用如下的管理时间和节约时间的方法：
学会从事务性工作中摆脱出来。
企业管理者最重要的是要弄清自己的岗位职责，用它来判断哪些事是自己必须做的，哪些是应该做的，哪些是能够做的。先做最重要的事，一个高效率的领导人应该把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。不要什么都想干，一个领导人必须懂得什么样的事情不宜去做，不宜强行作出决定。“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的，几小时利用得有效？”要将这些问题放在心中思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定哪件事应当先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香“了。很多事，就是如被搁置以致成了无法解决的问题。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
每个人都想成就一番事业，但现实生活中，纠缠你的东西太多了，它们从各个方面牵制你，迫使你就范。想做某些不同及矛盾事情的时候，理智、感情及身体的需要全部都必须满足，但又往往不能同时满足它们，有时候它们还必须争战一番。该如何决定呢？我们不妨听听如下的忠告，或许可找到一点解脱之法。
其一，应当试试“例外管理”方法。如果你是个拥有下级的管理人员，那么这种技巧也能大大地节约无谓的时间浪费。你可能发现，你手头的文件和报告已积压了不少，再若送来，你简直就要被它们湮没了。这时你就可以采用例外管理的办法。只让下级报告那些违反一般规定和制度的材料，没有任何问题，完全按照计划执行的工作则不必报告，这样一来，自然会大大减少文件和报告的数量。按此法处理问题，就会使领导者从日常琐碎的事务中解脱出来，从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事转到为数不多的大事上。
其二，我们还可以对你遇到的各种事情，抱着“对琐事敬而远之”的态度。当然这不是“随它去吧”的观点，而是为了使自己有时间处理重要的事情。你不妨这样试试，凡是你认为下级可以处理的事，就要大胆放权。分配下去的工作，无论如何也不允许它再回到你自己的办公桌上来。只有当预先计划时设想的情况发生重大变化，令下级无所适从时，才可以由你来解决。高效率的管理者不应陷入贪多嚼不烂的错误之中，事事都想试一试，结果哪一件也干不好。这就需要领导人有胆识作出选择，要有很大的勇气敢于说“不”！敢于作出否定的决定。这就是为什么说勇气是管理人员的一个重要素质。因此我们说，一个经理应该是他部下的助理。美国国际机器公司在管理经营方面作了许多研究，把经理的任务规定为“下级的助理”。国际商用机器公司（IBM）发现一个经理若把他的主要作用看做是帮助下级开展工作，那他便是一个高效率、能产生最好效益的经理。因为一个经理毕竟最多只能做一个人的工作。但是，他如果能确保从各方面去帮助下级开展工作，那他便可大大提高工效。这正是他的主要作用所在。这远比他花大部分时间，集中精力去做具体的事务性工作会产生更好的效果。
要有效地计划与安排自己的时间。
当你注意今天的每一件工作时，就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”。一大早，口述和笔录大约要30分钟，接下来30分钟就该和老板讨论了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班，现在已经十点四十五分了。午餐前，也许要和采购部门接触，而且说不定还得赶到市区去加某某主持的会议呢！这就是“时间分配”。它的秘诀是要确定你眼前的工作，到底要用多少时间，那也只有请“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做，你将会很快地发现，不必要的琐事都已分配给属下操心去了，再不会出现在你的工作表上，这可替你滤掉不少的麻烦。
有一位身兼数家商业杂志社的总编辑，要求属下把信件都送到他办公室里，他必须拆信、看信，再把信件分成若干堆，决定分给属下那位编辑处理，接着亲自送到每人桌上。整个过程平均就用了一个钟头，于是，他每天加班，要不然就带着“家庭作业”下班，才有办法把工作完成。除此以外，更坏的是他的编辑人员，不得不等他送信来，整个编辑部门成天都是口述作业。这位总编辑之所以会这样，就是他想知道下属究竟是在做什么事。最后，他意识到自己只是在虚耗时间。以后，他的编辑开始直接收信，并做成新闻或新动态的摘要呈给他了。事实证明，以往他一直浪费了大半的时间，因为几乎有3/4的信件是向废纸篓报到的。
除了要合理分配时间之外，管理者还应当排定自己的时间表。某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中删除掉。何时开始做记录表并不重要，重要的是你心中必须经常有时间表的观念。这类表的重要作用是，你一次只能做一件事，如果一心二用，做东做西，那你就降低了处理眼前事务的能力。
凡事预则立，不预则废。抓好“五个战略时间”内行动方案的制订，可以提高时间的利用率。“五个战略时间”及行动内容分别是：
·“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日睡醒时就有明确的行动计划；
·“周之末”总结本周工作，拟定出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标；
