代表在进入会场时要办理签到手续，以便统计人数。小型会议，可以在入口设立签到处。代表在签到簿上签名，即表示到会。大中型会议一般可事先发签到卡，在入口处把签到卡交给工作人员即可。签到是为了统计到会人员情况，统计人数要准确、及时、迅速，随时准备领导询问到会情况。
2．安排大会发言
大会发言要事先排定人选和次序，文员可以提出初步意见，请领导确定。确定发言人应该注意三个平衡：
（1）领导人之间的平衡
高一级领导或主要领导的发言，如果是开幕词。动员性的、启发性的，应安排在第一发言。如果是总结性的，综合性的，则放在最后。如果是讨论发言，座谈发言，应交叉安排，以使会场更生动活泼。
（2）单位平衡
发言单位的选择，应首先注意典型性，其次才能照顾单位与单位之间的平衡。
（3）内容平衡
发言人的内容应都是围绕一个主题内容，不同内容安排在一起不便于集中思考和会后讨论，因而效果不好，如果内容属同类，可以只安排一个人发言。
3．记录
会议记录是对发言内容进行的客观文字记录，一次重要的会议，都应当有专人作记录员。记录分详细记录和摘要记录，一般使用专门的印制的，会议记录本或者一般笔记本，其内容应包括：名议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人、主持人、发言人 和记录人。
4．选举
选举议程应按照《选举法》规定的程序进行。
（1）准备选票
事前应根据选举形式准备好选票。
事前应该对具有投票权的人数，弄清候选人的名单，然后印制选票。选票应印两套，其中一套作为第一次无效时备用，选票应盖上印章，由专人密封保存。
（2）投票
根据投票人的多少，准备投票箱，人数多的会议，投票箱按区分设，要事先划定投票路线和投票顺序。在票箱前要有大会推选监票人监票。投票前，大会主持人要讲清楚投票注意事项。
（3）选举统计
打开票箱后，先核对投票张数与发票张数是否一致。多于发票数的，则为选举无效，应重新投票。每一张票有效、无效，按大会规定统计。
（三）注意事项
除了做好上述的工作，一个成功、高效的会议还需要注意以下事项：
1．重视外国人的习俗
当今的商业向全球化发展，与会人员常常包括来自各个国家的成员。当你在国外召开会议或邀请外宾来国内会谈时，一定要注意文化习俗的微小差异。以下是几点建议：
①除准备咖啡外，还要准备茶水。考虑对茶叶种类的嗜好，以及随之而来的礼仪，提供服务。例如，用玻璃杯代替茶壶供客人饮用。
②精心准备食物和酒水。外国人通常喜欢尝试中国式的食品而不是他们本国的食品。然而，一定要清楚哪些食物与酒水不适宜。
③记住客人的名字是非常重要的。比起中国人，外国人对礼仪的注重更具代表性。
④不要随意接触。大多数外国人不喜欢类似挽手臂、拍肩等的接触。
⑤如果会议过程中需要翻译，确保你能随时提供。作为发言人，你用本国的语言讲话，译员要随时翻译。你的同事中或当地大学、学院的外语系的学生是你寻找译员的最好来源。
2．关心有特殊需要的人
当你遇到行动异常的人时，不要轻易作出判断。因为，有些人可能存在不会被即刻察觉的急性残疾。你可能遇到，糖尿病患者、关节炎患者、癜痫病患者、心脏病患者、肺气肿患者、精神病患者、早期的多性硬化症患者、爱滋病患者等。一定要尊重和理解他们。
下面是使场地便于有特殊需要的人进出的方法：
①确保坡道和通道没有存留的冰雪（这将使每个人都不必冒跌倒的风险，同时残疾人也不必费力绕行）。
②在你的等侯室内至少要为使用轮椅的人留出空间。
③为使用手语或弱视的人提供足够的光线。
