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第21章 做时间的管理大师(3)

新的知识不是发展就是扬弃旧的知识。无论哪种情况,都迫使与此有关的人重新组织他们贮存的形象,强迫他们今天重新去学习昨天自认为已经掌握的东西。

美国约克郡大学副校长詹姆斯爵士说:“我1931年在牛津大学取得第一个化学学位。”但是他看了今天牛津大学的化学试题之后说:“鉴于三分之二的试题涉及我毕业时还没有的知识,我不仅不会做,而且以后也不会答出来的。”

按今日知识增长的速度计算,今天出生的孩子到大学毕业时,世界上的知识量将增加4倍,这个孩子50岁时,知识量将增加到32倍,而从他出生以来世界上全部知识的97%,将已为人们所掌握。

要在变化很快的社会中立足,适应迅速而复杂的变化,个人就必须以和变化的节奏相对一致的速度,去改变自己已有的形象和原有的知识。要赶上时代,亦步亦趋地被动适应只会让人感到垂头丧气和束手无策,而主动学习将会使步调的跟随显得相对轻松。机遇,只偏爱主动学习和有准备头脑的人

法制32节约时间的诀窍

节约时间是基本的运筹原则。从时间中节约时间,用尽可能少的时间,办尽可能多的事情,学习到更多的知识,从而极大的提高效率。恩格斯指出,利用时间是一个极高级的规律。古今中外的杰出人才都想方设法把一般人认为不屑利用或难以利用的时间利用起来,并创造了许多从时间中去找时间的切实可行的方法。

1.防止“不速之客”干扰

不速之客,是指未经预约的来访者。不速之客的干扰,既浪费时间,又打乱了思路,使自己难以专心。如何对付不速之客,下列途径可以试一试。

(1)不要采取无条件的“门户开放政策”。最好“授权”他人甄别并阻拦来客;最好将你的工作室安排在一个“隐蔽”的地方。

(2)在工作室外接见不速之客。有的来访者不愿透露来意,则可以工作室外见客,有助于缩短会客时间。

(3)站立会客。来访者不顾阻拦而登堂入室,则可马上起立并给予友善的招呼,这样可避免对方坐下,缩短面谈的时间,主人在心理上居于上风。

(4)限时面谈。和来访者面谈之初,可向来客言明能面谈的时间究竟有多少。采用此法可由他人代言,如由自己述说这类话,则需讲究技巧,以免被来访者视为傲慢无礼。

(5)推迟回家。为了增加工作时间,有工作的人可推迟下班,在校学习的学生可延迟回家,这是因为下班后的不速之客通常以闲聊者居多。

2.防止拖拉、疲沓

办事要防止拖拉、疲沓,以免误事。

英国著名的《帕金森定律》一书中有一段生动的描述:“一位闲来无事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片可以足足花一整天的工夫。找明信片要一个钟头,寻眼镜又一个钟头,查地址半个钟头,做文章一个钟头零一刻,然后,送往邻街的邮筒,究竟要不要带雨伞出门,这一考虑又去掉了20分钟。照这样,一个忙人在3分钟里可以办完的事,在另一个人却要一整天的犹豫、焦虑和操劳,最后还不免累得七死八活。”

产生拖拉作风的原因有:心情不愉快;遇到了困难;事情重要,考虑过多;习惯性恶习等等。克服的办法可以“对症下药”。

(1)各个击破法。这种方法被喻为“香肠切片法”。香肠在切片前其貌不扬,切片后因形状及色调改变而引起食欲。把不愉快的事化大为小,且每次只处理一件小事。

(2)平衡表法。这是一种书面分析法。在纸的左边列出不能及时办理的理由,在纸的右边列出早日办妥事情的好处。多从好处着想,面对现实,认识到此事非办不可,克服冷漠逃避的情绪。

(3)思维方式改变法。产生拖拉作风的根子是一种思维方式。这种思维方式是:任务必须履行——令人不愉快——拖延下去。倘若改成:任务令人不愉快——必须履行——做完后尽早忘掉它。改变思维方式后,可以克服拖拉作风。

(4)避免过分追求完美无缺法。有些人办事往往过分小心,过分追求完美而迟疑不决,犹豫徘徊,拖拖拉拉,浪费时间,这里有两个“处方”:第一当机立断。世界上完美无缺的东西是不存在的,有了一定的把握,立刻决策。第二及时决策,在实施中发现问题,采取补救办法,否则,等限期临近时才决策,永远无法挽回。

不要拖拖拉拉

有的人在工作中,稍有不如意就放下不干了或等待明天再干,这样一拖再拖,就有很多的事情给拖拉下来,而时间却悄无声息地流失了。如果你有这样的习惯,那你就是在浪费自己的生命。

