§§§第一节 秘书工作的特点
一、政治性
新时期的秘书工作，是为现时的领导人或领导集团服务的。它作为一种辅助领导进行管理、办理事务的工作，必然体现领导者的意志和愿望，带有政治性。新时期的秘书工作政治性强，是因为它在协助现代各级领导机关制定和贯彻各项方针政策方面负有重要的责任。秘书各方面的工作做好了，就能为领导提供正确的决策方案；就能把正确的方针政策落实、执行；就能充分调动各部门的积极性，推动全局工作顺利开展。如果秘书工作做得不好，就会直接或间接影响领导决策；就会使政策难以贯彻执行；就会使各部门不能协调行动，全局工作无法正常运转。
新时期的秘书工作政治性强，还与秘书的特殊地位有关，尤其是党政机关秘书人员。秘书的三个特殊，即“岗位特殊、工作任务特殊、工作影响特殊”。岗位特殊，是指秘书是领导的近身人员，处于关系全局的特殊地位；工作任务特殊，是指秘书作为领导的参谋和助手，领导指示由他传达，许多问题由他代表领导答复和处理；工作影响特殊，是指他的一言一行，都直接影响单位或领导人的形象。另外，秘书机构和秘书人员在协助领导工作时，经常接触党和国家的机密。即使是日常性工作，也往往带有一定的涉密性。因此，新时期的秘书人员必须政冶可靠，品德高尚、作风正派。而各级领导机关，对现代秘书人员必须慎重挑选，严格要求。
二、辅助性
“辅助性”是与”主导性”相对而言的。从管理系统看，领导处于主导地位，属于决策管理中心；秘书机构处于附属地位，是直接协助决策管理中心的辅助机构。也就是说，新时期的秘书机构不能脱离领导而独立存在，秘书工作具有辅助性（有人称“从属性”）。它表现在：其一，所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开，领导工作涉及到哪里，它的工作范围就要扩大或延伸到哪里；其二，现代秘书人员能参加领导班子的各种会议并共同研究问题，能提出各种解决问题的方案，但只有发言权而无表决权，更无决定权；其三，现代秘书人员在处理任何问题时，只能根据领导的意见和指示的精神办理，不能超越职权范围自作主张，自行其事。
新时期秘书工作的辅助性，是指与领导站在同一层次上提供全面性的辅助。虽然秘书与领导的职位不同，但在辅助时不是站在上一级层次或下一级层次上，而是与领导处于同一层面上。辅助领导的职能不限于秘书机构，如职能机构经常向领导提供资料和建议，但它们多限于该部门的业务范围；下级机构也经常向上级领导反映情况和提出意见，但也仅能从本部门的角度出发，而秘书机构的辅助，则要立足于本单位的全局，要在强烈的战略意识指导下，想领导之所想，急领导之所急，提供全方位、全过程的辅助。
三、被动性
新时期秘书工作的辅助地位决定了它的被动性。主要表现在：一方面，虽然它也有自己的工作计划、安排，但总的来说要根据领导工作的需要来安排，上边交持任务就干，没交待就干别的；任务多时多干，任务少时可自己调剂。另一方面，现代秘书机构作为枢纽性机构，来往的公文、信件、电话都要经过这里；单位的大小事务，凡是无法分解到具体业务部门的工作，都要由它承担。但这些事情，变动性大，有许多预先估计不到，只能随机应变，边干边考虑。
秘书工作的被动性，并不意味着秘书工作是消极的、无所作为的，关键是秘书人员要充分发挥主动精神，努力在被动中争取主动。这就须：认真分析、研究现代秘书工作规律（被动也有其规律），抓住规律性，采取对策，争取工作上的主动；主动提出工作建议，敢于发表自己的意见，而不是电话铃响接一下，文件到了转—下，上级来催动一下，被动地等待领导布置工作；经常对下一步工作进行一些预测，及早提出工作中可能出现的问题，即自觉地宏观预测和超前一步上多下功夫。
四、综合性