·“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情；
·“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方；
·“岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之处，列出下年度的工作目标。
除此之外，还需写好目标一览表、日记、记事簿等。最后把自己的工作结果与计划的预期目标相比，如果相符，即说明你有效地管理了时间。
找到节省时间的措施。
做好了工作计划和时间安排表，就要按计划行事，做一个有条理的工作者。提高管理效能就需节省时间，集中主要精力干最重要的事情。在此介绍几种节省时间的办法，供大家参考。
其一，选好秘书。专职秘书是管理小组中非常宝贵的成员，一个称职的秘书不仅知道工作的具体内容，上司的职能和责任，而且了解上司的爱好、厌恶、成见、嗜好和考虑问题的方法。秘书为领导安排个人计划、处理文件、过滤信息资料，类似汽车引擎中化油器所起的作用。萨克逊在谈到秘书的作用时说：“她随时掌握办公室的动向，并且不断地筛选打来的电话，顺便筛选来访者和邮件，决定哪些应该得到我的优先注意。我不在的时候，她应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意。”所以，企业领导应选一个有能力、聪明又富有同情心的秘书。
其二，制订“闭门谢客”制度。这不是说企业领导者不接待客人，而是安排闭门谢客的时间，让自己每日有足够的时间干自己必须干的事情。要求秘书当好门卫，不让来访者和电话打扰自己。即使是开门办公时，筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话中断和结束，都要秘书掌握好。
其三，减少会议，充分利用会议记录。不必要的或可开可不开的会议应取消，必须开的会议也要压缩其长度，利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。会后记录应于72小时内送交与会人员跟催。会议记录需经与会人员签字，及主席认定内容无误之后再传交与会人员。召开会议应预先通报议事日程，指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间，这样会议会更有成效。
其四，要有正确的错误观。有权的企业领导不允许别人犯错误，结果就会发现，他的下属会因怕出错而不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会，应该有犯错误的自由。当下属犯错误的时候，应该关心他们；帮助他们认识错误，讨论采取各种步骤，避免今后再犯错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回他的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。这样，他们就会将事情上交，用一些鸡毛蒜皮的事情来消耗领导者宝贵的时间。
学会积零成整。
如同储蓄一样，时间也可以积零成整。富兰克林曾说：“忽视当前一刹那的人，等于虚掷了他所有的一切。”人们常常以为，一天的时间并不算短，浪费上几分钟何足道哉？但是，一天里能有多少个几分钟呢？你轻易放弃了眼前的几分钟，以后的那些几分钟大概也会同此下场。时间里面也有数学。时间既是加法，又是减法。善于利用时间，积少成多，是加法；反之，看不起零星时间，随便弃之，丢一点少一点，就是减法了。人的一生亦然，既是加法，也是减法。对一个人的年龄来说，过一天，加一天，而对寿命来说，则是过一天，减一天。面对时间的减法，大可不必悲观，生活中正在流逝的分分秒秒固然瞬息即逝，但又是可以抓住的，因为它是现实的时间。俗话说：“滴水可以穿石”，这正是时间的加法在起作用。
如何把时间积零成整呢？由于时间不能储存，不能采取到银行储蓄的办法搞零存整取，其诀窍就是要把工作化整为零。当某项工作需要占用较多的时间才能完成，而我们的时间有限，难以找到这么多的时间，只要能把这项工作分解为若干部分，化整为零，就可以用这些零星分散的时间去做，积以时日，最终就可以做完。
下面我们给出几点建议，帮您充分利用零碎时间：第一，检视行事历：常常赶场的人一定要习惯抓住机会反复翻阅行事历，以免大意遗忘一些小事或约会，同时也可以盘算到底什么时候该为家人或自己安排个休假了；第二，作企划：“等”本身的紧张性其实是很专注的，只要习惯，绝对是作计划、企划的好时机；第三，反省：大家都知道三省吾身的重要，可惜，现代人在极度忙碌下，反省已经成为专业修行了，何不利用“等”的机会，闭目养神，祷告灵修，看看自己是否日渐庸俗失去童稚？第四，创作：很多歌词、歌曲、剧本或部门工作计划，甚至一个好点子，都是生活中一刹那蹦出来的，所以最好随身备有小札记本记录下一些即兴想法，那是极其宝贵的创作灵感。
不少有成就的人，都是善用零星时间的高手，他们把被大多数人毫不在意的点滴时间利用了起来，终于取得可观的收获。达尔文就是在锲而不舍地利用点滴时间。他说：“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”正是这种惜时如金的精神，使他一生做了常人难以想象的许多事情。他的《物种起源》就是在28年中完成的，假如没有他那种珍惜每个5分钟的精神，相信28年也无法完成这部巨著的。诺贝尔奖金获得者雷曼曾向人们介绍：“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间，即使只有五六分钟，果得正用，也一样可以有很大的成就。”