对付拖拉,有三种有效对待的办法。

第一,养成良好的习惯。

许多人的拖拉,是因为形成了那样的习惯。对于这样的人,无论用什么理由,都不能使他自觉放弃拖拉习惯。因此,需要重新训练,培养他们良好的积极工作的习惯。

第二,确定工作的重要程度。

一个人再拖拉,到了非干不可的时候他就不得不干了,正如房子着火了,他就不得不迅速逃生一样。明白了工作的重要性,他就不会再拖拉下去,以免造成危害和其他人的不满。

第三,委托他人。

有的时候,你拖拉的原因也许是你不喜欢做,这或许与你的个性或专长有关。这时候,你可以把它委托给别人去做。这样,事情也做了,你也不拖拉,对双方都是一个好事。

3.消除“时间瓶颈”

美国《今日世界》刊物曾提出工作人员节省时间的10条秘诀,并指出,一个单位的制度不健全,会浪费大量时间,所谓时间瓶颈,就是浪费时间多半源于单位的领导或家长、教师,正如瓶颈多半位于瓶的上端一样。要解决这个问题,必须根据不同的对象,采取相应的对策。

(1)对“听而不闻”的人,应采取以下办法:慎选谈话的时机,不要在他繁忙或心绪不佳的时间与他联系;谈话时开门见山,单刀直入;先尽量指明与他谈论的事对他的利害关系;一旦发现他听不进你的话语,则尽快结束交谈,另找时间再谈。

(2)对见异思迁的人,应多作询问,让他在解答时发现问题,通过研讨,迫使他改变主意;并决定工作次序和完成工作的时限,尽量避免中途变卦而浪费时间。

(3)对付以你为听众的人,应尽量不发问,一边听,一边思考,在听话过程中,显示心事重重的态度,有礼貌地打断他的话,提出问题,共同研讨。

美国威斯汀豪斯电器公司前任董事长兼总经理唐纳德(·伯纳姆,提出了提高效率的三原则,这就是当你处理任何工作的时候,都要提出三个“能不能”的问题,以达到节约时间的目的。

(1)能不能取消它?那些完全不必去做的事情,那些完全不必应酬的交往,应该决然“刹车”。“有所不为,而后有所为”。不怕舍弃一些什么,才能得到一些什么。

(2)能不能与别的工作合并?这就叫合并节约时间法。把能够合并起来的事尽量合并起来办,一举两得,无形中提高了效率。星期日去探望友人。同学,不妨在途中顺便跑跑书店。

(3)能不能代替它?为了达到某种目的,用费时少的办法去代替费时多的办法,殊途同归,可以节约很多时间。打电话同写信一样可以达到互相交流、传递信息的目的,但打电话可少费时间;骑自行车办事快就不要走路;看电影与看电视都可达到娱乐的目的,在家看电视就可节约路途往返的时间。由此可见,最简便的办法往往包含着较高的效率。

一项大的工作可以首先分解成若干小的部分,然后对每个小部分再问三个“能不能”,提高效率的途径就更会逐步显现出来。

4.安排一个时间表

既然合理的利用时间可有效地增进入的工作效率。有助于人的成功,我们就应该在自己的日常生活中,制订一个可行的,适宜自己的待办计划表。在待办计划表中,要注意以下这些项目简单明了。

一份计划时间表,首先应该简单明了。使你在百忙中随意瞄几眼,就可对所记内容一目了然,明白马上需要做什么事。

(1)依赖记忆

在睡觉之前想想第二天的工作是个很好的方法。在确定所有的工作后,人就可以安稳入睡,不会满脑子胡思乱想。

利用记忆记住你的工作之后,你的脑子就会想尽一切办法去解决问题。有时候当我们的问题存在于脑海中时,睡梦中会突然跳出一个理想的解决之法,也就是人们所说的有所思就有所梦。当我们真正地利用了我们的潜意识来解决问题时,我们就会发现,它的作用是惊人的,不可思议的。

有这样一个故事:

一个小孩帮他父亲拉架子车,在过一个小河沟时车翻了,翻倒的车又恰好压在小孩的身上,他父亲毫不犹豫在一下子就把几千斤重的车子推了起来,使儿于获救。后来他又去推动车子时,他发觉无论怎样用力,也推不动这辆架子车,他很惊讶。其实这很简单,在危险时候他利用了潜意识中的潜能,发挥了无上的力量。

有人曾做过这样一个实验。

在一只铁盆中放一只青蛙,使盆子的高度略高于青蛙跳起的高度,这样青蛙就跳不出来了。然后把青蛙拿出来,给盆于加热,当温度相当高时,把青蛙放进去,结果青蛙一下子就跳出来了。如果换一个方式,先把青蛙放入再慢慢加热,青蛙就脱不了被烧死的危险。

这个实验事实很明了,青蛙在突临变故时,能发出身体所蕴含的潜能,一下子就从盆中跳出来,脱离危险。

人也一样,有了计划,潜意识就要完成它,而记忆会替你完成这件东西。人脑就像一个平行处理器,许多工作在脑中可以同时处理,一旦记下了一定的事物,大脑就会把它转移到潜意识中,不知不觉地开始研究解决它的办法。