④安排有视听残疾的人在前排就座。
§§§第三节 常见会议礼仪
（一）代表大会的礼仪
代表大会包括人民代表大会、党员代表大会、共青团代表大会、职工代表大会、妇女代表大会等各种类型。代表大会的礼仪，应注意以下四点：
①代表的产生要符合各种代表会议本身的规定。
②代表会议可以设主席团。会议正式开幕时，主持人（或主席）要向全体代表宣布整个会议议事日程，并分发文件（会议报告等）。在会议过程中，还可以印发简报。
③代表们对于会议报告所提出的意见，会议应认真听。
④代表会议一般都要进行选举，选举要按程序进行。
（二）例会的礼仪
例会指固定时间、固定与会人员、固定地点的制度性会议。会议的内容以传递信息、交流情况、安排和布置工作为主。例会礼仪应注意以下几点：
①例会无需事先发通知，但如临时取消一次，应及时通知全体人员。确实不能出席的应当请假或安排人员代表自己参加并告知主持人。
②座位多安排成“口”字型或“圆桌型”，会议时间力求简短。
③例会一经形成制度，如遇十分特殊的情况，不能取消改期。
（三）报告会的礼仪
报告会是请专家学者、先进人物或领导干部以及其他有关人士进行专门报告的会议。常见的有形势报告会、学术报告会、劳模报告会或先进事迹报告会。其礼仪有：
①选择的报告人一定要既有名望，又对报告内容有真知灼见。会前会后宜派专车迎送，还应有对等的组织人员陪同，要妥善安排其衣食住行。
②报告会要设主席台。报告人作报告时，主持人要在场作陪，而且必须同所有与会者一起认真倾听，不能分心去看书刊杂志等。也不能显露出疲惫、焦灼等神情。
③报告会如要录音，必须事先征得报告人同意。
④报告会的参加人数不限，但不能太少，座位排列成“教室型”。
⑤有的报告会，听报告的人可以递“条子”发问，由报告人作答，形成“对话”的形式。口头提问亦可。
⑥报告结束后，主持人可以作扼要、简洁的讲话，并向报告人致谢。同时，请报告人先退场，然后听众再退场。
（四）座谈会礼仪
座谈会是邀请有关人士一起，围绕某一问题进行讨论，或为沟通情况、增进情感而进行交谈的会议。座谈会礼仪有如下几点：
①通知要有明确开会的时间、地点、座谈的内容及对与会者的具体要求，并及时发送到被通知对象手中，使与会者早作准备。
②主持人首先介绍会议目的，内容和座谈形式，座谈会要在平等的气氛中举行，主持人要同与会者围坐在一起，在介绍与会者相互认识后即迅速引导发言，防止出现“冷场”的现象。
③座谈会鼓励发言和争论，活跃会场气氛，使与会者知无不言，言无不尽，营造热烈、融洽的气氛。不要去看书刊杂志等，也不能显露出疲惫、焦灼等神情。
④听众应尊重发言人，不能在下面交头接耳，不要随便退场。
（五）纪念会礼仪
纪念会要求开得既隆重，又庄严。其礼仪主要有如下几点：
①会场布置要素雅，不宜色彩缤纷。
②纪念个人的，一般邀请其家属参加；纪念某个事件的，一般邀请与其关系密切的人员参加。
③当被邀请者进入会场或走上主席台时，全体起立行注目礼。
④会议仪式程序一般是首先由主持人宣布会议开始、与会人起立、向被纪念者默哀；接着是主持报告，报告应简介被纪念者的生平和主要事迹，阐明纪念的意义，或者是介绍被纪念事件发生的背景、经历和历史意义；然后是各界人士发言，共表纪念的心愿。
⑤与会者在纪念会全过程中都要认真严肃，不能随便走动，更不应该自由议论，以至影响全场肃穆的气氛。
⑥会议结束后，主持者要对被邀请者表示慰问。被纪念者家属也可以致答谢词。
（六）新闻发布会礼仪