新时期秘书工作的综合性，是由秘书机构的综合性决定的。如前所述，现代秘书机构属综合性机构，它不像业务部门那样各司其职，各负其责，分管某个方面的工作，但要对各部门工作有所了解，协调它们之间的关系，把它们联系成一个有机的整体，并对整个党政机关或整个企业工作负责。这就需要站在全局性的立场上，时时处处用综合的眼光观察和思考问题，具备较强的综合能力。现代秘书机构作为沟通上下左右的部门，上情下达，下情上达，内外疏通，各方平衡，离不开它；政治的、经济的、科学方面的，各项工作离不开它。要把这些工作做得好，做得快，同样要统筹规划、综合处理。
新时期秘书工作的综合性，随着现代化管理进程的加快而愈益显得突出。现代化管理要求条理化、信息化和最优化。条理化是指协调单位内部的各种机构。使它们目标一致，步调整齐，同步运转；信息化是指逐步建立完备的信息收集、反馈和处理系统，包括采用先进工具和先进技术，实现信息管理系统化；最优化是指调查论证，设想方案，供领导人参考，并协助领导人选择最优方案，求得最佳效果。这些综合性工作，都要秘书去完成。
五、事务性
秘书是办事的，事务工作的量很大，而且各项工作内容都非常具体。收发登记，起草文书，打印校对，接听电话，迎来送往，派车买票，安排食宿，都得一件一件去办，而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。现代秘书工作辛苦，与其事务性分不开。
秘书工作的事务性与政治性是对立的统一。从整体上看，秘书工作有很强的政治性，但就局部而言，政治性工作往往或多或少地带有事务性。只有搞好事务工作， 单位内部秩序井然，与外单位渠道畅通，才能使单位职能正常发挥，立于不败之地；只有搞好事务工作，才能使单位领导人从事务中摆脱出来，集中时间和精力想大事，干实事，更高效地进行领导，因此，现代秘书人员要充分认识事务性的意义，不畏繁杂，不嫌琐碎，踏踏实实地做好每件不显眼的工作。
在县级职能转变为服务的今天，秘书工作的事务性显得尤其重要。“国务院领导同志最近在谈到县级改革问题时指出，我们的改革，要经济改革与政治改革配套进行，县级要搞职能转变，一个县吃‘皇粮’的三四千人，国家负担不了。怎么个改法？摘服务体系，有的地方叫‘科物政’结合（指科技、物资、政府领导），以前叫科技承包。县一级政府机构从管理职能逐步变为服务职能，简单裁人不行，要把消极因素变为积极因素；或是一部分人转为实体，要他们独立经营。水利部门过去是‘清水衙门’，现在有的部门搞了服务，促进了服务事业的发展，自己也有了钱。总之，要把政府的管理职能通过社会化服务，变为服务职能，逐步做到‘小政府、大服务’，这样把财政困难也解决了。”县级职能转变为服务，意味着对新时期县级秘书机构事务性要求更高了，更严了。
§§§第二节 秘书工作的指导思想和原则
党的十一届三中全会以来，中国实现了历史性的伟大转变，进入了以社会主义现代化建设为中心的新时期，秘书工作也面临许多新情况、新问题。在1985年1月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈会上，着重讨论了如何充分发挥办公厅的参谋、助手作用，进一步开创办公厅工作新局面的问题。其中提出要坚持正确的指导思想，这就是，围绕党的总目标、总任务，做好“三服务”，即为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，为人民群众服务。其中直接的主要的是为党中央领导工作服务。这里说的是中央办公厅的指导思想，但也适合于一切秘书工作。当然，出于各地区、各部门、各单位所处的地位和所担负的任务不同，提法上可有所变通，如可把“党的总目标、总任务”具体化，写成“围绕省委、省府提出的XX目标、X X任务”。“三服务”可以理解为秘书工作的三个服务方向。为中央服务。是对上，即为领导服务，为秘书机构所在的直接领导服务。如县与中央之间隔了几层，县委办公室不一定提为中央服务，可提为县委领导服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服务，是为平行的和下级的单位服务。为人民服务，是对群众而言。为人民服务包含三层意思：其一，从根本宗旨看，为人民服务是坚定不移的；其二，有相当一部分秘书工作，如信访、查办等，直接面对群众，与人民群众的利益息息相关；其三，为领导和为平行或下级单位服务，同为人民服务是一致的。比如提高办事效率，既是为领导服务，又是为人民服务。