(2)适时检查计划表

有了计划表,是否严格地执行了,还需要适合地检查。晚上睡觉前,再翻一翻你前一天的计划表,看一看你执行的情况和进度,会有助于你下一天工作的安排和完成。

学生都知道,英语中的英语单词是最难记忆的,其实,所有的英语单词有几个呢?如果你制定一个计划表,每天完成十个单词的记忆任务,定时检查,督促保证完成,那么一年过去,你就可以掌握三千六百五十个单词,两年之后,你所记的单词已足够你日常生活中的对话、写作和运用了。一天记十个并不难,难的就在于一丝不苟地坚持下去。因此,光有计划表是不行的,还需要适时检查,督促计划表的按时完成。

(3)限制计划数目

每个人的精力是有限的,运用有限的精力去做无穷无尽的事,是不可能的,人在极限劳动的情况下,也很容易导致意想不到的损害效果,因此,限制一天中的计划数目,可在自己身体力行的情况下,进行科学地调整,使人处于一个协调的工作环境之中,既可完成工作任务,又不影响身体的健康。

按小时计酬的人比按月领薪水的人更能感觉到时间的价值。

因此,为了管制时间,你要认为自己是按小时获酬的人,不论你是不是如此。要找出你每小时究竟可以得到多少酬劳,请把你一年的薪水除以一千,再除以二,那差不多就可以计算出来了。

没有一位足球教练会不在事前说明比赛计划就派他的球队上场比赛。这样的计划也没有多了不起;在比赛进行中几乎一定会有些修正。但重要的是,在开始前,一定要有这样的计划。

你要为你的一天和一周定下一种比赛计划,否则你就只有按照碰巧落在你桌上的东西,去分配你的时间,也就是完全由别人的行动来决定你办事的优先次序,而你将会发现,你犯了只是应付问题,而不是抓住机会的严重错误。

为你的一天定出一个概略的工作计划时间表,尤其要特别重视你要完成的两三项主要工作。其中一项应该是使你更接近你一生目标之一的一项重要行动。在星期四或星期五,照看这个办法为下个星期做同样的计划。

请记着:没有任何事比事前计划更能把时间做生产性的运用。研究证实了一项常识:用更多的时间为一项工作做事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。不要让今天繁忙的工作把你的计划时间从你的工作时间表中挤出去。

你应该每天保持两种工作表——最好在同一张纸上。

在纸的一边(或在你的记事本上面)列出在某几个特定时间里要做的事情,如会议和约会。在纸的另一边列出你“待做”的事项——把你想到要在今天完成的每一件事情尽量地列出来。然后再审视一番,排定优先次序的编号。表上最有价值的事项可能是标上一号和二号的事项,因此,你要排出一段特定的时间来办理这两件事。计划在时间允许时,再按优先次序做其他的工作。不要为次要的工作排出特定的时间;你需要保持足够的弹性处理突来的干扰。否则你就会因计划不能实现而感到泄气。

“待做”事项表有一项很大的缺点,是我们通常根据事情的紧急性来编定。它包括需要立刻加以注意的事项,其中有些事项重要,有些并不重要。但是它通常不包括重要却不紧急的事实,诸如你要完成但没有人催迫你的长程计划和重要的兴革事项。

因此,在列出每天“待做事项表”时,你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”,看看你现在所做的事情,是不是真正可以使你更接近目标。

在一天结束的时候,你很可能没有做到“待做事项表”下面的事项,但是你不要因此而烦心。如果你已经按照优先次序做了,就已经完成了重要的事情,而这正是时间管制所要求的。

如果你发现你把一项工作从今天的表上转列到明大的表上,且不只是一、两次,它可能是次优先事项,但也可能是你在拖延,这时,你就不要再拖延下去,而要向你自己承认你是在打马虎眼,并且想出处理这件事情的办法。

最好的办法是在下班前几分钟,拟定第二天上午的工作表。成功的高级经理人员谈到,这个方法是他们做有效的时间管制计划时最常用到的一个。如果延到第二天上午再列工作计划表,就容易草率,因为那时已经有工作的压力,工作表上所列的,常常只会是紧急事务,而不是重要的事项。

5.养成有系统的习惯

时间用得不适当很少是只涉及到某一特定事件;这通常是一种根深蒂固的行为模式中的一部分。而要向好的方面改变,就必须常常和多年养成的某种习惯搏斗一番。

改变行为模式有两种方法。一种是强迫自己遵行新的行为模式,直到这种模式生根为止。另一种是利用奖励办法来逐渐“形成”一种新的行为。

如果你要彻底改变你的行为模式,使你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用“厌恶”的办法,但是这个办法会产生出不愉快的作用。

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