新闻发布会是党政机关、企业和各社会团体为公布与解释重大新闻而公开举行的会议，参加的人员以记者为主，故又称为“记者招待会”。其礼仪主要有发下几点：
①新闻发布会在某件有重大新闻价值的事件发生时，由单位文秘人员协助主要领导干部及时举行。
②小型新闻发布会布置成“圆桌型”，大型新闻发布会采用“长方型”结构的会场形式。会场力求安静、舒适。
③单位或部门主要领导干部担任主持人。主持人简介 情况后，由文秘人员做详细发言。
④某一新闻发布会的程序，发布单位或部门内部先要统一认识，因为意见不一致会影响会议效果。
⑤会议主力单位发言人要尊重记者提问，不能阻止记者发言。但主持人可以凭自己的才能把握会议主题，引导记者深入提问，避免重复提问。
⑥会议可以根据需要，向与会人员提供各种文字、图表、音响资料，会前会后还可以组织现场参观，但时间不宜过长。
⑦记者在发布会上要注意本身的仪表举止。提问要遵守秩序，提问完毕，要向发言人致谢，不要提别人已经提过的问题，不应提与发布会主题无关的问题。
⑧电台、电视台的记者参加新闻发布会，要防止视听设备破坏会场的气氛。
§§§第四节 提高会议的效率
（一）制定完善的议事日程
期望会议高效，一个完善的议事日程便是你的会议蓝图。没有它，会议会十分混乱（没有秩序），也不可能达到预期目的。议事日程的价值是：当你把议程落实到纸上时，可以抽时间考虑此会议的目的和应优先考虑的事。它是个有效的领导工具，使会议按计划进行。它有益于参加者，他们因此能逐渐获得成熟的想法，愿意而且能够对会议作出贡献。当你准备议程时，明确时机、抓住机会，而不是问题。制定详细完整的议程，下面是一个议程应包括的事项。
1．把握会议时间
会议的开始、结束、会间休息时间和报告的长度要明确。会议持续的时间应以足以解决手边的事务为限——刻不拖延。记住：一个半小时之后效率逐渐降低，两个小时后则急剧下降。
①时间很长的会议，每隔一个半小时就休息几分钟，让参加人员可以伸展筋骨，跟同事聊聊天，打打电话等。
②自行设置时限。例如，您可能需要立刻作出决定并即刻召集人员。
③早晨，人们最为清醒。
④尽量避免星期一早晨之前或星期五下午之后开会。
⑤除非不可避免，不要召开近似于消磨时间的会议。
⑥开会避开宗教节目。
2．地点
办公室和会议室是能为会议的召开提供便利且不必支付费用的场地，但有时你没有选择权。假使你有选择权的话，这些事情应予以考虑：
①交通便利。确保会议地点容易到达。
②地点中性。如果开会的目的是解决一场冲突，选择一个中立的地点——不是冲突双方任何一方的办公室。
③审慎选择。明确会议内容，谁必须到会。例如，你想与客户会谈，去客户那里拜访是一个明智的选择。
3．其它
①预算。明白你所承受的费用。
②需求。认真估计你的需要和参与会议者的需要。
③目的。如果有必要，列出目标和预期结果。
④出席者。要求参加会议者的名单。
⑤谨慎地选择和思考后，再邀人与会。只有必须参加的人才邀请，很多会议其实不一定必须召开。与会者应包括对会议要讨论议程的生意有直接责任的人，以及那些必须在会议中学得经验的人。另外，邀请公司其他部门的人参加，因为他们的专业知识对会议有帮助。
（二）组织高效会议
如何花较少的时间，又能使会议富有成效呢？一般应遵循如下原则（尤其当你主持一个会议时）：
1．会议开始前
（1）分发会议日程表
即使已经给每一个参加者分发了一份议程，但某些人可能没有带来。如若每人桌上都有一份议程，有益于会议按照计划进行。
（2）使所有的与会者相互了解