为更好地发挥参谋、助手作用，会上还强调，要在发扬优良传统和总结、继承过去的好经验的基础上，以改革创新精神进一步改进工作，尽快实现办公厅工作方式和工作方法上的四个方面的转变：第一，从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；第二，从收发传递信息转变为综合处理信息；第三，从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；第四，从被动服务转变为力争主动服务。以上的四个转变，也适用其他级别的秘书工作。秘书工作的原则是：
一、准确
准确，是对秘书工作质量的要求，也是提高效率的基础，秘书工作的准确性，在很大程度上保证了领导工作的准确性，保障了领导工作的正常进行。譬如，秘书人员担负着上传下达和在领导之间传递工作意见的重要使命，因此要求他们传达指示、传递意见、反映情况都要原原本本，准确无误，不能掺杂个人的主观看法，否则就可能误事，出偏差，影响领导工作的开展。
我国自古以来都十分重视秘书工作的准确性。春秋战国时期文书工作的拟文制度就有严格规定。据《论语·宪问篇》》记载：“为命，裨谌（皮臣，郑国大夫）草创之，世叔（郑国大夫）讨论之，行人（官名）子羽修饰之，东里（地名）子产（春秋时代政治家）润色之。”意思是，郑国外交辞令的创制，裨谌拟稿，世叔提意见，外交官子羽去修改它，子产又作文词上的加工。由此可见，起草、讨论、修改、润色四个环节均有专人负责，大大保证了文书的准确性。
二、迅速
迅速，是对秘书工作效率的要求，指办文办事讲究时效，做到用最少的时间、最小的花费，取得最佳的结果。秘书人员要牢记，“时间就是金钱，效率就是生命”，凡是应该办的事，要迅速办理；能在当天完成的，绝不拖到明天；能在1小时内办完的，绝不延至1小时以后。
中国古代，由皇帝核准的紧急命令，递送速度在公文的封函上注明，有的要求驿马日行300里，最快的要求800里。唐朝对草诏官员立有四禁；一曰漏泄，二曰稽缓，三曰遗失，四曰妄误。稽缓、妄误是指对紧急命令体公文的制发，磨磨蹭蹭，拖延时间，以致贻误军国要事，因而要禁。在当时工作手段落后、交通不便的情况下，对公文的拟制、传递仍提出快速的要求，可见历代统治者对秘书工作时效性的重视。时效性是对要求办的事情提出的要求。事情愈急迫，就愈要尽快办理。该急不急，有误大事，该缓不缓，匆忙徒劳。
秘书工作若不讲求效率，就失去了存在的意义，更谈不上发挥重要作用。譬如，把应当在领导决策前提供的材料和信息拖到决策之后才收集送来，参谋作用就无从谈起；当领导制定决策后，秘书部门迟迟不整理、公布，或公布了却不组织实施，使决策成为一纸空文，检查督促作用便无法实现；上下左右欠缺沟通，秘书部门却熟视无睹，等问题成了堆才过问，枢纽作用岂不是一句空话？
当前秘书工作效率低，不光是秘书部门自身的问题。还与领导体制、管理体制有关，需要通过综合治理才能解决。
三、保密
保密既是对秘书人员的要求。又是秘书工作的原则。秘书部门经常接触党和国家的文件，经常参加各种会议，经常从领导口中得知一些消息，它们有的带程度不同的保密性，而带保密性的文件或消息，往往关系到党和国家的根本利益，泄露出去会给党和国家造成损失，故秘书工作一定要加强保密性。
唐朝处罚条律规定，凡官吏泄漏国家机密，不论有意无意，是否造成后果，均追究其刑事责任；明朝的保密制度也很严格，如万历十九年（公元1591年）至二十年，正值备战以防御倭寇骚扰东南沿海，朝廷特规定，凡有关军事机密的章奏严禁抄报，六科无权处理。如有泄漏重大机密者，处斩。即便泄漏了一般文书的内容，除处杖刑100以外，还罢职不用。封建统治者甚至连宫廷内的私生活也归保密之列，违者严惩。