如果此次会议只涉及几个人，可适当地作一下介绍。如果是大型会议（12个人或更多），并且绝大多数与会人员彼此间并不了解，可以主持一个结识会议，你可以赞美的态度将所有新人介绍给大家，而且将其他人的姓名、头衔和职责介绍给新人。
（3）会议要有开始和结束时间
会议记录上要提及会议开始和结束的时间。会议期间，要参照结束时间进行议程，到时要尽快结束会议。如果需要一个或三个小时，要把时间分配好、计划好。要知道，人们无论是否需要都愿在规定时间内完成，因此，会议越短越好。
2．会议正式开始
①主持会议（或请他人主持）。主持会议的人要有权威，有官职或有知识都可以，他要能维护会议秩序，保证会议开得有效率。
②要有书面的议程。会前不一定把议程分发下去，尽管这样有利于与会者先做准备。重要的是要有一个议程，会上可以分发，它不仅可以提高与会者的兴趣和信心，也可以帮助会议正常进展。
③创造一个有成效的环境。通过引导争论来调节气氛、管理会议的进程。为新观点的发表和共同分享提供良好的环境，做会议推动者而不仅仅是上司。通过提问和回答问题、询问意见、选择有价值建议的评判标准、提出解决办法，并激励与会者等等。使会议成员觉得易于交流、合作，提出或接纳有建设性的批评。
④决不要指责他人不成熟、不专业、笨拙或没有责任感。
⑤不要轻易下结论。
⑥避免坏的、糟糕、万一、总是、可能等不确定性词浯。
⑦主持会议时，有帮助的语言包括：“你能跟上吗？”“我们不全体讨论”（对那些底下讲话的人说），或者“今天我们不打算解决这个问题”（对那些离题的人说），以及“对不起，玛丽有话要说完”（对那些企图打断别人讲话的人说）。不要怕行使自己的权利，与会人员会喜欢会议有序地进展的。
⑧在会场内洋溢紧张和非言语能沟通的气氛时，知道以严正的态度来掌握现场，事后和每一位相关的人详谈。当然，与会者有时候会有公开的敌意，记住，必须立即处理。
⑨确保会议顺利进行：当激烈争论时，可以指定几个发言人。如：你可以第一个发言，然后……；当长时间的沉默时，可以开玩笑地说：你们是睡着了还是正在思考；当情绪开始衰落时：我们还有一会儿就要结束，完成之后继续上午的工作，要不我们先休息一会儿喝杯咖啡；当陷入困境时，可以说：好，就到这儿。我们马上就结束……或看起来我们的讨论陷入了僵局、让我们悄悄地回到正题；当一言堂时，可以说：为什么我们不听听其他人怎么说？我们该继续进行了，如果我们有时间还可以多讨论一会儿，或者我们会后讨论它，您能讲得更简明一些吗？
⑩请某人做记录并编写会议纪要。尽管没人喜欢做记录和写纪要，但是，它可以记录会议内容，给没有参加会议的人提供帮助。做记录是秘书和行政人员的工作。如果有秘书，很好。如果没有，低级职员可以轮流做。
做会议记录时，应注意：
第一，记录会议日期、时间、场所、出席会议的人员等。如果你对与会人员不熟悉，问清他们的姓名或索要名片。
第二，坐在会议主席附近，以便听得准确清晰，不要羞于请求重复有关的信息。
第三，自始至终保持清醒、机敏。每有一个新观点提出，你必须记录提出者和赞同者的姓名。
第四，自行判断应记录的会议内容。当你不能确定时，不要把这个信息漏记。
3．会议结束时
在会议结束前，要形成清楚的结果，即：决策或下一步行动。许多会议共同的问题是没有一个清楚的结局，只简单地说一句“今天会议到此为止”就草草地结束了，或者无目的说一句“我只想重申早上我们所取得的成果”，就结束了。其实，没有人知道今天早上取得了什么成果。如果你不清楚，可以问一下，“今天早上取得了什么成果？”“我们下一步到底该做什么才对？”等等。
